Définition du processus de correspondance via la création de règles

Définition du processus de correspondance - Spécification de propriétés

Pour spécifier les propriétés d'un nouveau processus de correspondance, procédez comme suit :

1. Sur la page d'accueil, sélectionnez Application, puis Types de correspondance.
2. Dans l'onglet Types de correspondance, sélectionnez le type de correspondance que vous utilisez. L'onglet Modifier le type de correspondance apparaît.
3. Sélectionnez l'onglet Processus de correspondance, et l'onglet Propriétés apparaît.
4. Saisissez un ID pour le processus de correspondance, ainsi qu'un nom.
5. Sélectionnez le nombre de sources de données.
6. Sélectionnez les sources de données de système source et de sous-système.
7. Par défaut, l'option Définir la date comptable d'ajustement est définie sur Date de correspondance. Vous pouvez modifier l'option Définir la date comptable d'ajustement pour la définir sur Dernière date comptable dans le groupe de correspondance.
8. Cliquez sur Enregistrer.
9. Le mapping d'attributs par défaut affiche les attributs de vos sources de données définies et présente la relation entre les attributs dans les sources de données de système source et de sous-système.

Mapping d'attributs

Voici un exemple pour Banque à GL (comptabilité), pour examiner le remplissage des propriétés pour le processus de correspondance et voir le mapping d'attributs par défaut. Le mapping d'attributs par défaut affiche automatiquement l'attribut d'équilibrage déjà défini dans votre source de données.

Utilisez le signe plus (+) sous Mapping d'attributs par défaut pour ajouter un nouveau mapping d'attributs. Vous pouvez utiliser la boîte de dialogue Nouvelle mappe d'attributs pour mapper les attributs de système source avec les attributs de sous-système, et déclarer des limites de tolérance.

Pour plus d'informations sur le fonctionnement des tolérances, reportez-vous à la section Présentation du moteur de correspondance de transactions.

Définition du processus de correspondance - Présentations des règles et des conditions de règle

La définition de conditions de règle permet de déterminer les attributs devant être mis en correspondance, et d'indiquer s'ils doivent correspondre de manière exacte ou si une tolérance est autorisée. Les conditions de règle facilitent la définition de règles de correspondance dans les processus de correspondance à sources multiples en définissant la relation par défaut entre les attributs du système source et du sous-système.

L'ID et le nom identifient le processus de correspondance à plusieurs emplacements, afin que vous connaissiez l'ensemble de règles de correspondance utilisé pour produire un ensemble donné de correspondances. L'ID doit toujours être unique au sein du type de correspondance. Le nombre de sources de données détermine combien de sources de données sont incluses dans le processus de correspondance spécifique.

Par exemple, si trois sources de données sont définies, que le processus de correspondance 1 utilise deux sources et que le processus de correspondance 2 utilise une source, vous sélectionnez le nom des sources de données à affecter au système source et au sous-système. Ensuite, vous sélectionnez le format, et la liste des formats disponibles dépend du nombre de sources de données affecté au processus de correspondance.

Par exemple, si vous avez l'intention de configurer plusieurs règles de correspondance nécessitant une correspondance sur le montant du système source et le montant de transaction du sous-système, vous pouvez définir cette relation une seule fois dans ce tableau. De cette manière, chaque fois que vous configurez une règle de correspondance faisant référence au montant du système source, l'attribut à mettre en correspondance par défaut sera le montant de transaction du sous-système. Vous pouvez remplacer ce comportement pendant la configuration de règle.

L'attribut d'équilibrage permet de générer le rapport d'équilibrage de rapprochement. Par exemple, si vous rapprochez l'élément Intragroupe, cet attribut aura la valeur Montant.

Les règles sont traitées dans l'ordre dans lequel elles apparaissent dans la table. Vous pouvez réorganiser les règles à l'aide du glisser/déposer.

La liste des types de règle dépend du format. Par exemple :

• Comparaison du solde avec correspondance représente une correspondance sur deux sources : 1 à 1, 1 à plusieurs, Plusieurs à 1 ou Plusieurs à plusieurs.

  1 à 1 signifie qu'une transaction du système source sera mise en correspondance avec une transaction du sous-système.

  1 à plusieurs signifie qu'une transaction du système source sera mise en correspondance avec toutes les transactions du sous-système qui respectent les conditions de règle.

• Analyse de compte représente une correspondance sur une source : 1 à 1, 1 à plusieurs, Plusieurs à 1 ou Plusieurs à plusieurs.

  1+ à 1- signifie qu'une transaction positive sera mise en correspondance avec une transaction négative.

  1+ à plusieurs- signifie qu'une transaction positive sera mise en correspondance avec toutes les transactions négatives qui respectent les conditions de règle.

Pour créer une règle, procédez comme suit :

1. Affectez un ID unique, puis un nom à la règle. Une description est facultative.

   Remarque :

   Le champ ID peut contenir jusqu'à 25 caractères alphanumériques et ne peut contenir aucun caractère spécial, à l'exception du point (.), du tiret (-) ou du trait de soulignement (_). Le champ Nom peut contenir jusqu'à 50 caractères alphanumériques et ne peut contenir aucun caractère spécial, à l'exception du point (.), du tiret (-) ou du trait de soulignement (_).
2. Spécifiez le type de règle. Cela permet de déterminer le nombre de transactions sélectionnées de chaque côté de la correspondance. Dans cet exemple, une transaction sera sélectionnée dans nos comptes fournisseurs d'intragroupe et mise en correspondance avec une transaction de nos comptes clients d'intragroupe.

3. Indiquez les conditions à remplir afin que la règle soit satisfaite. Pour cette règle, nous exigeons une correspondance exacte sur la facture et sur le montant. Les correspondances générées par cette règle auront le statut Confirmé. Aucune action utilisateur n'est donc requise une fois que la correspondance a été réalisée.
   
   

   Si vous n'avez plus besoin d'une règle, mais que des correspondances existantes sont établies à l'aide de celle-ci, il est recommandé de la désactiver au lieu de la supprimer. La règle peut être supprimée une fois les correspondances associées purgées.

   Le prochain exemple de règle exige une correspondance exacte sur la facture, mais autorise une variance de 100 $ au maximum sur le montant. Les correspondances générées par cette règle incluront un ajustement pour la différence de 100 $. Nous avons configuré cette règle pour créer des correspondances "suggérées", ce qui permet à l'utilisateur doté du niveau approprié de privilèges de sécurité de réviser les correspondances et les ajustements associés afin de déterminer s'il accepte ou rejette la correspondance.
   
   

   Remarque :

   Avec les types de règle 1 à plusieurs et Plusieurs à 1, vous devez définir la condition de règle Correspondance exacte ou Correspondance avec seuil de tolérance en plus de la condition d'attribut d'équilibrage. Avec les types de règle Plusieurs à plusieurs, vous devez définir une condition Correspondance exacte.

Exemples de règles de correspondance automatique

Les règles de correspondance automatique sont utilisées par le processus de correspondance automatique. Vous pouvez définir les règles ou les conditions qui doivent être respectées afin d'établir une correspondance. Voici un exemple de l'onglet Règles rempli pour un processus de correspondance automatique pour le type intragroupe. La colonne Actif identifie les règles qui seront exécutées lors de la correspondance automatique. Une croix (X) indique qu'une règle est inactive et qu'elle ne sera pas exécutée. Les règles peuvent être définies comme inactives dans la boîte de dialogue Modifier la règle.

Définition des niveaux de tolérance

Il existe trois façons de définir les niveaux de tolérance pour permettre la correspondance des transactions ayant des variances. Vous pouvez notamment définir les éléments suivants :

• Une valeur de variance de tolérance appliquée aux transactions. Par exemple, une correspondance automatique avec une variance comprise entre -1 et +3.
• Un niveau de seuil de tolérance exprimé sous forme de pourcentage. Par exemple, une correspondance automatique avec 0,5 % de la valeur du montant au plus.
• Un niveau de seuil de tolérance exprimé en pourcentage avec un montant de variance. Par exemple, une correspondance automatique avec 1,0 % de la valeur du montant au plus jusqu'à un montant maximal de 100,00.

  Remarque :

  La valeur de pourcentage ne peut pas dépasser 100 pour la tolérance haute et basse. Vous pouvez utiliser un niveau de tolérance sous forme de pourcentage uniquement pour les attributs de source de données de type Nombre et Entier. L'option permettant une expression en pourcentage ne s'affichera pas pour les autres types tels que Date.

Case à cocher Pourcentage de tolérance : lors de la définition des limites de tolérance, la case Utiliser la tolérance de pourcentage vous permet d'exprimer le niveau de tolérance en pourcentage. Vous pouvez également définir une valeur de variance maximale par la suite.

Exemple 1. Règle de rapprochement automatique - Limites de tolérance

Pour les types de règle Ajustement, la limite d'ajustement est illimitée si les valeurs de début et de fin sont vides.

Exemple 2. Règle de correspondance manuelle - Limites de tolérance pour le préparateur

Définition de la tolérance de date dans les règles 1 à 1 et 1 à plusieurs

La tolérance de date est le nombre de jours à prendre en compte pour la correspondance de transactions entre deux sources de données. Le module Correspondance de transactions prend en compte la tolérance de date de la façon la plus courante en matière de correspondance de transactions et traite la source (dans le GL par exemple) comme disponible "avant" les dépôts bancaires ou les transactions du sous-système. Le moteur effectue un ancrage sur la source et calcule la plage de valeurs de date à prendre en compte pour la correspondance en fonction des valeurs de tolérance saisies dans la règle.

L'option de tolérance de date est disponible pour les attributs de source de données de type Date et peut être définie pour les éléments suivants :

• Règles de correspondance automatique
• Règle de correspondance manuelle
• Mapping d'attributs par défaut

La tolérance de date est très flexible et vous pouvez l'utiliser pour indiquer une correspondance à l'aide des options suivantes :

• Plage de jours

  Utilisez la tolérance de date dans les règles afin d'établir une plage de jours à prendre en compte pour la correspondance. Lorsque vous créez la règle, ces champs sont libellés Début et Fin pour indiquer la plage. Le moteur offre une grande flexibilité d'utilisation de la plage de tolérance de date. Supposons que vous vouliez prendre en compte les transactions d'aujourd'hui et de demain pour la correspondance. Vous devez alors définir la date de début sur 0 et la date de fin sur 1. Autre exemple : vous pouvez démarrer la correspondance de transactions deux jours après les transactions source et la terminer 4 jours plus tard. Vous pouvez également prendre en compte les transactions de la veille (date de début définie sur -1) au lendemain en définissant la valeur de début sur -1 et la valeur de fin sur +1.

• Date précise

  Il est possible de préciser davantage la tolérance de date et de mettre en correspondance les transactions d'une source avec les transactions du sous-système d'une date précise au lieu d'une plage de dates. Pour ce faire, définissez les mêmes valeurs de tolérance de date dans les champs Début et Fin. Par exemple, vous voulez mettre en correspondance uniquement les transactions source avec les transactions bancaires dans 2 jours. Vous pouvez saisir 2 dans le champ Début et 2 dans le champ Fin pour prendre uniquement en compte ce jour précis pour la correspondance.

• Vous pouvez utiliser un calendrier d'entreprise au lieu d'un calendrier standard afin de retirer les jours fériés et les week-ends de la correspondance.

  Par défaut, Account Reconciliation emploie un calendrier standard pour indiquer les dates d'une plage de dates. Vous pouvez également utiliser un calendrier d'entreprise lors du calcul de la plage de dates afin de retirer les jours fériés d'entreprise ou les week-ends du calcul de la plage pour la correspondance. La case à cocher Utiliser le calendrier d'entreprise est une option disponible lorsque vous créez des conditions de règle d'attribut de type Date avec une tolérance, ainsi que pour le mapping d'attribut par défaut de processus de correspondance. L'option Utiliser le calendrier d'entreprise est disponible pour toutes les règles sauf Plusieurs à plusieurs et elle n'est pas disponible pour la correspondance manuelle.

  Pour utiliser un calendrier d'entreprise, vous devez indiquer les jours ouvrables de votre unité organisationnelle et une règle de jour férié contenant la liste des jours fériés de cette unité organisationnelle. Les unités organisationnelles sont affectées à des profils et le calendrier d'entreprise correspondant est employé lors de la création de rapprochements. Reportez-vous à Définition des unités organisationnelles dans le guide Configuration d'Account Reconciliation.

Voici des exemples illustrant l'utilisation de la tolérance de date et d'un calendrier d'entreprise :

• Exemple 1 : illustration de la condition de règle de type Date avec l'option Utiliser le calendrier d'entreprise. Cette règle indique une date de début 3 jours après les transactions du système source et une date de fin à quatre jours pour la plage.
  
  
• Exemple 2 : illustration des limites de tolérance de date dans le mapping d'attribut et de l'utilisation de l'option Utiliser le calendrier d'entreprise. Cette règle indique une date de début 0 jour après les transactions du système source et une date de fin à deux jours pour la plage.

  Pour saisir la tolérance de date et utiliser le calendrier d'entreprise, procédez comme suit :

  1. Dans Modifier le type de correspondance, sélectionnez l'onglet Propriétés.

  2. Cliquez sur + (Nouveau) dans Mapping d'attributs par défaut. La boîte de dialogue Nouvelle mappe d'attributs apparaît.

     1. Dans Limite de tolérance par défaut, saisissez les limites de tolérance de date dans les champs Début et Fin.

     2. Vous pouvez éventuellement cocher la case Utiliser le calendrier d'entreprise afin d'employer un calendrier d'entreprise au lieu d'un calendrier standard.
  
  
  
• Exemple 3 : illustration d'un calendrier d'entreprise mettant en correspondance les dates d'un jour férié et du week-end suivant.

  Cet exemple illustre une règle indiquant une date de début à trois jours et une date de fin à quatre jours, mais chevauchant un jour férié et le week-end suivant. Grâce au calendrier d'entreprise de cette organisation, le système ne met pas en correspondance les dates du jour férié et du week-end suivant. La correspondance couvre une période de huit jours allant du 25 novembre au 3 décembre, mais le système a supprimé correctement les jours non ouvrés allant du 26 au 29 novembre.
  
  

Désactivation d'une règle

Si vous ne voulez pas qu'une règle spécifique soit exécutée lors de la correspondance automatique, vous pouvez désactiver son statut Actif par défaut pour qu'elle soit inactive en désélectionnant la case Actif dans la boîte de dialogue Modifier la règle. Toutes les nouvelles règles sont automatiquement définies sur Actif.

Si des correspondances existantes ont été établies à l'aide d'une règle de correspondance qui n'est plus requise, vous pouvez commencer par désactiver la règle. Une fois les correspondances purgées, la règle de correspondance peut être supprimée.

Modification de la taille de lot et du nombre d'itérations de correspondance pour les règles de correspondance automatique

Le module Correspondance de transactions permet de modifier la valeur par défaut du nombre d'itérations lors du processus de correspondance pour les règles de correspondance automatique. Reportez-vous à la section Modification de la valeur par défaut du nombre maximal d'itérations pour les règles de correspondance automatique.