Présentation du moteur de correspondance de transactions

Règles de correspondance

1. La valeur "Facture" du système source correspond exactement à la facture du sous-système

2. Le système source correspond à la date du sous-système selon une tolérance de -1 à +3

3. La valeur "Montant" du système source correspond exactement au montant du sous-système

L'attribut "Montant" du système source et du sous-système correspond à l'attribut d'équilibrage.

Ordre d'évaluation/La première correspondance l'emporte

Les transactions sont évaluées pour correspondance dans l'ordre dans lequel elles existent dans la base de données. La première transaction évaluée qui remplit les conditions sera sélectionnée pour la correspondance.

Ordre d'évaluation / La mise en correspondance privilégie l'ID de transaction le plus petit

Lorsque des transactions sont chargées, un ID leur est affecté de manière séquentielle. Ainsi, la transaction de correspondance qui présente l'ID le plus petit représente celle qui a été chargée en premier et celle qui sera la première à être mise en correspondance.

Dans le cas d'une correspondance 1 à 1, si deux transactions peuvent correspondre à une troisième, mais qu'une seule est acceptée, celle présentant l'ID le plus petit sera sélectionnée.

Pour les règles de sous-ensemble, la correspondance triera les transactions selon le montant et l'ID de transaction lors de la création de la correspondance. Si deux transactions ont le même montant, celle avec l'ID de transaction le plus bas sera utilisée dans la correspondance.

Si vous exécutez la même règle, mais que l'option Non ambigu est sélectionnée, toutes les transactions demeurent sans correspondance (comme prévu).

Evaluation des tolérances

Il existe trois façons de définir les niveaux de tolérance pour permettre la correspondance des transactions ayant des variances. Vous pouvez notamment définir les éléments suivants :

• Une valeur de variance de tolérance appliquée aux transactions. Par exemple, une correspondance automatique avec une variance comprise entre -1 et +3 au maximum.
• Un niveau de seuil de tolérance exprimé sous forme de pourcentage. Par exemple, une correspondance automatique avec 0,5 % de la valeur du montant au plus.
• Un niveau de seuil de tolérance exprimé en pourcentage avec un montant de variance. Par exemple, une correspondance automatique avec 1,0 % de la valeur du montant au plus jusqu'à un montant maximal de 100,00.

  Remarque :

  La valeur de pourcentage ne peut pas dépasser 100 pour la tolérance haute et basse, et peut être utilisée pour les attributs de source de données Nombre ou Entier.

Evaluation des tolérances définies en tant que valeurs

Lors de l'évaluation des tolérances qui correspondent à une valeur de tolérance définie, les calculs sont influencés par la façon dont les valeurs de tolérance haute/basse sont appliquées aux transactions. Par exemple, dans les exemples de transactions où nous appliquons une tolérance aux valeurs de date, la tolérance autorisée va de -1 à +3. Si vous appliquez ces valeurs au premier enregistrement dans le tableau de système source, le premier enregistrement du tableau de sous-système respecte la règle de correspondance, car 18 septembre est inférieur ou égal à 15 septembre + 3 jours. Toutefois, si nous appliquons les tolérances à la transaction du sous-système (plutôt qu'au système source), la correspondance échoue, car 15 septembre n'est pas inférieur ou égal à 18 septembre - 1 jour.

Pour assurer la cohérence des résultats, nous avons choisi d'utiliser l'approche suivante lors de l'évaluation des tolérances :

Evaluation de types de règle 1 à 1

Avec les types de règle 1 à 1, nous traitons les transactions source comme les "transactions de base ou d'ancrage". Cet exemple présente le déroulement de l'évaluation. Dans cet exemple, nous partons du principe que le début de tolérance de date a été défini sur zéro (0) et la fin sur +3.

1. En commençant avec la première transaction source, les limites de tolérance sont ajoutées à la valeur de date de la transaction afin de dériver la plage acceptable de valeurs de date du sous-système.
2. Ensuite, la première transaction du sous-système qui répond aux exigences de la correspondance est sélectionnée. Dans notre exemple, la valeur de date source pour la première transaction est le 15 septembre.

3. En ajoutant la tolérance 0 à +3 à la transaction du sous-système, la première transaction du système source avec une valeur de date supérieure ou égale au 15 septembre et inférieure ou égale au 18 septembre est sélectionnée comme correspondance. Cette correspondance est identifiée en vert ci-dessous :

   
   
   

4. En poursuivant avec la deuxième transaction source (avec une valeur de date égale au 16 septembre), la première transaction du sous-système avec une date supérieure ou égale au 16 septembre et inférieure ou égale au 19 septembre est recherchée. La date du 17 septembre se trouve dans la plage. Cette correspondance est identifiée en rouge ci-dessous :

   
   
   
5. En poursuivant avec la troisième transaction du système source (avec une valeur de date égale au 17 septembre), nous partons du principe que nous devons rechercher la première transaction du système source avec une date supérieure ou égale au 16 septembre et inférieure ou égale au 20 septembre. Etant donné qu'aucune transaction du système source ne répond à ces conditions, aucune correspondance n'est créée.

Evaluation de types de règle 1 à plusieurs

Avec les types de règle 1 à plusieurs, les transactions du système source représentent les transactions de base.

Evaluation de types de règle Plusieurs à 1

Avec les types de règle Plusieurs à 1, les transactions du sous-système représentent les transactions de base.

Evaluation de types de règle Plusieurs à plusieurs

Avec les types de règle Plusieurs à plusieurs, il n'existe aucune transaction de base. Les conditions sont évaluées à l'aide d'un ensemble de règles.

Le processus suivant permet d'évaluer une correspondance pour les types de règle Plusieurs à plusieurs avec une tolérance de date donnée.

1. Recherchez les valeurs de date minimale et maximale dans le système source.
2. A partir du sous-système, utilisez la formule suivante pour calculer les valeurs de date minimale et maximale pouvant être autorisées lors de la détermination d'une correspondance :
   • La date minimale du sous-système doit être supérieure ou égale à la date maximale du système source + la valeur de début de la plage de tolérance de date.
   • La date maximale du sous-système doit être inférieure ou égale à la date minimale du système source + la valeur de fin de la plage de tolérance de date.
3. Lors de la détermination d'une correspondance, prenez en compte toutes les transactions du sous-système situées entre les dates minimale et maximale calculées du sous-système.

La date minimale du sous-système doit être inférieure ou égale à la date maximale du sous-système.

Exemple : type de règle Plusieurs à plusieurs avec tolérance de date

Dans cet exemple, la tolérance de date autorisée pour une correspondance est de -2 à +3.

Prenez en compte les transactions du système source suivantes pour l'ID de magasin 3738.

Dans les transactions du système source, la valeur de date minimale est 04 février 2023 et la valeur de date maximale est 07 février 2023.

Prenez en compte les transactions du sous-système suivantes pour l'ID de magasin 3738.

A l'aide de la formule figurant à l'étape 2, déterminez la plage de dates pour les transactions du sous-système à prendre en compte à des fins de mise en correspondance.

• La date minimale du sous-système doit être supérieure ou égale au 05 février 2023 (07 février 2023 - 2 jours).
• La date maximale du sous-système doit être inférieure ou égale au 07 février 2023 (04 février 2023 + 3 jours).

Par conséquent, toutes les transactions du sous-système comprises entre le 05 février 2023 et le 07 février 2023 sont prises en compte lors de la création d'une correspondance. Dans cet exemple, toutes les transactions du sous-système se situent dans cette plage.

La somme des montants dans le système source est égale à 2 132. Dans le sous-système, la somme des montants des transactions comprises dans la plage de dates calculée est égale à 2 132. Par conséquent, les transactions du système source et du sous-système sont considérées comme une correspondance.

Pour un exemple dans lequel aucune correspondance n'est créée, prenons les mêmes transactions du système source affichées ci-dessus. Dans les transactions du sous-système, la seule modification est que la dernière transaction (avec Montant = 100) est datée du 08 février 2023. La date maximale du sous-système pouvant être prise en compte lors de la création d'une correspondance est le 07 février 2023. Ainsi, la transaction dont la date est le 08 février 2023 n'est pas incluse. La somme des montants dans le système source est égale à 2 132 mais la somme des montants dans le sous-système est égale à 2 032. Par conséquent, ces ensembles de transactions de système source et de sous-système ne constituent pas une correspondance.

Evaluation de conditions de règle de correspondance pour un attribut d'équilibrage

1. Le système sélectionne d'abord toutes les transactions avec un numéro de facture correspondant (règle n° 1).
2. Les attributs de date sont ensuite évalués afin de voir s'ils répondent à la condition de règle (règle n° 2).
3. Enfin, le système évalue si le montant du système source correspond exactement au montant du sous-système (règle n° 3).

   Etant donné qu'il s'agit d'une correspondance Plusieurs à plusieurs avec de nombreuses transactions dans le système source et le sous-système, les montants doivent d'abord être ajoutés par la source de données, puis les sommes totales comparées.

   Dans notre exemple, la somme du montant du système source est de 500 $, comme celle du montant du sous-système. Les conditions de correspondance sont donc respectées :

   
   
   

Evaluation des tolérances définies sous forme de pourcentage et limite de variance

L'option de tolérance de pourcentage est disponible pour les attributs de source de données de type Nombre et Entier (y compris l'attribut d'équilibrage) et peut être définie pour :

• Règles de correspondance automatique
• Règle de correspondance manuelle
• Mapping d'attributs par défaut

• la règle de correspondance a une tolérance basse de 1 % et une tolérance haute de 1 % ;
• la tolérance sur un montant maximal est définie sur 0,5 ;

Evaluation des tolérances de date pour les règles 1 à 1 et 1 à plusieurs

La tolérance de date est le nombre de jours à prendre en compte pour la correspondance de transactions entre deux sources de données. Le module Correspondance de transactions prend en compte la tolérance de date de la façon la plus courante en matière de correspondance de transactions et traite la source (dans le GL par exemple) comme disponible "avant" les dépôts bancaires ou les transactions du sous-système. Le moteur effectue un ancrage sur la source et calcule la plage de valeurs de date à prendre en compte pour la correspondance en fonction des valeurs de tolérance saisies dans la règle.

L'option de tolérance de date est disponible pour les attributs de source de données de type Date et peut être définie pour les éléments suivants :

• Règles de correspondance automatique
• Règle de correspondance manuelle
• Mapping d'attributs par défaut

La tolérance de date est très flexible et vous pouvez l'utiliser pour indiquer une correspondance à l'aide des options suivantes :

• Plage de jours

  Utilisez la tolérance de date dans les règles afin d'établir une plage de jours à prendre en compte pour la correspondance. Lorsque vous créez la règle, ces champs sont libellés Début et Fin pour indiquer la plage. Le moteur offre une grande flexibilité d'utilisation de la plage de tolérance de date. Supposons que vous vouliez prendre en compte les transactions d'aujourd'hui et de demain pour la correspondance. Vous devez alors définir la date de début sur 0 et la date de fin sur 1. Autre exemple : vous pouvez démarrer la correspondance de transactions deux jours après les transactions source et la terminer 4 jours plus tard. Vous pouvez également prendre en compte les transactions de la veille (date de début définie sur -1) au lendemain en définissant la valeur de début sur -1 et la valeur de fin sur +1.

• Date précise

  Il est possible de préciser davantage la tolérance de date et de mettre en correspondance les transactions d'une source avec les transactions du sous-système d'une date précise au lieu d'une plage de dates. Pour ce faire, définissez les mêmes valeurs de tolérance de date dans les champs Début et Fin. Par exemple, vous voulez mettre en correspondance uniquement les transactions source avec les transactions bancaires dans 2 jours. Vous pouvez saisir 2 dans le champ Début et 2 dans le champ Fin pour prendre uniquement en compte ce jour précis pour la correspondance.

• Vous pouvez utiliser un calendrier d'entreprise au lieu d'un calendrier standard afin de retirer les jours fériés et les week-ends de la correspondance.

  Par défaut, Account Reconciliation emploie un calendrier standard pour indiquer les dates d'une plage de dates. Vous pouvez toutefois recourir à un calendrier d'entreprise lors du calcul de la plage de dates afin de retirer facilement les jours fériés d'entreprise ou les week-ends du calcul de la plage. La case à cocher Utiliser le calendrier d'entreprise est une option disponible lorsque vous créez des conditions de règle d'attribut de type Date avec une tolérance, ainsi que pour le mapping d'attribut par défaut de processus de correspondance. L'option Utiliser le calendrier d'entreprise n'est pas disponible pour la correspondance manuelle.

  Remarque :

  Pour utiliser un calendrier d'entreprise, vous devez indiquer les jours ouvrables de votre unité organisationnelle et une règle de jour férié contenant la liste des jours fériés. Les unités organisationnelles sont affectées à des profils et le calendrier d'entreprise correspondant est employé lors de la création de rapprochements. Reportez-vous à Définition des unités organisationnelles dans le guide Configuration d'Account Reconciliation.

Voici un exemple de règle pour laquelle une tolérance de date a été indiquée et la case Utiliser le calendrier d'entreprise cochée.

Evaluation des règles de correspondance pour une correspondance de texte partielle

Pour les attributs de texte et de liste, la correspondance de texte partielle permet aux utilisateurs de mettre en correspondance le texte structuré d'un attribut avec une partie du texte non structuré d'un autre attribut. Le texte structuré peut apparaître à n'importe quel endroit du texte non structuré. Vous pouvez mettre en correspondance une partie d'un attribut de système source avec un attribut de sous-système ou inversement.

Sous Conditions de règle, sélectionnez Correspondances avec l'opérateur Contient sous Tolérance de correspondance pour effectuer une correspondance de texte partielle.

Lorsque vous mettez en correspondance des attributs d'un système source et d'un sous-système, vous sélectionnez l'attribut de système source et l'attribut de sous-système, puis indiquez si le premier doit contenir le second ou l'inverse.

Par exemple, GL (comptabilité) est le système source et POS (point de vente) est le sous-système. L'attribut Référence (texte structuré) dans POS doit être mis en correspondance avec une partie de l'attribut Description de la ligne (texte non structuré) dans GL. Pour configurer cette correspondance, procédez comme suit :

1. Dans l'onglet Processus de correspondance, cliquez sur l'onglet Règles de correspondance.
2. Accédez à la boîte de dialogue Nouvelle règle ou Modifier la règle.
3. Pour une règle de correspondance manuelle :
   1. Dans la section Correspondance manuelle, cliquez sur Configurer.
   2. Dans l'onglet Conditions de règle, sélectionnez l'attribut de système source et de sous-système.
   3. Dans Tolérance de correspondance, sélectionnez Correspondances avec l'opérateur Contient.
   4. Sélectionnez La description de ligne GL contient une référence POS.
4. Pour une règle de correspondance automatique :
   1. Dans la section Règles de correspondance automatique, cliquez sur Ajouter pour créer une règle de correspondance.
   2. Saisissez les détails de la règle, comme l'ID, le nom, le type de règle, etc. Sélectionnez les attributs source et de sous-système. Reportez-vous à Définition de règles de correspondance automatique.
   3. Sous Tolérance de correspondance, sélectionnez Correspondances avec l'opérateur Contient.
   4. Sélectionnez La description de ligne GL contient une référence POS.

      Cette sélection n'est pas disponible pour les règles Plusieurs à plusieurs avec sous-ensemble. Pour plus d'informations, reportez-vous à : Utilisation d'un sous-ensemble lors de la création de règles Plusieurs à plusieurs.

Lorsque vous utilisez une source unique, vous sélectionnez les attributs à utiliser pour la correspondance. Par exemple, dans la source POS, le numéro de référence d'une transaction de débit contient du texte structuré (comme "76284") et celui d'une transaction de crédit, du texte non structuré (comme "Rev 76284"). Le numéro de référence d'une transaction de débit doit correspondre à une partie du numéro de référence d'une transaction de crédit. Vous choisissez l'attribut à utiliser pour la correspondance dans Attribut et sélectionnez Correspondances avec l'opérateur Contient dans Tolérance de correspondance.

Si la mise en correspondance concerne deux attributs différents du système source, par exemple, la référence (texte structuré) dans une transaction de débit et la description (texte non structuré) dans une transaction de crédit, vous pouvez procéder de l'une des manières suivantes :

• Créer un attribut calculé dans le module Correspondance de transactions

  La valeur de l'attribut calculé est définie comme suit : si le montant est supérieur ou égal à 0, l'attribut calculé est défini sur Référence. Si le montant est inférieur à 0, l'attribut calculé est défini sur Description.

  La correspondance s'appuie sur la valeur de l'attribut calculé.

• Utiliser des mappings SQL dans l'intégration des données

  Dans ce cas, au lieu d'un attribut calculé, vous créez un attribut de texte sans calcul, puis utilisez des mappings SQL pour obtenir le résultat décrit ci-avant.

• Utiliser deux sources de données différentes, une pour le débit et une pour le crédit

  Elles se comportent comme deux sources de données distinctes. Vous pouvez mettre en correspondance les attributs de système source et de sous-système requis.