Descripción del diseño de conciliaciones hijas y de resumen
Las conciliaciones de resumen están diseñadas para completarse una vez que todas las conciliaciones hijas se hayan finalizado y todas las transacciones y balances hijos se hayan cargado para el periodo. Por lo tanto, el preparador no puede enviar las conciliaciones de resumen hasta que se completen todas las conciliaciones hijas.
Cuando cree una conciliación de resumen, solo se incluyen los perfiles hijo activos del perfil de resumen en la conciliación de resumen. Si algún perfil hijo inactivo se activa en algún momento una vez que se cree la conciliación de resumen, el administrador de servicio tendrá que crear la conciliación para este perfil hijo. Para incluir este perfil hijo recién activado en la conciliación de resumen para este período, el administrador de servicio tendrá que suprimir la conciliación y volver a crearla.
Las conciliaciones de resumen tienen su propio flujo de trabajo. Se pueden agregar transacciones directamente a dichas conciliaciones. Las transacciones de resumen procedentes originalmente de sus conciliaciones hijas se pueden editar y suprimir, entre otras opciones. Por lo tanto, se recomienda que no se realicen cambios en las conciliaciones hijas una vez que se ha iniciado la conciliación de resumen y mucho menos una vez que se ha completado.
Diferencias: Conciliaciones de resumen en Conformidad de conciliación y en Confrontación de transacciones
Para una conciliación de resumen, en caso de cargar transacciones por accidente a una cuenta hija después de que la conciliación de resumen se haya completado, tendrá que actualizar las conciliaciones hijas y volverlas a completar. Puede solicitar reabrir la conciliación de resumen si también desea volver a completarla. Dado que la conciliación de resumen es una conciliación en sí misma y el sistema no puede asumir que las transacciones existentes se tengan que sustituir por las transacciones de conciliación hijo, los datos no se vuelven a abrir ni se sustituyen de forma automática.
Para las conciliaciones de resumen basadas en conciliaciones hijo de confrontación de transacciones y si se cambian los valores correspondientes en una o más conciliaciones, se actualizan automáticamente los valores de Menos no confrontadas, Menos no confrontadas admitidas y Menos confrontadas en curso. En caso de que realice cualquier acción que vuelva a abrir una conciliación hijo, también se vuelve a abrir la conciliación de resumen que contiene esta conciliación hijo.
Los balances se tratan de una manera diferente, puesto que el usuario no los agrega manualmente a la conciliación de resumen o hija. Por lo tanto, en ese caso reabrimos la conciliación de resumen, puesto que no estamos reemplazando los elementos cargados por el usuario.
Diferencias clave entre conciliaciones individuales y de resumen
El proceso para preparar una conciliación de resumen es similar al de una conciliación individual, excepto en estas diferencias clave:
Opciones Generar todo y Generar actualizado
Las conciliaciones de resumen están destinadas a resumir el contenido de una o más conciliaciones hijas. Sin embargo, el preparador de la conciliación de resumen debe controlar cuándo se produce esta actualización para evitar casos en los que el contenido de la conciliación cambia inesperadamente, por ejemplo, después de que se haya enviado una conciliación para su revisión o se haya revisado. Para proporcionar este control de actualización al preparador de la conciliación de resumen, están las siguientes opciones en la sección Resumen de balance de la conciliación:
Generar todo: hace que se importen los balances y detalles de la transacción hija en la conciliación de resumen.
Generar actualizado: solo importa los balances y detalles de la transacción hija de la hija que se han actualizado desde la última vez que se actualizó la conciliación de resumen.
Nota:
No se copian los comentarios ni los datos adjuntos de la conciliación. Se copian los comentarios o los datos adjuntos de las transacciones.
También se importarán los balances de forma automática durante la carga de balance, por lo que, normalmente, los últimos balances ya están importados en la conciliación de resumen, a menos que se permita agregar o editar los balances en las conciliaciones hijas de forma manual.
Configuración de resumen de balance
En una conciliación individual, las columnas de la tabla Resumen de balance se utilizan para mostrar los balances en distintas monedas y depósitos de monedas.
Las conciliaciones de resumen:
Siempre se preparan en una única monea y un único depósito de monedas. Por lo tanto, las columnas se utilizan en cambio para mostrar los balances de cada conciliación hija incluida en la conciliación de resumen.
Se proporciona una columna de total que suma los valores de todas las conciliaciones hijas.
El ID de cuenta de conciliación hija se muestra como hipervínculo en el encabezado de columna. Al hacer clic en este hiperenlace, se abre un cuadro de diálogo que contiene la conciliación hija. Puesto que la conciliación de resumen se crea a partir del contenido originado en la conciliación hija, se otorga una función de revisión implícita para el preparador de la conciliación de resumen, que permite a dicho usuario rechazar la conciliación hija (para que se pueda corregir), pero sólo si se ha cerrado esta conciliación.
Es decir, se debe realizar el proceso de revisión normal para la conciliación hija para que el preparador de la conciliación de resumen pueda iniciar un rechazo.
Si se modifican las cuentas hijas de una conciliación de resumen, tiene que volver a ejecutar la carga de datos para los balances del sistema y subsistema de origen para que se actualicen correctamente en las columnas de balance de las vistas.
Nota:
Los antiguos balances del sistema y subsistema de origen aparecen en las columnas de balance de las vistas hasta que se vuelve a ejecutar la carga de datos.
La tabla Resumen de balance incluye las siguientes filas adicionales para las conciliaciones de resumen:
ID de cuenta de conciliación hija: el ID de cuenta de conciliación hija se muestra como hipervínculo en el encabezado de columna.
Estado: identifica el estado de la conciliación hija (Pendiente, Abierta, Cerrada o Vacía).
Nota:
Los preparadores de conciliaciones de resumen no pueden enviar la conciliación para su revisión hasta que todas las conciliaciones hijas están cerradas. La columna Total no contiene ningún valor de estado.
Actualizada: si el preparador de la conciliación hija ha realizado cambios en ella desde la última vez que un preparador generó la conciliación de resumen, aparece la palabra Actualizada. La columna Total también incluye la palabra Actualizada si se ha actualizado una o más conciliaciones hijas.
Atributo Actualizada en transacciones
Los preparadores de conciliaciones de resumen pueden editar en la conciliación de resumen transacciones procedentes de conciliaciones hijas. Sin embargo, si se produce una edición, la transacción se marca como Modificada en la conciliación de resumen. El indicador Modificado está visible en el panel Detalle de transacción, así como en una columna en la vista Lista de transacciones.
Tenga en cuenta que este indicador es diferente al indicador Modificado del separador Resumen, que establece que una o varias transacciones de la hija han cambiado desde la última vez que se generó la conciliación de resumen.
Atributo Perfil de resumen
Para distinguir los perfiles y conciliaciones de resumen de los perfiles y las conciliaciones individuales, existe un atributo de filtro y columna denominado Perfil de resumen. Si el valor es Sí, el perfil o la conciliación es un perfil o conciliación de resumen.
Copia de las transacciones del mes anterior
En una conciliación de resumen, no se puede utilizar una regla de formato Copiar transacciones para copiar transacciones de una conciliación anterior a la actual.