Hay distintos usuarios que forman parte del proceso de conciliación: Administrador del servicio, Usuario avanzado, Usuario (incluye los usuarios del flujo de trabajo de Preparador, Revisor y Comentarista) y Visor.
Los administradores del servicio controlan lo que está permitido en una conciliación mediante el uso de reglas que se pueden configurar para evitar que las transacciones se guarden o que se envíen las conciliaciones si no son compatibles con las políticas. Esto garantiza que los preparadores realicen sus trabajos correctamente antes incluso de que la conciliación se presente para su aprobación.
Usuarios incluye los siguientes usuarios de flujo de trabajo:
Los preparadores proporcionan la justificación adecuada para el balance. Las justificaciones pueden tener la forma de una comparación entre balances o un análisis de cuenta, donde el preparador proporciona una justificación para los elementos que componen el balance o un tipo de análisis de varianza. El estilo de conciliación se basa en el formato asignado por el administrador, que puede seleccionar formatos estándar de la biblioteca o bien crear formatos personalizados completamente desde cero. Cuando los preparadores trabajan en las conciliaciones, introducen elementos de conciliación, explicaciones de balance, datos adjuntos y comentarios según sea necesario para soportar la justificación del balance.
Los revisores son responsables del proceso de aprobación. Las conciliaciones pueden tener cualquier número de revisores asignados, que realizarán las aprobaciones mensual, trimestral o incluso dinámicamente cuando se hayan detectado condiciones de riesgo dentro de la cuenta. Las condiciones de riesgo se pueden definir según los balances de conciliación o el contenido (en el periodo actual o en cualquier periodo anterior), o incluso en función de las tendencias estadísticas en un rango de periodos anteriores.
Los comentaristas son usuarios que pueden proporcionar comentarios adicionales en las conciliaciones.
Los visores tienen acceso de visualización solo a las conciliaciones.