Importación de tareas a programas

Puede importar tareas o datos parciales de tareas desde archivos de texto a un programa con un estado Pendiente o Abierto. Por ejemplo, si tiene una hoja de cálculo de Microsoft Excel con definiciones de tareas, podrá guardar el archivo como un archivo CSV, para luego importarlo a un programa. También puede utilizar la función Importar para agregar de forma rápida muchas tareas que se repiten editando los campos en un archivo CSV e importándolo, en lugar de tener que crear nuevas tareas individuales.

No puede importar tareas en programas que tienen un estado Cerrado o Bloqueado.

Nota:

Antes de importar un archivo a un programa mediante la opción Actualizar para una tarea cerrada, eliminen los campos Propietario, Persona asignada, Aprobador, Fecha de inicio y Hora de inicio del archivo de importación, de lo contrario, se producirá un error.

Si importa información sobre una tarea de usuario final que se ha empezado a ejecutar, se restablece al estado Abierto con persona asignada y se borran las respuestas a las preguntas.

Para importar tareas a un programa:

  1. En la página de inicio, haga clic en Aplicación y, a continuación, en Gestor de tareas.
  2. Haga clic en el separador Programaciones a la izquierda.
  3. Haga clic en Importar tareas.
  4. Introduzca el nombre del archivo que desea importar o haga clic en Elegir archivo para buscarlo.
  5. Seleccione una opción de importación:

    • Reemplazar: reemplaza la definición de una tarea por la definición en el archivo de importación. Esta opción reemplaza el detalle de la tarea con el detalle del archivo que está importando. No afecta a otras tareas en la programación que no estén especificadas en el archivo de importación.

      Nota:

      Puede seleccionar la casilla de verificación Mantener adjuntos para conservar los adjuntos a las tareas que se estén reemplazando.

    • Actualizar: actualiza la información parcial de las tareas. Por ejemplo, en el archivo de importación, puede haber realizado cambios en las instrucciones de la tarea, reasignado propietarios, personas asignadas y aprobadores o eliminado algunos atributos y agregado atributos nuevos. También puede realizar el mismo cambio a un gran número de tareas como, por ejemplo, agregar un nuevo atributo a 100 tareas de 400 tareas. La opción Actualizar no reemplaza por completo los detalles de la tarea. Sólo se actualizarán los detalles de las propiedades de tarea especificadas en el archivo. Por ejemplo, si el archivo de importación solo tiene una columna para las instrucciones de la tarea, el nombre de la tarea, la persona asignada, los atributos y el resto de propiedades no se ven afectados.

      Nota:

      El sistema muestra una advertencia que indica que se modificarán las tareas del programa que coincidan con un ID de tarea del archivo de importación. Si no desea sobrescribir la tarea, haga clic en Cancelar.

    • Suprimir: suprime las tareas y la información asociada basándose en una lista de ID de tareas proporcionada en un archivo. La información necesaria para realizar una supresión es un archivo con una columna de ID de tareas.
  6. Opcional: Seleccione Mantener adjuntos para conservar los adjuntos asociados a una tarea que se estén reemplazando.
  7. Seleccione un formato de fecha.

    Seleccione un formato de la lista desplegable de formatos de fecha permitidos. Los formatos de fecha no se convierten. De forma predeterminada, el formato de fecha está establecido en el formato de fecha de configuración regional de la ubicación del archivo exportado.

  8. Para Delimitador de archivo para el archivo de importación, seleccione Coma o Tabulador. Seleccione Otro para especificar cualquier carácter como Otro delimitador.
  9. Haga clic en Importar.

    • Si la importación se realiza correctamente, aparecerá el cuadro de diálogo Importación correcta, que indica el nombre del programa, el nombre del archivo que contenía las tareas y el número total de tareas importadas. Haga clic en Aceptar.

    • Si se encuentran errores, no se ejecuta el proceso de importación y el cuadro de diálogo Errores de importación muestra los errores. Visualice los errores y, a continuación, haga clic en Aceptar para volver a la página Programas.

    Tabla 12-18 Solución de errores de importación

    Error Solución
    ID de tarea duplicado Compruebe si hay ID de tarea duplicados. Los ID de tarea deben ser únicos en la plantilla o programa. Consulte Creación de tareas.
    El nombre de la tarea es demasiado largo El nombre de tarea puede contener un máximo de 80 caracteres. Consulte Establecimiento de propiedades de tareas.
    Valor organizativo: "Valor no válido" El valor organizativo no puede estar en blanco ni contener puntos con viñetas o varias líneas.