Clientprofielen configureren

Een clientprofiel bevat de instellingen die eindgebruikers kunnen kiezen bij het scannen, importeren en/of indexeren van documenten in de Content Capture Client. Met clientprofielen wordt bijvoorbeeld bepaald hoe documenten worden gemaakt en gescheiden in batches, of er metagegevensvelden beschikbaar zijn en wat er gebeurt wanneer gebruikers batches vrijgeven. U maakt clientprofielen met behulp van procedure-elementen.

Lees de volgende onderwerpen om te begrijpen wat clientprofielen zijn en hoe u ze kunt configureren:

Clientprofielen

Sommige gebruikers leggen alleen documenten vast, andere gebruikers zijn verantwoordelijk voor het genereren van indexen voor documentbatches, en weer andere gebruikers doen beide. U configureert clientprofielen op basis van de volgende vereisten. Geef in clientprofielen batchvoorvoegsels, de batchprioriteit en criteria voor het filteren van batches op (prioriteit, status, voorvoegsel, enzovoort). Om het gebruik van clientprofielen te beperken, kunt u gebruikers toewijzen aan clientprofielen. Hierdoor hebben alleen gebruikers met voldoende rechten toegang tot clientprofielen in de clientomgeving. U kunt ook een of meer documentprofielen koppelen aan elk clientprofiel.

Voor het configureren van een clientprofiel identificeert u instellingen op de pagina's van het profiel.

Tabel 11-1 Configuratie clientprofiel

Pagina Hoofdconfiguratie

Algemene instellingen

Selecteer belangrijke profielinstellingen:

  • Geef aan of gebruikers het clientprofiel gebruiken om documenten vast te leggen (scannen of importeren), om documenten vast te leggen en te indexeren, of om documenten alleen te indexeren (zie voor meer informatie: Typen clientprofielen configureren).

  • De clientprofielnaam die wordt weergegeven voor clientgebruikers.

  • Hoe batches die met dit clientprofiel worden vastgelegd, worden genoemd.

  • Een standaardstatus voor batches die met dit profiel worden gemaakt.

Instellingen voor batchfilter

Filter desgewenst de batchweergave. Geef aan welke batches zichtbaar zijn voor gebruikers in de lijst in het batchdeelvenster wanneer dit clientprofiel wordt geselecteerd en geef aan hoe ze worden weergegeven (zie voor meer informatie: De voor gebruikers zichtbare batchlijst filteren).

Afbeeldingsinstellingen

Specificeer instellingen voor de kleur en kwaliteit van afbeeldingen, detecteer lege pagina's en geef aan hoe geïmporteerde niet-afbeeldingsbestanden moeten worden afgehandeld. Dit tabblad is alleen beschikbaar als het veld Profieltype is ingesteld op 1 - Alleen vastleggen of 2 - Vastleggen en indexeren op de pagina Algemene instellingen. U kunt bijvoorbeeld het volgende aangeven:

Instellingen voor documentindexering

Configureer desgewenst opties voor documentscheiding, afhankelijke keuzelijsten en documentprofielen. Dit tabblad is alleen beschikbaar als het veld Profieltype is ingesteld op 2 - Vastleggen en indexeren of 3 - Alleen indexeren op de pagina Algemene instellingen. U kunt bijvoorbeeld het volgende aangeven:

Beveiliging

Verleen of verwijder toegang tot het clientprofiel voor clientgebruikers op basis van hun eerder toegewezen rol (zie voor meer informatie: Procedurebeveiliging configureren).

Naverwerking

Definieer de vrijgaveprocessen die beschikbaar zijn voor gebruikers bij het vrijgeven van batches (zie voor meer informatie: Naverwerking van een clientprofiel configureren).

Overzicht

Controleer de geselecteerde instellingen voor het clientprofiel.

Een clientprofiel toevoegen of bewerken

Op het tabblad Vastleggen kunt u een nieuw clientprofiel toevoegen of een bestaand clientprofiel bewerken.

  • Het wordt afgeraden grote wijzigingen aan te brengen in een clientprofiel nadat gebruikers het profiel hebben gebruikt voor het vastleggen van batches. In plaats daarvan kunt u het clientprofiel wijzigen in een profiel voor alleen indexering. Hierdoor kunnen gebruikers bestaande batches indexeren en vrijgeven, maar kunnen ze geen aanvullende batches vastleggen.

    Als u meer uitgebreide wijzigingen wilt aanbrengen in clientprofielen, maakt u een kopie van het productieprofiel. Hierin kunt u dan veilig wijzigingen aanbrengen tot het nieuwe profiel gereed is om in productie te worden gebruikt.

  • Sla het clientprofiel regelmatig op wanneer u wijzigingen aanbrengt. Voer de client uit om de profielwijzigingen te bekijken en te testen. Na het bewerken van een clientprofiel, de metagegevensvelden of de documentprofielen, meldt u zich af en opnieuw aan bij de client om de wijzigingen in de procedure weer te geven in de client.

Ga als volgt te werk om een clientprofiel toe te voegen of te bewerken:

  1. Selecteer de procedure in het deelvenster 'Procedures' aan de linkerkant.
    De configuratiepagina's voor de geselecteerde procedure worden rechts weergegeven.
  2. Open het tabblad Vastleggen van de procedure.
  3. Klik in de tabel Clientprofielen op Clientprofiel toevoegen of selecteer een profiel en klik op Clientprofiel bewerken.

    Als u een identiek profiel wilt maken, kopieert u een bestaand clientprofiel door op Clientprofiel kopiëren te klikken en past u het profiel vervolgens aan.

  4. Selecteer op elke pagina van het clientprofiel de gewenste instellingen (raadpleeg de tabel in Clientprofielen).
  5. Klik op Versturen om het profiel op te slaan en te sluiten.

Een clientprofiel deactiveren of verwijderen

U kunt een clientprofiel toegankelijk of ontoegankelijk maken voor clientgebruikers door het profiel te activeren of te deactiveren. Clientprofielen zijn standaard actief (online). U kunt een clientprofiel offline nemen als u problemen wilt oplossen of als u het profiel wilt uitfaseren voordat u het verwijdert. Voordat u een profiel verwijdert, kunt u overwegen het voor een bepaalde periode te deactiveren.

Het verwijderen van een clientprofiel heeft geen gevolgen voor batches die eerder met behulp van het profiel zijn vastgelegd. Omdat gebruikers ongeacht de batchfilterinstellingen alle batches kunnen zien die voor hen vergrendeld zijn, kunnen ze ook een ander clientprofiel kiezen en doorgaan met het bekijken, bewerken en vrijgeven van batches die ze met behulp van het verwijderde clientprofiel hebben gemaakt.

Ga als volgt te werk om een clientprofiel te deactiveren of te verwijderen:
  1. Selecteer de procedure in het deelvenster 'Procedures' aan de linkerkant.
    De configuratiepagina's voor de geselecteerde procedure worden rechts weergegeven.
  2. Open het tabblad Vastleggen.
  3. Selecteer in de tabel Clientprofielen het profiel dat u eerst wilt deactiveren en vervolgens wilt verwijderen.
  4. Klik op schakelpictogram voor activering of deactivering van het clientprofiel om het profiel te deactiveren.
    U kunt een clientprofiel activeren of deactiveren door op Online/Offline te klikken op het tabblad Vastleggen.
  5. Selecteer het gedeactiveerde profiel en klik op Clientprofiel verwijderen. Bevestig dat u dit profiel wilt verwijderen als u hierom wordt gevraagd.

Typen clientprofielen configureren

Het clientprofieltype dat u selecteert, bepaalt hoe gebruikers het profiel toepassen en of ze documenten vastleggen en metagegevenswaarden invullen. Het profieltype is ook van invloed op hoe documenten binnen batches worden gemaakt.

Ga als volgt te werk om een clientprofieltype te configureren:
  1. Voeg een clientprofiel toe of bewerk een bestaand clientprofiel en selecteer de pagina Algemene instellingen.
  2. Kies in het veld Profieltype een van de volgende profieltypen: Alleen vastleggen, Vastleggen en indexeren of Alleen indexeren.
  3. Klik op Versturen om het clientprofiel op te slaan.

Alleen vastleggen

Kies het profieltype 1 - Alleen vastleggen als u wilt dat gebruikers documenten kunnen scannen of importeren, maar deze niet kunnen indexeren. Dit type wordt gewoonlijk gebruikt voor batches die later door de herkenningsprocessor worden geïndexeerd in een naverwerkingsstap. Wanneer gebruikers een profiel van het type 'Alleen vastleggen' selecteren, wordt het deelvenster 'Metagegevens' niet weergegeven in het clientvenster.

  • Wanneer gebruikers een batch scannen, worden alle documenten die in de scanner zijn geladen, door de client gescand en wordt hiervan één document gemaakt. Clientgebruikers kunnen één document scheiden in meerdere documenten met behulp van de optie Nieuw document maken. Documenten kunnen ook worden gescheiden door een batchprocessor, zoals een herkenningsprocessor.

  • Wanneer gebruikers een batch importeren, bepaalt de importoptie die ze selecteren of er één of meerdere documenten worden gemaakt.

  • Hoewel clientgebruikers documenten niet kunnen indexeren, kunnen ze de documenten wel scheiden met behulp van de optie Nieuw document maken.

  • Bij een profiel van het type 'Alleen vastleggen' zijn opties voor het indexeren en het maken van documenten niet van toepassing. Instellingen op de pagina Instellingen voor documentindexering zijn niet beschikbaar.

Vastleggen en indexeren

Kies het profieltype 2 - Vastleggen en indexeren als u wilt dat gebruikers documenten kunnen vastleggen en indexeren. Wanneer gebruikers een profiel van het type 'Vastleggen en indexeren' selecteren, wordt het deelvenster 'Metagegevens' bij het openen van een batch weergegeven in het clientvenster.

  • Wanneer gebruikers een batch scannen met behulp van een profiel van het type 'Vastleggen en indexeren', bepaalt de Optie voor het maken van documenten die op de pagina Instellingen voor documentindexering is geselecteerd, op welke manier documenten worden gemaakt. Dit staat beschreven in Maken van documenten configureren. Als bijvoorbeeld wordt gekozen voor de optie Eén pagina (enkelzijdig) wordt telkens wanneer een pagina is vastgelegd, een nieuw document gemaakt. Gebruikers kunnen documenten scheiden met behulp van de optie Nieuw document maken. Ze kunnen ook lege paginascheidingsbladen gebruiken om documenten in de batch automatisch te scheiden en te definiëren.

  • Wanneer gebruikers een batch importeren met behulp van een profiel van het type 'Vastleggen en indexeren', bepaalt de door hen geselecteerde importoptie of er één of meerdere documenten worden gemaakt. Met de optie Nieuw document maken kunnen gebruikers documenten in de batch van elkaar scheiden.

Alleen indexeren

Kies het profieltype 3 - Alleen indexeren als u wilt dat gebruikers documenten van eerder vastgelegde batches kunnen indexeren. Bijvoorbeeld: batches die zijn gemaakt met een snelle productiescanner kunnen worden verwerkt door meerdere indexerende gebruikers van de client. Wanneer gebruikers een profiel van het type 'Alleen indexeren' selecteren, wordt het deelvenster 'Metagegevens' weergegeven in het clientvenster. De vastleggingsopties in het deelvenster 'Batch' zijn echter verborgen, waardoor de gebruikers niet kunnen scannen of importeren om pagina's aan batches toe te voegen.

U kunt een profiel van het type 'Alleen indexeren' maken in de volgende gevallen:

  • Wanneer verschillende groepen gebruikers batches scannen of indexeren

  • Wanneer indexerende gebruikers indexering voltooien of verifiëren

  • Wanneer batches moeten worden gecorrigeerd, maar de indexerende gebruikers geen scannertoegang hebben

De voor gebruikers zichtbare batchlijst filteren

U beschikt over diverse opties om te bepalen welke batches gebruikers kunnen zien en tot welke batches zij toegang hebben in de deelvensterlijst in de client. U kunt het clientprofiel bijvoorbeeld zo configureren dat gebruikers alle batches in de procedure kunnen bekijken. Ook kunt u de batchlijst beperken tot batches die gebruikers op hun eigen werkstation hebben vastgelegd en die een bepaald prefix hebben en fouten bevatten.

De volgende richtlijnen beschrijven welke batches voor gebruikers zichtbaar zijn in het batchdeelvenster:

  • Batches die voor een gebruiker vergrendeld zijn, worden altijd weergegeven. Mogelijk zijn echter niet alle batches zichtbaar als de gebruiker in de clientvoorkeuren een limiet heeft ingesteld voor het maximum aantal weer te geven batches.

  • Of gebruikers batches zien die ontgrendeld of vergrendeld zijn voor andere gebruikers, hangt af van de instellingen van de batchfilters in het clientprofiel. U kunt bijvoorbeeld de batchlijst beperken tot batches met een bepaald prefix, tot batches in een bepaalde staat (zoals batches met een foutmelding of die in verwerking zijn) of tot batches met een geselecteerde status of prioriteit.

  • Gebruikers kunnen de batchlijst in de client verder filteren met behulp van zoekopties. Zo kunnen zij de batchlijst filteren om een beperkte set batches weer te geven, zoals batches met hoge prioriteit of oudere batches. Ook kunnen ze naar batches zoeken met documenten waarin een fout is opgetreden.

Ga als volgt te werk om batches zichtbaar te maken voor gebruikers in het clientvenster:

  1. Voeg een clientprofiel toe of bewerk een bestaand clientprofiel en selecteer de pagina Instellingen voor batchfilter.
  2. Geef bij de pagina-instellingen filterinstellingen op die de lijst met weergegeven batches beperken en sla uw wijzigingen op. Volg deze richtlijnen en de filterbeschrijvingen die in de tabel hieronder staan weergegeven.

    • AND-voorwaarden hebben betrekking op meerdere filters. In dit geval zien gebruikers alleen batches die voldoen aan alle geselecteerde filters (voorwaarde AND). Als u een batchstatus en een batchprioriteit opgeeft, worden alleen batches met de betreffende batchstatus en -prioriteit weergegeven.

    • OR-voorwaarden hebben betrekking op één filter. In dit geval zien gebruikers batches die voldoen aan een van de geselecteerde filters (voorwaarde OR). Als u in het veld Prioriteiten 1, 2 en 3 selecteert, worden batches weergegeven waaraan prioriteit 1, 2 of 3 is toegekend.

Tabel 11-2 Batches filteren

Filter Gebruiksvoorbeeld

Aanvullende batchprefixen

Batches die zijn gemaakt met behulp van het batchprefix van het geselecteerde profiel zijn altijd zichtbaar voor gebruikers (afhankelijk van andere filters).

  • Voer het batchprefix hier opnieuw in om batches te zien die overeenkomen met het batchprefix van het profiel.

  • Als u ook batches wilt zien met andere prefixen dan het eigen prefix van het profiel, vermeldt u ze hier om het prefix van het profiel toe te voegen. Gebruik een puntkomma (;) om prefixen van elkaar te scheiden.

  • Laat dit veld leeg, zodat gebruikers batches te zien krijgen die door een willekeurig profiel in de procedure zijn gemaakt, ongeacht de prefix.

Verwerkingsstatuswaarden

Hiermee beperkt u de weergave tot batches met een of meer geselecteerde verwerkingsstatuswaarden. Verwerkingsstatuswaarden zijn interne systeemstatuswaarden die niet opnieuw kunnen worden gedefinieerd.

  • Gebruik de status Gereed om batches weer te geven die zijn ontgrendeld, die andere gebruikers kunnen selecteren en waar zij mee kunnen werken. U kunt deze status bijvoorbeeld gebruiken om ontgrendelde batches van het type 'Alleen indexeren' weer te geven voor indexerende gebruikers.

  • Gebruik de status Vergrendeld om batches weer te geven die voor alle gebruikers zijn vergrendeld.

  • Gebruik de status Fout om batches weer te geven waarbij in een of meer documenten een fout is opgetreden. U kunt deze status bijvoorbeeld gebruiken om batches weer te geven die door gekwalificeerde gebruikers moeten worden gecorrigeerd.

  • Gebruik de status Verwerking om batches weer te geven die momenteel door een batchprocessor worden verwerkt.

Batchstatuswaarden

Hiermee beperkt u de weergave tot batches met een of meer batchstatuswaarden die zijn gemaakt op het tabblad Classificatie. U kunt bijvoorbeeld de batchstatus Opnieuw scannen of Moet worden beoordeeld selecteren om batches weer te geven waar gekwalificeerde gebruikers naar moeten kijken.

Prioriteiten

Hiermee beperkt u de weergave tot batches met een of meer prioriteiten. U kunt bijvoorbeeld prioriteit 10 selecteren om batches weer te geven die direct door gebruikers moeten worden bekeken.

Zichtbaarheid batch

Hiermee beperkt u de weergave op basis van gebruiker en locatie.

  • Selecteer Gebruiker en werkstation als u alleen batches wilt weergeven die de huidige gebruiker op zijn of haar huidige werkstation heeft vastgelegd. U kunt deze instelling bijvoorbeeld selecteren als er zakelijke gebruikers zijn die de batches van andere gebruikers niet mogen openen.

  • Selecteer Gebruiker als u batches wilt weergeven die de huidige gebruiker op een of meer werkstations heeft vastgelegd. Een veelvoorkomend scenario is bijvoorbeeld dat alle gebruikers verantwoordelijk zijn voor het scannen en indexeren. Al deze gebruikers loggen op een bepaald werkstation in om hun batches te scannen en indexeren deze batches vervolgens op hun eigen werkstation.

  • Selecteer Alle gebruikers (standaardinstelling) als u batches zichtbaar wilt maken voor gebruikers, ongeacht het werkstation waarop deze batches zijn vastgelegd en door wie ze zijn vastgelegd.

Dagen oud

Voer in de velden Vanaf en T/m getallen in om batches weer te geven waarvan de ouderdom in dagen tussen de opgegeven aantallen ligt. U kunt bijvoorbeeld batches weergeven die tussen de 7 en 45 dagen oud zijn.

Primaire sortering, secundaire sortering

Geef op hoe batches moeten worden gesorteerd en selecteer of ze in oplopende of aflopende volgorde moeten worden gesorteerd. U kunt een primaire en een secundaire sorteervolgorde opgeven op basis van:

  • Batchnaam

  • Aantal batchitems

  • Batchdatum

  • Batchprioriteit

  • Batchstatus

U kunt batches bijvoorbeeld zo sorteren dat batches met de hoogste prioriteit bovenaan worden weergegeven en dat bij batches met dezelfde prioriteit de oudste batches het eerste worden weergegeven.

Opmerking:

Met deze instelling kunt u de standaardsorteervolgorde van het clientprofiel opgeven. De gebruiker kan de sorteervolgorde wijzigen op het moment dat de batches worden weergegeven.

Vastleggen en opslaan van afbeeldingen configureren

Wanneer gebruikers documenten vastleggen in de Content Capture Client, zijn de afbeeldingsinstellingen afkomstig van twee bronnen:

  • Clientprofielinstellingen: deze worden in dit topic beschreven. Deze instellingen gelden voor alle batches die met het clientprofiel zijn vastgelegd. In bepaalde gevallen kunnen gebruikers deze instellingen overschrijven.

  • Scannerinstellingen: deze gelden specifiek voor de geselecteerde scanner en worden geselecteerd door gebruikers. De gebruiker selecteert deze instellingen nadat hij in het batchdeelvenster op Instellingen voor vastleggen heeft geklikt. De geselecteerde instellingen worden samen met het clientprofiel opgeslagen.

Ga als volgt te werk om vastleggingsinstellingen voor afbeeldingen en niet-afbeeldingen in een clientprofiel te configureren:

  1. Voeg een clientprofiel toe of bewerk een bestaand clientprofiel en selecteer de pagina Afbeeldingsinstellingen.

  2. Configureer de afbeeldingsinstellingen.

    1. Geef in het veld Standaardkleur een standaardkleur op (Zwart-wit, Grijstint of Kleur) en breng zo de afbeeldingskwaliteit en de afbeeldingsgrootte met elkaar in balans.

      Als u het veld op <Niet opgegeven> laat staan, wordt de op de scanner geselecteerde kleur gebruikt (geselecteerd door de clientgebruiker of de standaardinstelling van de scanner).

      Selecteer het veld Overschrijven standaardwaarde voorkomen om te voorkomen dat clientgebruikers de kleurinstellingen van de scanner kunnen wijzigen. Mogelijk houden niet alle scanners deze instelling aan.

    2. Geef in het veld Standaard-DPI een standaard-DPI op (100, 150, 200, 240, 300, 400 of 600) en breng zo de afbeeldingskwaliteit en de afbeeldingsgrootte met elkaar in balans.

      Als u het veld op <Niet opgegeven> laat staan, wordt de op de scanner geselecteerde DPI gebruikt (geselecteerd door de clientgebruiker of de standaardinstelling van de scanner).

      Selecteer het veld Overschrijven standaardwaarde voorkomen om te voorkomen dat clientgebruikers de afbeeldingsresolutie in de scannerinstellingen kunnen wijzigen. Mogelijk houden niet alle scanners deze instelling aan.

    3. In het veld Drempel in bytes lege pagina kunt u desgewenst de detectie van lege pagina's configureren.

    4. Als u standaardwaarden voor de helderheid en het contrast voor afbeeldingen wilt opgeven, selecteert u het veld Standaardhelderheid en -contrast toepassen en past u de waarden aan met behulp van de schuifregelaars. Clientgebruikers kunnen deze instellingen overschrijven, mits dit hen is toegestaan in het instellingenvenster van hun scanner.

      Opmerking:

      Afbeeldingsresultaten kunnen variëren, afhankelijk van het model scanner. Het toepassen van een standaardhelderheid en -contrast werkt daarom het beste wanneer er binnen een clientprofiel één model scanner wordt gebruikt.

  3. Configureer de instellingen voor niet-afbeeldingen..

  4. Klik op Versturen om het clientprofiel op te slaan.

Detectie van lege pagina's configureren

Door gebruikers vastgelegde afbeeldingsdocumenten kunnen lege pagina's bevatten. U kunt Content Capture zo configureren dat lege pagina's automatisch uit batches worden verwijderd. Hiertoe moet u bepalen hoe een lege pagina moet worden gedetecteerd. Dat wil zeggen dat u een drempelbestandsgrootte moet opgeven, zodat elke afbeelding waarvan de grootte kleiner is dan of gelijk is aan deze drempelwaarde, als een lege pagina wordt beschouwd en wordt verwijderd.

Zie Gebruik van scheidingsbladen configureren voor informatie over de configuratieverschillen bij het detecteren van scheidingsbladen en lege pagina's.

Ga als volgt te werk om detectie van lege pagina's te configureren:
  1. Selecteer de pagina Afbeeldingsinstellingen bij een clientprofiel toevoegen of bewerken.
  2. Voer in het veld Drempel in bytes lege pagina een waarde (in bytes) voor de bestandsgrootte in. Gebruikers kunnen deze drempelinstelling in het venster 'Voorkeuren' van de client overschrijven door in het veld Minimale aantal gescande bytes voordat een pagina wordt verwijderd een getal in te vullen.

    Voor zwart-wit (afbeeldingen van 200 x 200 dpi) is de aanbevolen waarde 1500. Bij deze instelling kan Content Capture meestal onderscheid maken tussen een lege pagina en een pagina met een kleine hoeveelheid tekst.

  3. Klik op Versturen om het clientprofiel op te slaan.

Instellingen configureren voor het vastleggen van niet-afbeeldingsbestanden

Gescande papieren documenten of geïmporteerde afbeeldingsbestanden worden in Content Capture geconverteerd naar afbeeldingsdocumenten. Wanneer gebruikers echter niet-afbeeldingsbestanden importeren, zoals Microsoft Word- of PDF-documenten, wordt de afhandeling ervan bepaald door de instellingen voor niet-afbeeldingsbestanden in het clientprofiel.

Ga als volgt te werk om de afhandeling van niet-afbeeldingsbestanden te configureren in een clientprofiel:

  1. Voeg een clientprofiel toe of bewerk een bestaand clientprofiel en selecteer de pagina Afbeeldingsinstellingen.
  2. Selecteer in het veld Importactie niet-afbeeldingsbestand de actie die moet worden uitgevoerd wanneer een gebruiker een niet-afbeeldingsbestand selecteert om te importeren.

    • Niet importeren: als u deze optie selecteert, ziet de gebruiker een bericht waarin wordt aangegeven dat er geen niet-afbeeldingsbestanden kunnen worden geïmporteerd en dat er geen batch wordt gemaakt.

    • Importeren in native indeling: als u deze optie selecteert, worden niet-afbeeldingsbestanden vastgelegd in de oorspronkelijke indeling. Gebruikers kunnen niet-afbeeldingsbestanden wel indexeren, maar kunnen de afzonderlijke pagina's niet bewerken.

    • Converteren naar afbeeldingsindeling: als u deze optie selecteert, worden niet-afbeeldingsbestanden geconverteerd naar afbeeldingen op basis van de conversie-instellingen voor niet-afbeeldingsbestanden die op deze pagina zijn geselecteerd.

  3. Geef zo nodig in het veld Paginalimiet voorbeeld niet-afbeeldingsbestand: het maximum aantal pagina's op dat kan worden weergegeven voor clientgebruikers.

    Met deze instelling worden de clientprestaties geoptimaliseerd. De instelling is alleen van toepassing op niet-afbeeldingsdocumenten die zijn opgeslagen in de native indeling. De standaardwaarde is 25 pagina's. Voer de waarde 0 in als u geen maximum aantal pagina's wilt in een voorbeeld.

  4. Voltooi zo nodig de instellingen voor het veld Conversie niet-afbeeldingen.

    Deze instellingen zijn beschikbaar als u Converteren naar afbeeldingsindeling hebt geselecteerd in stap 2. U kunt hier de kleur, de kwaliteit van JPEG-afbeeldingen en de DPI-resolutie opgeven voor afbeeldingen tijdens het converteren van bestanden.

  5. Klik op Versturen om het clientprofiel op te slaan.

Maken van documenten configureren

Bij het configureren van een clientprofiel moet u aangeven hoe documenten worden gemaakt binnen batches. Worden documenten bijvoorbeeld vastgelegd met een vast aantal pagina's, zoals enkelzijdige of dubbelzijdige documenten? Moeten er scheidingsbladen worden gebruikt om het einde van het ene document en het begin van het volgende document aan te geven? Of wordt de gebruiker gevraagd aan te geven hoe documenten moeten worden gemaakt op basis van de batchinhoud?

Ga als volgt te werk om een optie voor het maken van documenten in te stellen in een clientprofiel:

  1. Voeg een clientprofiel toe of bewerk een bestaand clientprofiel en selecteer de pagina Instellingen voor documentindexering.

    Opmerking:

    Opties voor het maken van documenten zijn niet van toepassing op profielen die alleen voor vastlegging worden gebruikt. Zie voor meer informatie: Alleen vastleggen.

  2. Selecteer een van de volgende opties in het veld Optie voor het maken van documenten en sla uw wijzigingen op:

    • Eén pagina (enkelzijdig): als deze optie is geselecteerd, worden er documenten met één pagina gemaakt. Deze optie wordt doorgaans gebruikt voor enkelzijdige documenten. Wanneer gebruikers een batch scannen, wordt elke gescande afbeelding ingevoegd als een pagina in het eigen document.

      De instelling voor enkelzijdig/dubbelzijdig op de scanner bepaalt of één zijde of beide zijden van een pagina worden gescand. Als het profiel is ingesteld op één pagina (enkelzijdig), worden er documenten met één pagina gemaakt, ongeacht de instelling voor enkelzijdig/dubbelzijdig op de scanner.

    • Twee pagina's (dubbelzijdig): als deze optie is geselecteerd, worden er documenten met twee pagina's gemaakt. Deze optie wordt doorgaans gebruikt voor dubbelzijdige documenten, zoals formulieren met twee zijden. Wanneer gebruikers een batch scannen, worden twee gescande afbeeldingen ingevoegd in elk document.

      De instelling voor enkelzijdig/dubbelzijdig op de scanner bepaalt of één zijde of beide zijden van een pagina worden gescand. Als het profiel is ingesteld op twee pagina's (dubbelzijdig), worden er documenten met twee pagina's gemaakt, ongeacht de instelling voor enkelzijdig/dubbelzijdig op de scanner.

    • Variabel aantal pagina's: als deze optie is geselecteerd, worden er documenten met een variabel aantal pagina's gemaakt.

      • Als gebruikers scheidingsbladen invoegen tussen documenten en het profiel is geconfigureerd voor het gebruik van scheidingsbladen, worden alle pagina's naar hetzelfde document gescand tot er een scheidingsblad wordt gevonden. Op dat moment wordt er een nieuw document gemaakt en worden alle pagina's tot het volgende scheidingsblad gescand, enzovoort. De pagina's met scheidingsbladen worden genegeerd door de Content Capture Client en alle documenten worden in één batch geplaatst. Geef in het veld Drempel in bytes scheidingsblad aan hoe scheidingsbladen worden gedetecteerd, zoals beschreven in Gebruik van scheidingsbladen configureren.

      • Als gebruikers geen scheidingsbladen invoegen tussen documenten, worden alle pagina's in de scanner gescand naar één document in de batch. Gebruikers kunnen na het scannen documenten definiëren met behulp van de optie Nieuw document maken.

    • Gebruiker vragen: als deze optie is geselecteerd, wordt het dialoogvenster 'Opties voor het maken van documenten' weergegeven elke keer dat een gebruiker een scan start. De gebruiker wordt dan gevraagd hoe documenten moeten worden gemaakt binnen de batch. De gebruiker kan kiezen voor een vast aantal pagina's (één of twee pagina's) of een variabel aantal pagina's.

Gebruik van scheidingsbladen configureren

U kunt een clientprofiel configureren voor het gebruik van scheidingspagina's, zodat u kunt vaststellen wanneer documenten moeten worden gescheiden. Bij afbeeldingen waarvan de bestandsgrootte kleiner is dan of gelijk is aan de drempelwaarde van het door u opgegeven aantal bytes, worden nieuwe documenten gemaakt en wordt het scheidingsblad verwijderd.

Ga als volgt te werk om een clientprofiel te configureren voor het detecteren van scheidingsbladen:

  1. Voeg een clientprofiel toe of bewerk een bestaand clientprofiel en selecteer de pagina Instellingen voor documentindexering.

    Als u scheidingsbladen wilt detecteren, stelt u het veld Profieltype in op 2 - Vastleggen en indexeren en stelt u het veld Optie voor het maken van documenten in op Variabel aantal pagina's of Gebruiker vragen. Als er andere instellingen zijn geselecteerd in deze velden, heeft het instellen van het veld Drempel in bytes scheidingsblad geen effect.

    Als u daarnaast Gebruiker vragen selecteert in het veld Optie voor het maken van documenten, kunnen clientgebruikers de door u opgegeven drempel van het scheidingsblad in het veld van dit scheidingsblad overschrijven.

  2. Geef bij de pagina-instellingen een waarde op in het veld Drempel in bytes scheidingsblad.

    Voor zwart-wit (afbeeldingen van 200 x 200 dpi) is de aanbevolen bytewaarde 1500. Bij deze instelling wordt meestal onderscheid gemaakt tussen een lege scheidingspagina en een pagina met een kleine hoeveelheid tekst.

    In het veld Drempel in bytes lege pagina wordt ook de drempel ingesteld vanaf waar lege pagina's worden gedetecteerd. In dat geval worden de gedetecteerde lege pagina's echter verwijderd, zodat deze niet worden behandeld als scheidingsbladen.

    Opmerking:

    Als beide velden een andere waarde dan '0' bevatten, wordt alleen het veld Drempel in bytes scheidingsblad gebruikt. Het veld Drempel in bytes lege pagina wordt genegeerd. Zie Detectie van lege pagina's configureren voor informatie over het verwijderen van lege pagina's.

  3. Klik op Versturen om het clientprofiel op te slaan.

Afhankelijke keuzelijsten gebruiken in clientprofielen

Een afhankelijke keuzelijst bevat twee of meer onderliggende keuzelijsten die zijn gekoppeld aan een bovenliggend veld. Een hiervan wordt weergegeven nadat de gebruiker een selectie heeft gemaakt in het bovenliggende veld. U kunt meerdere keuzelijsten maar slechts één afhankelijke keuzelijstdefinitie toepassen op een clientprofiel via metagegevensvelddefinities.

Ga als volgt te werk om een afhankelijke keuzelijst te gebruiken in een clientprofiel:
  1. Maak op het tabblad Metagegevens twee of meer keuzelijsten en maak vervolgens een afhankelijke keuzelijst om deze te koppelen.
  2. Op het tabblad Vastleggen moet u een clientprofiel toevoegen of bewerken.
  3. Selecteer in het veld Afhankelijke keuzelijst op de pagina Instellingen voor documentindexering de afhankelijke keuzelijst die u in stap 1 hebt gemaakt.
  4. Klik op Versturen om het clientprofiel op te slaan.
    Test in de client de afhankelijke keuzelijst zoals deze door de gebruiker wordt gebruikt.

Een activumreferentie activeren in een clientprofiel

Om een activumreferentie te kunnen activeren in een clientprofiel, moet u eerst een activumreferentie maken op het tabblad 'Metagegevens'.
Ga als volgt te werk om een activumreferentie te activeren in een clientprofiel:
  1. Op het tabblad Vastleggen moet u een clientprofiel toevoegen of bewerken.
  2. Ga op de pagina Instellingen voor documentindexering naar de tabel Activumreferentie en klik op Activumreferentie activeren.
  3. Selecteer in het dialoogvenster Activumreferentie activeren in de dropdownlijst Activumreferentie een referentie die u hebt gemaakt op het tabblad Metagegevens.
  4. Voer in het vak Limiet voor geretourneerde activa een getal in voor het aantal activa dat moet worden geretourneerd tijdens het zoeken. De standaardwaarde is 10.
  5. Schakel indien vereist het selectievakje Activa altijd weergeven in.
  6. Klik op OK om de configuratie te voltooien.
    Test het gebruik van het activum in de Content Capture Client.

Documentprofielen configureren in clientprofielen

Met een documentprofiel definieert u de set metagegevensvelden waarmee u een ​​bepaald documenttype kunt indexeren en de set bijlagetypen die beschikbaar is voor een document. Bij het configureren van een clientprofiel selecteert u documentprofielen voor alle documenttypen die met het profiel moeten worden geïndexeerd of moeten worden vastgelegd en geïndexeerd.

Zie voor meer informatie: Documentprofielen toevoegen of bewerken.

Ga als volgt te werk om documentprofielen te configureren in een clientprofiel:
  1. Voeg een clientprofiel toe of bewerk een bestaand clientprofiel en selecteer de pagina Instellingen voor documentindexering.

    Als u toegang wilt krijgen tot deze pagina, moet u de indexeringsoptie 2 - Vastleggen en indexeren of 3 - Alleen indexeren selecteren in het veld Profieltype op de pagina 'Algemene instellingen'.

  2. Vul in de pagina-instellingen het veld Documentprofielen in.

    • Selecteer een of meer weergegeven documentprofielen.

    • Selecteer Alles om alle gedefinieerde documentprofielen beschikbaar te maken voor gebruikersselectie.

    • Selecteer Standaardwaarde om alle metagegevensvelden en bijlagetypen die voor de procedure zijn gedefinieerd, beschikbaar te maken in één profiel. Deze optie is nuttig bij het oplossen van problemen.

  3. Klik op Versturen om het clientprofiel op te slaan.

Beveiligingstoegang tot clientprofielen verlenen of verwijderen

Content Capture biedt de volgende lagen voor clientbeveiliging:

  • De systeembeheerder moet de juiste gebruikersrol (CECCaptureClient) toewijzen zodat de gebruiker zich kan aanmelden bij de Content Capture Client.

  • Aan procedurebeheerders kunnen de rollen procedurebeheerder en gebruiker worden verleend, waardoor ze toegang hebben tot de pagina 'Procedures' voor configuratie en de Content Capture Client voor het testen van de configuratie.

  • Voor het bekijken van en toegang tot specifieke clientprofielen wijzen de procedurebeheerders beveiligingstoegang tot de profielen toe aan gebruikers.

Ga als volgt te werk om Content Capture gebruikers beveiligingstoegang tot een clientprofiel te verlenen:

  1. Voeg een clientprofiel toe of bewerk een bestaand clientprofiel en selecteer de pagina Beveiliging.

    De tabel 'Clientprofielgebruikers' bevat de gebruikers en groepen die toegang hebben tot het clientprofiel. U kunt een gebruikersgroep verwijderen door deze te selecteren en op Een gebruiker verwijderen te klikken. Wanneer u de toegang tot een clientprofiel verwijdert voor een gebruiker of groep, wordt het profiel niet langer weergegeven in het veld Clientprofiel van de Content Capture Client voor het vastleggen van nieuwe batches. Gebruikers hebben mogelijk nog wel toegang tot batches die zijn vastgelegd met het profiel met een ander geselecteerd clientprofiel.

  2. Als u een clientprofielgebruiker wilt toevoegen, klikt u op Een gebruiker toevoegen in de tabel Clientprofielgebruikers.
  3. Zoek in het dialoogvenster Beveiligingslid toevoegen naar een of meer gebruikers of groepen en voeg deze toe. Gebruik het tekstveld om een specifieke lidnaam te zoeken. U kunt het teken '*' gebruiken als jokerteken in een groepsnaam of gebruikersnaam.
  4. Voeg het geselecteerde beveiligingslid toe en klik op Versturen om het clientprofiel op te slaan.
Log in bij de client als de gebruiker die u zojuist hebt toegevoegd. Als het clientprofiel online is, wordt het nu weergegeven in het veld Clientprofiel.

Naverwerking van een clientprofiel configureren

Clientgebruikers kunnen hun batches ontgrendelen of vrijgeven door middel van een vrijgaveproces als ze klaar zijn met de batches. De volgende stap van de batch hangt af van de configuratie voor naverwerking die u met een vrijgaveproces specificeert. De batch wordt vastgelegd op basis van actieve vastleggingsprofielen die voor de procedure zijn gedefinieerd. Of de batch wordt in een wachtrij geplaatst voor verdere verwerking, bijvoorbeeld batchstroom naar een conversietaak naar TIFF, batchstroom naar een conversietaak naar PDF, batchstroon naar een herkenningsprocessortaak, batchstroom naar een activumreferentietaak of batchstroom naar een XML-transformatietaak.

Ga als volgt te werk om naverwerking te configureren voor een clientprofiel:

  1. Voeg een clientprofiel toe of bewerk een bestaand clientprofiel en selecteer vervolgens de pagina Naverwerking.
  2. In de tabel Beschikbare vrijgaveprocessen kunt u een vrijgaveproces toevoegen of bewerken.
  3. Klik op Versturen om het clientprofiel op te slaan.

Een vrijgaveproces toevoegen, bewerken of verwijderen

Ga als volgt te werk om een vrijgaveproces toe te voegen, te bewerken of te verwijderen:
  1. Voeg een clientprofiel toe of bewerk een bestaand clientprofiel en selecteer vervolgens de pagina Naverwerking.
  2. Klik in de tabel Beschikbare vrijgaveprocessen op Vrijgaveproces toevoegen om een vrijgaveproces toe te voegen. U kunt een vrijgaveproces ook bewerken of verwijderen door het proces in de tabel te selecteren en op Vrijgaveproces bewerken of Vrijgaveproces verwijderen te klikken.
  3. Voer in het dialoogvenster Instellingen voor vrijgaveproces de volgende acties uit en klik vervolgens op OK.

    1. Voer een naam en beschrijving in voor het vrijgaveproces. De naam wordt in de Oracle Content Capture Client weergegeven als een geselecteerd vrijgaveproces.

    2. Geef in het veld Batchprocessor op wat er moet gebeuren nadat gebruikers de batches hebben vrijgegeven die met dit clientprofiel zijn vastgelegd. U kunt kiezen uit de volgende opties:

      • Vastleggingsprocessor: hiermee kunt u batches naar deze processor verzenden om ze definitief vast te leggen (uitvoer). U kunt deze stap bijvoorbeeld selecteren nadat gebruikers batches hebben vastgelegd en deze volledig hebben geïndexeerd.

      • Herkenningsprocessor: hiermee kunt u batches naar deze processor verzenden voor streepjescodeherkenning. U kunt bijvoorbeeld gescande, maar nog niet geïndexeerde batches versturen voor automatische indexering via de streepjescodeherkenning.

      • Conversies naar TIFF: hiermee kunt u batches naar deze processor verzenden om door gebruikers geïmporteerde niet-afbeeldingsdocumenten te converteren naar een afbeeldingsindeling.

      • Conversies naar PDF: hiermee kunt u batches naar deze processor verzenden om documenten te converteren naar PDF's.

      • Activumreferentieprocessor: hiermee kunt u batches naar deze processor verzenden om activumreferenties in te schakelen.

      • XML-transformatieprocessor: selecteer deze optie als u batches naar deze processor wilt versturen om XML-transformatie van XML-documenten mogelijk te maken.

    3. Als u 'Conversies naar TIFF/PDF' of 'Herkenningsprocessor' hebt opgegeven als volgende stap, selecteert u in het veld Batchprocessortaak de conversie- of herkenningstaak die moet worden uitgevoerd.

    4. Desgewenst kunt u het veld Standaard selecteren en opgeven dat dit vrijgaveproces het standaardvrijgaveproces voor het clientprofiel moet zijn.