18 Import af elektroniske dokumenter

Du kan importere billeddokumenter, såsom flersidede TIFF-filer, og dokumenter, der ikke er billeder, for eksempel Microsoft Word-filer, hvis klientprofilen tillader det.

Når du importerer ikke-billeddokumenter, bruger Content Capture klientprofilens indstilling på en af følgende måder:
  • Konverterer filen til et flersidet billeddokument, som om du havde scannet det. Der vises en miniature for hvert billede i dokumentruden. Du kan vælge og redigere individuelle sider (for eksempel flytte og rotere sider).
  • Importerer filen og bevarer dens oprindelige format. I dokumentruden vises der en miniature for hver ikke-billedside op til et maksimumantal, der er angivet i klientprofilen. Du kan indeksere dokumentet, men du kan ikke redigere siderne.
  • Forhindrer filen i at blive importeret og viser en fejlmeddelelse. Hvis du vælger flere ikke-billedfiler til import og angiver, at der skal oprettes ét dokument for alle importfilerne, viser Content Capture Client en fejlmeddelelse om, at valget er ugyldigt.

Hver gang du importerer, skal du angive, hvordan dokumenter skal oprettes i batchen, hvis der er valgt flere filer. Det vil sige, om der skal oprettes ét dokument for alle importfiler eller et dokument for hver importfil. Flere ikke-billedfiler kan ikke importeres til samme dokument.

Bemærk:

Du kan også konfigurere automatisk opsamling af elektroniske dokumenter fra overvågede filmapper eller e-mailkonti. Se Konfigurere filimportagenten for at få oplysninger.

Her er de primære opgaver, som du udfører, når du importerer dokumenter til Content Capture Client:

  1. Konfigurere importkilde og importindstillinger

  2. Importere dokumenter

Konfigurere importkilde og importindstillinger

Sådan angiver du import som opsamlingskilden:

  1. Klik til højre på knappen Opsamlingsindstillinger/Opsamlingskilde i batchruden, vælg Importkilde, og klik derefter på Opsaml for at begynde at importere filer.
  2. I feltet Importkatalog skal du angive en placering, hvorfra filerne skal vælges til import.
  3. Hvis du vil importere filer af en bestemt type, skal du vælge typen i feltet Filtype.
  4. Vælg en rotationsgrad (0, 90, 180 eller 270) i feltet Rotationsindstillinger. Capture roterer billeder under import som angivet.
  5. Marker feltet Slet kildefiler efter import for at slette billeder fra importkataloget, når de er importeret.
  6. Klik på OK for at gemme indstillingerne.

Importere dokumenter

Du kan importere billedfiler (for eksempel flersidede TIFF-filer) eller filer, der ikke er billeder, (for eksempel Microsoft Word- eller PDF-filer) i Content Capture. Når du importerer filer, der ikke er billeder, bestemmer den valgte klientprofil, om filerne skal konverteres til billedformat, om de skal importeres i deres oprindelige format eller forhindres i at blive importeret.

Kontroller, at den rigtige klientprofil er valgt i Content Capture Client.
Sådan importerer du dokumenter:
  1. Gør et af følgende, afhængigt af, hvad der er relevant:
    1. I Content Capture Client skal du, hvis der er behov for det, klikke i højre side af Opsamlingsindstillinger/Opsamlingskilde og vælge Importkilde for at angive import i stedet for scanning og derefter klikke på Opsamling.
    2. Klik på Importer på en side med en forretningsrecord i en forretningsapplikation.
  2. Angiv, hvordan dokumenter skal oprettes, i dialogboksen Importer (ét dokument fra flere filer eller ét dokument pr. fil), og klik på OK.
  3. Vælg en eller flere filer, der skal importeres, i dialogboksen Vælg de filer, der skal importeres, og klik på OK.

    Der vælges en ny batch, som indeholder de importerede filer, i batchruden.

  4. Gennemgå, rediger og indekser dokumenter efter behov. Metadatafelter indeholder muligvis allerede værdier.
  5. Hvis du vil opsamle flere batches skal du klikke på Opsamling i batchruden.
  6. Frigiv batches ved at vælge en eller flere batches i batchruden og klikke på Frigiv batch.