Chaque unité d'approbation a un statut correspondant à l'étape du processus de révision où elle se trouve.
Une unité d'approbation a l'un des statuts suivants :
Non démarré : état initial de toutes les unités d'approbation. Un administrateur commence le processus de révision à l'aide de l'action Démarrer, qui passe l'état d'une unité d'approbation à Première passe (dans le modèle de forme libre), En cours de révision et en première position dans le chemin de promotion (dans le modèle de version ascendante), ou En cours de révision et en dernière position dans le chemin de promotion (dans le modèle réparti).
Remarque :
Les première et dernière places dans le chemin promotionnel ne renvoient pas à un état, mais à la position et au propriétaire des unités d'approbation.
1ère passe : état initial des unités d'approbation sélectionnées pour le processus de budgétisation. Les unités d'approbation qui sont à l'état Première passe n'ont pas de propriétaire. Les personnes disposant d'une autorisation en écriture peuvent entrer des données et promouvoir des unités d'approbation pendant l'état 1ère passe. Les administrateurs peuvent en outre exclure des membres de ces dernières.
Lorsqu'une unité d'approbation est prête à être validée, sélectionnez une action, ce qui modifie le statut de l'unité d'approbation et lui affecte un nouveau propriétaire. Pour recevoir une notification par courriel lorsque vous devenez propriétaire d'une unité d'approbation, reportez-vous aux sections Configuration des courriels pour les notifications et Définition des options d'approbations.
Remarque :
Lorsque vous utilisez un modèle de forme libre pour les approbations, vous devez affecter le propriétaire suivant.
En cours de révision : indique que l'unité d'approbation fait l'objet d'une action Promouvoir ou Soumettre et, par conséquent, que quelqu'un est en train de la réviser. Seul le propriétaire actuel ou l'administrateur peut modifier des données sur des unités d'approbation ayant l'état En cours de révision. Dans cet état, les unités d'approbation peuvent être soumises à des itérations de promotion, de soumission, de validation et de rejet jusqu'à ce qu'elles soient définitivement approuvées.
Gelé : toutes les données associées dans les unités d'approbation descendantes sont verrouillées (lecture seule). Pour annuler cette opération, le propriétaire ayant figé les unités d'approbation, ou un propriétaire de niveau supérieur, doit sélectionner Libérer.
Réparti : plusieurs personnes révisent le budget. Les réviseurs sont filtrés en fonction des autorisations et des réviseurs sont indiqués pour l'action de répartition sélectionnée (Répartir, Répartir les enfants ou Répartir le propriétaire).
Non validé : survient lorsque le propriétaire ou l'administrateur sélectionne Refuser. Seul le propriétaire actuel ou l'administrateur peut modifier des données ou exécuter une action sur une unité d'approbation ayant l'état Non validé.
Approuvé : indique que l'option Approuver est sélectionnée. La dernière personne dans le chemin promotionnel (propriétaire de l'unité d'approbation) devient le propriétaire, qu'il soit propriétaire ou réviseur. Les propriétaires peuvent modifier les données s'ils disposent d'une autorisation en écriture sur la combinaison de membres qui définit l'unité d'approbation, et effectuer l'action Approuver. Les réviseurs, qui sont la dernière personne dans le chemin promotionnel, ne peuvent pas modifier les données de l'unité d'approbation, mais peuvent exécuter l'action Approuver. Le cycle de budgétisation est terminé une fois toutes les unités d'approbation approuvées.
Remarques :
Dans tous les états excepté Non démarré, les personnes disposant d'une autorisation en lecture peuvent consulter les données, l'état d'approbation et l'historique, ainsi que lire et ajouter des annotations.
Une unité d'approbation peut ignorer les états d'approbation.
Le processus de validation peut être géré à un niveau supérieur avec des unités d'approbation parent.
Les propriétaires et les réviseurs des unités d'approbation peuvent être des individus ou il peut s'agir d'un groupe. Reportez-vous à la section A propos des approbations de groupe dans le guide Administration de Planning.
Remarque :
Les actions disponibles lors de la modification du statut des unités d'approbation dépendent du modèle d'approbations sélectionné. Par exemple, en cas d'utilisation du modèle réparti, l'option Soumettre peut être sélectionnée afin de transmettre la propriété à l'utilisateur suivant dans le chemin promotionnel. Cependant, lorsque vous utilisez le modèle de version ascendante, l'option Soumettre n'est pas disponible. L'option Promouvoir peut être sélectionnée à la place pour transmettre la propriété à la personne suivante dans le chemin promotionnel. Les actions Geler et Libérer ne sont disponibles que pour les modèles de version ascendante et réparti.