Az eljárások olyan definiált tartalomrögzítési munkafolyamatok, amelyek a kezdeti forráskiválasztástól egészen az Oracle Content Management szolgáltatásba történő végső feltöltésig tartanak. Minden eljárás teljes tartalomrögzítési rendszert jelent, központi helyet biztosítva metaadatok, feldolgozási szabályok, konfigurációs profilok és kötegadatok megadásához adott környezet számára.
Az Oracle Content Management segítségével bármennyi eljárást létrehozhat az összes tartalomrögzítési igénye kielégítése céljából. Az eljárás tartalmazza a dokumentumot, az ügyfélprogramot és a jóváhagyási profilokat, valamint a hozzájuk társított összes konfigurációt. Annyi ügyfélprogramot, dokumentumot és jóváhagyási profilt tartalmazhat, amennyit a szervezete igényel. A konfigurációkat több profilhoz újra felhasználhatja. Az ügyfélprogram környezetében, ha a felhasználó szerepköre megengedi, kiválaszthatja a dokumentumkötegek feldolgozásához szükséges ügyfélprofilokat és dokumentumprofilokat.
Az eljárás az ügyfélprogram felhasználóinak üzlettípusán alapuló metaadatokat tartalmaz. Ezek az adatok lehetnek: a vevő vagy az alkalmazott azonosítója, telefonszáma, születési dátuma vagy teljesen más elemcsoport. Konfiguráljon egy eljárást, amelyben a dokumentumokat PDF, TIFF vagy JPEG formátumúvá alakítja át. Hozzon létre továbbá vonalkód-definíciókat az indexeléshez, a szűréshez és a kereséshez.
Amikor dokumentumprofilokat konfigurál, társítsa hozzájuk a metaadatokat és a mellékletek formátumtípusát. Egy importálási feladatban kiválaszthatja azt a dokumentumprofilt, amelyet hozzá kíván rendelni az importált dokumentumokhoz. Vagy konfigurálhat egy felismerési feladatot, amellyel dinamikusan is meghatározhatja a dokumentumprofilt. Amikor vonalkód-definíciókat, dokumentumrendszerezési beállításokat konfigurál, társítania kell hozzájuk a megfelelő dokumentumprofilt is.
Egy ügyfélprofilban,konfigurálhatja, hogy az ügyfélprogram felhasználói mit és hogyan végezhessenek az ügyfélprogram környezetében. Egy vagy több dokumentumprofilt is társíthat hozzá. Vagyis bizonyos felhasználói feladatok csak rögzítik a dokumentumokat, mások felelnek az indexek létrehozásáért a dokumentumkötegek számára, míg mások mindkét műveletet elvégzik. Az ügyfélprofilokban adja meg a kötegek előtagját, prioritását, illetve a kötegek szűrési feltételeit is (prioritás, állapot, előtag stb.). Az ügyfélprofilok használatának korlátozásához hozzárendelheti őket a felhasználókhoz úgy, hogy csak a megfelelő jogosultságokkal rendelkező felhasználók férhessenek hozzá az ügyfélprofilokhoz az ügyfélprogram környezetében.
Megjegyzés:
A Tartalomrögzítési eljárások oldalon található konfigurálási lapok sorrendje megegyezik az adatoknak a Rögzítés, Feldolgozás és Jóváhagyás lépéseken keresztül történő áramlásával, azonban az eljárás konfigurálásakor a leghatékonyabb útvonal akkor érhető el, ha fordított sorrendben végzi a műveleteket, mivel a kezdeti lépéseknek a már definiált következő lépésekhez kell kapcsolódniuk.Eljárások létrehozása