18 Sähköisten asiakirjojen tuonti

Voit tuoda kuva-asiakirjoja, kuten monisivuisia TIFF-tiedostoja, ja muita kuin kuva-asiakirjoja, kuten Microsoft Word -tiedostoja, jos työaseman profiili sallii tämän.

Kun tuot muita kuin kuva-asiakirjoja, Capture käyttää työaseman profiiliasetusta ja valitsee jonkin seuraavista tavoista:
  • Se muuntaa tiedoston monisivuiseksi kuva-asiakirjaksi aivan kuin se olisi skannattu. Asiakirjaruudussa näytetään pienoiskuva jokaiselle kuvalle. Voit valita ja muokata yksittäisiä sivuja (esimerkiksi siirtää ja kiertää niitä).
  • Se tuo tiedoston ja säilyttää sen alkuperäisen muodon. Asiakirjaruudussa näytetään pienoiskuva kullekin sivulle, joka ei ole kuva. Pienoiskuvien enimmäismäärä on määritetty työaseman profiilissa. Voit indeksoida asiakirjan, mutta et voi muokata sen sivuja.
  • Se estää tiedoston tuonnin ja näyttää virhesanoman. Jos valitset useita muita kuin kuva-asiakirjoja tuotavaksi ja määrität, että kaikille tuontitiedostoille luodaan yksi asiakirja, Content Capture Client näyttää virhesanoman, joka osoittaa, että valinta on virheellinen.

Määritä aina tuonnin yhteydessä se, miten erän asiakirjat luodaan, jos on valittu useita tiedostoja. Voit luoda yhden asiakirjan kaikista tuontitiedostoista, tai yhden asiakirjan tuontitiedostoa kohti. Useita muita kuin kuva-asiakirjoja ei voi tuoda samaan asiakirjaan.

Huomautus::

Voit myös määrittää sähköisten asiakirjojen automaattisen tallennuksen seuratuista tiedostokansioista tai sähköpostitilistä. Lisätietoja on kohdassa Tiedostontuontiagentin määritys.

Tässä on lueteltu päätehtävät, jotka suoritetaan tuotaessa asiakirjoja Content Capture Client -sovellukseen.

  1. Tuontilähteen ja tuontiasetusten määritys

  2. Asiakirjojen tuonti

Tuontilähteen ja tuontiasetusten määritys

Tuonnin määritys tallennuslähteeksi:

  1. Napsauta eräruudussa Tallennusasetukset/Lähde-painikkeen oikeaa puolta. Valitse Tuontilähde ja aloita tiedostojen tuonti valitsemalla Tallenna.
  2. Määritä Tuontihakemisto-kentässä sijainti, josta tiedostot valitaan tuotavaksi.
  3. Voit tuoda tietyntyyppiset tiedostot valitsemalla tyypin Tiedostotyyppi-kentässä.
  4. Valitse kierron aste Kiertoasetukset-kentässä (0, 90, 180 tai 270). Capture kiertää kuvat tuonnin aikana määritysten mukaisesti.
  5. Voit poistaa kuvat tuontihakemistosta onnistuneen tuonnin jälkeen valitsemalla Poista lähdetiedostot tuonnin jälkeen -kentän.
  6. Tallenna asetukset valitsemalla OK.

Asiakirjojen tuonti

Voit tuoda kuvatiedostoja (kuten monisivuisia TIFF-tiedostoja) tai muita kuin kuvatiedostoja (kuten Microsoft Word- tai PDF-tiedostoja) Content Capture -sovellukseen. Kun muita kuin kuvatiedostoja tuodaan, valittu työaseman profiili määrittää, muunnetaanko tiedostot kuvamuotoon, tuodaanko tiedostot niiden alkuperäisessä muodossa vai estetäänkö niiden tuonti.

Varmista, että haluttu työaseman profiili on valittu Content Capture Client -sovelluksessa.
Asiakirjojen tuonti:
  1. Tee jokin seuraavista vaatimusten mukaan:
    1. Napsauta tarvittaessa Content Capture Client -sovelluksessa Tallennusasetukset/Tallennuslähde-painikkeen oikeaa puolta ja määritä tuonti skannauksen sijaan valitsemalla Tuontilähde ja napsauta Capture-kuvaketta.
    2. Valitse liiketoimintasovelluksessa Tuonti liiketoimintatietueen sivulla.
  2. Valitse Tuonti-valintaikkunassa asiakirjojen luontitapa (yksi asiakirja useista tiedostoista tai yksi asiakirja tiedostoa kohti), ja valitse OK.
  3. Valitse Valitse tuotavat tiedot -valintaikkunassa vähintään yksi tuotava tiedosto ja napsauta OK-painiketta.

    Tuodut tiedostot sisältävä uusi erä on valittuna eräruudussa.

  4. Tarkista, muokkaa ja indeksoi asiakirjoja tarpeen mukaan. Metatietokentissä voi olla jo arvoja.
  5. Voit tallentaa lisää eriä napsauttamalla Capture-kuvaketta eräruudussa.
  6. Vapauta erät valitsemalla vähintään yksi erä eräruudussa ja napsauttamalla Vapauta erä-kuvaketta.