Présentation de la conception des rapprochements analytiques et des rapprochements enfant
Les rapprochements analytiques doivent être effectués une fois que tous les rapprochements enfant sont terminés, et que toutes les transactions et les soldes enfant finalisés ont été chargés pour la période. Par conséquent, les rapprochements analytiques ne peuvent pas être soumis par le préparateur avant que tous les rapprochements enfant aient été effectués.
Lorsque vous créez un rapprochement analytique, seuls les profils enfant actifs au sein du profil récapitulatif y sont inclus. Si un profil enfant inactif devient actif après la création du rapprochement analytique, l'administrateur de service doit créer le rapprochement pour ce profil enfant. Afin d'inclure le profil enfant nouvellement actif dans le rapprochement analytique pour cette période, l'administrateur de service doit supprimer le rapprochement analytique et le recréer.
Les rapprochements analytiques ont leur propre workflow et des transactions peuvent y être ajoutées directement. Les transactions analytiques provenant de leurs rapprochements enfant peuvent être modifiées, supprimées, etc. Cependant, nous recommandons de ne pas modifier les rapprochements enfant une fois que le rapprochement analytique a démarré et de ne surtout pas le faire une fois que celui-ci est terminé.
Différences : rapprochements analytiques dans les modules Conformité de rapprochement et Correspondance de transactions
Pour Conformité de rapprochement, si des transactions sont chargées accidentellement vers le compte enfant une fois que le rapprochement analytique est terminé, vous devez mettre à jour les rapprochements enfant et les effectuer à nouveau. Vous pouvez demander à rouvrir le rapprochement analytique si vous voulez également l'effectuer à nouveau. Comme le rapprochement analytique constitue son propre rapprochement et que le système ne peut pas supposer que les transactions existantes doivent être remplacées par les transactions de rapprochement enfant, les données ne sont pas rouvertes ni remplacées automatiquement.
Pour les rapprochements analytiques reposant sur des rapprochements enfant Correspondance de transactions, les champs Déduction des transactions sans correspondance, Déduction des transactions sans correspondance prises en charge et Déduction des transactions avec correspondance en transit sont automatiquement mis à jour lorsque les valeurs correspondantes dans un ou plusieurs rapprochement(s) enfant sont modifiées. Lorsque vous effectuez une action qui rouvre un rapprochement enfant, le rapprochement analytique contenant ce rapprochement enfant est également rouvert.
Les soldes sont traités différemment car ils ne sont pas ajoutés manuellement par l'utilisateur au rapprochement enfant ou analytique. Par conséquent, nous rouvrons le rapprochement analytique dans ce cas précis car nous ne remplaçons pas les éléments chargés par l'utilisateur.
Principales différences entre un rapprochement analytique et un rapprochement individuel
Le processus de préparation d'un rapprochement analytique est semblable à celui d'un rapprochement individuel, à l'exception de ces différences essentielles :
Options Générer tout et Générer les éléments mis à jour
Les rapprochements analytiques sont prévus pour faire le récapitulatif du contenu d'au moins un rapprochement enfant. Cependant, le préparateur du rapprochement analytique doit avoir le contrôle du moment de survenue de cette mise à jour afin d'éviter les cas où le contenu du rapprochement change de manière inattendue , par exemple, une fois que le rapprochement a été révisé ou soumis pour révision. Afin de fournir le contrôle de cette mise à jour au préparateur du rapprochement analytique, les options suivantes figurent dans la section Récapitulatif du solde du rapprochement :
Générer tout : entraîne l'import des soldes et des détails de la transaction enfant dans le rapprochement analytique.
Générer les éléments mis à jour : seuls les détails de la transaction enfant et les soldes de l'enfant qui ont été mis à jour depuis la dernière mise à jour du rapprochement analytique sont importés.
Remarque :
Les commentaires ou les pièces jointes du rapprochement ne sont pas copiés. Les pièces jointes ou commentaires des transactions sont copiés.
Les soldes seront également importés automatiquement pendant le chargement de solde. Normalement, les derniers soldes sont déjà importés dans le rapprochement analytique, sauf s'ils peuvent être ajoutés/modifiés manuellement au niveau des rapprochements enfant.
Configuration du récapitulatif du solde
Dans un rapprochement individuel, les colonnes de la table Récapitulatif du solde sont utilisées pour afficher les soldes dans différentes devises et catégories de devise.
Les rapprochements analytiques :
Sont toujours préparés dans une seule devise et une seule catégorie de devise. Par conséquent, les colonnes sont utilisées pour afficher les soldes de chaque rapprochement enfant inclus dans le rapprochement analytique.
Une colonne Total est fournie et indique la somme des valeurs de tous les rapprochements enfant.
L'ID de compte du rapprochement enfant est affiché sous forme de lien hypertexte dans l'en-tête de colonne. Lorsque vous cliquez sur ce lien hypertexte, une boîte de dialogue contenant le rapprochement enfant est affichée Comme le rapprochement analytique est créé à partir du contenu créé du rapprochement enfant, un rôle de révision implicite est octroyé au préparateur du rapprochement analytique, lui permettant ainsi de rejeter le rapprochement enfant (afin qu'il soit corrigé), mais uniquement si le rapprochement enfant a été fermé.
En d'autres termes, le processus de révision habituel doit être terminé pour le rapprochement enfant pour que le préparateur d'un rapprochement analytique puisse lancer un rejet.
Si les comptes enfant dans un rapprochement analytique sont modifiés, vous devez réexécuter le chargement de données pour que les soldes du système source et du sous-système soient mis à jour correctement dans les colonnes de solde des vues.
Remarque :
Les anciens soldes du système source et du sous-système apparaissent dans les colonnes de solde des vues jusqu'à ce que le chargement des données soit réexécuté.
La table Récapitulatif du solde comprend les lignes supplémentaires suivantes pour les rapprochements analytiques :
ID de compte de rapprochement enfant : l'ID de compte du rapprochement enfant est affiché sous forme de lien hypertexte dans l'en-tête de colonne.
Statut : identifie le statut du rapprochement enfant (En attente, Ouvert, Fermé ou Manquant).
Remarque :
Les préparateurs de rapprochement analytique ne peuvent pas soumettre le rapprochement pour révision tant que tous les rapprochements enfant ne sont pas fermés. La colonne Total ne contient pas une valeur de statut.
Mis à jour : si le préparateur du rapprochement enfant a modifié celui-ci depuis la dernière fois qu'un préparateur a généré le rapprochement analytique, le mot Mis à jour apparaît. La colonne Total inclut également le mot Mis à jour si des rapprochements enfant ont été mis à jour.
Attribut Mis à jour sur les transactions
Les préparateurs de rapprochement analytique peuvent modifier dans le rapprochement analytique des transactions provenant de rapprochements enfant. Toutefois, si une modification se produit, la transaction est marquée avec la valeur Modifié dans le rapprochement analytique. L'indicateur Modifié est visible dans le panneau Détails de transaction, ainsi que dans une colonne de la vue Liste des transactions.
Ce marquage n'est pas le même que l'indicateur Modifié dans l'onglet Récapitulatif qui indique que des transactions de l'enfant ont changé depuis la dernière génération du rapprochement analytique.
Attribut de profil récapitulatif
Pour distinguer les profils récapitulatifs et les rapprochements analytiques des profils et rapprochements individuels, il existe un attribut de colonne et de filtre intitulé Profil récapitulatif. Si la valeur est Oui, le profil ou le rapprochement est un rapprochement ou un profil récapitulatif.
Copie des transactions du mois précédent
Dans un rapprochement analytique, vous ne pouvez pas utiliser une règle de formatage Copier les transactions pour copier les transactions d'un rapprochement précédent vers le rapprochement en cours.