Rappels et escalades de stratégie

Rappels

Une fois qu'une demande a été soumise et que les notifications ont été envoyées aux invités, il est possible d'envoyer des courriels de rappel si un invité n'a effectué aucune action au bout de 24 heures. Vous pouvez indiquer le nombre de rappels à envoyer avant l'escalade de la demande. Reportez-vous aux sections Création et activation des stratégies d'approbation ou Création et activation des stratégies de validation.

Escalades

Les demandes sont escaladées en vue de leur résolution dans les scénarios suivants :

• Délai d'expiration : lorsqu'un invité n'a pas répondu au nombre de courriels de rappel indiqué dans le champ Escalade d'approbation ou Escalade de validation lors de la configuration de la stratégie d'approbation.

  Remarque :

  Si l'escalade est définie sur zéro, les demandes ne sont pas remontées en cas d'expiration.
• Interblocage : lorsqu'il n'y a pas assez d'utilisateurs ou de groupes de stratégies pour remplir les critères de la stratégie. Par exemple, si un utilisateur est enlevé d'un groupe et qu'il ne reste pas assez de personnes dans ce groupe pour respecter le paramètre Total requis de cette stratégie, la demande est bloquée.
• Escalades de hiérarchie de gestion : il existe plusieurs scénarios d'escalade d'une demande avec une stratégie d'approbation de hiérarchie de gestion, par exemple lorsque l'invité ne dispose pas au moins de l'autorisation Participant (Lecture) sur le point de vue associé à la stratégie. Pour consulter la liste complète, reportez-vous à Escalade des demandes dans la section Présentation des approbations de hiérarchie de gestion.

Dans ces scénarios, la demande est escaladée aux utilisateurs disposant de l'autorisation Gestionnaire de données sur les objets de données dans la stratégie concernée, et des notifications sont envoyées aux utilisateurs afin qu'ils interviennent et remédient à l'inactivité ou au conflit.

Après qu'un utilisateur doté de l'autorisation Gestionnaire de données a agi sur une demande, le workflow de demande normal reprend.

Prenons l'exemple d'une stratégie d'approbation séquentielle nécessitant l'approbation d'une personne du groupe Accounting, puis celle de Barry et celle de Jane. Un utilisateur du groupe Accounting approuve la demande, mais Barry n'est pas au bureau et ne peut pas approuver la demande. Dans ce cas, après que des courriels de rappel ont été envoyés à Barry, la demande est remontée aux utilisateurs dotés de l'autorisation Gestionnaire de données sur les objets de données de la demande. Une fois qu'un utilisateur disposant de l'autorisation Gestionnaire de données approuve la demande, celle-ci est transférée à Jane afin d'obtenir son approbation.

Si la demande contient des éléments concernés par plusieurs stratégies d'approbation et qu'une des stratégies est remontée, cela n'influe pas sur les autres stratégies. Par exemple, si une demande contient des éléments d'une dimension Compte dont la stratégie implique une escalade après cinq rappels, ainsi que des éléments d'une dimension Centre de coûts dont la stratégie implique une escalade après deux rappels, c'est après le deuxième rappel que la demande est remontée aux utilisateurs dotés de l'autorisation Gestionnaire de données sur la dimension Centre de coûts uniquement. Les utilisateurs disposant de l'autorisation Gestionnaire de données sur la dimension Compte ne reçoivent les notifications d'escalade qu'après le cinquième rappel.

Fonctionnement du statut d'absence des approbateurs et des validateurs

Les approbateurs et les validateurs peuvent indiquer qu'ils sont absents afin de sortir du workflow de demande. (Reportez-vous à la section Définition des préférences.) S'ils ont indiqué un délégué de demande pour approuver ou valider les demandes à leur place, les invitations sont également envoyées au délégué (reportez-vous à la section Présentation de la délégation de demande). S'ils n'ont pas désigné de délégué de demande, le statut d'absence fonctionne comme suit :

• Les approbateurs et les validateurs absents sont toujours invités à approuver les demandes. Ils ne sont toutefois pas inclus dans le nombre d'approbateurs ou de validateurs restants pour la stratégie. Si l'utilisateur absent a affecté un délégué de demande, ce dernier est pris en compte dans le nombre de personnes restantes pour la stratégie.
• Si les approbateurs ou les validateurs restants ne sont pas suffisamment nombreux pour remplir les critères de la stratégie d'approbation, la demande est automatiquement transmise à un utilisateur doté de l'autorisation Gestionnaire de données afin de ne pas la bloquer.
• L'approbateur ou le validateur absent est toujours invité à approuver ou à valider la demande et peut effectuer l'action à son retour. Si l'utilisateur absent a affecté un délégué de demande, l'invité d'origine et le délégué de demande sont invités à approuver ou à valider la demande mais lorsque l'un d'eux effectue l'approbation, l'autre est enlevé de la liste des invités. Reportez-vous à la section Présentation de la délégation de demande.