Verrouillage et déverrouillage des entités

Vous pouvez visualiser le statut de verrouillage, et verrouiller et déverrouiller les entités, sur la page Approbations. Vous pouvez également visualiser le statut de verrouillage et le statut de calcul sur le formulaire Statut des données.

Le processus de chargement de données ne charge pas les entités verrouillées. Si une entité est verrouillée ou approuvée, vous ne pouvez pas soumettre un journal, imputer un journal, annuler l'imputation d'un journal ou modifier un formulaire qui contient cette entité. Vous ne pouvez pas non plus exécuter de règles métier prédéfinies de consolidation et de conversion ni de règles à la demande sur une entité verrouillée.

Si l'organisation améliorée par période est activée et que l'unité d'approbation d'une instance d'entité partagée est verrouillée, les données communes ne peuvent être saisies dans aucune instance, quel que soit le statut de l'instance. Toutefois, les données de noeud ne sont verrouillées que pour l'instance (ou les instances) dont l'unité d'approbation est verrouillée.

Les données de noeud ne peuvent pas non plus être saisies dans une entité inactive si son parent est verrouillé.

Regardez la vidéo suivante pour obtenir des informations sur le processus de verrouillage et de déverrouillage :

Promotion, approbation et verrouillage des données

Pour verrouiller ou déverrouiller une entité, vous devez créer une hiérarchie des unités d'approbation contenant les entités à verrouiller. Par défaut, Financial Consolidation and Close fournit une unité d'approbation nommée "Total géographie".

Pour verrouiller ou déverrouiller des entités, vous devez être un administrateur de service ou un super utilisateur. Lors de la création de l'application, un propriétaire est automatiquement défini pour l'unité d'approbation "FCCS_Total Geography". Le propriétaire est la même personne que l'administrateur de service.

Vous pouvez modifier les informations du propriétaire pour la hiérarchie des unités d'approbation "FCCS_Total Geography" tant que le propriétaire est un administrateur de service valide ou un super utilisateur avec un accès en écriture aux entités dans la hiérarchie.

Il n'est pas nécessaire de définir un réviseur pour "FCCS_Total Geography" car le réviseur est facultatif. Tous les descendants de "FCCS_Total Geography" héritent des informations de propriétaire de leur parent, sauf si vous choisissez un autre propriétaire ou réviseur pour une entité individuelle dans la hiérarchie des unités d'approbation.

Si vous créez une hiérarchie en dehors de "FCCS_Total Geography", vous devez définir un propriétaire valide pour cette hiérarchie.

Verrouillage des entités

Vous ne pouvez verrouiller les données que si les conditions suivantes sont remplies :

Le statut de calcul de l'entité doit être OK, Aucune donnée ou Modification système. Vous ne pouvez pas verrouiller une entité ayant le statut de calcul Endommagé.
Si l'organisation améliorée par période est activée, les conditions de statut de calcul sont appliquées au statut de calcul qui représente les données communes et au statut de noeud qui représente les données de noeud. Le statut de calcul est identique dans toutes les instances d'une entité partagée, tandis que le statut de noeud est propre à chaque instance de l'entité partagée.
Les données de la période précédente doivent être verrouillées. Par exemple, vous ne pouvez verrouiller une entité dans la période Février que si elle est verrouillée dans Janvier.

Pour verrouiller des entités, procédez comme suit :

Sur la page d'accueil, cliquez sur Approbations.
Sélectionnez l'unité d'approbation Total géographie.

Par défaut, l'unité d'approbation Total géographie a le statut Non synchronisé et doit être synchronisée.
Cliquez sur l'icône Synchroniser pour synchroniser l'unité d'approbation.

Remarque :
Vous devez systématiquement répéter cette étape après avoir ajouté ou enlevé une entité et effectué une actualisation de la base de données.
Pour démarrer l'unité d'approbation, cliquez sur l'icône Navigateur et sélectionnez Gérer les approbations.

Si vous ne démarrez pas une unité d'approbation, les entités de cette unité demeurent au statut "Non commencé".
Sélectionnez le scénario, l'année et la période souhaités pour démarrer, puis cliquez sur Aller.
Dans la liste Afficher de droite, sélectionnez Vue arborescente.
Développez "Total géographie" jusqu'à ce que FCCS_Total Geography apparaisse.

FCCS_Total Geography est dans l'état "Non commencé".
Cliquez sur Début pour démarrer "FCCS_Total Geography".

Le système place l'unité et tous ses descendants dans l'état "Déverrouillé".
Sur la page d'accueil, cliquez sur Approbations.
Cliquez sur une unité d'approbation déverrouillée.
Sur la page Modifier le statut, cliquez sur Modifier le statut pour définir le statut sur Verrouillé.
Cliquez sur Terminé.

Si une erreur survient lors du processus de verrouillage ou de déverrouillage, la page Approbations affiche le statut Echec en regard de l'unité d'approbation. Cliquez sur le lien pour visualiser un rapport de validation détaillé et résoudre l'erreur.

Déverrouillage des entités

Vous ne pouvez déverrouiller des données pour une période que si la période suivante est déverrouillée. Par exemple, vous ne pouvez déverrouiller une entité dans Février que si elle est déverrouillée dans Mars.

Vous pouvez sélectionner l'option Déverrouiller ou Déverrouiller un seul élément :

Déverrouiller : si vous sélectionnez l'action Déverrouiller sur une entité parent, le système déverrouille cette entité et tous ses descendants.
Déverrouiller un seul élément : si vous sélectionnez l'action Déverrouiller un seul élément sur une entité parent, le système déverrouille uniquement l'entité parent, pas ses descendants.

Lorsque vous déverrouillez une entité et sélectionnez son propriétaire, il peut s'agir de n'importe quel propriétaire du parcours promotionnel précédent, y compris le propriétaire actuel. Si vous paramétrez le propriétaire sur Automatique, le nouveau propriétaire sera le propriétaire actuel de l'entité.

Pour déverrouiller des entités, procédez comme suit :

Sur la page Approbations, cliquez sur une unité d'approbation verrouillée.
Sur la page Modifier le statut, sélectionnez une option dans la liste déroulante Actions :
- Déverrouiller : déverrouille l'entité parent et tous ses descendants.
- Déverrouiller un seul élément : déverrouille l'entité parent uniquement.
Cliquez sur Terminé.

Verrouillage des nouvelles entités

Lorsque vous ajoutez une nouvelle entité à une hiérarchie, le système implémente le verrouillage dans le cadre du processus de synchronisation. La nouvelle entité hérite du statut de verrouillage de son parent pour les périodes précédentes. Le système effectue une vérification à partir de la première période de l'application dans laquelle le parent est verrouillé. La nouvelle entité est verrouillée automatiquement si le parent est verrouillé.

Si l'organisation améliorée par période est activée, les nouvelles instances d'une entité partagée sont traitées comme de nouvelles entités.

Le système verrouille l'entité (ou la nouvelle instance d'entité partagée) si les conditions suivantes sont remplies :

La nouvelle entité ne comporte aucune donnée (NODATA) et possède le statut Non démarré.
Le parent de la nouvelle entité est verrouillé.
La période précédente de la nouvelle entité est verrouillée.

Si vous ne voulez pas que la nouvelle entité soit verrouillée, vous devez la déverrouiller manuellement, ce qui entraîne le déverrouillage du parent.

Après l'ajout d'une nouvelle entité (ou d'une nouvelle instance d'entité partagée), la hiérarchie d'unités d'approbation possède le statut Non synchronisé car les métadonnées ont été modifiées.

Pour synchroniser des hiérarchies d'unités d'approbation, procédez comme suit :

Cliquez sur l'icône Navigateur puis, sous Workflow, cliquez sur Unité d'approbation.
Sélectionnez une hiérarchie d'unités d'approbation répertoriée comme non synchronisée, puis cliquez sur Synchroniser.
Le système synchronise toutes les hiérarchies des unités d'approbation dans l'application afin d'éviter tout conflit lorsqu'une entité appartient à plusieurs hiérarchies.
Pour afficher le statut du processus de synchronisation, accédez à la console de jobs.
La liste des jobs inclut le statut de chaque hiérarchie des unités d'approbation en cours de traitement, ainsi que les détails des erreurs.

Instructions de démarrage des entités

Si une entité fait partie d'une hiérarchie des unités d'approbation et que la hiérarchie est affectée à une combinaison Scénario/Année/Période, l'entité est considérée comme participant au processus de révision.

Si une entité ne fait pas partie d'une hiérarchie des unités d'approbation ou que la hiérarchie n'est pas affectée à une combinaison Scénario/Année/Période, l'entité n'est pas considérée comme participant au processus de révision.

Pour une entité participant au processus de révision, le système autorise uniquement l'ajout de données à l'entité une fois que cette dernière a démarré le processus de révision (le statut est Déverrouillé pour le modèle Consolidation, ou En cours de révision pour le modèle Version ascendante). Cette vérification est effectuée afin d'éviter tout impact sur un parent verrouillé. Par conséquent, vous devez démarrer l'entité pour pouvoir y entrer des données.

Si l'organisation améliorée par période est activée, le système n'autorise la saisie de données communes dans l'entité que lorsqu'au moins une instance de cette dernière a démarré le processus de révision (statut Déverrouillé pour le modèle Consolidation ou En cours de révision pour le modèle Version ascendante). Le système n'autorise la saisie de données de noeud dans l'entité que lorsque l'instance spécifique de l'entité a démarré le processus de révision.

Ces instructions de démarrage des entités s'appliquent à tous les processus de modification des données. Cela comprend la saisie de données via les formulaires et SmartView, le chargement des données, la copie et l'effacement des données, l'imputation de journaux, l'imputation Supplemental Data, la consolidation, la conversion et le calcul de règle à la demande.

Si vous n'avez pas encore démarré d'entité car vous chargez des données historiques, cela a un impact sur le chargement des données car le système empêche l'ajout de données tant que l'entité n'a pas démarré. Si vous ne voulez pas démarrer le processus de révision tout en chargeant et en rapprochant les données historiques, vous pouvez enlever manuellement l'affectation d'unités d'approbation pour la hiérarchie d'unités d'approbation. Une fois que vous êtes prêt à verrouiller les entités, vous devez ajouter manuellement l'affectation de hiérarchie d'unités d'approbation et démarrer le processus de validation.

Recommandations pour les entités inactives si l'organisation améliorée par période est activée

Si l'organisation améliorée par période est activée et que la méthode de consolidation Inactif a été affectée à une entité dans une hiérarchie d'unités d'approbation, les dépendances hiérarchiques sont modifiées.

Un point d'arrêt est créé entre l'entité inactive et son parent de sorte qu'aucune dépendance hiérarchique ne passe par le point d'arrêt. L'entité inactive et sa hiérarchie secondaire sont traitées comme s'il s'agissait d'une hiérarchie indépendante. Le verrouillage ou le déverrouillage d'une entité inactive verrouille et déverrouille cette entité et ses descendants actifs mais n'a pas d'incidence sur ses ancêtres. Le verrouillage ou le déverrouillage d'un ancêtre d'une entité inactive n'a pas d'incidence sur cette entité ni sur ses descendants.

La saisie de données communes dans une instance inactive d'entité partagée est empêchée si l'une des instances de l'entité partagée est verrouillée. La saisie de données de noeud dans une instance inactive d'une entité partagée est empêchée si l'instance inactive ou son parent sont verrouillés. Une instance inactive déverrouillée d'une entité partagée autorise la saisie de données communes si toutes les autres instances de l'entité partagée sont déverrouillées. En revanche, la saisie de données de noeud requiert également que le parent (qui sera affecté par toute saisie de données de noeud de n'importe quelle entité enfant, y compris un enfant inactif) soit déverrouillé.

Le schéma suivant fournit un exemple d'entités actives/inactives.

Exemple de verrouillage d'entités inactives

Dans cet exemple, vous sélectionnez l'entité Top pour le démarrage.

P1 et ses descendants seront ignorés car l'entité P1 est inactive.
Les entités P2 et E4 seront incluses.
L'entité P2A, ses descendants et l'entité E5 seront ignorés car ils sont inactifs.
L'entité P3 sera incluse mais l'entité E6 sera ignorée car elle est inactive.

En résumé, les entités suivantes seront incluses dans le processus de démarrage : Top, P2, E4, P3.

Les actions d'approbation suivantes tiennent compte du statut Actif/Inactif :

Démarrer
Exclure
Promouvoir
Approuver
Verrouiller
Déverrouiller