Création de révisions budgétaires

Veillez à ce que l'administrateur exécute la règle Préparer pour les révisions avant d'utiliser des révisions budgétaires.

Procédez comme suit pour créer une révision budgétaire et alimenter les comptes sélectionnés dans la révision budgétaire avec les données révisées initiales. Partagez la révision avec des planificateurs. Ceux-ci peuvent alors effectuer des révisions supplémentaires via une entrée directe ou une planification basée sur les tendances.

Pour préparer des révisions budgétaires, procédez comme suit :

1. Sur la page d'accueil, cliquez sur Financials, sur Révisions budgétaires, puis sur Gérer les révisions.
2. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la grille, puis cliquez sur Options de révision et sur Créer et remplir la révision.
3. Sélectionnez les options pour la révision, puis cliquez sur Suivant :
   • Sélectionnez les membres nécessaires afin de définir la portée des données pour la révision budgétaire. Vous pouvez ainsi limiter la portée de la révision. Vous pouvez réviser les comptes auxquels vous avez accès.

     Conseil :

     Pour que plusieurs planificateurs de votre organisation contribuent à la révision budgétaire, sélectionnez des membres parent pour les dimensions d'entité et principales. Dans ce cas, la révision apparaît pour tous les membres de niveau feuille situés sous le parent. En tant que superviseur, si vous créez la révision de cette façon, elle est visible pour les autres planificateurs. Ceux-ci peuvent sélectionner la révision et utiliser des formulaires qui incluent les données pré-remplies. Ils peuvent effectuer des révisions supplémentaires si nécessaire.
   • Saisissez la justification et la description de la révision budgétaire.
   • Sélectionnez le type de révision : Permanent, Temporaire ou urgent ou Transfert.
   • Si l'administrateur a activé l'intégration à Budgetary Control, sélectionnez le budget de contrôle utilisé pour l'intégration.
4. Sélectionnez la méthode de révision (Entrée directe ou Basé sur la tendance) à utiliser pour pré-remplir la révision avec les données. Sélectionnez ensuite les comptes spécifiques à pré-remplir. Cette option pré-remplit les comptes indiqués de la révision à l'aide de la méthode de révision sélectionnée et sur la base du pourcentage entré dans les prochaines étapes. Vous devez sélectionner les membres de compte de charges à inclure. Ensuite, cliquez sur Suivant.

5. Si vous avez sélectionné Basé sur la tendance, choisissez l'une des tendances suivantes pour pré-remplir la révision avec des données basées sur la tendance :

   • Données réelles de la période en cours
   • Engagement de l'année en cours
   • Budget net en cours
   • Budget approuvé de l'année en cours
   • Budget d'origine de l'année en cours
6. Entrez un pourcentage d'ajustement, puis cliquez sur Lancer. Par exemple, entrez 10 pour 10 %.

   Si vous n'entrez pas de pourcentage, les valeurs ne sont pas renseignées dans la révision, et les planificateurs peuvent directement entrer les nouveaux chiffres du budget dans la révision.

   Une révision budgétaire est ajoutée au scénario Budget adopté. Les comptes sélectionnés sont pré-remplis :

   • Si vous avez sélectionné Entrée directe, les comptes sélectionnés de la révision sont pré-remplis avec les données du scénario Budget adopté (OEP_Adopted Budget) et de la version Original (OEP_Original). Par exemple, si le budget d'origine d'un compte est de 100 $ et que vous indiquez 10 % comme pourcentage d'ajustement, la révision est pré-remplie avec 10 $.
   • Si vous avez sélectionné Basé sur la tendance, la révision est pré-remplie sur la base de la tendance choisie, à l'aide du secteur de données approprié.

   La personne créant le budget est répertoriée dans la colonne Proposé par des formulaires Gérer les révisions et Liste des révisions.

7. Une fois qu'une révision a été ajoutée, vous pouvez effectuer d'autres tâches :
   • Ajoutez des détails supplémentaires à la révision budgétaire. Reportez-vous à Ajout de détails de révision budgétaire supplémentaires.
   • Consultez la liste des révisions. Reportez-vous à Vérification des révisions.
   • Partagez une révision. Si une révision est créée, en fonction de la hiérarchie d'approbation, vous pouvez partager le budget avec un autre planificateur qui doit contribuer au processus de révision budgétaire. Reportez-vous à la section Partage de révisions.
   • Révisez la révision budgétaire via une entrée directe ou une planification basée sur les tendances. Reportez-vous à la section Révision de budgets dans une révision budgétaire.