Oracle Account Reconciliation Cloud vous aide à gérer les processus de rapprochement de comptes, y compris les rapprochements du bilan, du système de consolidation et tout autre processus de rapprochement mis en place.
Les tâches clés pour un administrateur sur chaque période sont les suivantes :
Configuration de profils pour la période
Pour chaque période, vous devez configurer des profils pour de nouvelles combinaisons de comptes, ainsi que gérer les affectations de préparateur et de réviseur pour les profils.
La gestion des affectations d'utilisateur sur des profils, ou l'ajout de nouveaux profils, est une fonction de configuration réalisée sur la page Application, puis Profils.
Création de rapprochements
L'action Créer des rapprochements entraîne la création de rapprochements pour la période sélectionnée pour tous les profils actifs dont la fréquence correspond à la période.
Si vous créez des profils à l'avance (pour des combinaisons de codes qui ne sont pas encore actives et qui ne reçoivent pas encore de solde), nous vous recommandons de les désactiver dans la boîte de dialogue Profil pour empêcher la création d'un rapprochement à partir du profil. Si un solde est ensuite importé pour le profil, son statut sera automatiquement défini sur Actif et il sera inclus par la suite dans les futurs processus de création de rapprochement. Vous pouvez réaliser cette action plusieurs fois dans la même période, car elle ne remplacera pas les rapprochements pour lesquels le travail a commencé. Elle met simplement à jour les rapprochements en attente ou en ajoute de nouveaux.
Recherche des rapprochements manquants
L'action Rechercher les rapprochements manquants effectue une nouvelle vérification afin de s'assurer que les rapprochements existent pour tous les profils qui doivent en disposer.
Par exemple, si vous rapprochez des capitaux propres tous les trimestres, ce compte ne s'affichera pas comme un rapprochement manquant pendant les périodes de janvier et février, mais il s'affichera pour la période de mars (en supposant que mars correspond à la fin du trimestre).
Des rapprochements peuvent être manquants si vous avez omis d'en créer pour les profils. Cela peut se produire si vous ajoutez des profils ultérieurement dans la période après la création de rapprochements, ou si les rapprochements ont été créés puis supprimés par la suite. Il est important de vérifier si des rapprochements sont manquants pour s'assurer de la réalisation.
Préparation de rapprochements de comptes
Préparez des rapprochements de comptes en saisissant des soldes, des transactions et des taux de change, et en vous assurant qu'aucun solde non mappé n'existe.
Les soldes, les transactions et les taux de change peuvent être importés à n'importe quel moment, tant que la période n'est pas verrouillée. Vous pouvez même importer les données avant de créer des rapprochements.
Si vous importez des données après que le travail a commencé, sachez que cela peut avoir une incidence sur le statut du rapprochement.
Si le statut du rapprochement est "Ouvert (avec réviseur)" ou "Fermé", le statut "Ouvert (avec préparateur)" sera rétabli si vous exécutez un import de transactions non mappées ou si vous importez des soldes (non mappés ou pré-mappés) qui diffèrent des soldes existant sur le rapprochement.
Ouverture de la période
Vous devez ouvrir une période lorsque les préparateurs peuvent commencer à travailler. En définissant le statut de la période sur Ouvert, tout rapprochement ayant atteint sa date de début passera de En attente à Ouvert (avec préparateur).
Surveillance du statut des rapprochements
Surveillez le statut des rapprochements et assurez-vous que les demandes de modification sont traitées en procédant comme suit :
Utilisez le tableau de bord Présentation pour suivre le statut actuel des rapprochements. Modifiez les sélections Afficher par pour afficher les statistiques en fonction de différentes métriques.
Utilisez le tableau de bord de conformité pour surveiller les métriques de performance, telles que l'identification des utilisateurs ou des équipes qui risquent de rater les dates limites, ou des rapprochements qui ont des indicateurs d'avertissement.
Si vous avez configuré les indicateurs de type Signal lumineux de votre tableau de bord, vous pourrez voir les métriques correspondantes.Utilisez Application, puis l'onglet Présentation pour afficher l'activité de rapprochement.
Autres tâches administratives continues
D'autres tâches administratives continues peuvent être nécessaires :
Soumission, approbation ou rejet de rapprochements
Gestion des demandes de réaffectation
Fermeture et verrouillage de la période
La fermeture d'une période empêche l'ajout de nouveaux rapprochements à la période, mais le travail peut continuer sur des rapprochements existants (y compris des soldes et des transactions en chargement).
Le verrouillage d'une période empêche toute modification de rapprochements et empêche également les transactions de correspondance de transactions d'être chargées si leur date comptable est antérieure ou identique à la date de fin de la période verrouillée.
Vous pouvez trouver bon nombre de ces actions dans Application, sous Périodes. Cliquez sur le bouton Actions associé à la période pour laquelle l'action doit être effectuée. Reportez-vous à Fermeture et verrouillage des périodes