Definizione del processo di corrispondenza tramite la creazione di regole

Definizione del processo di corrispondenza - Specifica delle proprietà

Per specificare le proprietà per un nuovo processo di corrispondenza, procedere come segue.

1. Da Home, selezionare Applicazione, quindi Tipi di corrispondenza.
2. Nella scheda Tipi di corrispondenza, selezionare il tipo di corrispondenza che si sta utilizzando. Viene visualizzata la scheda Modifica tipo di corrispondenza.
3. Selezionare la scheda Processo corrispondenza per visualizzare la scheda Proprietà.
4. Immettere un valore in ID per il processo di corrispondenza e in Nome.
5. Impostare l'opzione Numero di origini dati.
6. Selezionare le origini dati Sistema di origine e le origini dati Sottosistema.
7. Per impostazione predefinita, è selezionata la voce Imposta data contabile adeguamento sulla Data corrispondenza. È possibile modificare questa impostazione per impostare la data contabile di adeguamento sull'ultima data contabile nel gruppo di corrispondenze.
8. Fare clic su Salva.
9. Il mapping di attributi predefinito visualizza gli attributi delle origini dati definite e mostra la relazione tra gli attributi nelle origini dati Sistema di origine e Sottosistema.

Mapping di attributi

Di seguito viene fornito un esempio con Bank to GL (General Ledger) per illustrare l'inserimento delle proprietà per il processo di corrispondenza e visualizzare il mapping di attributi predefinito. In Default Attribute Mapping (Mapping di attributi predefinito) viene visualizzato automaticamente l'attributo di quadratura già definito nell'origine dati.

Utilizzare il segno più (+) sotto Default Attribute Mapping per aggiungere un nuovo mapping di attributi. Per mappare gli attributi del sistema di origine agli attributi del sottosistema, nonché dichiarare i limiti di tolleranza, è possibile utilizzare la finestra di dialogo Nuovo mapping di attributi.

Per ulteriori dettagli sul funzionamento della tolleranza, fare riferimento alla sezione Introduzione al motore di Corrispondenza transazione.

Definizione del processo di corrispondenza - Introduzione alle regole e alle condizioni di regola

L'impostazione delle condizioni di regola determina gli attributi da abbinare e consente di specificare se deve verificarsi una corrispondenza esatta oppure se viene consentita una certa tolleranza. Le condizioni di regola consentono di definire con facilità le regole di corrispondenza in più processi di corrispondenza di origine mediante la definizione della relazione predefinita tra gli attributi nel sistema di origine e nel sottosistema.

L'identificativo e il nome identificano il processo di corrispondenza in vari punti, in modo che l'utente possa determinare il set di regole di corrispondenza utilizzato per produrre il set di corrispondenze specificato. L'identificativo deve essere sempre univoco all'interno del tipo di corrispondenza. Il numero delle origini dati determina la quantità delle origini dati incluse nel processo di corrispondenza specifico.

Ad esempio, se sono state definite tre origini dati e Processo corrispondenza 1 utilizza due origini mentre Processo corrispondenza 2 utilizza una sola origine, selezionare i nomi delle origini dati da assegnare al sistema di origine e al sottosistema. Selezionare quindi il formato; l'elenco dei formati disponibili dipende dal numero delle origini dati assegnate al processo di corrispondenza.

Ad esempio, se si prevede di configurare più regole di corrispondenza che richiedono una corrispondenza tra gli attributi "Importo" del sistema di origine e "Importo transazione" del sottosistema, è possibile definire questa relazione una sola volta nella tabella: ogni volta che si configurerà una regola di corrispondenza che fa riferimento a "Importo" del sistema di origine, verrà utilizzato automaticamente "Importo transazione" del sottosistema come attributo per la corrispondenza. È possibile sostituire l'impostazione predefinita durante la configurazione delle regole.

L'attributo di quadratura è l'attributo utilizzato per generare il report di quadratura delle riconciliazioni. Ad esempio, per la riconciliazione interaziendale, sarebbe il valore Importo.

Le regole vengono elaborate secondo l'ordine di visualizzazione nella tabella. È possibile riordinare le regole utilizzando il trascinamento della selezione.

L'elenco dei tipi di regole dipende dal formato. Ad esempio,

• Confronto dei saldi con corrispondenza rappresenta una corrispondenza con due origini e può essere 1 a 1, 1 a molti, Molti a 1 e Molti a molti.

  1 a 1 significa che 1 transazione del sistema di origine verrà abbinata a 1 transazione del sottosistema.

  1 a molti significa che 1 transazione del sistema di origine verrà abbinata a tutte le transazioni del sottosistema che soddisfano le condizioni di regola.

• Analisi conto rappresenta una corrispondenza con una sola origine e può essere 1 a 1, 1 a molti, Molti a 1 e Molti a molti.

  1+ a 1- significa che 1 transazione positiva verrà abbinata a 1 transazione negativa.

  1+ a molti – significa che 1 transazione positiva verrà abbinata a tutte le transazioni negative che soddisfano le condizioni della regola.

Per creare una regola, procedere come segue.

1. Assegnare un ID univoco quindi un Nome alla regola. La descrizione è facoltativa.

   Nota:

   Il campo ID può contenere fino a 25 caratteri alfanumerici e non può includere caratteri speciali ad eccezione del punto (.), della lineetta (-) e del carattere di sottolineatura (_). Il campo Nome può contenere fino a 5O caratteri alfanumerici e non può includere caratteri speciali ad eccezione del punto (.), della lineetta (-) e del carattere di sottolineatura (_).
2. Specificare il tipo di regola. Da questa impostazione dipende il numero di transazioni selezionate per ciascun lato della corrispondenza. Nell'esempio, dal conto fornitori interaziendale viene selezionata una transazione cui viene applicata la corrispondenza con una transazione del conto clienti interaziendale.

3. Specificare le condizioni da rispettare perché la regola venga soddisfatta. Per questa regola è richiesta una corrispondenza esatta sia in fattura che nell'importo. Le corrispondenze prodotte da questa regola avranno lo stato "Confermato". Ciò significa che non è richiesta alcuna azione da parte dell'utente una volta ottenuta la corrispondenza.
   
   

   Se una regola non è più necessaria, ma viene utilizzata per l'abbinamento di corrispondenze esistenti, è consigliabile disattivarla anziché eliminarla. La regola potrà essere eliminata dopo la rimozione delle corrispondenze che si basano su di essa.

   Il seguente esempio di regola richiede una corrispondenza esatta in fattura ma consente una varianza fino a € 100 nell'importo. Le corrispondenze prodotte da questa regola comprendono un adeguamento per la differenza di € 100. La regola è stata configurata per creare corrispondenze "suggerite", consentendo agli utenti con privilegi di sicurezza di livello appropriato di rivedere le corrispondenze e gli adeguamenti associati e di stabilire se accettare o rifiutare la corrispondenza.
   
   

   Nota:

   Per i tipi di regole 1 a molti e Molti a 1 è necessario definire un'unica condizione della regola che può essere di tipo corrispondenza esatta o con tolleranza, oltre alla condizione per l'attributo quadratura. Per le regole di tipo Molti a molti è necessario definire una condizione di tipo corrispondenza esatta.

Esempio di regole di corrispondenza automatica

Le regole di corrispondenza automatica vengono utilizzate dal processo di corrispondenza automatica. È necessario definire le regole o le condizioni da rispettare per ottenere una corrispondenza. Di seguito è riportato un esempio di scheda Regole completata per un processo di corrispondenza automatica per il tipo interaziendale. Nella colonna Attivo sono indicate le regole che verranno eseguite durante la corrispondenza automatica. Una X indica che una regola non è attiva e non verrà eseguita. È possibile disattivare le regole utilizzando la finestra di dialogo Modifica regola.

Impostazione dei livelli di tolleranza

Sono tre i modi per impostare i livelli di tolleranza al fine di consentire la corrispondenza delle transazioni con varianze. È possibile impostare quanto segue.

• Un valore di varianza della tolleranza che viene applicato a tutte le transazioni. Ad esempio, una corrispondenza automatica con una varianza compresa tra -1 e +3.
• Un livello di soglia di tolleranza espresso come percentuale. Ad esempio, una corrispondenza automatica con massimo lo 0,5% del valore dell'importo.
• Un livello di soglia di tolleranza espresso come percentuale insieme a un importo di varianza. Ad esempio, una corrispondenza automatica con massimo l'1% del valore dell'importo fino a un importo massimo di 100,00.

  Nota:

  Il valore percentuale non può essere superiore a 100 per la tolleranza massima e minima. È possibile utilizzare un livello di tolleranza percentuale solo per attributi di origine dati di tipo Numero e Numero intero. L'opzione per visualizzare un valore percentuale non è disponibile per altri tipi di dati, ad esempio Data.

Casella di controllo della tolleranza percentuale Quando si impostano i limiti di tolleranza, viene visualizzata la casella di controllo Utilizza tolleranza percentuale che consente di definire un livello di tolleranza sotto forma di percentuale, per poi impostare un valore massimo di varianza.

Esempio 1. Regola di riconciliazione automatica - Limiti di tolleranza

Per i tipi di regola adeguamento, il limite di adeguamento è illimitato se non sono specificati valori nei campi Da e A.

Esempio 2. Regola di corrispondenza manuale - Limiti di tolleranza del preparatore

Impostazione della tolleranza di data nelle regole di tipo uno a uno e uno a molti

La tolleranza di data fa riferimento al numero di giorni da considerare per la corrispondenza delle transazioni tra due origini dati. L'opzione Corrispondenza transazione valuta la tolleranza di data basandosi sul metodo più comune di corrispondenza delle transazioni, ovvero considerando l'origine (GL nell'esempio) disponibile "prima" dei versamenti bancari o delle transazioni del sottosistema. Il motore fa riferimento al sistema di origine e calcola l'intervallo dei valori di data da usare per la corrispondenza futura in base ai valori di tolleranza immessi nella regola.

L'opzione relativa alla tolleranza di data è disponibile per gli attributi dell'origine dati di tipo Data e può essere impostata per:

• Regole di corrispondenza automatica
• Regola di corrispondenza manuale
• Mapping di attributi predefinito

La tolleranza di data è molto flessibile e può essere utilizzata per specificare la corrispondenza mediante uno dei seguenti valori:

• Intervallo di giorni

  Utilizzare la tolleranza di data nelle regole per definire l'intervallo di giorno da considerare per la corrispondenza. Nel processo di creazione delle regole l'etichetta di questi campi è Inizio e Fine per indicare l'intervallo. Il motore è caratterizzato da livelli ottimali di flessibilità per quanto riguarda l'uso dell'intervallo di tolleranza delle date. Si supponga, ad esempio, che per la corrispondenza si desideri utilizzare le transazioni comprese tra la data odierna più un giorno. Per le date di inizio e fine verranno rispettivamente impostati 0 e 1. Un altro esempio potrebbe essere iniziare la corrispondenza delle transazioni due giorni prima delle transazioni di origine e terminarla quattro giorni dopo. È inoltre possibile considerare un intervallo tra un giorno prima (opzione Inizio impostata su -1) e un giorno dopo impostando l'opzione Inizio su -1 e l'opzione Fine su +1.

• Data specifica

  Un livello aggiuntivo di precisione per la tolleranza di data è dato dalla possibilità di corrispondenza tra le transazioni di un'origine e le transazioni del sottosistema in un altro giorno specifico anziché riferire la corrispondenza a un intervallo di giorni. A tale scopo, utilizzare gli stessi valori di tolleranza di data nei campi Inizio e Fine. Si supponga, ad esempio, di voler definire la corrispondenza tra transazioni di origine e transazioni bancarie con una tolleranza di data pari a due giorni. È possibile immettere 2 nel campo Inizio e 2 nel campo Fine per considerare un intervallo esatto per la corrispondenza.

• Calendario business anziché un calendario standard per escludere festività e fine settimana dalla corrispondenza.

  Per impostazione predefinita, Account Reconciliation utilizza un normale calendario per specificare le date in un intervallo di date. È inoltre possibile utilizzare un calendario business in caso di calcolo di un intervallo di date per escludere giorni quali festività aziendali o fine settimane dal calcolo. La casella di controllo Usa calendario business è disponibile come opzione durante la creazione delle condizioni per la regola relativa agli attributi di tipo Data con tolleranza, nonché per il mapping degli attributi predefiniti del processo di corrispondenza. L'opzione relativa al calendario business è disponibile per tutte le regole tranne per quelle di tipo molti a molti, ma non è disponibile per la corrispondenza manuale.

  Per utilizzare un calendario business, è necessario specificare i giorni feriali per l'unità organizzativa e la regola relativa alle ferie contenente l'elenco di festività associato a tale unità organizzativa. Le unità organizzative vengono assegnate ai profili e il calendario business associato viene quindi utilizzato durante la creazione delle riconciliazioni. Fare riferimento alla sezione Definizione delle unità organizzative nella guida Impostazione e configurazione di Account Reconciliation.

Di seguito sono descritti alcuni esempi che illustrano l'uso della tolleranza di data e del calendario business.

• Esempio 1: condizione della regola basata sul tipo di data con l'opzione Usa calendario business. Questa regola specifica l'inizio a tre giorni dalle transazioni del sistema di origine e la data di fine dell'intervallo dopo quattro giorni.
  
  
• Esempio 2: limiti della tolleranza di data nel mapping degli attributi e uso dell'opzione relativa al calendario business. Questa regola specifica l'inizio a 0 giorni dalle transazioni del sistema di origine e la data di fine dell'intervallo dopo due giorni.

  Per immettere la tolleranza di data e scegliere di utilizzare il calendario business, procedere come segue.

  1. In Modifica tipo di corrispondenza selezionare la scheda Proprietà.

  2. Fare clic su + (Nuovo) in Mapping di attributi predefinito. Verrà visualizzata la finestra di dialogo Nuovo mapping di attributi.

     1. In Limite di tolleranza predefinito, immettere i limiti di tolleranza per le date nei campi Inizio e Fine.

     2. Facoltativamente, selezionare la casella di controllo Usa calendario business per utilizzare un calendario business anziché un calendario normale.
  
  
  
• Esempio 3: in questo esempio viene descritto come in un calendario business viene eseguita la corrispondenza delle date relative alla Festa del ringraziamento e al fine settimana corrispondente a tale festività.

  Questo esempio fa riferimento a una regola in cui l'opzione Inizio è impostata su tre giorni e l'opzione Fine è impostata su quattro giorni e dove l'intervallo di date include la Festa del ringraziamento e il fine settimana successivo. Se si utilizza il calendario business per tale organizzazione, il sistema non trova automaticamente le corrispondenze per tali date durante il periodo della Festa del ringraziamento e il fine settimana successivo. Poiché la corrispondenza fa riferimento a un periodo di otto giorni dal 25 novembre al 3 dicembre, il sistema ha correttamente eliminato i giorni non feriali dal 26 al 29 novembre.
  
  

Disattivazione di una regola

Se si desidera che durante la corrispondenza automatica non venga eseguita una determinata regola, è possibile modificare lo stato della regola da "attivo" a "inattivo" deselezionando la casella di controllo Attivo nella finestra di dialogo Modifica regola. Si noti che tutte le regole vengono impostate automaticamente sullo stato Attivo.

In caso di corrispondenze esistenti che sono state abbinate utilizzando una regola di corrispondenza non più richiesta, è possibile disattivare prima la regola. Dopo la rimozione delle corrispondenze, la regola di corrispondenza può essere eliminata.

Modifica della dimensione del batch e del numero di iterazioni corrispondenti per le regole di corrispondenza automatica

Transaction Matching consente di modificare i valori predefiniti per il numero di iterazioni durante il processo di corrispondenza per le regole di corrispondenza automatica. Fare riferimento alla sezione Modifica dei valori predefiniti per il numero massimo di iterazioni per le regole di corrispondenza automatica.