Mejores prácticas para el repaso de diseño

Crear la aplicación

Empiece creando la base: Las cuentas y la estructura organizativa de la compañía. A continuación, agregue escenarios de soporte para los procesos internos; por ejemplo, Plan, Real y Previsión. Agregue los miembros de varianza de los que desea informar, como Real frente a plan.

Cree los formularios que se utilizarán para recopilar datos de los usuarios y para realizar revisiones, análisis e informes. Como soporte de la lógica empresarial, puede usar Calculation Manager para crear los cálculos. También puede crear informes y aplicar permisos de acceso antes de implementar la aplicación entre los usuarios.

Crear la estructura de la aplicación

Agregue cuentas, entidades y otras dimensiones como soporte del proceso de negocio.

Las dimensiones categorizan los valores de datos. Planning incluye las siguientes dimensiones: Cuenta, Entidad, Escenario, Versión, Periodo y Años. Si planifica en varias monedas, la aplicación también tendrá una dimensión Moneda.

Puede utilizar una dimensión personalizada para definir sus propios valores, como Producto, Cliente o Mercado. Puede tener un total de hasta 32 dimensiones. Sin embargo, la práctica recomendada es incluir menos de 12. Las dimensiones se pueden agregar mediante un archivo de carga o crear en Oracle Smart View para Office.

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Obtener información sobre cómo exportar e importar datos en la aplicación.	Exportación e importación de datos en Oracle Planning and Budgeting Cloud
Obtener información sobre cómo crear dimensiones mediante un archivo.	Importación de metadatos en Oracle Planning and Budgeting Cloud

Acerca de la dimensión Entidad

La dimensión Entidad representa la estructura organizativa, como centros de costes, departamentos, unidades de negocio, divisiones, etc.

Puede agrupar los centros de costes creando miembros de acumulación, denominados padres, para reflejar cómo se visualiza la organización. Por ejemplo, las acumulaciones se pueden realizar por unidad de negocio, división u otra estructura funcional. Por ejemplo, podría crear centros de costes que se acumularan en unidades de negocio que, a su vez, se acumularan en divisiones.

Puede crear varias estructuras de generación de informes. Por ejemplo, podría crear una estructura alternativa como soporte de los informes regionales. Si planifica en varias monedas, debe establecer la moneda base de cada entidad.

La dimensión Entidad es una de las principales dimensiones utilizadas en el proceso de elaboración de presupuestos. Junto con las dimensiones Scenario y Version, la dimensión Entity se utiliza para definir una unidad de planificación, un componente discreto que se puede promocionar o descender para su aprobación o revisión por colegas usuarios.

Los miembros de todas las dimensiones fuera de la unidad de planificación se promocionan y descienden junto con la propia unidad de planificación. Por ejemplo, los doce meses se promocionan juntos cuando se promociona una unidad de planificación. Los meses individuales no se pueden promocionar de forma independiente.

Para obtener más información sobre cómo agregar dimensiones y miembros con un archivo de carga, consulte Importación y exportación de datos y metadatos.

Después de cargar o actualizar cada dimensión, la práctica recomendada es refrescar la aplicación.

Acerca de la dimensión Cuenta

La dimensión Cuenta es el sitio del plan de cuentas. Debe incluir los miembros para los que realiza el plan o la previsión. No incluye necesariamente todas las cuentas del plan.

Por ejemplo, la dimensión Cuenta podría incluir cuentas para cuenta de resultados, balance general y flujo de efectivo. O bien, podría incluir cuentas para KPI y relaciones. En algunos casos, las cuentas pueden tener subcuentas, aunque esto no es lo normal.

La dimensión Cuenta incluye inteligencia financiera. Están soportados los tipos de cuenta siguientes:

• Gastos: coste de los negocios

• Ingresos: fuente de ingresos

• Activo: recursos de la empresa

• Pasivo y patrimonio: interés residual u obligación con los acreedores

• Suposición guardada: suposiciones de planificación centralizadas que garantizan la coherencia en la aplicación

La configuración del tipo de cuenta se utiliza para notificar los valores trimestrales y anuales totales y para el análisis de varianza.

Planning utiliza una estructura jerárquica para crear subtotales y totales de agrupación de cuentas. A cada grupo de cuentas se le asigna un operador de consolidación que determina cómo se acumula en su padre.

Ejemplo: Ingresos netos = Ingresos totales - Gastos totales

En este ejemplo, el operador de consolidación para los ingresos totales es la suma y el operador de consolidación para los gastos totales es la resta.

La dimensión Cuenta se puede rellenar cargando datos o mediante Smart View. Para cargar datos de un archivo, el formato de archivo debe cumplir requisitos específicos.

Para obtener más información sobre cómo agregar dimensiones y miembros con un archivo de carga, consulte Importación y exportación de datos y metadatos.

Después de cargar o actualizar cada dimensión, la práctica recomendada es refrescar la aplicación.

Prácticas recomendadas:

• Los miembros de nivel superior se deben definir en cálculo dinámico.

• Para las fórmulas de miembros utilizadas para calcular relaciones y otros tipos de KPI o porcentajes, establézcalas como cálculo dinámico en dos pasadas. El ajuste de dos pasadas calcula correctamente porcentajes en niveles superiores.

Acerca de la dimensión Versión

Puede utilizar versiones para conservar diferentes iteraciones del proceso de planificación. También son útiles para controlar el acceso de lectura o escritura a los datos.

Están disponibles estos dos tipos de versiones:

• Descendente estándar: los datos de entrada se pueden introducir en niveles superiores.

• Ascendente estándar: los datos de entrada solo se pueden introducir en el nivel 0.

La funcionalidad de aprobaciones y flujo de trabajo solo se puede activar para versiones ascendentes.

Como práctica recomendada, se recomiendan las versiones siguientes:

• Activo: donde los usuarios realizan sus tareas, lo que incluye el examen de resultados reales y el desarrollo del plan y la previsión.

• Primera pasada: si desea contar con varias iteraciones del plan, puede conservar una pasada del mismo en esta versión. Puede crear otros miembros si necesita más de una iteración guardada. También puede usar la funcionalidad de copia de datos para mover datos a esta versión. La copia de datos copia datos y la entrada de texto.

• Simulación: proporciona un marcador de posición donde los usuarios pueden cambiar las suposiciones y analizar los resultados.

Para obtener más información sobre cómo agregar dimensiones y miembros con un archivo de carga, consulte Importación y exportación de datos y metadatos.

Después de cargar o actualizar cada dimensión en el proceso de creación, la práctica recomendada es refrescar la aplicación.

Acerca de la dimensión Moneda

Si ha activado varias monedas para la aplicación, puede agregar las monedas que utilizará para el plan y los informes.

A continuación, puede definir tipos de cambio por escenario y año para utilizarlos en las conversiones. Se crea un script de cálculo que permita realizar conversiones de moneda. Para introducir tipos de cambio, haga clic o pulse en Planes y abra el formulario "Tipos de cambio para moneda principal de informes".

Prácticas recomendadas:

• Limite el número de monedas de informes. Normalmente, los clientes solo tienen una. Si tiene más, consulte Configuración de monedas para obtener más información.

• Introduzca los tipos de cambio para cada combinación válida de escenario y año.

• A partir de este momento, la conversión de moneda se puede calcular mediante la ejecución de la regla de negocio Calcular monedas que está asociada de forma predeterminada a cada formulario.

• Se modifica la clase de tipo de cambio de la cuenta, como desde Final hasta Promedio.

Ejecute el script de cálculo de conversión de moneda antes de:

• Revisar los datos locales actualizados en las monedas de informes

• Ejecutar determinados cálculos que pueden depender de los datos de la moneda de informes

Acerca de los tipos de cambio

Cada aplicación tiene una moneda predeterminada que se especifica al crear la aplicación. Al configurar las tablas de tipos de cambio, introduzca los tipos de cambio de todas las monedas de origen a la predeterminada. Se utiliza la triangulación para convertir a todas las demás monedas de informes.

Los tipos de cambio se establecen por escenario y año para Tasas promedio y Tasas de finalización. Para obtener más información sobre cómo agregar dimensiones y miembros con un archivo de carga, consulte Importación y exportación de datos y metadatos.

Acerca de la dimensión Periodo

Utilice la dimensión Periodo para establecer el rango del calendario en un determinado año, por ejemplo, por mes.

Prácticas recomendadas:

• Utilice variables de sustitución para esta dimensión como soporte de informes y cálculos. Las posibles variables de sustitución son: "CurrMo", "CurrQtr" o "PriorMo". Estas variables se deben actualizar mensualmente.

• Para utilizar cálculos de periodo de tiempo como Acumulado anual y Acumulado trimestral, seleccione el icono de serie de tiempo dinámica en la dimensión Periodo. A continuación, podrá seleccionar los cálculos de periodo de tiempo que necesite como soporte del proceso.

• Los periodos de tiempo de resumen, como los totales trimestrales y el total anual, se deben establecer como cálculos dinámicos para reducir el tiempo de cálculo.

Para obtener más información sobre cómo agregar dimensiones y miembros con un archivo de carga, consulte Importación y exportación de datos y metadatos.

Después de cargar o actualizar cada dimensión, se considera que la práctica recomendada es refrescar la aplicación.

Acerca de la dimensión Años

Los años están incorporados en varios lugares de la aplicación, como formularios, cálculos, informes y Smart View. Puesto que utilizará la aplicación durante muchos años en el futuro, la práctica recomendada para hacer referencia a esta dimensión es utilizar una variable de sustitución.

Las variables de sustitución funcionan como marcadores de posición globales para información que cambia con regularidad. La variable y el valor corresponden al año, y el valor se puede cambiar en cualquier momento.

El valor de la variable de sustitución se muestra en formularios e informes como un marcador de posición. Esto reduce el mantenimiento de la aplicación. Para establecer variables de sustitución, vaya a Administración, después a Administrar y después a Variables.

Para obtener más información sobre cómo agregar dimensiones y miembros con un archivo de carga, consulte Importación y exportación de datos y metadatos.

Como práctica recomendada, cree variables de sustitución para cada año incluido en el proceso. Por ejemplo:

Variable de sustitución, descripción

CurrY, Año actual

NextYr, Año de presupuesto (plan)

PriorYr, Año anterior

Acerca de las dimensiones personalizadas

Puede utilizar una dimensión personalizada para clasificar aún más los datos. Por ejemplo, las dimensiones personalizadas pueden incluir Producto o Mercados.

No se pueden otorgar permisos de acceso en el nivel de dimensión, también denominado generación uno. Por ejemplo, no se pueden asignar directamente permisos de acceso al miembro Producto para todos los descendientes. Si activa la seguridad para la dimensión personalizada, se recomienda que diseñe la generación dos para todas las dimensiones personalizadas a las que se aplicará seguridad, considerando las asignaciones de acceso de seguridad.

Para obtener más información sobre cómo agregar dimensiones y miembros con un archivo de carga, consulte Importación y exportación de datos y metadatos.

Después de cargar o actualizar cada dimensión, la práctica recomendada es refrescar la aplicación.

Refrescar la aplicación

Debe refrescar la aplicación siempre que cambie la estructura de la aplicación.

Los cambios realizados en la aplicación no se reflejan para los usuarios que realizan la entrada de datos y tareas de aprobaciones hasta que se refresca la aplicación.

Por ejemplo, si modifica las propiedades de un miembro de Entidad, agrega un escenario o cambia los permisos de acceso, estos cambios se reflejan en los usuarios después de que refresque la aplicación.

Cargar datos históricos

Después de cargar todas las estructuras, como cuentas y entidades, puede cargar datos históricos. Esto puede incluir datos de resultados reales del año anterior y el plan y el presupuesto del año actual.

La carga de datos históricos ofrece a los usuarios una forma de analizar resultados, revisar tendencias y realizar comparaciones significativas.

También ayuda a verificar las estructuras que ha creado en la aplicación. Por ejemplo, puede verificar que los datos se enlazan a informes creados previamente. Si los datos no se concilian, debe verificar si esto se debe a un problema de datos verdadero o si hay un problema con las estructuras.

Es necesario crear una regla de agregación para ver los datos consolidados en la aplicación. Consulte Opciones de agregación para obtener más información sobre cómo crear una regla de agregación.

Acerca de las intersecciones válidas

Las intersecciones válidas permiten a los administradores del servicio definir reglas, denominadas reglas de intersección válida, que filtran las intersecciones dimensionales para los usuarios cuando introducen datos o seleccionan peticiones de datos en tiempo de ejecución. Por ejemplo, puede especificar que determinados programas sean válidos solo para departamentos específicos. Utilice las intersecciones válidas para controlar que las entradas de datos solo se realicen en intersecciones válidas.

Para el diseño de formularios, si las dimensiones que se establecen en la intersección válida se encuentran en la página, al usuario solo se le mostrarán combinaciones válidas en el selector de miembros. Si las dimensiones que se definen con intersecciones válidas se encuentran en la columna o fila, el diseñador del formulario puede suprimir las intersecciones no válidas por completo. Si no se selecciona la opción de supresión, las intersecciones no válidas se establecen en modo de solo lectura.

Para obtener más información, consulte Definición de intersecciones válidas.

Acerca de los formularios

Creará un conjunto de formularios como soporte de la entrada de datos y los informes de nivel de resumen. El contenido del formulario es similar a las plantillas utilizadas para recopilar y calcular los datos. El diseño puede diferir del habitual en una hoja de cálculo.

Los formularios se agrupan dentro categorías principales como ingresos, gastos de compensación, otros gastos, etc. Puede crear algunos formularios como soporte de entrada de datos, y otros para resumen y revisión. También puede incluir gráficos para ayudar a los usuarios a analizar los resultados.

Los usuarios pueden introducir texto y datos. También pueden introducir detalles de apoyo seleccionando una intersección adecuada en el formulario y, a continuación, haciendo clic en "Detalle de apoyo" para abrir un nuevo formulario de entrada que permite introducir detalles adicionales para dicha intersección.

El rendimiento del formulario depende de varios factores, entre los que se incluyen red, entorno, estructura, diseño, etc.

Prácticas recomendadas:

• Coloque las dimensiones densas, como Cuenta y Periodo, en la fila y la columna de un formulario. Coloque las dimensiones ligeras, como Entidad, en el eje Página.

• Las dimensiones como Escenario o Versión y Año pueden residir en el PDV, la columna o la fila. Es importante determinar correctamente cómo se devuelven las columnas o filas cuando un usuario abre el formulario.

Crear formularios de entrada

Cree formularios para que los usuarios puedan introducir información como ingresos, gastos y suposiciones.

Prácticas recomendadas:

• Agrupe las cuentas de forma lógica, pero no incluya demasiadas cuentas en un único formulario.

• Limite el número de formularios de entrada a una cantidad cómoda para los usuarios finales. Es necesario alcanzar un equilibrio entre el número de cuentas en un único formulario y el número de formularios necesarios para dar soporte al proceso.

• Utilice formularios de detalle para que los usuarios introduzcan toda la información relacionada. Todas las cuentas que requieren una entrada deben estar presentes en un formulario. Las cuentas se pueden desglosar de varias formas diferentes.

• Al crear formularios, asegúrese de seleccionar todas las opciones adecuadas para mejorar el diseño del formulario. Por ejemplo, utilice la configuración para controlar la precisión, la presentación y los menús, así como para asociar reglas correctas al formulario.

• Utilice variables de sustitución para hacer referencia a dimensiones como Años.

• En la opción Suprimir los periodos de tiempo/escenario no válidos, establezca los periodos en una fila o columna del formulario para los periodos de inicio y finalización establecidos para el escenario. Puede usar esta función en lugar de utilizar variables de sustitución para Años.

• Puede definir intersecciones válidas para establecer relaciones entre las distintas dimensiones. Puede establecer la supresión de combinaciones no válidas en una fila o columna para que solo las intersecciones válidas estén disponibles para los usuarios finales. De forma predeterminada, solo las intersecciones válidas estarán disponibles para los usuarios finales al establecer dimensiones en la selección de página.

• Utilice relaciones para incorporar miembros a los formularios en lugar de seleccionar miembros de forma individual.

• Puede utilizar variables de usuario para dimensiones como Entidad y Escenario, a fin de reducir la selección de dimensiones por parte de los usuarios finales.

• Si la aplicación soporta varias monedas, considere la posibilidad de establecer una variable de usuario para que los usuarios puedan definir su moneda base.

• Organice los formularios en carpetas.

• Las variables de sustitución permiten reducir el mantenimiento de los formularios.

Crear formularios de detalle de ingresos y gastos

Los formularios de detalle permiten a los usuarios introducir toda la información relacionada con ingresos y gastos. Todas las cuentas que requieren una entrada deben estar presentes en un formulario.

Prácticas recomendadas:

• Agrupe las cuentas de forma lógica, pero no incluya demasiadas cuentas en un único formulario.

• Limite el número de formularios de entrada a una cantidad cómoda para los usuarios finales. Es necesario alcanzar un equilibrio entre el número de cuentas en un único formulario y el número de formularios necesarios para dar soporte al proceso.

• Utilice formularios de detalle para que los usuarios introduzcan toda la información relacionada con los ingresos. Todas las cuentas que requieren una entrada deben estar presentes en un formulario. Las cuentas se pueden desglosar de varias formas diferentes.

• Al crear formularios, asegúrese de seleccionar todas las opciones adecuadas para mejorar el diseño del formulario. Por ejemplo, utilice la configuración para controlar la precisión, la presentación y los menús, así como para asociar reglas correctas al formulario.

• La creación de formularios puede ser iterativa para dar soporte a usuarios y procesos.

Asociar reglas a formularios

La asociación de reglas a formularios permite que los usuarios con el acceso adecuado inicien reglas de negocio asociadas desde el formulario para calcular y derivar los valores.

Puede asociar varias reglas de negocio a un formulario por cubo.

Es posible establecer que las reglas de negocio asociadas a un formulario se inicien automáticamente al abrir o guardar el formulario. Puede seleccionar la opción Usar miembros en formulario para rellenar las peticiones de datos en tiempo de ejecución desde el formulario actual en lugar de pedir a los usuarios que introduzcan datos al iniciarse las reglas.

Prácticas recomendadas:

• Para las reglas que tardan más tiempo en ejecutarse, establézcalas de modo que se inicien desde un menú Acción o simplemente por asociación con el formulario.

• Si una regla de negocio tiene peticiones de datos en tiempo de ejecución, se limita el número de peticiones de datos para simplificar el trabajo del usuario.

Agregar menús a formularios

Puede asociar menús a formularios. Los menús de acción permiten a los usuarios hacer clic en las filas o columnas de los formularios y seleccionar elementos de menú para:

• Iniciar una regla de negocio, con o sin peticiones de datos en tiempo de ejecución

• Moverse a otro formulario

• Moverse a Gestionar aprobaciones con un escenario y versión predefinidos

Los menús son contextuales. Los menús que se muestran dependen de la configuración del formulario y de la parte del formulario en la que los usuarios hacen clic con el botón derecho.

Prácticas recomendadas:

• Al diseñar formularios, utilice Otras opciones para seleccionar los menús disponibles para los tipos de elementos del menú Formulario.

• Conforme actualice las actualizaciones, se actualizarán los menús correspondientes. Por ejemplo, si suprime una regla de negocio a la que hace referencia un menú, elimínela del menú.

Crear formularios de validación de datos

La validación de datos sirve como una pista visual para que los usuarios puedan saber que las políticas de negocio se han cumplido. Puede agregar una codificación de color condicional a formularios y generar mensajes de validación si los datos introducidos infringen las reglas de validación o si se cumple una condición.

La definición de reglas de validación de datos implica estas tareas principales:

• Identifique las celdas de datos o ubicaciones que desea mostrar con mensajes de validación o en diferentes colores si se cumplen las condiciones.

• Identifique la celda, columna o fila que deben participar en la evaluación de la regla y defina la regla en consecuencia.

• Cree la regla de validación de datos en la ubicación identificada.

Organizar formularios en carpetas

Utilice carpetas para organizar los formularios en la aplicación. Los formularios se pueden agrupar en carpetas por proceso o tipo de usuario, o simplemente para ayudar a los usuarios a encontrar formularios fácilmente. Puede mover formularios a carpetas y crear una jerarquía de carpetas. La creación de carpetas también simplifica la asignación de acceso porque todos los formularios de la carpeta heredan los permisos de acceso asignados.

Crear paneles

Los paneles permiten mostrar información gráficamente o mostrar varios formularios al mismo tiempo. También puede diseñar paneles interactivos de varios gráficos para que los usuarios analicen sus datos de plan o previsión. Como otra opción, puede mostrar una cuadrícula y un gráfico de forma conjunta, o combinar varias cuadrículas.

Para crear un panel:

• Arrastre y suelte formularios en el panel. Utilice la rueda de configuración para seleccionar el tipo de gráfico que desee para cada cuadrícula.

• Puede arrastrar y soltar tantos formularios como desee, y definir el tamaño de la pantalla estableciendo el ancho o alto del componente.

• Configure el panel para combinar dimensiones en un PDV común.

• Como práctica recomendada, equilibre el número de componentes en el panel para asegurarse de que es visualmente agradable al usuario.

Crear formularios de nivel de resumen

Los formularios de nivel de resumen reúnen todas las piezas del plan o la previsión de un usuario. Permiten a los usuarios revisar y analizar sus resultados.

Los paneles también pueden ser una forma eficaz de ayudar a los usuarios a analizar sus resultados.

Crear estados financieros

Los estados financieros permiten a los usuarios analizar el rendimiento y verificar sus suposiciones. Los estados financieros pueden incluir cuenta de resultados, balance general y flujo de efectivo.

Normalmente, los estados financieros incluyen información comparativa para que los usuarios puedan analizar sus varianzas. Los estados financieros suelen integrar información de nivel de resumen, lo que permite ver datos detallados enlazando a formularios mediante menús.

Incorporar lógica de negocio

Para incorporar su lógica de negocio en la aplicación, puede crear cálculos mediante Calculation Manager. Esto permite crear, validar, desplegar y administrar cálculos sofisticados que solucionan problemas empresariales.

Las reglas de negocio y los conjuntos de reglas suelen crearse para lo siguiente:

• Realizar modelos de ingresos

• Realizar modelos de gastos

• Calcular KPI

• Realizar asignaciones

Calculation Manager incluye los objetos siguientes:

• Reglas: contienen componentes y plantillas

• Componentes: ayudan a crear reglas

• Conjuntos de reglas: contienen reglas que se pueden calcular de forma simultánea o secuencial

Para obtener más información sobre la creación de cálculos, consulte la documentación de Calculation Manager.

Crear agregaciones

Las agregaciones acumulan la aplicación en miembros de nivel de resumen de la dimensión, como Entidad o cualquier otra dimensión ligera.

Calculation Manager incluye plantillas que le ayudan a crear agregaciones. La agregación de plantilla de sistema tiene varios separadores. A continuación se muestran algunas sugerencias de uso de las plantillas.

Definir el punto de vista

Si el punto de vista está definido, la regla solo se ejecuta para los miembros seleccionados. El uso de una petición de datos en tiempo de ejecución para las dimensiones permite a los usuarios especificar valores miembro de esas dimensiones al iniciar la regla. De este modo, los usuarios pueden iniciar la regla varias veces para diferentes años, escenarios y versiones sin tener que modificar la regla en Calculation Manager.

Agregación densa completa

Complete esta sección si los valores padre de la dimensión densa no se han definido en cálculo dinámico. Normalmente, este separador se deja vacío.

Agregación ligera completa

Seleccione la dimensión ligera que es necesario agregar. El orden de las dimensiones seleccionadas no es relevante.

Agregación de dimensión parcial: densa

Complete esta sección si los valores padre de la dimensión densa no se han definido en cálculo dinámico. Normalmente, este separador se deja vacío.

Configuración recomendada:

Agregue los datos hasta la moneda local: no

Agregue los valores que faltan en la base de datos: sí

Optimice el cálculo en la dimensión ligera: desactivado

Seleccione un valor de la caché de la calculadora: valor predeterminado

¿Desea activar el modo de depuración para este asistente?: asistente para depuración activado o asistente para depuración desactivado. Seleccione Asistente para depuración ACTIVADO si desea ver un script generado para mostrar selecciones para algunas peticiones de datos en tiempo de diseño en esta plantilla.

Prácticas recomendadas:

• Utilice las peticiones de datos en tiempo de ejecución para miembros como Entidad, Escenario y Versión. Esto permite que la regla sea dinámica y se ejecute según la entrada del usuario.

• Normalmente, las dimensiones densas como Cuenta y Periodo no necesitan agregarse. Si este es el caso, puede definir los miembros padre en cálculo dinámico. Sin embargo, si tiene fórmulas de miembro en dimensiones densas y no están definidas en cálculo dinámico, será necesaria una regla de dimensión de cálculo.

Crear cálculos detallados

Puede utilizar Calculation Manager para crear, validar, desplegar y administrar cálculos sofisticados que solucionan problemas empresariales.

Existen tres tipos de objetos que se pueden calcular en Calculation Manager:

• Conjuntos de reglas: contienen reglas que se pueden calcular de forma simultánea o secuencial (consulte Administración de reglas).

• Reglas: contienen componentes y plantillas (consulte Administración de reglas).

• Componentes: contienen componentes de fórmula, componentes de script, componentes de condición, componentes de rango y componentes de bucle fijo (consulte Administración de reglas).

Prácticas recomendadas:

• Como primer paso para crear reglas, asegúrese de entender la lógica de negocio y las entidades o departamentos a los que se aplica la regla. Por ejemplo, debe conocer las cuentas implicadas en la regla.

• Asegúrese de que conoce las cuentas de origen y de destino.

• Una vez que comprenda bien los controladores del cálculo, utilice el componente o plantilla de objeto correctos para crear la regla. Los componentes y plantillas facilitan la selección de miembros como ayuda para desplegar las reglas.

Utilizar las peticiones de datos en tiempo de ejecución para miembros como Entidad, Escenario y Versión, permite que la regla sea dinámica y se ejecute según la entrada del usuario.

Crear informes

La creación de informes permite generar informes sobre las finanzas para el equipo de gestión. En este paso se crea la cuenta de resultados y otros informes de detalle con el formato adecuado que el equipo de gestión está acostumbrado a revisar.

Los formatos de informe especifican su diseño; por ejemplo, qué elementos se sitúan en las filas y columnas. Los formatos de informe se pueden utilizar para crear varios informes diferentes, por ejemplo, por centro de costes o por división.

Prácticas recomendadas:

• Antes de crear informes, determine cuántos formatos de informe distintos se necesitan.

• Para simplificar la creación de informes, especifique un formato de informe para cada tipo de informe necesario.

• Empiece a crear los informes organizando correctamente las dimensiones. A continuación, genere el informe para capturar los datos. Por último, aplique formato.

Crear listas de tareas

Las listas de tareas guían a los usuarios por el proceso de planificación mostrando tareas, instrucciones y fechas de vencimiento. Las listas de tareas ayudan a los usuarios en la aplicación, garantizando que se sigue el proceso y que se recopilan todos los datos adecuados.

Las listas de tareas se desarrollan como soporte de los distintos tipos de usuarios y flujos de proceso. Las tareas pueden ayudar a los usuarios a realizar muchos tipos de tareas, por ejemplo:

• Abrir un formulario

• Iniciar una regla de negocio especificada

• Iniciar el proceso de revisión con un escenario y versión especificados

• Copiar una versión de los datos del formulario actual

• Abrir una URL especificada

Las tareas guían a los usuarios a través del proceso de planificación. Las tareas pueden ayudar a los usuarios a realizar muchos tipos de tareas. Ayudan a los usuarios en la aplicación, garantizando que se sigue el proceso y que se recopilan todos los datos adecuados.

Cree tareas como soporte de los distintos tipos de usuarios y flujos de proceso.

Configurar el flujo de navegación

Los flujos de navegación definen los clusteres o las tarjetas disponibles en la parte superior de la pantalla del usuario. Las tarjetas suelen estar asociadas a acciones del proceso de negocio; por ejemplo, ingresos del plan y gastos del plan. Dentro de cada tarjeta, se pueden crear separadores verticales para guiar al usuario a través del proceso de esa área de negocio. Los formularios se pueden enlazar a un separador vertical para guiar al usuario en el proceso. Los separadores verticales pueden tener uno o varios separadores horizontales que enlazan con formularios o paneles.

La aplicación incluye un flujo de navegación predeterminado. Para personalizar las tarjetas y el flujo de su organización, copie el flujo predeterminado y, a continuación, úselo para crear los suyos propios.

Haga clic o toque en Configuración y, a continuación, en Flujo de navegación. Toque o haga clic en Acción y, a continuación, en Crear copia.

Puede crear un cluster para representar un proceso de negocio completo que puede contener tarjetas para las acciones, o simplemente crear nuevas tarjetas. Las tarjetas se pueden diseñar como una única página o pueden tener varios separadores. Para una tarjeta configurada como una tabla, puede tener varios separadores que permitan al usuario final ver el contenido como separadores horizontales. Especifique el tipo de contenido para cada separador y enlácelo a un artefacto.

Por ejemplo, puede asociar tarjetas a:

• Paneles

• Formularios

• Reglas

• Aprobaciones

Configurar permisos de acceso

Los permisos de acceso determinan los privilegios del usuario después del lanzamiento de productos. A menudo se crean grupos como ayuda para organizar los usuarios. Por definición, un grupo de usuarios es un conjunto de usuarios con permisos de acceso similares.

Es posible aplicar permisos de acceso para grupos y usuarios individuales a estos elementos de la aplicación:

• Escenarios

• Versiones

• Cuentas

• Entidades

• Miembros de dimensiones personalizadas

• Formularios

• Reglas de negocio

Los usuarios pueden estar en un grupo:

• Administrador de servicio

• Usuario avanzado

• Usuario

• Visor

Prácticas recomendadas:

• En el caso de dimensiones protegidas de forma predeterminada, modifique los permisos de acceso según sea necesario.

• Asigne permisos de acceso a elementos de la aplicación como miembros de dimensión, formularios y reglas. Los usuarios solo pueden ver o usar los elementos de la aplicación a los que tienen acceso.

Acerca de usuarios y grupos

Es necesario agregar los usuarios de la compañía al sistema de Oracle Identity Management para poder obtener los permisos de acceso a cualquiera de los elementos de la aplicación. Los permisos de acceso determinan los privilegios del usuario después del lanzamiento de productos.

Por definición, un grupo de usuarios es un conjunto de usuarios con permisos de acceso similares. Usar grupos para organizar los usuarios y asignar permisos de acceso es una práctica recomendada.

Agregar usuarios

Es necesario agregar los usuarios al entorno, asignarles privilegios y otorgarles acceso a la aplicación.

Los roles de los usuarios se definen como uno de los tipos siguientes:

• Administrador de servicio: crea y gestiona las aplicaciones, incluidas dimensiones, formularios, cálculos, etc. El administrador de servicio administra los permisos de acceso e inicia el proceso de presupuesto

• Usuario avanzado: crea y mantiene formularios, hojas de cálculo de Smart View e informes de Financial Reporting. Puede realizar todas las tareas del usuario.

• Usuario: introduce y envía planes para su aprobación, ejecuta reglas de negocio, utiliza los informes que otros usuarios han creado y visualiza y utiliza listas de tareas. Aprovecha Smart View para introducir datos y realizar análisis ad hoc.

• Visor: puede ver y analizar datos de formularios de datos y cualquier herramienta de acceso a datos para la que tenga licencia. Los visores no pueden modificar datos en la aplicación. Los usuarios de visualización típicos son ejecutivos que desean ver planes de negocio durante el proceso de presupuesto y al final de éste.

Los usuarios, usuarios avanzados y visores pueden acceder a formularios, listas de tareas y reglas de negocio de acuerdo con los permisos asignados por el administrador del servicio.

Crear grupos

Se recomienda usar grupos al asignar permisos de acceso a los usuarios. Contar con grupos de usuarios similares facilita el mantenimiento de seguridad de forma continuada. Al agregar usuarios a grupos, los usuarios heredan los permisos de acceso del grupo. Asignar permisos de acceso de grupo a elementos como miembros de dimensión, formularios y listas de tareas significa que no es necesario asignar dichos permisos de acceso individualmente a cada usuario.

Prácticas recomendadas:

• Si un usuario individual está asignado a un grupo y los permisos de acceso del usuario individual entran en conflicto con los del grupo, los permisos de acceso del usuario individual tienen prioridad.

• El uso de grupos para conjuntos de usuarios con permisos de acceso similares debe estar bien definido antes de implementar el acceso de los usuarios.

• Los permisos individuales reemplazan a los permisos de grupo.

• Si un individuo está asignado a varios grupos, el grupo con el permiso de acceso más alto tiene prioridad.

Los permisos de acceso asignados directamente a un usuario reemplazan los permisos de acceso heredados de los grupos a los que pertenece. Por ejemplo, si ha heredado acceso de lectura a Plan en un grupo, pero tiene asignado directamente acceso de escritura a Plan, obtiene acceso de escritura a Plan.

Asignar usuarios a grupos

Como práctica recomendada, utilice los grupos como un método para reducir el mantenimiento y asignar un acceso similar a los usuarios. Otorgue a los usuarios acceso a los grupos adecuados.

Asignar acceso a dimensiones

Para que los usuarios puedan leer o escribir datos, es necesario asignar permisos de acceso a las dimensiones siguientes:

• Cuenta

• Entidad

• Escenario

• Versión

Si la seguridad en dimensiones personalizadas está activada, también debe asignar a los usuarios seguridad en dichas dimensiones. En el caso de dimensiones protegidas de forma predeterminada, modifique el acceso de seguridad según sea necesario.

Asignar acceso a la dimensión Cuenta

Otorgue a los usuarios acceso de lectura o escritura solo a las cuentas que se les permite ver. Puede asignar los privilegios de acceso Lectura, Escritura o Ninguno.

Prácticas recomendadas:

• Siempre que sea posible, también se deben utilizar las funciones de relación para reducir el mantenimiento de seguridad en curso. Las funciones de relación son: Miembro, Hijos, Hijos (incluir), Descendientes y Descendientes (incluir). Por ejemplo, asignar acceso de escritura a los descendientes de ingresos netos para un grupo permite a todos los usuarios de ese grupo tener acceso de escritura a todas las cuentas que son descendientes de ingresos netos. De esta forma, no es necesario asignar individualmente acceso a cada cuenta.

• Para aprovechar todas las ventajas de las reglas de prioridad y herencia, utilice un método basado en excepciones para administrar la seguridad. La asignación principal de seguridad debe ser por grupo y relación. Asigne derechos de grupo a los miembros del nivel padre, y utilice las relaciones para transferir las asignaciones a los hijos o descendientes. Asigne derechos de usuario individual a los hijos de manera excepcional.

Asignar acceso a la dimensión Entidad

Otorgue a los usuarios acceso de lectura o escritura solo a las entidades que se les permite ver. Puede asignar los privilegios de acceso Lectura, Escritura o Ninguno.

Asignar acceso a la dimensión Escenario

El acceso a la dimensión Escenario se define normalmente como lectura o escritura. Por ejemplo, puede que desee asignar acceso de lectura a los escenarios Real y Varianza, y de escritura a los escenarios Plan y Previsión.

Asignar acceso a la dimensión Versión

El acceso a la dimensión Versión se define normalmente como lectura o escritura. Por ejemplo, puede que desee asignar acceso de lectura a la versión Final, y de escritura a la versión Activo.

Asignar acceso a dimensiones personalizadas

Si la seguridad en una dimensión personalizada está activada, debe asignar seguridad a la dimensión para que los usuarios tengan acceso.

Asignar acceso a formularios

Para que los usuarios puedan abrir formularios, se les debe asignar permisos de acceso.

Los usuarios que tienen asignado acceso a una carpeta de formularios podrán acceder a los formularios de esa carpeta, a menos que se les asignen derechos de acceso más específicos.

Los usuarios y los usuarios avanzados solo pueden ver o introducir datos en los formularios a los que tienen acceso. Solo pueden trabajar con miembros a los que tienen acceso.

Sugerencias:

• Para simplificar la asignación de acceso a los formularios, organice los formularios en carpetas y asigne acceso a nivel de carpeta en lugar de hacerlo a nivel de formulario individual. Los permisos de acceso se pueden definir como Lectura, Escritura o Ninguno.

• Al asignar acceso a una carpeta, todas las carpetas incluidas en ella heredarán dicho acceso.

• Si asigna un acceso específico (por ejemplo, Ninguno o Escritura) a una carpeta de formularios, ese permiso de acceso tendrá prioridad sobre los permisos de acceso de su carpeta padre. Por ejemplo, si un usuario tiene el acceso Escritura en Folder1, la cual contiene Folder2, para la cual el usuario tiene el acceso Ninguno, el usuario podrá abrir Folder1 pero no verá Folder2.

• Si un usuario tiene acceso Ninguno a una carpeta de formularios llamada Carpeta1, la cual contiene un formulario llamado Formulario1 a la cual el usuario tiene acceso Escritura, éste podrá ver tanto Carpeta1 como Formulario1.

Asignar acceso a reglas de negocio

Para que los usuarios puedan iniciar reglas de negocio, se les debe asignar permisos de acceso a las reglas.

Como práctica recomendada, organice las reglas de negocio en carpetas que tengan un acceso de usuario similares y aplique seguridad a las carpetas. También puede otorgar permisos de acceso a reglas de negocio individuales, aunque esto requiere más tiempo.

Los usuarios tendrán acceso de inicio a las reglas de negocio de Calculation Manager dentro de las carpetas a las que tengan asignado acceso, a menos que se les asignen derechos de acceso más específicos

Asignar acceso a listas de tareas

Para navegar por la aplicación, los usuarios deben tener asignado acceso a listas de tareas individuales.

Como práctica recomendada, asigne acceso mediante grupos. Esto es más eficaz que aplicar acceso a cada lista de tareas.

Asignar acceso a informes

Para que los usuarios puedan utilizar un informe, se les debe asignar acceso al mismo.

Al igual que con otros artefactos, se recomienda organizar los informes en carpetas y asignar acceso en el nivel de carpeta. Esto limita la cantidad de mantenimiento necesario de la seguridad. A medida que se agregan informes a la carpeta, el acceso se hereda de la carpeta.

Crear aprobaciones

Utilice las aprobaciones para realizar un seguimiento de los presupuestos y revisar el estado, la propiedad de la unidad de planificación y los problemas de los procesos. Esto reduce el tiempo necesario para el ciclo de planificación.

Configure la ruta de aprobación independiente de la estructura organizativa, a fin de reflejar la ruta de acceso que un plan o una previsión deben seguir para su aprobación.

Los usuarios pueden proporcionar anotaciones y comentarios para sus presentaciones.

Configurar la jerarquía de unidades de aprobación

Al definir la jerarquía de unidades de planificación, se define la ruta jerárquica utilizada en las aprobaciones. La base de la jerarquía de unidades de planificación es Entidad o cualquier parte de la dimensión Entidad junto con una dimensión secundaria.

La dimensión secundaria pueden ser una combinación de varias dimensiones, en función de dónde se encuentre el usuario en el flujo de trabajo. Por ejemplo, puede combinar la dimensión Entidad con la dimensión Productos en la ruta jerárquica para algunas entidades, y usar la dimensión Canales en la ruta jerárquica de otras entidades.

A los propietarios y revisores se les puede asignar directamente la unidad de planificación. Se pueden crear reglas de validación para manejar una ruta jerárquica condicional en función de datos condicionales. Puede crear diferentes jerarquías de unidades de planificación como soporte de los procesos de revisión dentro de su organización

La jerarquía de unidades de planificación se asigna a la combinación adecuada de escenario y versión.

Las unidades de planificación son combinaciones de escenario, versión y entidad o parte de una entidad. Los escenarios y las versiones son la base del ciclo de revisión. Una jerarquía de unidades de planificación contiene unidades de planificación y otras dimensiones que son parte del proceso de revisión.

Aspectos que debe conocer sobre las aprobaciones:

• El proceso de revisión sigue la ruta jerárquica configurada al seleccionar el propietario y los revisiones para una unidad de planificación, a menos que un evento desencadene un cambio en la ruta jerárquica.

• Las relaciones padre/hijo entre los miembros de la jerarquía de unidades de planificación afectan al proceso de revisión

• Cuando un usuario promociona o rechaza un padre, los hijos del padre se promocionan o rechazan a menos que estén aprobados. El propietario del padre se convierte en el propietario de los hijos.

• Cuando un usuario aprueba un padre, se aprueban sus hijos.

• Después de que todos los hijos se ascienden al mismo propietario, el padre se asciende al propietario.

• Cuando el estado de todos los hijos cambia a un estado, por ejemplo Autorizado, el estado del padre cambia al mismo estado.

• Los usuarios no pueden cambiar el estado de un padre si sus hijos tienen distintos propietarios.

• Si distintos usuarios promocionan, envían o autorizan los hijos, el padre no tiene ningún propietario y solo los administradores del servicio pueden cambiar su estado.

• La unidad de planificación pasa de un revisor a otro hasta que termina el proceso de presupuesto.

Probar

La prueba es un paso esencial en el desarrollo de la aplicación. Todos los cálculos, permisos de acceso e informes se deben probar para asegurarse de que funcionan correctamente.

Acerca de la prueba de unidades

La prueba de unidades es el primer paso de prueba formal y la base principal del entorno de prueba. La prueba de unidades implica probar cada área funcional de la aplicación como una unidad diferente para asegurarse de que funciona según lo previsto.

Por ejemplo, una prueba puede confirmar que una carga de datos se ejecuta hasta el final sin errores. Otras pruebas pueden confirmar que se puede acceder a informes y formularios, que los cálculos finalizan, etc.

La persona que crea o configura la aplicación lleva a cabo normalmente la prueba de unidades.

Acerca de la prueba del sistema

La prueba del sistema sirve para validar que el sistema funciona sin errores y proporciona la funcionalidad necesaria.

El objetivo principal es probar la forma en que se ha configurado la aplicación y ver cómo ha creado el equipo los procesos de negocio e informes. La prueba del sistema se centra en probar todo el sistema, incluida la configuración de parámetros únicos, todas las funciones que se utilizarán y cualquier mejora.

La prueba del sistema va más allá del software y valida la eficacia de procedimientos manuales, formularios y controles. Se trata de un conjunto completo de pruebas formales que abarca todos los aspectos funcionales del sistema que se está creando.

Este tipo de prueba a menudo se combina con:

• Pruebas de seguridad: prueban que la seguridad del sistema y la seguridad de la base de datos son adecuadas para el sistema en general y para cada usuario específico.

• Pruebas de integración: prueban la solución empresarial general, incluida la transferencia de datos hacia otros sistemas integrados y desde estos. Así se confirma que la funcionalidad sigue siendo válida cuando todos los aspectos del sistema se han combinado.

• Pruebas de aceptación de usuario: los usuarios validan que el sistema funciona correctamente y cumple los requisitos. Si los usuarios no están implicados en las pruebas formales del sistema o solicitan pruebas específicas, tal vez sea necesario obtener más pruebas de aceptación. Sin embargo, en la mayoría de los casos, este tipo de pruebas se realizan como parte de las pruebas del sistema y las pruebas de integración, siempre que los usuarios reconozcan estas pruebas como adecuadas a efectos de aceptación.

Implementación

Durante la implementación, puede formar a los usuarios finales en el sistema y mostrarles cómo navegar y utilizar las funciones. Como práctica recomendada, documente el sistema para que otra persona pueda asumir la administración si es necesario.

Formación

Todos los usuarios del sistema deben recibir formación sobre la aplicación. Los usuarios deben aprender cómo navegar cómodamente por la aplicación y comprender las tareas que tienen asignadas. La formación debe incluir el inicio de sesión en la aplicación, la navegación por las listas de tareas, la introducción de datos, la ejecución de reglas, el uso de Smart View y el uso de herramientas en la aplicación. La formación suele ser el primer contacto del usuario con la aplicación, y una sesión de formación bien planificada y ejecutada ayuda a obtener una buena primera impresión.

Documentar la información del sistema y administrativa

Después de crear la aplicación, se recomienda generar documentación del sistema y administrativa para la aplicación.

Prácticas recomendadas:

• Genere esta documentación al final del proceso de creación, cuando la información esté reciente.

• Incluya información como los orígenes de datos, la estructura de la aplicación, el funcionamiento de los cálculos y el mantenimiento necesario de la aplicación.

Desglose las tareas de mantenimiento en marcos temporales, por ejemplo, mantenimiento mensual y anual. Esto hará posible que otra persona pueda tomar el control del sistema más tarde si es necesario.

Activar la aplicación para los usuarios

Para activar la aplicación para los usuarios finales, debe abrir la activación del sistema. Además, debe iniciar las unidades de planificación para activar las aprobaciones.

Iniciar unidades de planificación

La unidad de planificación se debe iniciar para que los usuarios puedan acceder al sistema y comenzar el proceso de revisión. Una vez iniciada, la unidad de planificación pasa de un revisor a otro hasta que termina el proceso.