Comprensión del motor de coincidencia de transacciones

Reglas de coincidencia

1. La "factura" del sistema de origen coincide exactamente con la del subsistema.

2. El sistema de origen coincide con la fecha del subsistema con una tolerancia de entre -1 y +3.

3. La "cantidad" del sistema de origen coincide exactamente con la del subsistema.

El atributo "cantidad" del sistema de origen y del subsistema es el atributo de cuadre.

Orden de evaluación/El primero que coincide gana

Las transacciones se evalúan para la coincidencia en el orden en el que aparecen en la base de datos, y la primera transacción evaluada para la coincidencia que cumpla las condiciones será la seleccionada para la coincidencia.

Orden de evaluación/Confrontaciones de ID de transacción menores en primer lugar

Cuando se cargan las transacciones, se les asigna un ID de transacción de forma secuencial. Por tanto, la transacción de confrontación con el ID de transacción más bajo indica que se ha cargado la primera y que será la primera en confrontarse.

En una confrontación 1 a 1, si hay dos transacciones que pueden ser una confrontación con una tercera transacción, pero solo se puede confrontar una, se seleccionará como confrontación la transacción que tenga el ID más bajo.

En las reglas de subconjuntos, la confrontación ordenará las transacciones en función tanto del importe como del ID de transacción durante la creación de confrontaciones. Si dos transacciones tienen el mismo importe, el que tenga el ID más bajo se usará en la confrontación.

Tenga en cuenta que si ha ejecutado la misma regla con la opción Sin valor ambiguo seleccionada, todas las transacciones permanecerán sin confrontar (como se esperaba).

Evaluación de tolerancias

Hay tres maneras de establecer niveles de tolerancia para permitir la coincidencia de transacciones que tienen varianzas. Puede establecer lo siguiente:

• un valor de varianza de tolerancia que se aplique a las transacciones. Por ejemplo, confrontación automática hasta con una varianza de -1 a +3.
• un nivel de umbral de tolerancia expresado con un porcentaje. Por ejemplo, confrontación automática hasta con un 0,5 % del valor de la cantidad.
• un nivel de umbral de tolerancia expresado con un porcentaje junto con una cantidad de varianza. Por ejemplo, confrontación automática hasta con un 1,0 % del valor de la cantidad y hasta con una cantidad máxima de 100,00.

  Nota:

  El valor del porcentaje no puede ser superior a 100, tanto para la tolerancia alta como la baja, y puede utilizarse para atributos de origen de datos de Número o Enteros.

Evaluación de tolerancias establecidas como valores

Al evaluar tolerancias que son un valor de tolerancia establecido, el cálculo se ve afectado por lo altos o bajos que sean los valores de tolerancia aplicados a las transacciones. Por ejemplo, en las transacciones de ejemplo en las que aplicamos una tolerancia a los valores de fecha, tenemos una tolerancia autorizada -1 y +3. Si aplica estos valores al primer registro en la tabla del sistema de origen, el primer registro de la tabla del subsistema cumple la regla de coincidencia porque el 18 de septiembre es menor o igual a +3 días desde el 15 de septiembre. Sin embargo, si aplicamos las tolerancias a la transacción del subsistema (en lugar de al sistema de origen), la coincidencia falla porque el 15 de septiembre no es menor o igual a -1 días desde el 18 de septiembre.

Para asegurar unos resultados consistentes, hemos optado por utilizar el siguiente enfoque para evaluar tolerancias:

Evaluación de los tipos de reglas 1 a 1

Con los tipos de reglas 1 a 1, tratamos las transacciones de origen como las "transacciones base o de anclaje". En este ejemplo se muestra cómo se realiza la evaluación. En este ejemplo, asumimos un valor Inicio de tolerancia de fecha establecido en cero (0) y un valor Fin establecido en +3.

1. A partir de la primera transacción de origen, los límites de tolerancia se agregan al valor de fecha de las transacciones para derivar el rango aceptable de los valores de fecha desde el subsistema.
2. A continuación, se selecciona la primera transacción del subsistema que coincide. En el ejemplo, el valor de fecha de origen para la primera transacción es el 15 de septiembre.

3. Al agregar la tolerancia 0 a +3 a la transacción del subsistema, se selecciona como confrontación la primera transacción del sistema de origen con un valor de fecha mayor o igual al 15 de septiembre y menor o igual al 18 de septiembre. Esta coincidencia está marcada en verde a continuación:

   
   
   

4. Siguiendo con la segunda transacción de origen (cuyo valor de fecha es el 16 de septiembre), se encuentra la primera transacción del subsistema con una fecha mayor o igual al 16 de septiembre y menor o igual al 19 de septiembre. Esta confrontación de 17 de septiembre está dentro del rango y se identifica con color rojo a continuación:

   
   
   
5. Siguiendo con la tercera transacción del sistema de origen (cuyo valor de fecha es el 17 de septiembre), se asume que tenemos que encontrar la primera transacción del sistema de origen con una fecha mayor o igual al 16 de septiembre y menor o igual al 20 de septiembre. Puesto que ninguna transacción del sistema de origen cumple con esta condición, no se crea ninguna coincidencia.

Evaluación de los tipos de regla 1 a varios

Con los tipos de regla 1 a varios, las transacciones del sistema de origen son las transacciones base.

Evaluación de los tipos de regla varios a 1

Con los tipos de regla varios a 1, las transacciones del subsistema son las transacciones base.

Evaluación de los tipos de regla varios a varios

Con los tipos de regla varios a varios, no hay transacciones base. En su lugar, las condiciones se evalúan mediante un conjunto de reglas.

Se usa el siguiente proceso para evaluar una confrontación para tipos de reglas Varios a varios con la tolerancia de fechas especificada.

1. Busque el valor de fecha mínimo y el valor de fecha máximo del sistema de origen
2. En el subsistema, use la siguiente fórmula para calcular el valor de fecha mínimo y el valor de fecha máximo permitidos al determinar una coincidencia:
   • La fecha mínima del subsistema debe ser la misma o posterior a la fecha máxima del sistema de origen + valor de inicio del rango de tolerancia de fechas
   • La fecha máxima del subsistema debe ser la misma o anterior a la fecha mínima del sistema de origen + valor final del rango de tolerancia de fechas
3. Tenga en cuenta todas las transacciones del subsistema que se encuentre entre la fecha mínima del subsistema calculada y la fecha máxima del subsistema al determinar una coincidencia

Tenga en cuenta que la fecha mínima del subsistema debe ser igual o inferior a la fecha máxima del subsistema.

Ejemplo: Tipo de regla Varios a varios con tolerancia de fechas

En este ejemplo, la tolerancia de fechas permitida para una coincidencia oscila entre -2 y +3.

Tenga en cuenta las siguientes transacciones del sistema de origen para el ID de tienda 3738.

En las transacciones del sistema de origen, el valor de fecha mínimo es 04-feb-23 y el valor de fecha máximo es 07-feb-23.

Tenga en cuenta las siguientes transacciones de subsistema para el ID de tienda 3738.

Con la fórmula del paso 2, determine el rango de fechas para las transacciones del subsistema que se deben tener en cuenta para la confrontación.

• La fecha mínima del subsistema debe ser igual o posterior al 05-feb-23 (07-feb-23 - 2 días)
• La fecha máxima del subsistema debe ser igual o anterior al 07-feb-23 (04-feb-23 + 3 días).

Por tanto, todas las transacciones del subsistema que se encuentre entre el 05-feb-23 y el 07-feb-23 se tienen en cuenta al obtener una coincidencia. En este ejemplo, todas las transacciones del subsistema se encuentran dentro de este rango.

La suma de los importes en el sistema de origen es 2132. En el subsistema, la suma de importes de las transacciones que se encuentren dentro de rango de fechas calculado es 2132. Por tanto, las transacciones del sistema de origen y del subsistema se consideran una coincidencia.

Para entender un ejemplo cuando no se encuentra una coincidencia, piense en las transacciones del mismo sistema de origen mostradas anteriormente. En las transacciones del subsistema, el único cambio es que la última transacción (donde Importe = 100) tiene fecha del 08-feb-23. La fecha máxima del subsistema que se puede tener en cuenta al obtener una coincidencia es el 07-feb-23, por lo que no se incluye la transacción con la fecha 08-feb-23. La suma de los importes del sistema de origen es 2132, pero la suma de los importes del subsistema es 2032. Por tanto, estos conjuntos de transacciones del sistema de origen y del subsistema no son una coincidencia.

Evaluación de las condiciones de regla de coincidencia para un atributo de cuadre

1. Primero, el sistema selecciona todas las transacciones con los números de factura que coincidan (regla 1).
2. A continuación, se evalúan los atributos de fecha para comprobar que cumplen la condición de regla (regla 2).
3. Por último, se evalúa si la cantidad del sistema de origen coincide exactamente con la del subsistema (regla 3).

   Puesto que se trata de una coincidencia varios a varios con múltiples transacciones en el sistema de origen y el subsistema, los valores de cantidad se deben sumar primero por origen de datos y, a continuación, comparar los totales de la suma.

   En el ejemplo, la suma de la cantidad del sistema de origen es 500 $ y la suma de la cantidad del subsistema también es 500 $, por lo que se cumplen las condiciones de coincidencia:

   
   
   

Evaluación de tolerancias establecidas como un porcentaje y límite de varianza

La opción de tolerancia de porcentaje está disponible para atributos de origen de datos de tipo de Número y Entero (incluido el atributo de cuadre) y puede establecerse para:

• Reglas de confrontación automática
• Regla de coincidencia manual
• Asignación de atributos por defecto

• La regla de coincidencia tiene una tolerancia baja de un 1 % y una tolerancia alta de un 1 %
• La tolerancia de Cantidad máxima está establecida en ,5

Evaluaciones de tolerancias de fecha en reglas 1 a 1 y 1 a varios

La tolerancia de fechas es el número de días a tener en cuenta para la confrontación de transacciones entre dos orígenes de datos. Confrontación de transacciones tiene en cuenta la tolerancia de fechas con el método más habitual de confrontar las transacciones, tratando el origen (en el libro mayor, por ejemplo), como disponible "antes" de los depósitos del banco o las transacciones del subsistema. El motor se ancla en el origen y calcula el rango de valores de fecha a tener en cuenta para la confrontación hacia delante desde allí, en función de los valores de tolerancia introducidos en la regla.

La opción Tolerancia de fechas está disponible para los atributos de origen de datos de tipo Fecha y se pueden establecer para:

• Reglas de confrontación automática
• Regla de coincidencia manual
• Asignación de atributos por defecto

La tolerancia de fechas es muy flexible y puede utilizarla para especificar la confrontación con uno de estos elementos:

• Rango de días

  Use la tolerancia de fechas en reglas para establecer un rango de días a tener en cuenta para la confrontación. Durante la creación de reglas, estos campos se denominan Inicio y Fin para indicar el rango. El motor proporciona mucha flexibilidad para trabajar con el rango de tolerancia de fechas. Supongamos que desea tener en cuenta las transacciones para realizar una confrontación entre la fecha actual y un día posterior. Esto equivaldría a una fecha de inicio 0 y de fin 1. Otro ejemplo sería iniciar la confrontación de transacciones dos días después de las transacciones de origen y acabar 4 días después. También puede considerar un día anterior (inicio -1) a 1 día posterior si introduce un valor en Inicio -1 y un valor en Fin +1.

• Fecha específica

  Se ofrece una precisión adicional para la tolerancia de fechas al poder confrontar transacciones de un origen con transacciones del subsistema en otro día específico en lugar de en un rango de días. Esto se realiza con los valores de tolerancia de fechas en los campos Inicio y Fin como el mismo valor. Por ejemplo, supongamos que solo desea realizar la confrontación de sus transacciones de origen con las transacciones bancarias 2 días después. Puede introducir 2 en el campo Inicio y 2 en el campo Fin para que solo se tenga en cuenta ese día para la confrontación.

• Calendario de negocio en lugar de un calendario normal para eliminar los festivos y los fines de semana que se tendrán en cuenta en la confrontación.

  De forma predeterminada, Conciliación de cuentas utiliza un calendario normal para especificar las fechas en un rango de fechas. También puede usar un calendario de negocio al calcular un rango de fechas para eliminar fácilmente el recuento de días que sean festivos para una compañía, o bien los fines de semana en el cálculo del rango. La casilla de verificación Utilizar calendario de negocio está disponible como opción al crear condiciones de regla de atributo Tipo de fecha con tolerancia y también para la asignación de atributos predeterminados del proceso de confrontación. La opción de calendario de negocio no está disponible para la confrontación manual.

  Nota:

  Para utilizar un calendario de negocio, debe especificar los días laborables para su unidad organizativa, así como una regla de vacaciones que contenga la lista de vacaciones. Las unidades organizativas se asignan a perfiles y el calendario de negocio asociado se utiliza, a continuación, durante la creación de las conciliaciones. Consulte Definición de unidades organizativas en la guía Configuración de Account Reconciliation.

A continuación se muestra un ejemplo de una regla con una tolerancia de fechas especificada, así como con la casilla de verificación Calendario de negocio.