Uso de metadatos

La opción Metadatos se utiliza para clasificar rápidamente los archivos y las carpetas con descripciones adicionales.

Su administrador de servicio puede haber creado los metadatos específicos de su organización. Por ejemplo, quizá necesite hacer un seguimiento sobre cuándo se ha aprobado un elemento y por quién ha sido aprobado. Se pueden crear metadatos denominados "Aprobación de documento" que enumeren campos como, por ejemplo, el tipo de archivo, quién lo originó, quién lo aprobó y cuándo se aprobó.

Es posible, a continuación, mover todos los archivos que se han aprobado a una carpeta y aplicar los metadatos a la misma. Todos los archivos de la carpeta se identificarán como aprobados. Puede editar los metadatos de los distintos archivos para mostrar la fecha de aprobación, la persona que los aprobó y cualquier otro detalle pertinente.

Un usuario con rol de propietario, gestor o contribuyente rol de recurso puede aplicar metadatos a los archivos y las carpetas. Un usuario con rol de recurso de visor o de descarga puede ver cualquier metadato que se haya definido.

Los metadatos se crean automáticamente para los elementos almacenados como activos digitales. Solo los administradores de servicio pueden crear metadatos adicionales. Trabaje con su administrador para desarrollar los metadatos que necesite.

Para comenzar a usar los metadatos:

1. Seleccione el archivo o la carpeta al que desee agregar metadatos y haga clic en para abrir la barra lateral.
2. Seleccione Etiquetas y metadatos en el menú desplegable del panel.
3. Haga clic en para abrir una lista de metadatos disponibles.
4. Seleccione el nombre de los metadatos que desea utilizar y, a continuación, haga clic en Guardar.
5. Los campos que se han creado para los metadatos se muestran en el panel lateral. Introduzca la información según sea necesario. Recuerde que, si se trata de un metadato para una carpeta, cualquier información introducida se usará para todos los archivos de la carpeta.

   Las siguientes restricciones se aplican a los valores de campo que pueden introducir los usuarios:

   • Texto: máximo de 1000 caracteres. No puede incluir # * & | ? < > ^ ; { } ( ) ' = + \
   • Número: máximo de 15 caracteres. Debe ser un número entero, sin decimales.
6. Haga clic en Guardar cuando termine.