Toutes les pages d'un document possèdent les mêmes valeurs de métadonnées. Par conséquent, l'indexation d'une seule page entraîne l'indexation de toutes les autres pages du document. Dans le panneau Document, ces derniers sont visuellement séparés par une barre de couleur claire. Dans le panneau Batch, les documents sont répertoriés sous le batch correspondant. Si le profil client sélectionné est configuré pour l'indexation, les champs de métadonnées s'affichent dans le panneau inférieur gauche lorsque vous sélectionnez un document dans le panneau Batch. Afin d'améliorer la lisibilité des champs de métadonnées, vous pouvez ajuster la taille de la police dans la boîte de dialogue Préférences.
Si un champ de métadonnées utilise un masque de saisie ou un filtre, celui-ci contrôle les valeurs que vous pouvez saisir dans ce champ. Par exemple, un masque peut vous autoriser à saisir des chiffres mais pas des lettres, ou limiter l'entrée à quatre caractères. Si vous saisissez un caractère non conforme au masque, le système émet un signal sonore et l'application n'accepte pas la valeur. Par exemple, le champ de métadonnées intitulé Numéro de facture peut utiliser un masque de saisie qui limite les entrées à un nombre à 7 chiffres.
Un champ de métadonnées peut utiliser un format afin d'afficher les entrées de manière uniforme. Lorsque vous passez à un autre champ de métadonnées, l'affichage des données est modifié, si nécessaire, afin de correspondre au format d'affichage. Par exemple, il est possible de convertir une entrée de champ de date afin qu'elle s'affiche dans un format de date standard. La valeur de métadonnées n'est pas modifiée.
Un champ de liste d'options fournit une liste de valeurs parmi lesquelles l'utilisateur doit faire un choix. Si les paramètres de profil client l'autorisent, une liste d'options permet de saisir une valeur plutôt que de la sélectionner. Les champs de liste d'options peuvent être dépendants : la sélection dans un champ (parent) détermine les options affichées dans un champ dépendant (enfant).