Ciascuna unità di approvazione dispone di uno stato, che dipende dal punto del processo di revisione in cui si trova.
Un'unità di approvazione può avere uno degli stati riportati di seguito.
Non avviato: stato iniziale di tutte le unità di approvazione. Un amministratore inizia il processo di revisione utilizzando l'azione Avvia, che modifica lo stato di un'unità di approvazione impostandolo su Primo passaggio (nel template in formato libero), In revisione e la sposta al primo posto nel percorso promozione (nel template bottom-up) oppure su In revisione e la sposta all'ultimo posto nel percorso promozione (nel template distribuito).
Nota:
Primo e ultimo nel percorso di promozione non rappresentano stati ma le posizioni che indicano chi è il proprietario dell'unità di approvazione e dove si trova.
1° passaggio: stato iniziale delle unità di approvazione selezionate per il processo di budget. Le unità di approvazione non hanno proprietari nello stato Primo passaggio. Gli utenti con autorizzazione di scrittura possono immettere dati e promuovere unità di approvazione con stato 1° passaggio. In questa fase, gli amministratori possono escludere alcuni membri dalle unità di approvazione.
Quando un'unità di approvazione è pronta per la revisione, l'utente seleziona una delle azioni disponibili, modificando lo stato dell'unità di approvazione e trasferendo la proprietà della stessa. Per ricevere una notifica via e-mail se si acquisisce la proprietà di un'unità di approvazione, fare riferimento alle sezioni Impostazione dell'e-mail per le notifiche e Impostazione delle opzioni delle approvazioni.
Nota:
Quando si utilizza il template in formato libero per le approvazioni, spetta all'utente assegnare il proprietario successivo.
In revisione: questo stato subentra dopo un'azione Promuovi o Sottometti e significa che qualcuno sta revisionando l'unità di approvazione. Soltanto il proprietario corrente o gli amministratori possono modificare i dati delle unità di approvazione il cui stato è In revisione. Nello stato In revisione, è possibile che le unità di approvazione siano sottoposte a iterazioni di promozioni, invii, ratifiche e rifiuti prima dell'approvazione finale.
Congelato: tutti i dati correlati nelle unità di approvazione discendenti sono bloccati (sola lettura). Il proprietario che ha congelato le unità di approvazione, o un proprietario di livello superiore, deve selezionare Scongela per annullare l'azione.
Distribuito: la revisione del budget viene eseguita da più utenti. I revisori vengono filtrati in base alle autorizzazioni e ai revisori specificati per l'azione di distribuzione specifica (Distribuisci, Distribuisci figli o Distribuisci proprietario).
Non ratificato: si attiva se il proprietario o l'amministratore seleziona Rifiuta. Soltanto il proprietario corrente o l'amministratore possono modificare i dati o eseguire un'azione sulle unità di approvazione con stato Non ratificato.
Approvato: viene attivato quando si seleziona Approva. L'ultimo utente nel percorso di promozione (il proprietario dell'unità di approvazione) diventa il proprietario indipendentemente dal suo ruolo di proprietario o revisore. I proprietari possono modificare i dati se dispongono dell'autorizzazione di scrittura alla combinazione di membri che definisce l'unità di approvazione, ed eseguire l'azione Approva. I revisori, che sono gli ultimi utenti del percorso di promozione, non possono modificare i dati nell'unità di approvazione, ma possono eseguire l'azione Approva. Una volta approvate tutte le unità di approvazione, il ciclo del budget è completato.
Note:
In tutti gli stati, ad eccezione di Non avviato, gli utenti con autorizzazione di lettura possono visualizzare i dati, lo stato di approvazione e la cronologia, nonché leggere e aggiungere annotazioni.
È possibile che alcuni stati di approvazione delle unità di approvazione vengano saltati.
Il processo di revisione può essere gestito a un livello superiore con le unità di approvazione padre.
I proprietari e i revisori di unità di approvazione possono essere singoli utenti o gruppi. Fare riferimento alla sezione Informazioni sulle approvazioni basate su gruppi in Amministrazione di Planning.
Nota:
Le azioni disponibili quando si modifica lo stato delle unità di approvazione dipendono dal modello di approvazione selezionato. Quando ad esempio si utilizza il modello distribuzione, gli utenti possono selezionare Sottometti per trasferire la proprietà all'utente successivo nel percorso promozione. Quando si utilizza il template bottom-up, invece, l'azione Sottometti non è disponibile. Gli utenti possono selezionare Invia per trasferire la proprietà all'utente successivo nel percorso di promozione. Le azioni Congela e Scongela sono disponibili solo per i template bottom-up e di distribuzione.