La opción Metadatos se utiliza para clasificar rápidamente los archivos y las carpetas con descripciones adicionales.
Su administrador de servicio puede haber creado los metadatos específicos de su organización. Por ejemplo, quizá necesite hacer un seguimiento sobre cuándo se ha aprobado un elemento y por quién ha sido aprobado. Se pueden crear metadatos denominados "Aprobación de documento" que enumeren campos como, por ejemplo, el tipo de archivo, quién lo originó, quién lo aprobó y cuándo se aprobó.
Es posible, a continuación, mover todos los archivos que se han aprobado a una carpeta y aplicar los metadatos a la misma. Todos los archivos de la carpeta se identificarán como aprobados. Puede editar los metadatos de los distintos archivos para mostrar la fecha de aprobación, la persona que los aprobó y cualquier otro detalle pertinente.
Un usuario con rol de propietario, gestor o contribuyente rol de recurso puede aplicar metadatos a los archivos y las carpetas. Un usuario con rol de recurso de visor o de descarga puede ver cualquier metadato que se haya definido.
Los metadatos se crean automáticamente para los elementos almacenados como activos digitales. Solo los administradores de servicio pueden crear metadatos adicionales. Trabaje con su administrador para desarrollar los metadatos que necesite.
Para comenzar a usar los metadatos:
Las siguientes restricciones se aplican a los valores de campo que pueden introducir los usuarios: