Conversietaken naar PDF configureren

Door conversietaken naar PDF te maken kunt u documenten converteren naar PDF's met behulp van de optie PDF en afbeeldingsdocumenten converteren naar doorzoekbare PDF's met behulp van de optie Doorzoekbare PDF.

  1. Selecteer de procedure in het deelvenster 'Procedures' aan de linkerkant.

    De configuratiepagina's voor de geselecteerde procedure worden rechts weergegeven.

  2. Open het tabblad Verwerking.

  3. Klik in de tabel Conversietaken naar PDF op Conversietaak toevoegen, of klik op Conversietaak bewerken om een bestaande taak te bewerken.

    U kunt een conversietaak ook kopiëren door deze te selecteren, op Conversietaak kopiëren te klikken en een nieuwe naam in te voeren wanneer hierom wordt gevraagd. Door een taak te kopiëren kunt u deze snel dupliceren en wijzigen.

  4. Ga naar de pagina 'Documentselectie':

    1. In de sectie Taakdetails:

      • Voer een naam en beschrijving in voor de taak.
      • Ga als volgt te werk in de dropdownlijst PDF-indeling uitvoer:
        • Selecteer PDF als het gegenereerde PDF-inhoudtype hetzelfde moet zijn als het inhoudtype van het brondocument. Als de bron bijvoorbeeld een set afbeeldingen is, wordt een PDF met afbeeldingen gegenereerd. Als de bron een Word-document is, wordt een PDF met tekst gemaakt.
        • Selecteer Doorzoekbare PDF als de PDF-inhoud doorzoekbaar moet zijn. Als u deze optie selecteert, wordt het tabblad PDF-instellingen geactiveerd. Op dit tabblad kunt u de inhoudstalen selecteren waarop optische tekenherkenning (OCR) moet worden toegepast. In de tabel PDF - doorzoekbare instellingen - Optische tekenherkenning kunt u de vereiste talen selecteren door de desbetreffende selectievakjes in te schakelen. Als u meerdere talen selecteert, wordt OCR toegepast in de volgorde waarin de talen worden weergegeven aan de rechterzijde van de tabel onder Geselecteerde talen. Deze volgorde wordt bepaald door de volgorde waarin de selectievakjes zijn ingeschakeld. Als u geen enkele taal selecteert, wordt OCR alleen toegepast op de Engelse taal, omdat het selectievakje 'Engels' standaard is ingeschakeld.
    2. In de sectie Documentconversie:

      • Schakel het selectievakje Documenten converteren in.

      • Als u documenten wilt verwerken voor specifieke documentprofielen, selecteert u een of meer documentprofielen in het veld Beperken tot documentprofielen of selecteert u Alles om documenten te verwerken voor alle gedefinieerde documentprofielen.

    3. Selecteer in de dropdownlijst Origineel behouden als bijlagetype het type waarin u het originele document wilt behouden.

    4. Voer de volgende acties uit in de sectie Bijlageconversie:

      • Schakel het selectievakje Bijlagen converteren in.

      • Als u bijlagen wilt verwerken voor specifieke bijlagetypen, selecteert u een of meer bijlagetypen in het veld Beperken tot bijlagetypen of selecteert u Alles om bijlagen te verwerken voor alle gedefinieerde bijlagetypen.

      • Selecteer in de dropdownlijst Origineel behouden als bijlagetype het type waarin u de originele bijlage wilt behouden.

  5. Geef op de pagina 'Naverwerking' aan wat er moet gebeuren als de documentconversieverwerking is voltooid (afhankelijk van het al dan niet slagen van de verwerking).

    Zie voor meer informatie: Naverwerking en controle van een conversietaak naar PDF configureren.

  6. Controleer de instellingen op de pagina Overzicht en klik op Versturen om de taak op te slaan.

  7. Configureer hoe de batchstromen lopen voor het converteren van documenten naar PDF. Zie voor meer informatie: Batchstromen voor conversietaken naar PDF configureren.

  8. Test de door u gemaakte conversietaak naar PDF.

Naverwerking en controle van een conversietaak naar PDF configureren

Gebruik de naverwerkingsopties van een conversietaak om aan te geven wat er gebeurt nadat de verwerking is voltooid.

Ga als volgt te werk om de naverwerking en controle van een conversietaak te configureren:
  1. Selecteer de procedure in het deelvenster 'Procedures' aan de linkerkant.
    De configuratiepagina's voor de geselecteerde procedure worden rechts weergegeven.
  2. Open het tabblad Processor.
  3. Ga naar de tabel Conversietaken naar PDF om een conversietaak naar PDF toe te voegen of te bewerken.
  4. Klik op de pagina Naverwerking om de verwerkingsopties weer te geven voor geslaagde verwerking (zonder systeemfouten) en mislukte verwerking (een of meer systeemfouten). De volgende stappen zijn van toepassing op beide secties: Wanneer er geen systeemfout is en Wanneer er systeemfouten zijn.
  5. Geef in de velden Batchprocessor en Batchprocessortaak op welke verwerkingsstap (indien aanwezig) plaatsvindt nadat de documentconversie is verwerkt. U kunt kiezen uit Geen, Vastleggingsprocessor, Herkenningsprocessor, Conversies naar TIFF, Conversies naar PDF, Activumreferentieprocessor of XML-transformatieprocessor. Als u 'Herkenningsprocessor', 'Conversies naar TIFF' of 'Conversies naar PDF' kiest, geeft u een processortaak op.

    U kunt bijvoorbeeld batches zonder fouten versturen naar de vastleggingsprocessor. U kunt 'Geen' opgeven voor batches met systeemfouten en vervolgens de status of het voorvoegsel van de batches wijzigen om verdere verwerking in de client mogelijk te maken.

  6. Voer in het e-mailadresveld desgewenst een adres in waarnaar een e-mail wordt verzonden nadat de verwerking is voltooid of mislukt. Tijdens het configureren en testen van een conversieprocessortaak kunt u instellen dat u e-mailmeldingen ontvangt bij systeemfouten en dat een beheerder later automatisch op de hoogte wordt gebracht van verwerkingsfouten.
  7. Geef in de overige velden op hoe verwerkte batches moeten worden gewijzigd.

    • Hernoem batches door een voorvoegsel toe te voegen. Voeg bijvoorbeeld het voorvoegsel ERR toe aan de naam om opvolging mogelijk te maken.

    • Wijzig de batchstatus of -prioriteit. U kunt bijvoorbeeld de status van batches met systeemfouten wijzigen en vervolgens een clientprofiel maken met een batchfilter dat op deze status is ingesteld, zodat bevoegde gebruikers batches met fouten handmatig kunnen bewerken en voltooien.

  8. Klik op Versturen om de taak op te slaan.

Batchstromen voor conversietaken naar PDF configureren

Als u een ​​conversietaak naar PDF wilt uitvoeren, moet u batches zo configureren dat deze naar de taak stromen voor verwerking. Hiervoor stelt u de conversies naar PDF in als naverwerkingsstap in een clientprofiel of andere processortaak.

U kunt batchstromen configureren vanuit het volgende:

Conversietaken naar PDF deactiveren of verwijderen

Wanneer u een conversietaak naar PDF verwijdert, is deze taak niet meer beschikbaar voor batches waarvoor deze is ingesteld als naverwerkingsstap. Als een opgegeven naverwerkingstaak niet beschikbaar is, wordt een fout gegenereerd voor de batch. Mogelijk wilt u een taak enige tijd offline zetten voordat u deze verwijdert, zodat u onverwachte problemen bij het verwijderen ervan kunt oplossen. Online conversietaken worden uitgevoerd wanneer deze worden geselecteerd in een clientprofiel of op de pagina 'Naverwerking' van een processortaak. U kunt een taak tijdelijk stoppen (offline nemen) of een gedeactiveerde taak wijzigen zodat deze opnieuw kan worden uitgevoerd.

Ga als volgt te werk om een conversietaak naar PDF te deactiveren of te verwijderen:
  1. Selecteer de procedure in het deelvenster 'Procedures' aan de linkerkant.
    De configuratiepagina's voor de geselecteerde procedure worden rechts weergegeven.
  2. Open het tabblad Verwerking.
  3. Als u een taak wilt deactiveren, selecteert u deze in de tabel Conversietaken naar PDF en klikt u op Conversietaken naar PDF deactiveren of activeren.

    U kunt een conversietaak naar PDF ook deactiveren of activeren door het veld Online op de pagina 'Documentselectie' te selecteren of te deselecteren.

  4. Selecteer de gedeactiveerde taak in de tabel Conversietaken naar PDF en klik op Conversietaken naar PDF verwijderen.
  5. Klik op Ja wanneer u wordt gevraagd de verwijdering van deze conversietaak te bevestigen.