Ajout de pièces jointes

La section Pièces jointes contient les fichiers joints au rapprochement global, aux commentaires ou aux transactions du rapprochement.

Le tiroir Pièces jointes est réservé au rôle Préparateur. Seul le préparateur peut utiliser le tiroir Pièces jointes. Le préparateur actuel qui travaille sur le rapprochement avec le statut Ouvert (avec préparateur) dispose d'un accès complet pour ajouter des pièces jointes dans le tiroir ou en supprimer, qu'il les ait ajoutées ou non.

Les préparateurs peuvent ajouter des pièces jointes au rapprochement global dans la section Pièces jointes de l'onglet Récapitulatif, ainsi qu'aux transactions de rapprochement et à leurs commentaires. Les réviseurs et les commentateurs peuvent uniquement ajouter des pièces jointes à leurs commentaires.

Vous pouvez effectuer les opérations suivantes :

Voir qui a ajouté les pièces jointes ainsi que la date et l'heure de l'ajout.
Reporter une pièce jointe de rapprochement à la période suivante de création du rapprochement.
Modifier la description d'une pièce jointe jusqu'à ce que le workflow du rapprochement soit terminé.
Développer la liste des pièces jointes de transaction et la définir comme vue développée par défaut.
Ajouter une pièce jointe à plusieurs rapprochements en même temps.
Ajouter plusieurs pièces jointes par glisser-déplacer à partir de la boîte de dialogue Ajouter une pièce jointe. Vous pouvez également faire glisser plusieurs pièces jointes et les télécharger en même temps.

Autorisations par rôle et statut

Voici un tableau décrivant les tâches que vous pouvez effectuer selon le statut du rapprochement et votre rôle :

Tableau 5-1 Pièces jointes

Rôle	Statut : Ouvert (avec préparateur)	Statut : Ouvert (avec réviseur)	Statut : Fermé
Préparateur	Peut ajouter des pièces jointes ou en supprimer, qu'il les ait ajoutées ou non	Peut voir les pièces jointes	Peut voir les pièces jointes
Réviseur	Peut voir les pièces jointes	Peut voir les pièces jointes	Peut voir les pièces jointes
Commentateur	Peut voir les pièces jointes	Peut voir les pièces jointes	Peut voir les pièces jointes
Administrateur	Peut voir les pièces jointes	Peut voir les pièces jointes	Peut voir les pièces jointes
Super utilisateur	Peut voir les pièces jointes	Peut voir les pièces jointes	Peut voir les pièces jointes

Ajout d'un document externe ou d'un lien de page Web

Pour ajouter un document externe ou un lien de page Web à la section Pièces jointes, procédez comme suit :

Sur la page d'accueil, cliquez sur Rapprochements, puis sélectionnez et ouvrez le rapprochement sur lequel travailler.
Dans la boîte de dialogue Récapitulatif du rapprochement, cliquez sur l'onglet Pièces jointes (icône en forme de trombone) à droite. La liste des pièces jointes s'affiche.
Cliquez sur l'icône Pièce jointe ou Lien de fichier.
- Pour les pièces jointes, sélectionnez Choisir le fichier afin de sélectionner un fichier et le joindre, puis cliquez sur OK.
  - Saisissez ensuite un nom descriptif.
  - Cochez la case Report en avant si vous souhaitez que la pièce jointe soit incluse dans le rapprochement de la période suivante.
- Pour les liens, saisissez l'URL (par exemple : Oracle, http://www.oracle.com), puis saisissez le nom d'URL et cliquez sur OK.
  - Saisissez ensuite un nom descriptif.
  - Cochez la case Report en avant si vous souhaitez que la pièce jointe soit incluse dans le rapprochement de la période suivante.
Si vous avez sélectionné Report en avant, l'icône Report en avant est affichée en regard de la pièce jointe ou du lien Web.

Remarque :
L'option permettant de charger un fichier un tant que pièce jointe est visible uniquement si l'option Empêcher le chargement de fichiers n'est pas sélectionnée au format associé à ce rapprochement.

Remarque :

Une fois qu'un préparateur a ajouté un lien, si un utilisateur clique dessus, le lien s'ouvre en fonction des paramètres du navigateur de l'utilisateur.

Modification ou suppression de pièces jointes

Pour modifier ou supprimer des pièces jointes, accédez à l'action Modifier ou Supprimer à droite.

Dans la boîte de dialogue Modifier la pièce jointe, vous pouvez modifier le nom, ainsi que l'option Report en avant.

Remarque :

Vous pouvez modifier la description de nom jusqu'à ce que le workflow du rapprochement soit terminé.

Report en avant de pièces jointes

Il se peut que vous souhaitiez reporter une pièce jointe de rapprochement à une période future du rapprochement. La case Report en avant de la boîte de dialogue Ajouter des pièces jointes ou Modifier la pièce jointe vous permet d'indiquer que la pièce jointe est à inclure dans le rapprochement lors de la création de ce dernier pour la période suivante.

Développement de toutes les pièces jointes de transaction

Pour afficher la liste complète des pièces jointes de transaction, vous pouvez cliquer sur l'icône Développer tout en regard de Pièces jointes de transaction. L'icône affichée est Développer tout ou Réduire tout. Les paramètres par défaut sont les derniers utilisés au cours d'une session.

Voici un exemple de liste développée :
Pièces jointes de transaction développées pour afficher la liste complète

Ajout d'une URL ou d'un fichier à plusieurs rapprochements ou transactions en même temps

Pour ajouter une URL ou un fichier de références à plusieurs rapprochements ou transactions en même temps, procédez comme suit :

Sur la page d'accueil, cliquez sur Rapprochements ou Transactions.
Plusieurs rapprochements ou transactions peuvent être sélectionnés en même temps (vous pouvez mettre en surbrillance ou sélectionner plusieurs lignes à l'aide de la touche MAJ). Cliquez ensuite sur Actions, Ajouter une référence, et Fichier ou URL.

Ajout de plusieurs pièces jointes par glisser-déplacer

Vous pouvez également ajouter des pièces jointes à l'aide de la fonctionnalité de glisser-déplacer à partir de la boîte dialogue Ajouter des pièces jointes. Vous pouvez renommer la pièce jointe dans le champ Nom, si nécessaire. Si vous faites glisser plusieurs pièces jointes, vous pouvez les télécharger en même temps.

Remarque :

Vous devez accéder à la boîte de dialogue Ajouter des pièces jointes pour faire glisser correctement les pièces jointes. Si vous essayez de les faire glisser à partir du récapitulatif, vous pourriez rencontrer des problèmes.

Remarque :

L'option permettant de charger un fichier un tant que pièce jointe est visible uniquement si l'option Empêcher le chargement de fichiers n'est pas sélectionnée au format associé à ce rapprochement.

Eléments à prendre en compte concernant la taille des pièces jointes de rapprochement et de commentaire

Les pièces jointes de rapprochement et de commentaire utilisent la plupart du stockage client. Voici quelques conseils utiles pour vous aider à gérer la taille des pièces jointes.

Les clients peuvent s'abonner à Oracle Cloud Object Storage et, après avoir créé un bucket, configurer Account Reconciliation afin de stocker les pièces jointes dans Object Storage. Cela permet de réduire considérablement la taille de la base de données Account Reconciliation . Reportez-vous à la section Stockage des pièces jointes dans Oracle Cloud Object Storage dans le guide Configuration d'Account Reconciliation.
Les clients peuvent stocker les pièces jointes dans leur propre référentiel de documents et les lier au rapprochement. L'ajout d'un lien est plus simple que le chargement d'une pièce jointe de fichier et réduit considérablement l'espace de stockage utilisé.
Les clients peuvent également archiver les anciennes périodes en déchargeant le stockage ou en le mettant en place sur un service d'archives.
Les clients doivent vérifier le contenu de leurs pièces jointes les plus volumineuses afin de s'assurer que les utilisateurs chargent les données efficacement. Par exemple, les documents Word contenant des captures d'écran de haute qualité collées utilisent beaucoup de stockage.