添付の追加

「添付」には、照合全体、照合のコメントまたはトランザクションに添付されたファイルが含まれます。

「添付」ドロワーは策定者の役割用に予約されています。策定者のみが「添付」ドロワーを使用でき、「オープン(策定者)」ステータスの照合で作業している現在の策定者は、添付を追加したかどうかに関係なく「添付」ドロワーの添付を追加または削除するための完全アクセス権があります。

策定者が添付を追加できるのは、「サマリー」の「添付」セクションの照合全体、照合のコメントまたはトランザクションです。レビュー担当者とコメント作成者が添付を追加できるのは、自身のコメントだけです。

次のことが可能です:

添付を追加したユーザーと追加日時を表示します。
照合が作成された次の期間に、照合の添付を繰り越します。
照合のワークフローが完了するまで添付の説明を編集します。
トランザクション添付のリストを展開し、デフォルトの展開されたビューとして設定します。
1つの添付を複数の照合に一度に追加します。
「添付の追加」ダイアログ・ボックスからドラッグ・アンド・ドロップを使用して1つ以上の添付を追加します。複数の添付をドラッグ・アンド・ドロップしたり、一度に複数の添付アップロードすることもできます。

役割およびステータスに基づく権限

次の表では、照合のステータスおよび役割に基づいて実行できるタスクを説明します:

表5-1 添付

役割	ステータス: オープン(策定者)	ステータス: オープン(レビュー担当者)	ステータス: クローズ済
策定者	添付を追加したかどうかに関係なく、添付を追加または削除可能	添付を表示可能	添付を表示可能
レビュー担当者	添付を表示可能	添付を表示可能	添付を表示可能
コメント作成者	添付を表示可能	添付を表示可能	添付を表示可能
管理者	添付を表示可能	添付を表示可能	添付を表示可能
パワー・ユーザー	添付を表示可能	添付を表示可能	添付を表示可能

外部ドキュメントまたはWebページ・リンクの追加

「添付」セクションに外部ドキュメントまたはWebページ・リンクを追加するには、次のステップを実行します:

「ホーム」から「照合」をクリックし、作業する照合を選択して開きます。
照合のサマリー・ダイアログ・ボックスで、右側にある「添付」タブ(ペーパー・クリップ・アイコン)をクリックします。「添付」リストが表示されます。
「添付」またはファイル・リンク・アイコンをクリックします。
- 添付の場合は、「ファイルの選択」を選択して、ファイルを選択して添付し、「OK」をクリックします。
  - 次に、わかりやすい「名前」を入力します。
  - 次の期間用に、この添付をこの照合に含める場合は、「繰越し」チェックボックスを選択します。
- リンクの場合は、URL (例: http://www.oracle.com (Oracle))を入力し、URL名を入力して、「OK」をクリックします。
  - 次に、わかりやすい「名前」を入力します。
  - 次の期間用に、この添付をこの照合に含める場合は、「繰越し」チェックボックスを選択します。
「繰越し」を選択した場合は、添付ファイルまたはWebリンクの横に「繰越し」アイコンが表示されます。

注:
ファイルを添付としてアップロードするオプションは、この照合に関連付けられたフォーマットで「ファイル・アップロードの防止」オプションが選択されていない場合にのみ表示されます。

注:

策定者がリンクを追加した後、ユーザーがこのリンクをクリックすると、ユーザーのブラウザ設定に基づいてリンクが開きます。

添付の編集または削除

右側の「編集」または「削除」アクションにアクセスすると、添付を編集または削除できます。
編集アクション

「添付の編集」ダイアログでは、名前の編集の他、「繰越し」チェックボックスの変更もできます。

注:

名前の説明は、照合のワークフローが完了するまで編集できます。

添付の繰越し

照合の添付を、その照合の将来の期間に繰り越すことが必要になる場合があります。「添付の追加」ダイアログまたは「添付の編集」ダイアログの「繰越し」チェックボックスを使用して、次の期間用に照合を作成する際にこの同じ添付を含めることを指定します。

すべてのトランザクション添付の展開

トランザクション添付の横にある「すべて展開」アイコンをクリックすると、トランザクション添付のリスト全体を表示できます。アイコンは「すべて展開」または「すべて縮小」のいずれかです。セッションで最後に使用された設定がデフォルトに設定されます。

これは展開されたリストの例です。
展開されてリストの全体が表示されたトランザクション添付

複数の照合またはトランザクションにファイルまたはURLを一度に追加

複数の照合やトランザクションに参照ファイルまたはURLを一度に追加するには:

ホームで、「照合」または「トランザクション」をクリックします。
複数の行を強調表示するか、[Shift]キーを使用して複数の行を選択すると、照合やトランザクションを複数選択でき、「アクション」、「参照の追加」、「ファイル」または「URL」の順に選択します。

ドラッグ・アンド・ドロップを使用した1つ以上の添付の追加

「添付の追加」ダイアログ・ボックスで使用できるドラッグ・アンド・ドロップ機能を使用して1つ以上の添付を追加することもできます。必要に応じて「名前」フィールドで添付の名前を変更できます。複数の添付をドラッグ・アンド・ドロップすると、それらを一度にアップロードできます。

注:

添付を適切にドラッグ・アンド・ドロップするには、「添付の追加」ダイアログ・ボックスにアクセスする必要があります。「サマリー」からドラッグ・アンド・ドロップを試みると、問題が発生することがあります。

注:

ファイルを添付としてアップロードするオプションは、この照合に関連付けられたフォーマットで「ファイル・アップロードの防止」オプションが選択されていない場合にのみ表示されます。

照合およびコメント添付のサイズの考慮事項

クライアント・ストレージのほとんどは照合とコメント添付に使用されることに注意してください。添付のサイズの管理に役立つヒントを次に示します。

クライアントはOracle Cloud Object Storageをサブスクライブし、ストレージ・バケットの作成後、オブジェクト・ストレージに添付を保存するよう「Account Reconciliation」を構成できます。これにより、実質的に「Account Reconciliation」データベースのサイズが小さくなります。Account Reconciliationの設定と構成のOracle Cloud Object Storageを使用した添付の保持を参照してください。
クライアントは、添付をクライアントの独自のドキュメント・リポジトリに保存し、そこに照合からリンクできます。添付ファイルをアップロードするよりリンクを追加した方が簡単であり、ストレージ・スペースを大幅に削減できます。
クライアントは、ストレージのオフロードまたはアーカイブ・サービスの起動のいずれかによって、古い期間をアーカイブすることもできます。
クライアントは大きな添付の内容を調査し、ユーザーが効率的な方法でデータをアップロードしていることを確認する必要があります。たとえば、高画質のスクリーンショットが貼り付けられたWordのdocは、非常に多くのストレージを必要とします。