21 Håndtering af batches

En batch indeholder scannede billeder, sider og elektroniske dokumenter, som du kan organisere logisk og gemme i en informationsbase. Når du har scannet eller importeret dokumenter, kan du indeksere, redigere og frigive dem.

Når du opretter batches, navngives de automatisk med klientprofilens præfiks (for eksempel SCAN eller IMPORT) efterfulgt af et internt sekvensnr.

  • Batches låses automatisk til dig, når du opretter dem via scanning eller import, eller når du åbner (udvider) dem.

    Bemærk:

    Når batches er låst til brugere, der ikke længere har mulighed for at låse dem op, kan Content Capture-administratorer låse dem op, så der kan foretages yderligere behandling af dem.

  • Hvis der ikke er defineret nogen frigivelsesprocesser, og du låser batches op, sendes dokumenterne og metadataene til Oracle Content Management-informationsbasen, og de låses op.

  • Hvis du har valgt en tilgængelig frigivelsesproces og frigivet batches, afhænger den næste handling, der udføres på en batch, af den valgte frigivelsesproces. Under batchfrigivelsen bevæges en statuslinje mod højre på batchnavnet for at angive status for frigivelsen. Du kan vælge og arbejde på andre batches, mens batchfrigivelsen fortsætter i baggrunden.

  • Efter frigivelsen afhænger den næste handling, der udføres på en batch, af klientprofilens indstillinger. Batches kan flyttes til et efterbehandlingstrin som stregkodegenkendelse, dokumentkonvertering (PDF/TIFF) eller bekræftelse i en Oracle Content Management-informationsbase. Eller de kan låses op, så andre brugere kan låse og redigere dem. Efter scanning kan operatører for eksempel oprette, gennemgå og redigere batches, og de kan frigive dem til indeksoperatører, som vælger, indekserer og frigiver dem til efterbehandling.

Du kan gøre følgende med batches, som du håndterer:

Ændre batchoplysninger

En batch kan være tildelt en standardprioritet og en status af klientprofilen. Du kan tildele den et prioritetsnr. mellem 0 og 10, hvor 10 er den højeste prioritet. Du kan også knytte en status til en batch ved at angive et af de tilgængelige statusvalg. Ligeledes kan du vedhæfte en note i en batch som en påmindelse eller for at orientere andre brugere, som eventuelt skal arbejde på batchen. Du kan for eksempel indtaste en note om, at en side mangler i et bestemt dokument i batchen.

Sådan ændrer du batchoplysningerne:
  1. Vælg en batch i ruden Batch.

    Der vises batchoplysninger i ruden til højre. Felterne Prioritet, Status og Batch-noter kan redigeres, hvis batchen er låst til dig.

  2. Gør følgende efter behov:
    1. Vælg et nyt prioritetsnr. fra 0 til 10 i feltet Prioritet.
    2. Vælg en ny status i feltet Status.
    3. Indtast, rediger eller slet tekst i feltet Batch-noter.
  3. Klik på Anvend.
    Ændringerne vises på batchrudens liste.

Frigive batches

En klientprofil kan omfatte flere frigivelsesprocesser. Hvis du vil frigive en batch, skal du vælge den påkrævede frigivelsesproces på listen.

Sådan frigiver du batches:
  1. Vælg en eller flere batches i ruden Batch.
  2. Hvis klientprofilen omfatter flere processer, skal du vælge en frigivelsesproces på rullelisten til højre for Frigiv batch, vælge en frigivelsesproces og derefter klikke på Frigiv batch. Du kan også højreklikke på en eller flere batches i ruden Batch, vælge Frigiv batch og derefter angive et af de frigivelsesprocesvalg, der er konfigureret til dig. Disse valg er også tilgængelige, hvis du vælger et eller flere dokumenter i en batch i ruden Batch.

    Der vises en linje på batchnavnet, som flyttes til højre for at angive status for frigivelsen. Under frigivelsen kan du vælge andre batches og dokumenter for at arbejde med dem.

    Bemærk:

    Frigivne batches opfriskes regelmæssigt, hvis du aktiverer klientpræferencen Opfrisk automatisk batches.

  3. Du kan også klikke på Opfrisk batchliste for at se batchens nye tilstand. Når frigivelsen er udført, kan der ske et af følgende:

    • Batchen forsvinder fra batchruden, ligesom efter en bekræftelse.

    • På batchens ikon vises en behandlingsindikator, der angiver, at den gennemgår yderligere behandling.

    • På batchens ikon vises en fejlindikator, der angiver, at der er opstået fejl i et eller flere af dens dokumenter.

Søge efter batches eller filtrere listen

Du kan søge efter batches efter navn, dato, status, prioritet og tilstand. Bemærk, at den filtrerede liste ud over søgeresultaterne altid omfatter batches, der er låst til dig.

Sådan søger du efter batches:

  1. Klik på Søg efter batch i batchruden.

  2. I dialogboksen Batchsøgekriterier skal du ved hjælp af kriterierne, der vises i tabellen, angive, hvordan der skal søges efter batches.

    Du kan angive flere søgevalg. Husk, at alle angivne søgefelter skal matche, før en batch kan findes, selvom kun én værdi i et søgefelt behøver at matche. Hvis du for eksempel vælger Vigtig i feltet Status og 8, 9 og 10 i feltet Prioritet, findes batches med statussen Vigtig OG en prioritet på 8, 9 ELLER 10. Derimod findes batches med statussen Vigtig, men prioriteten 0, eller batches uden status og prioriteten 8, 9 eller 10 ikke.

    Tabel 21-1 Batchsøgekriterier

    Søgekriterier Beskrivelse

    Batchnavn

    Indtast navnet på en batch, som du vil søge efter. Du kan angive en del af et navn efterfulgt af % for at matche et eller flere tegn. Hvis du for eksempel indtaster Batch%, matches batches med navnet Batch15 og Batches214.

    Fra-dato/Til-dato

    Søg efter batches, der er oprettet inden for et bestemt datointerval, ved at klikke på kalenderknappen ud for datofeltet og vælge en fra-dato og en til-dato.

    Status

    Søg efter batches efter deres tildelte status ved at vælge en eller flere statusser. Batches, der er tildelt en hvilken som helst valgt status, matcher.

    Prioritet

    Søg efter batches efter deres tildelte prioritet ved at vælge en eller flere prioriteter. Batches, der er tildelt en hvilken som helst valgt prioritet, matcher.

    Batchtilstand

    Søg efter batches efter deres systemtildelte tilstand ved at vælge en eller flere tilstande. Batches, der er tildelt en hvilken som helst valgt tilstand, matcher. De tilgængelige batchtilstande omfatter:

    • Klar: Batches er ikke låst, og der er ikke fundet nogen fejl

    • Låst: Batches er låst af en bruger

    • Fejl: Der er opstået en fejl i et eller flere dokumenter i batchen

    • Behandler: Batches behandles p.t. af en processor eller et processor-job

  3. Klik på OK.

    De filtrerede søgeresultater vises i batchruden. Husk, at batches, der er låst til dig, altid vises i batchruden uanset batchfilterindstillinger, og at batchfiltrering gemmes, når du opfrisker batchlisten, indtil den fjernes.

Sådan fjerner du et søgefilter:

  1. Klik på Søg i batchruden.
  2. Klik på Ryd kriterier i dialogboksen Batchsøgekriterier, og klik derefter på OK.

    Ruden Batch filtrerer ikke længere listen efter søgekriterier.

Batchbehandlingsfejl

Der kan indimellem opstå fejl, når du arbejder med og frigiver batches. Du kan muligvis rette visse almindelige fejl på basis af de viste forklaringer. I andre tilfælde kan det være nødvendigt at kontakte den procedureansvarlige med oplysninger om batchnavnet og den viste fejl.

Fejl under arbejde med batches

Hvis der opstår en fejl, når du forsøger at åbne et ikke-billeddokument i den tilknyttede applikation, viser klienten denne fejlmeddelelse: Kunne ikke åbne dokumentet i tilknyttet applikation. Der er muligvis ikke knyttet en applikation til denne dokumenttype.

Fejl efter frigivelse af batches

  • Hvis der opstår en fejl i en batch, efter at du har frigivet den, for eksempel under et efterbehandlingstrin, vises batchen muligvis igen som låst til dig i din batchrude. Bemærk, at batchen kan være omdøbt under efterbehandlingen. Du kan højreklikke på fejlikonet for dokumentet og vælge Vis batchfejl i menuen for at se fejldetaljerne.

  • Hvis du har frigivet en batch uden at udfylde alle påkrævede metadatafelter i de enkelte dokumenter, opstår der en fejl, hvis Content Capture er indstillet til at bekræfte batchen som et efterbehandlingstrin. Normalt bekræftes alle dokumenter og fjernes fra batchen. Dokumenter, der indeholder fejl, forbliver imidlertid i batchen. Du retter fejlen ved at åbne batchen, udfylde alle de påkrævede metadatafelter i alle dokumenter (der vises en stjerne * til venstre for deres navne) og frigive batchen igen.

Finde batchfejl

Sådan gennemgår du fejl i forbindelse med dokumenter i en batch:
  1. I batchruden skal du højreklikke på en batch, hvor der vises et advarselssymbol, der angiver, at batchen indeholder fejl.
  2. Vælg Vis batchfejl i kontekstmenuen.
    Dialogboksen Fejl under batchbehandling vises.
  3. Vælg hver af rækkerne i dialogboksen Fejl under batchbehandling for at se de fejl, som er knyttet til dokumentet.
    Fejlmeddelelserne vises i boksen Meddelelse.
  4. Klik på Luk, når du har gennemgået fejlene.