21 Gestion des batches
Un batch inclut des images, pages et documents électroniques scannés que vous pouvez organiser logiquement et stocker dans un référentiel. Une fois que vous avez scanné ou importé des documents, vous pouvez les indexer, les modifier et les libérer.
Lorsque vous créez des batches, ils sont nommés automatiquement à l'aide du préfixe du profil client (par exemple, SCAN ou IMPORT), suivi d'un numéro de séquence interne.
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Lorsque vous créez un batch (par scannage ou import) ou que vous l'ouvrez (le développez), il est automatiquement verrouillé pour votre usage.
Remarque :
Lorsque des batches restent verrouillés par des utilisateurs qui n'ont plus la possibilité de les déverrouiller, les administrateurs Content Capture peuvent les déverrouiller à des fins de traitement supplémentaire. -
En l'absence de définition d'un processus de libération, si vous déverrouillez les batches, les documents et les métadonnées sont envoyés au référentiel Oracle Content Management et déverrouillés.
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Si vous avez sélectionné un processus de libération disponible et que vous avez libéré des batches, la prochaine action qui sera appliquée aux batches dépend du processus sélectionné. Une barre se déplace vers la droite sur le nom du batch, pour indiquer la progression de sa libération. Pendant que cette opération continue en arrière-plan, vous pouvez sélectionner et utiliser d'autres batches.
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Après la libération, la prochaine action exécutée sur un batch dépend de ses paramètres de profil client. Les batches peuvent avancer vers une étape de post-traitement, telle que la reconnaissance de code-barres, la conversion de document (PDF/TIFF) ou la validation (commit) vers le référentiel Oracle Content Management. Ils peuvent également être déverrouillés, ce qui permet à d'autres utilisateurs de les verrouiller et de les modifier. Par exemple, après que les opérateurs de scanner ont créé, vérifié et modifié des batches, ils peuvent les libérer pour les mettre à disposition des opérateurs d'index, qui les sélectionneront, les indexeront, puis les libéreront en vue d'un post-traitement.
Les opérations disponibles avec les batches que vous gérez sont les suivantes :
Modification des informations sur le batch
Un statut et une priorité par défaut peuvent avoir été affectés à un batch par le profil client. Vous pouvez affecter au batch un numéro de priorité allant de 0 à 10, 10 étant le plus élevé. Vous pouvez également associer un statut à un batch à partir des options de statut disponibles. De même, vous pouvez joindre une remarque à un batch pour informer ou alerter les utilisateurs qui travailleront éventuellement sur ce batch. Par exemple, vous pouvez saisir une remarque indiquant qu'il manque une page dans un document du batch.
Libération des batches
Un profil client peut comporter plusieurs processus de libération. Pour libérer un batch, sélectionnez le processus de libération requis dans la liste.
- Si le profil client compte plusieurs processus de libération, sélectionnez-en un dans la liste déroulante à droite de l'icône
, puis cliquez sur l'icône . Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit de la souris sur des batches dans le panneau des batches, sélectionner Libérer le batch, puis choisir une des options de processus de libération configurées pour vous. Ces options sont également disponibles si vous sélectionnez des documents d'un batch dans le panneau Batch.
Une barre de progression qui se remplit de gauche à droite est affichée sur le nom du batch. Pendant la libération, vous pouvez sélectionner d'autres batches et documents sur lesquels travailler.
Remarque :
Vous pouvez activer l'option Actualiser automatiquement les batches dans les préférences du client pour actualiser régulièrement les batches libérés.
Recherche de batches ou filtrage de la liste
Vous pouvez rechercher des batches par nom, date, statut, priorité et état. En plus des résultats de la recherche, la liste filtrée inclut toujours les batches verrouillés pour votre usage.
Pour rechercher des batches, procédez comme suit :
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Dans le panneau Batch, cliquez sur l'icône
. -
Dans la boîte de dialogue Critères de recherche de batch, configurez la recherche des batches à l'aide des critères répertoriés dans le tableau ci-dessous.
Vous pouvez spécifier plusieurs options de recherche. N'oubliez pas que, pour trouver un batch, une correspondance doit exister avec tous les champs de recherche, alors que la correspondance d'une seule valeur dans un champ de recherche suffit. Par exemple, si vous sélectionnez Urgent dans le champ Statut et 8, 9 et 10 dans le champ Priorité, les batches ayant le statut Urgent ET une priorité de 8, 9 OU 10 sont trouvés. Par contre, les batches ayant le statut Urgent mais une priorité de 0, ou ceux sans statut et avec une priorité de 8, 9 ou 10, ne sont pas renvoyés.
Tableau 21-1 Critères de recherche de batch
Critère de recherche Description Nom du batch
Saisissez un nom de batch à rechercher. Vous pouvez indiquer un nom partiel suivi de
%comme caractère générique. Par exemple, si vous entrezBatch%, la recherche renvoie les batches nommés Batch15 et Batches214.Date de début/Date de fin
Pour rechercher les batches créés dans une plage de dates spécifique, cliquez sur le bouton du calendrier en regard du champ de date, puis sélectionnez une date de début et une date de fin.
Statut
Pour rechercher des batches en fonction du statut qui leur est affecté, sélectionnez des statuts. La recherche renvoie tous les batches possédant l'un des statuts sélectionnés.
Priorité
Pour rechercher des batches en fonction de la priorité qui leur est affectée, sélectionnez des priorités. La recherche renvoie tous les batches possédant l'une des priorités sélectionnées.
Etat du batch
Pour rechercher des batches en fonction de l'état qui leur est affecté par le système, sélectionnez des états. La recherche renvoie tous les batches possédant l'un des états sélectionnés. Les états de batch disponibles sont les suivants :
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Prêt : les batches ne sont pas verrouillés et aucune erreur n'a été détectée.
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Verrouillé : les batches sont verrouillés par un utilisateur.
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Erreur : une erreur est survenue dans des documents du batch.
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Traitement en cours : les batches sont en cours de traitement par un processeur ou un travail de processeur
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Cliquez sur OK.
Les résultats de recherche filtrés sont affichés dans le panneau Batch. N'oubliez pas que les batches verrouillés pour votre usage s'affichent toujours dans le panneau Batch, indépendamment des paramètres de filtre, et que le filtrage est conservé lors de l'actualisation de la liste des batches tant que vous ne l'enlevez pas.
Pour enlever un filtre de recherche, procédez comme suit :
Erreurs de traitement de batch
Il peut arriver que des erreurs surviennent lorsque vous traitez et libérez des batches. Vous pourrez peut-être résoudre certaines des plus courantes à l'aide de l'explication fournie. Dans d'autres cas, vous devrez peut-être vous adresser au gestionnaire de procédures et lui fournir le nom du batch ainsi que le message d'erreur.
Erreurs lors de l'utilisation des batches
En cas de tentative de visualisation d'un document non-image dans une application associée, si une erreur survient lors de la tentative d'ouverture du document dans l'application, le client affiche le message d'erreur suivant : Echec de l'ouverture du document dans une application associée. Il n'y a peut-être aucune application associée à ce type de document.
Erreurs après la libération des batches
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Si une erreur survient après la libération d'un batch, par exemple à une étape post-traitement, il se peut que le batch apparaisse comme verrouillé pour vous dans le panneau Batch. (Le post-traitement peut avoir renommé le batch.) Vous pouvez cliquer avec le bouton droit de la souris sur l'icône d'erreur du document et sélectionner l'option Afficher les erreurs de batch dans le menu pour consulter le détail des erreurs.
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Si vous avez libéré un batch sans compléter tous les champs de métadonnées obligatoires de chaque document et que Content Capture est configuré pour effectuer une validation (commit) du batch en post-traitement, une erreur survient. En général, tous les documents sont validés (commit) et enlevés du batch. Toutefois, les documents qui contiennent des erreurs restent dans le batch. Pour résoudre l'erreur, ouvrez le batch, complétez tous les champs de métadonnées obligatoires de tous les documents (ils sont précédés d'un astérisque) et libérez à nouveau le batch.