Introduzione al motore di Corrispondenza transazione

Regole di corrispondenza

1. "Invoice" del sistema di origine corrisponde esattamente a "Invoice" del sottosistema

2. La data del sistema di origine corrisponde con una tolleranza compresa tra -1 e +3 alla data del sottosistema

3. "Amount" del sistema di origine corrisponde esattamente a "Amount" del sottosistema

L'attributo "Amount" del sistema di origine e del sottosistema è l'attributo di quadratura.

Ordine di valutazione/Priorità della prima corrispondenza

La corrispondenza delle transazioni viene valutata secondo l'ordine di esistenza delle transazioni nel database e verrà selezionata per la corrispondenza la prima transazione valutata che soddisfa le condizioni.

Ordine di valutazione/Prima corrispondenza con l'ID più basso

Quando le transazioni vengono caricate, viene loro assegnato un ID transazione in sequenza. Pertanto, la transazione corrispondente con l'ID transazione più basso è quella che è stata caricata per prima e sarà la prima a corrispondere.

In una corrispondenza 1 a 1, se sono presenti due transazioni idonee per la corrispondenza con una terza transazione, ma la corrispondenza può avvenire solo con una di queste, per la corrispondenza verrà selezionata la transazione con l'ID transazione più basso.

Per le regole del subset, durante la creazione della corrispondenza la corrispondenza ordinerà le transazioni in base all'importo e all'ID transazione. Se due transazioni hanno lo stesso importo, nell'abbinamento verrà utilizzata la transazione con l'ID più basso.

Se la stessa regola è stata eseguita avendo selezionato Non ambiguo, tutte le transazioni rimarranno senza corrispondenza (come previsto).

Valutazione delle tolleranze

Sono tre i modi per impostare i livelli di tolleranza al fine di consentire la corrispondenza delle transazioni con varianze. È possibile impostare quanto segue.

• Un valore di varianza della tolleranza che viene applicato a tutte le transazioni. Ad esempio, una corrispondenza automatica con una varianza massima compresa tra -1 e +3.
• Un livello di soglia di tolleranza espresso come percentuale. Ad esempio, una corrispondenza automatica con massimo lo 0,5% del valore dell'importo.
• Un livello di soglia di tolleranza espresso come percentuale insieme a un importo di varianza. Ad esempio, una corrispondenza automatica con massimo l'1% del valore dell'importo fino a un importo massimo di 100,00.

  Nota:

  Il valore percentuale non può essere superiore a 100 per la tolleranza massima e minima e può essere utilizzato per attributi di origine dati di tipo Numero o Numero intero.

Valutazione delle tolleranze impostate come valori

Durante la valutazione delle tolleranze impostate con un valore, la modalità di applicazione dei valori di tolleranza massimo/minimo alle transazioni influisce sul calcolo. Ad esempio, nelle transazioni campione a cui viene applicata una tolleranza per i valori di data, la tolleranza autorizzata è pari a -1 e +3. Se si applicano questi valori al primo record della tabella Source System, il primo record nella tabella Sub System soddisfa la regola di corrispondenza perché September 18 è minore o uguale a +3 giorni da September 15. Se tuttavia si applicano le tolleranze alla transazione Sub System (anziché a Source System), la corrispondenza non riesce in quanto September 15 non è minore o uguale a -1 giorni da September 18.

Per garantire risultati coerenti, si è scelto di utilizzare l'approccio seguente per la valutazione delle tolleranze.

Valutazione dei tipi di regole 1 a 1

Con i tipi di regole 1 a 1, le transazioni di origine vengono considerate "transazioni di base o ancoraggio". L'esempio seguente illustra le modalità di esecuzione della valutazione. In questo esempio, per la tolleranza di data l'opzione Inizio è impostata su zero (0) e l'opzione Fine è impostata su +3.

1. Iniziando dalla prima transazione di origine, i limiti di tolleranza vengono aggiunti al valore di data della transazione per derivare l'intervallo di valori di data accettabile dal sottosistema.
2. Viene quindi selezionata la prima transazione di Sub System che soddisfa la corrispondenza. Nell'esempio, il valore di data di origine per la prima transazione è 15 settembre.

3. Aggiungendo la tolleranza da 0 a +3 alla transazione del sottoinsieme, viene selezionata come corrispondenza la prima transazione del sistema di origine con valore Data maggiore o uguale al 15 settembre e minore o uguale al 18 settembre. Questa corrispondenza è evidenziata in verde nella figura seguente:

   
   
   

4. Proseguendo alla seconda transazione di origine (con il valore di data pari a 16 settembre), viene trovata la prima transazione del sottosistema con data maggiore o uguale a 16 settembre e minore o uguale a 19 settembre. Questa corrispondenza riferita a September 17 è compresa nell'intervallo ed è evidenziata in rosso nell'immagine seguente:

   
   
   
5. Proseguendo alla terza transazione del sistema di origine (con il valore Data 17 settembre), si supponga che sia necessario trovare la prima transazione di sistema di origine con data maggiore o uguale al 16 settembre e minore o uguale al 20 settembre. Poiché nessuna transazione del sistema di origine soddisfa tale condizione, non viene creata alcuna corrispondenza.

Valutazione dei tipi di regole 1 a molti

Con i tipi di regole 1 a molti, le transazioni di Source System sono le transazioni di base.

Valutazione dei tipi di regole Molti a 1

Con i tipi di regole Molti a 1, le transazioni di Sub System sono le transazioni di base.

Valutazione dei tipi di regole Molti a molti

Con i tipi di regole Molti a molti non esistono transazioni di base. Le condizioni vengono valutate secondo un set di regole.

Il processo seguente viene utilizzato per valutare una corrispondenza per i tipi di regola Molti a molti con tolleranza di data specificata.

1. Vengono trovati il valore minimo e il valore massimo della data nel sistema di origine.
2. Nel sottosistema, utilizzare la seguente formula per calcolare il valore di data minimo e il valore di data massimo consentiti durante la determinazione di una corrispondenza:
   • La data minima del sottosistema deve essere uguale o successiva alla data massima del sistema di origine + il valore iniziale dell'intervallo di tolleranza di data
   • La data massima del sottosistema deve essere uguale o precedente alla data massima del sistema di origine + il valore iniziale dell'intervallo di tolleranza di data
3. Vengono considerare tutte le transazioni del sottosistema che si trovano entro la data minima e la data massima del sottosistema calcolate durante la determinazione di una corrispondenza

Si noti che la data minima del sottosistema deve essere uguale o precedente alla data massima del sottosistema.

Esempio: tipo di regola Molti a molti con tolleranza di data

In questo esempio la tolleranza di data consentita per una corrispondenza spazia da -2 a +3.

Si considerino le seguenti transazioni del sistema di origine per l'ID negozio 3738.

Nelle transazioni del sistema di origine, il valore minimo della data è 04-Feb-23 e quello massimo è 07-Feb-23.

Si considerino le seguenti transazioni del sottosistema per l'ID negozio 3738.

Utilizzando la formula nel passo 2, determinare l'intervallo di date per le transazioni del sottosistema che devono essere considerate per la corrispondenza.

• La data minima del sottosistema deve essere uguale o successiva al 05-feb-23 (07-feb-23 - 2 giorni)
• La data massima del sottosistema deve essere uguale o precedente al 07-feb-23 (04-feb-23 + 3 giorni).

Pertanto, durante la creazione di una corrispondenza vengono prese in considerazione tutte le transazioni del sottosistema comprese tra il 05-feb-23 e il 07-feb-23. In questo esempio, tutte le transazioni del sottosistema rientrano in questo intervallo.

La somma degli Importi nel sistema di origine è 2.132. Nel sottosistema, la somma degli importi delle transazioni che rientrano nell'intervallo di date calcolato è 2.132. Pertanto, le transazioni del sistema di origine e del sottosistema sono considerate come una corrispondenza.

Per un esempio in cui non viene creata una corrispondenza, è possibile considerare le stesse transazioni del sistema di origine mostrate sopra. Nelle transazioni del sottosistema, l'unica modifica è che l'ultima transazione (con Importo = 100) è datata 08-Feb-23. La data massima del sottosistema che può essere presa in considerazione durante la creazione di una corrispondenza è 07-feb-23, quindi la transazione datata 08-feb-23 non viene inclusa. La somma degli importi nel sistema di origine è 2.132, ma la somma degli importi nel sottosistema è 2.032. Pertanto, questi set di transazioni del sistema di origine e del sottosistema non corrispondono.

Valutazione delle condizioni delle regole di corrispondenza per un attributo di quadratura

1. Il sistema seleziona in primo luogo tutte le transazioni con numeri Invoice corrispondenti (regola n. 1).
2. Vengono quindi valutati gli attributi Date per determinare se soddisfano la condizione della regola (regola n. 2).
3. Infine, il sistema valuta se l'attributo Amount di Source System corrisponde esattamente all'attributo Amount di Sub System (regola n. 3).

   Poiché si tratta di una corrispondenza Molti a molti con più transazioni in Source System e Sub System, i valori Amount devono essere sommati per origine dati e quindi deve essere effettuato il confronto dei totali ottenuti.

   Nell'esempio in esame, la somma dei valori Amount di Source System è pari a $500, così come la somma dei valori Amount di Sub System, pertanto le condizioni di corrispondenza sono soddisfatte:

   
   
   

Valutazione delle tolleranze impostate come percentuale e limite di varianza

L'opzione della tolleranza percentuale è disponibile per attributi di origine dati di tipo Numero e Numero intero (incluso l'attributo quadratura) e può essere impostata per:

• Regole di corrispondenza automatica
• Regola di corrispondenza manuale
• Mapping di attributi predefinito

• La regola di corrispondenza ha una tolleranza minima dell'1% e una tolleranza massima dell'1%
• Per l'opzione Fino all'importo massimo è impostata una tolleranza pari a 5.

Valutazione delle tolleranze di data per le regole di tipo uno a uno e uno a molti

La tolleranza di data fa riferimento al numero di giorni da considerare per la corrispondenza delle transazioni tra due origini dati. L'opzione Corrispondenza transazione valuta la tolleranza di data basandosi sul metodo più comune di corrispondenza delle transazioni, ovvero considerando l'origine (GL nell'esempio) disponibile "prima" dei versamenti bancari o delle transazioni del sottosistema. Il motore fa riferimento al sistema di origine e calcola l'intervallo dei valori di data da usare per la corrispondenza futura in base ai valori di tolleranza immessi nella regola.

L'opzione relativa alla tolleranza di data è disponibile per gli attributi dell'origine dati di tipo Data e può essere impostata per:

• Regole di corrispondenza automatica
• Regola di corrispondenza manuale
• Mapping di attributi predefinito

La tolleranza di data è molto flessibile e può essere utilizzata per specificare la corrispondenza mediante uno dei seguenti valori:

• Intervallo di giorni

  Utilizzare la tolleranza di data nelle regole per definire l'intervallo di giorno da considerare per la corrispondenza. Nel processo di creazione delle regole l'etichetta di questi campi è Inizio e Fine per indicare l'intervallo. Il motore è caratterizzato da livelli ottimali di flessibilità per quanto riguarda l'uso dell'intervallo di tolleranza delle date. Si supponga, ad esempio, che per la corrispondenza si desideri utilizzare le transazioni comprese tra la data odierna più un giorno. Per le date di inizio e fine verranno rispettivamente impostati 0 e 1. Un altro esempio potrebbe essere iniziare la corrispondenza delle transazioni due giorni prima delle transazioni di origine e terminarla quattro giorni dopo. È inoltre possibile considerare un intervallo tra un giorno prima (opzione Inizio impostata su -1) e un giorno dopo impostando l'opzione Inizio su -1 e l'opzione Fine su +1.

• Data specifica

  Un livello aggiuntivo di precisione per la tolleranza di data è dato dalla possibilità di corrispondenza tra le transazioni di un'origine e le transazioni del sottosistema in un altro giorno specifico anziché riferire la corrispondenza a un intervallo di giorni. A tale scopo, utilizzare gli stessi valori di tolleranza di data nei campi Inizio e Fine. Si supponga, ad esempio, di voler definire la corrispondenza tra transazioni di origine e transazioni bancarie con una tolleranza di data pari a due giorni. È possibile immettere 2 nel campo Inizio e 2 nel campo Fine per considerare un intervallo esatto per la corrispondenza.

• Calendario business anziché un calendario standard per escludere festività e fine settimana dalla corrispondenza.

  Per impostazione predefinita, Account Reconciliation utilizza un normale calendario per specificare le date in un intervallo di date. È inoltre possibile utilizzare un calendario business in caso di calcolo di un intervallo di date per semplificare l'esclusione di giorni quali festività aziendali o fine settimane dal calcolo. La casella di controllo Usa calendario business è disponibile come opzione durante la creazione delle condizioni per la regola relativa agli attributi di tipo Data con tolleranza, nonché per il mapping degli attributi predefiniti del processo di corrispondenza. L'opzione relativa al calendario business non è disponibile per la corrispondenza manuale.

  Nota:

  Per utilizzare un calendario business, è necessario specificare i giorni feriali per l'unità organizzativa e la regola relativa alle ferie contenente l'elenco di festività. Le unità organizzative vengono assegnate ai profili e il calendario business associato viene quindi utilizzato durante la creazione delle riconciliazioni. Fare riferimento alla sezione Definizione delle unità organizzative nella guida Impostazione e configurazione di Account Reconciliation.

Di seguito è illustrato un esempio di regola contenente la tolleranza di data specificata e la casella di controllo relativa al calendario business visualizzata.