18 Import de documents électroniques

Vous pouvez importer des documents image (par exemple, des fichiers TIFF multipages) et des documents non-image (par exemple, des fichiers Microsoft Word), si le profil client vous y autorise.

Lorsque vous importez des documents non-image, Content Capture utilise la configuration du profil client pour effectuer l'une des actions suivantes :
  • Il convertit le fichier en document image multipage, comme si vous l'aviez scanné. Dans le panneau des documents, une miniature est affichée pour chaque image. Vous pouvez sélectionner et modifier des pages individuelles (par exemple, les déplacer ou les faire pivoter).
  • Il importe le fichier et conserve le format natif. Le panneau Document contient une miniature pour chaque page non-image, jusqu'au nombre maximal défini dans le profil client. Vous pouvez indexer le document, mais pas modifier ses pages.
  • Il empêche l'import du fichier et affiche un message d'erreur. Si vous sélectionnez plusieurs fichiers non-image pour import et demandez la création d'un seul document pour tous les fichiers d'import, le client Content Capture affiche un message d'erreur indiquant que la sélection n'est pas valide.

A chaque import, indiquez le mode de création des documents dans le batch en cas de sélection multiple. Vous pouvez créer un document pour tous les fichiers d'import ou pour chaque fichier d'import. Vous ne pouvez pas importer plusieurs fichiers non-image dans un document.

Remarque :

Vous pouvez également configurer la capture automatique de documents électroniques à partir de dossiers de fichiers ou d'un compte de messagerie électronique surveillés. Pour plus d'informations, reportez-vous à Configuration de l'agent d'import de fichier.

Voici les tâches à effectuer lorsque vous importez des documents dans le client Content Capture :

  1. Configuration de la source d'import et des paramètres d'import

  2. Import de documents

Configuration de la source d'import et des paramètres d'import

Pour choisir l'import en tant que source de capture, procédez comme suit :

  1. Dans le panneau Batch, cliquez sur le côté droit de Paramètres de capture/Capturer la source, sélectionnez Source d'import, puis cliquez sur Capture pour lancer l'import des fichiers.
  2. Dans le champ Répertoire d'import, indiquez l'emplacement à partir duquel les fichiers doivent être sélectionnés pour import.
  3. Pour importer un certain type de fichier, sélectionnez-le dans le champ Type de fichier.
  4. Dans le champ Paramètres de rotation, sélectionnez un degré de rotation (0, 90, 180 ou 270). Lors de l'import, Capture fait pivoter les images en conséquence.
  5. Sélectionnez le champ Supprimer les fichiers source après l'import pour supprimer les images du répertoire d'import après l'opération.
  6. Cliquez sur OK pour enregistrer les paramètres.

Import de documents

Vous pouvez importer des fichiers image (tels que des fichiers TIFF multipages) ou des fichiers non-image (tels que des fichiers Microsoft Word ou PDF) dans Content Capture. Lors de l'import de fichiers non-image, le profil client sélectionné détermine si les fichiers doivent être convertis au format image, être importés dans leur format natif ou être exclus de l'import.

Veillez à bien sélectionner le profil client qui vous intéresse dans le client Content Capture.
Pour importer des documents, procédez comme suit :
  1. Effectuez l'une de ces actions, selon vos besoins :
    1. Dans le client Content Capture, si nécessaire, cliquez à droite de l'icône Paramètres de capture/Source de capture, sélectionnez Source d'import pour importer les documents au lieu de les scanner, puis cliquez sur l'icône Capture.
    2. Dans une application métier, cliquez sur Importer sur la page d'un enregistrement d'entreprise.
  2. Dans la boîte de dialogue d'import, indiquez le mode de création des documents (un document à partir de plusieurs fichiers ou un document par fichier), puis cliquez sur OK.
  3. Dans la boîte de dialogue Sélectionner les fichiers à importer, sélectionnez les fichiers à importer, puis cliquez sur OK.

    Un nouveau batch contenant les fichiers importés est sélectionné dans le panneau Batch.

  4. Vérifiez, modifiez et indexez les documents à votre convenance. Les champs de métadonnées peuvent déjà contenir des valeurs.
  5. Pour capturer d'autres batches, cliquez sur l'icône Capture dans le panneau des batches.
  6. Libérez des batches en les sélectionnant dans le panneau des batches et en cliquant sur Libérer le batch.