Een batch bevat gescande afbeeldingen, pagina's en elektronische documenten die u logisch kunt ordenen en kunt opslaan in een repository. Nadat u documenten hebt gescand of geïmporteerd, kunt u deze indexeren, bewerken en vrijgeven.
Wanneer u batches maakt, krijgen ze automatisch een naam met het prefix van het clientprofiel (bijvoorbeeld SCAN of IMPORT), gevolgd door een intern volgnummer.
Opmerking:
Wanneer batches vergrendeld zijn door gebruikers die deze batches niet meer kunnen ontgrendelen, kunnen ze door Content Capture beheerders worden ontgrendeld voor verdere verwerking.Als er geen vrijgaveprocessen zijn gedefinieerd en u batches ontgrendelt, worden de documenten en metagegevens naar de Oracle Content Management repository verstuurd en worden ze ontgrendeld.
Als u een beschikbaar vrijgaveproces hebt geselecteerd en batches hebt vrijgegeven, is de volgende actie die op een batch wordt uitgevoerd afhankelijk van het geselecteerde vrijgaveproces. Bij het vrijgeven van batches verschuift een voortgangsbalk naar rechts over de batchnaam om aan te geven hoe ver de vrijgave gevorderd is. U kunt andere batches selecteren en hieraan werken terwijl er batches worden vrijgegeven op de achtergrond.
Na vrijgave hangt de volgende actie die voor een batch wordt uitgevoerd af van de bijbehorende clientprofielinstellingen. Batches kunnen worden doorgestuurd voor naverwerking, zoals streepjescodeherkenning, documentconversie (PDF/TIFF) of vastlegging in aan de Oracle Content Management repository. Ook kunnen de batches worden ontgrendeld, zodat andere gebruikers deze kunnen vergrendelen en bewerken. Zo kunnen scanmedewerkers die batches hebben gemaakt, gecontroleerd en bewerkt, de batches vrijgeven voor indexmedewerkers die de batches kunnen selecteren, indexeren en vrijgeven voor naverwerking.
U kunt de volgende acties uitvoeren op de batches die u beheert:
Door het clientprofiel is mogelijk een standaardprioriteit en -status aan een batch toegewezen. U kunt aan de batch een prioriteitsgetal toewijzen van 0 tot 10, waarbij 10 de hoogste prioriteit aangeeft. U kunt ook een status aan een batch koppelen vanuit de beschikbare statusopties. Op dezelfde manier kunt u een notitie aan een batch koppelen, als herinnering of om andere gebruikers te waarschuwen die mogelijk aan de batch werken. U kunt bijvoorbeeld een notitie invoeren om aan te geven dat een pagina ontbreekt in een opgegeven document in de batch.
Een clientprofiel kan meerdere vrijgaveprocessen bevatten. Kies het vereiste vrijgaveproces uit de lijst als u een batch wilt vrijgeven.
U kunt batches zoeken op naam, datum, status, prioriteit en staat. De gefilterde lijst bevat altijd batches die voor u zijn vergrendeld, naast de zoekresultaten.
Ga als volgt te werk om batches te zoeken:
Klik in het deelvenster Batch op .
Geef in het dialoogvenster Batchzoekcriteria aan hoe er naar batches moet worden gezocht aan de hand van de criteria in de tabel.
U kunt meerdere zoekopties opgeven. Een batch wordt alleen gevonden als alle opgegeven zoekvelden overeenkomen, maar binnen een zoekveld hoeft slechts één waarde overeen te komen. Bijvoorbeeld: als u Urgent in het veld Status selecteert en 8, 9 en 10 in het veld Prioriteit, worden batches met de status 'Urgent' EN een prioriteit van 8, 9 OF 10 gevonden. Batches met de status 'Urgent' maar een prioriteit van 0 of batches zonder status en een prioriteit van 8, 9 of 10 worden echter niet gevonden.
Tabel 21-1 Batchzoekcriteria
Zoekcriteria | Beschrijving |
---|---|
Batchnaam |
Voer een batchnaam in om op te zoeken. U kunt een gedeeltelijke naam opgeven gevolgd door |
Begindatum/Einddatum |
U kunt batches zoeken die binnen een bepaald datumbereik zijn gemaakt door op het kalenderpictogram naast het datumveld te klikken en een begin- en einddatum te kiezen. |
Status |
U kunt batches zoeken op toegewezen status door een of meer statuswaarden te selecteren. Alle batches met de geselecteerde status worden weergegeven. |
Prioriteit |
U kunt batches zoeken op toegewezen prioriteit door een of meer prioriteitswaarden te selecteren. Alle batches met de geselecteerde prioriteit worden weergegeven. |
Batchstaat |
U kunt batches met een door het systeem toegewezen staat zoeken door een of meer staten te selecteren. Alle batches met de geselecteerde staat worden weergegeven. Mogelijke batchstaatwaarden zijn:
|
Klik op OK.
De gefilterde zoekresultaten worden weergegeven in het batchdeelvenster. Batches die voor u zijn vergrendeld, worden altijd weergegeven in het batchdeelvenster, ongeacht de batchfilterinstellingen. Zolang u ze niet verwijdert, blijven batchfilters actief wanneer u de batchlijst vernieuwt.
Ga als volgt te werk om een zoekfilter te verwijderen:
Er kunnen fouten optreden wanneer u met batches werkt en deze vrijgeeft. Veel voorkomende fouten kunt u met behulp van de aanwezige foutenuitleg mogelijk zelf oplossen. In andere gevallen moet u wellicht contact opnemen met de procedurebeheerder en de batchnaam en fout doorgeven die worden vermeld.
Fouten die zijn opgetreden bij het werken aan batches
Wanneer u een niet-afbeeldingsdocument probeert weer te geven in een bijbehorende applicatie en er een fout optreedt bij het openen van het document, wordt voor de client de volgende foutmelding weergegeven: Het openen van het document in de gekoppelde applicatie is mislukt. Mogelijk is er geen applicatie aan dit documenttype gekoppeld.
Fouten die zijn opgetreden na het vrijgeven van batches
Als er een fout optreedt voor een batch nadat u deze hebt vrijgegeven, bijvoorbeeld tijdens een naverwerkingsstap, wordt deze in het deelvenster 'Batch' mogelijk als vergrendeld weergegeven. (De batch kan in de naverwerking een andere naam hebben gekregen.) Klik met de rechtermuisknop op het pictogram voor documentfouten en kies de optie Batchfouten weergeven in het menu om de foutdetails weer te geven.
Als u een batch hebt vrijgegeven zonder dat alle vereiste metagegevensvelden in elk document zijn ingevuld, treedt er een fout op als Content Capture zo is ingesteld dat de batch wordt vastgelegd als naverwerkingsstap. Normaal gesproken worden alle documenten vastgelegd en uit de batch verwijderd. Documenten met fouten blijven echter in de batch. Om de fout op te lossen, opent u de batch, vult u alle verplichte metagegevensvelden (links van de namen wordt een sterretje (*) weergegeven) in alle documenten in en geeft u de batch weer vrij.