21 Gestire i batch
Un batch include immagini, pagine e documenti elettronici di cui è stata eseguita la scansione che è possibile organizzare in modo logico e memorizzare in un repository. Dopo aver sottoposto a scansione o importato i documenti, è possibile indicizzarli, modificarli e rilasciarli.
I batch creati vengono denominati automaticamente utilizzando il prefisso del profilo client (ad esempio, SCAN o IMPORT), seguito da un numero di sequenza interno.
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I batch vengono automaticamente bloccati man mano che vengono creati mediante la scansione o l'importazione o quando vengono aperti (espansi).
Nota:
Quando i batch rimangono bloccati e non vi sono più utenti disponibili per sbloccarli, gli amministratori di Content Capture possono sbloccare questi batch per un'ulteriore elaborazione. -
Se non sono stati definiti processi di rilascio e si bloccano personalmente i batch, i documenti e i metadati vengono inviati al repository di Oracle Content Management e sbloccati.
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Se è stato selezionato un processo di rilascio disponibile e sono stati rilasciati batch, l'azione successiva eseguita in un batch dipende dal processo di rilascio selezionato. Durante il rilascio del batch, una barra di avanzamento si sposta verso destra sul nome del batch per indicare l'avanzamento del rilascio. È possibile selezionare e utilizzare altri batch, mentre il rilascio del batch continua in background.
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Dopo il rilascio, la successiva azione eseguita su un batch dipende dalle relative impostazioni del profilo client. I batch potrebbero essere spostati a un passo di post-elaborazione, come il riconoscimento dei codici a barre, la conversione dei documenti (in PDF o TIFF) o il commit nel repository di Oracle Content Management. In alternativa, potrebbero essere sbloccati e quindi resi disponibili per il blocco e la modifica da parte di altri utenti. Ad esempio, dopo che gli operatori addetti alla scansione hanno creato, rivisto e modificato i batch, potrebbero rilasciarli agli operatori addetti all'indicizzazione per essere selezionati, indicizzati e rilasciati per la post-elaborazione.
Di seguito sono riportate le operazioni che è possibile eseguire con i batch gestiti.
Modificare le informazioni dei batch
È possibile che il profilo client assegni a un batch una priorità predefinita e uno stato. Il numero di priorità che è possibile assegnare è compreso nell'intervallo tra 0 e 10, dove 10 rappresenta la priorità più alta. È inoltre possibile associare uno stato a un batch selezionandolo nelle opzioni di stato disponibili. In modo analogo, è possibile associare una nota a un batch come promemoria o per avvisare altri utenti che potrebbero utilizzare il batch. Ad esempio, è possibile inserire una nota per indicare che in un determinato documento del batch manca una pagina.
Rilasciare i batch
Un profilo client può includere più processi di rilascio. Per rilasciare un batch, scegliere il processo di rilascio desiderato dalla lista.
- Se il profilo client include numerosi processi, selezionare un processo di rilascio dall'elenco a discesa sul lato destro di
e fare clic su . In alternativa è possibile fare clic con il pulsante destro del mouse su uno o più batch nel riquadro dei batch, selezionare Rilascia batch, quindi selezionare una delle opzioni del processo di rilascio configurate. Queste opzioni sono disponibili anche se si selezionano uno o più documenti in un batch nel riquadro dei batch.
Una barra viene visualizzata sul nome del batch e si sposta verso destra per indicare l'avanzamento del rilascio. Durante il rilascio, è possibile selezionare altri batch e documenti per utilizzarli.
Nota:
I batch rilasciati vengono aggiornati periodicamente se si abilita la preferenza Aggiornamento automatico batch del client.
Cercare i batch o filtrarne la lista
È possibile cercare i batch per nome, data, stato, priorità e stato (assegnato dal sistema). La lista filtrata include sempre i batch bloccati dall'utente oltre ai risultati della ricerca.
Per cercare i batch, effettuare le operazioni riportate di seguito.
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Nel riquadro dei batch fare clic su
. -
Nella finestra di dialogo Criteri di ricerca batch specificare le modalità di ricerca preferite per i batch utilizzando i criteri elencati nella tabella.
È possibile specificare più opzioni di ricerca. Tenere presente che deve essere trovata una corrispondenza per tutti i campi di ricerca specificati per poter trovare un batch, anche se deve corrispondere un solo valore all'interno di un campo di ricerca. Ad esempio, se si seleziona Urgente nel campo Stato e 8, 9 e 10 nel campo Priorità, vengono trovati i batch con stato Urgente e una priorità pari a 8, 9 o 10. Non verranno invece trovati i batch con stato Urgente e priorità pari a 0 oppure i batch senza stato e priorità pari a 8, 9 o 10.
Tabella 21-1 Criteri di ricerca dei batch
Criteri di ricerca Descrizione Nome batch
Immettere il nome batch da cercare. È possibile specificare un nome parziale seguito da
%per trovare la corrispondenza di uno o più caratteri. Ad esempio, immettereBatch%per trovare i batch denominati Batch15 e Batches214.Data di inizio/Data di fine
Per cercare i batch creati in un determinato intervallo di date, fare clic sul pulsante a forma di calendario accanto al campo della data e selezionare una data di inizio e una di fine.
Stato
Per cercare i batch in base allo stato assegnato, selezionare uno o più stati. Verrà trovata una corrispondenza con i batch ai quali è assegnato uno degli stati selezionati.
Priorità
Per cercare i batch in base alla priorità assegnata, selezionare una o più priorità. Verrà trovata una corrispondenza con i batch ai quali è assegnata una delle priorità selezionate.
Stato batch
Per cercare i batch in base allo stato assegnato dal sistema, selezionare uno o più stati. Verrà trovata una corrispondenza con i batch ai quali è assegnato uno degli stati selezionati. Di seguito vengono descritti gli stati batch disponibili.
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Pronto: i batch non sono bloccati e non è stato rilevato alcun errore.
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Bloccato: i batch sono bloccati da un utente.
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Errore: è stato rilevato un errore in uno o più documenti nel batch.
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Elaborazione: un processore o un job processore stanno elaborando i batch.
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Fare clic su OK.
I risultati della ricerca filtrata vengono visualizzati nel riquadro dei batch. Tenere presente che i batch bloccati dall'utente sono sempre visualizzati nel riquadro dei batch, a prescindere dalle impostazioni di filtro dei batch, e che il filtro dei batch rimane attivo quando si aggiorna la lista di batch finché non viene rimosso.
Per rimuovere un filtro di ricerca, effettuare le operazioni riportate di seguito.
Errori di elaborazione dei batch
Quando si usano e rilasciano i batch, a volte è possibile rilevare errori. In genere gli errori comuni possono essere risolti grazie alla spiegazione fornita. In altri casi potrebbe essere necessario contattare il responsabile delle procedure e fornire il nome del batch e l'errore visualizzato.
Errori durante l'uso dei batch
Quando si tenta di visualizzare un documento non di immagine in un'applicazione associata, se si verifica un errore durante il tentativo di apertura del documento nell'applicazione associata, il client visualizzato il messaggio di errore Apertura del documento in un'applicazione associata non riuscita. È possibile che non vi siano applicazioni associate a questo tipo di documento.
Errori dopo il rilascio dei batch
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Se si verifica un errore dopo il rilascio del batch, ad esempio nel passo di post-elaborazione, è possibile che il batch venga visualizzato come bloccato nel riquadro dei batch. (Tenere presente che la post-elaborazione può comportare la ridenominazione del batch). È possibile fare clic con il pulsante destro del mouse su un'icona di errore del documento e scegliere Visualizza errori batch dal menu per visualizzare i dettagli dell'errore.
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Se il batch è stato rilasciato senza aver completato tutti i campi di metadati obbligatori in ogni documento, si verifica un errore se Content Capture è impostato per eseguire il commit del batch come passo di post-elaborazione. In genere, tutti i documenti vengono sottoposti a commit e rimossi dal batch. Tuttavia, i documenti che contengono errori rimangono nel batch. Per correggere l'errore, aprire il batch, completare tutti i campi di metadati obbligatori (un asterisco * è visualizzato a sinistra dei nomi) in tutti i documenti, e rilasciare nuovamente il batch.