Uitleg van de inhoudbeheerstructuur

Elke organisatie genereert dagelijks grote hoeveelheden activa, waarbij vaak dubbel werk wordt gedaan. Effectief activabeheer houdt in dat u uw activa efficiënt kunt opslaan, zoeken en publiceren en er gezamenlijk aan kunt werken, ongeacht of het nu gaat om tekst, afbeeldingen, video's of inhouditems die zijn gestructureerd met al die activa. Hieronder worden enkele Oracle Content Management functies beschreven die beschikbaar zijn voor het beheren en publiceren van uw activa.

De inhoudbeheerstructuur van Oracle Content Management begint met repository's. Een repository is een opslaglocatie voor activa die u nodig hebt voor het bouwen van websites, mobiele apps of andere gebruikerservaringen in uw organisatie. Een activum kan een inhouditem zijn dat een afzonderlijk stukje inhoud vertegenwoordigt, zoals een blogpost, casestudy of productgegevens. Een activum kan echter ook een digitaal activum zijn dat een afbeelding, video of ander mediatype vertegenwoordigt dat u nodig hebt in uw ervaringen.

Er zijn twee typen repository's: bedrijfsrepository's en activumrepository's. In bedrijfsrepository's worden activa opgeslagen. In activumrepository's worden activa niet alleen opgeslagen, maar kunt u deze ook publiceren en lokaliseren. Activa die zijn opgeslagen in bedrijfsrepository's worden gefactureerd voor 1/100e van de hoeveelheid activa die is opgeslagen in activumrepository's.

Als repositorybeheerder kiest u typen activa voor een repository om zo te bepalen welke typen activa kunnen worden opgeslagen in de repository. U wijst taxonomieën toe aan een repository om activa in te kunnen delen in categorieën. Bij activumrepository's richt u ook publicatiekanalen op de repository om regels voor het publiceren van activa te definiëren, bijvoorbeeld of deze worden gebruikt door een interne site of een externe app. U configureert andere vereiste repository-instellingen voor het ondersteunen van uw toepassingen.

U kunt meerdere repository's maken voor het afhandelen van verschillende bedrijfsbehoeften. Bijvoorbeeld:

• U kunt één repository instellen voor ondersteuning van het publiceren van inhoud naar uw bedrijfswebsite. Koppel een lokalisatiepolicy aan een van de publicatiekanalen die zijn toegewezen aan de repository om te definiëren welke talen zijn vereist voor een wereldwijde levering van de site. Om het vertalen van inhoud door externe taaldienstverleners te activeren, wijst u vertaalconnectoren toe aan de repository. Voordat u activa kunt publiceren naar uw bedrijfswebsite, moeten ze worden beoordeeld en goedgekeurd door de bedrijfseigenaren. U kunt dit mogelijk maken door relevante workflows toe te wijzen aan de repository.
• Stel een andere repository in voor ondersteuning van het beheren van digitale activa voor uw marketingautomatiseringssysteem. Wijs typen digitale activa met aangepaste attributen toe die zijn vereist voor ondersteuning van gepersonaliseerde campagnes. Om activumcategorisatie toe te staan voor afzonderlijke producten of klanten, wijst u taxonomieën toe die uw producthiërarchie of bedrijfstak vertegenwoordigen, zoals van toepassing op uw bedrijf. Om bijdragers te helpen bij het categoriseren van activa of het vinden van relevante digitale activa, activeert u de functie voor slimme inhoud voor de repository.
• Uw organisatie werkt mogelijk samen met externe ontwerpbureaus die inhoud voor marketingcampagnes maken. U kunt een repository instellen voor samenwerking met deze bureaus. Wijs inhoudconnectoren voor Google Drive, OneDrive of andere externe inhoudproviders toe, zodat ontwerpers digitale activa kunnen uploaden uit deze externe repository's.

Laten we Oracle blogs gebruiken als voorbeeld voor het instellen van een activumrepository om het leveren van inhoud aan een soortgelijke site toe te staan. U kunt het volgende proces gebruiken om de vereiste afhankelijkheden te maken en uw repository in te stellen:

• Typen activa

  De belangrijkste inhoudelementen in Oracle blogs zijn blogartikelen, informatie over auteurs, afbeeldingen, video's en PDF-bestanden die u vanuit bepaalde artikelen kunt downloaden. Deze inhoud wordt in Oracle Content Management weergegeven als een van de volgende twee typen activa:

  • Inhoudtype: hiermee wordt de structuur gedefinieerd van de gegevens die in een inhouditem kunnen worden opgeslagen. Voor het opslaan van informatie over de auteurs van een blog, definieert u het inhoudtype Auteur met het tekstveld Naam voor de naam van de auteur, het tekstveld Functie voor de functietitel, het mediaveld Foto voor een foto van de auteur, en het RTF-tekstveld Biografie auteur voor een korte biografie. Voor de blogartikelen definieert u het inhoudtype Artikel met het tekstveld Titel voor de titel van het artikel, het tekstveld Samenvatting voor de samenvatting die wordt weergegeven in een lijst met blogartikelen of op een pagina met zoekresultaten, het RTF-tekstveld Inhoud voor het artikel zelf, het mediaveld Afbeelding voorblad voor de afbeelding die wordt weergegeven in de koptekst van het artikel, en het referentieveld Auteur blog om te verwijzen naar het inhoudtype voor de auteur van het blog.
  • Type digitaal activum: hiermee worden de mediatypen gedefinieerd die in een digitaal activum kunnen worden opgeslagen, en de structuur van attributen (metagegevens) die het activum beschrijven. Gebruik de ingebouwde typen 'Afbeelding', 'Video' en 'Bestand' om afbeeldingen, video's en PDF-bestanden te beheren voor de blogsite, of definieer aangepaste typen digitale activa. Definieer bijvoorbeeld het type digitaal activum Foto auteur met het tekstattribuut Toeschrijving om de naam van de maker van de foto op te slaan, en definieer het type digitaal activum Blogdocument waarvoor het type media is beperkt tot PDF-bestanden, zodat bijdragers wel PDF-bestanden maar geen andere bestanden zoals Microsoft Word-documenten kunnen publiceren op de blogsite.

  Wijs deze al deze typen activa vervolgens toe aan de repository voor de blogsite zodat repositoryleden met de rol 'Manager' of 'Bijdrager' het volgende kunnen doen:

  • Inhouditems maken met het inhoudtype Auteur of Artikel
  • Foto's uploaden om digitale activa te maken met het type Foto auteur, waarnaar vervolgens een verwijzing kan worden gemaakt in het veld Foto in inhouditems die zijn gemaakt met het inhoudtype Auteur
  • Benodigde afbeeldingen of video's uploaden voor het maken van digitale activa met het ingebouwde type digitaal activum Afbeelding of Video, die vervolgens kunnen worden gebruikt in inhouditems die zijn gemaakt met het inhoudtype Artikel of voor andere locaties op de site
  • PDF-bestanden uploaden om digitale activa te maken op basis van het type digitaal activum Blogdocument, die vervolgens kunnen worden gekoppeld aan blogartikelen

  Vergeet niet dat bijdragers alleen de typen bestanden kunnen uploaden die zijn gespecificeerd in de typen digitale activa die aan de repository zijn gekoppeld.

• Talen (lokalisatiepolicy's) (niet beschikbaar in bedrijfsrepository's)

  Als uw organisatie wereldwijd opereert, moet gepubliceerde inhoud doorgaans in regionale talen worden vertaald. Om het vertalen van inhoud te activeren, moeten de vereiste talen zijn toegewezen aan de repository. U kunt talen rechtstreeks aan de repository toewijzen. U wordt echter aangeraden voor belangrijke landen of regio's een lokalisatiepolicy te gebruiken voor het definiëren van vereiste en optionele talen. U wijst de lokalisatiepolicy toe aan het kanaal dat wordt gebruikt voor het publiceren van inhoud naar de site. Vervolgens wijst u dat publicatiekanaal toe aan de repository. Hierdoor worden de talen die in de bijbehorende lokalisatiepolicy zijn gedefinieerd, automatisch toegewezen aan de repository.

• Publicatiekanalen (niet beschikbaar in bedrijfsrepository's)

  Met behulp van publicatiekanalen kunt u activa maken die worden beheerd in een repository die beschikbaar is voor verbruik op een website (of een externe applicatie die hiervoor de REST-API kan gebruiken). Het kanaal definieert publicatieregels waarmee bijvoorbeeld wordt aangegeven of activa moeten worden goedgekeurd voor ze worden gepubliceerd, of de gepubliceerde inhoud openbaar of beveiligd is, en, als de inhoud beveiligd is, of deze kan worden beperkt tot een groep mensen met specifieke gebruikersrollen.

  Als u Oracle Content Management gebruikt om uw blogsite te maken, wordt er automatisch een publicatiekanaal gemaakt en toegewezen aan de repository die u voor de site selecteert. Als u een andere technologie gebruikt voor het maken en beheren van uw blogsite of als u bijvoorbeeld bepaalde blogartikelen wilt publiceren naar een mobiele app of andere site, kunt u aanvullende publicatiekanalen maken en deze vervolgens toewijzen aan de repository voor de site.

  Nadat u publicatiekanalen hebt toegewezen aan de repository, kunnen repositoryleden activa richten op en publiceren naar deze kanalen, met inachtneming van eventuele beperkingen van publicatiekanalen.

• Taxonomieën

  Artikelen op een website, zoals een blogsite, worden doorgaans ingedeeld in categorieën om bezoekers te helpen relevante informatie te vinden door blogposts te filteren op basis van een bepaald interessegebied, een productnaam of een specifiek kennisgebied. Oracle Blogs heeft bijvoorbeeld een blogdirectory die u kunt gebruiken om het zoeken naar gepubliceerde artikelen te beperken tot analytische blogs, blogs voor ontwikkelaars of blogs over Nederland.

  Voor eenvoudiger filteren en zoeken op uw gepubliceerde site of in uw applicatie, kunt u in Oracle Content Management relevante taxonomieën definiëren, deze toewijzen aan de repository en vervolgens gebruiken voor het categoriseren van activa. U maakt een taxonomie door een woordenlijst met bedrijfsspecifieke termen te definiëren, ingedeeld in een hiërarchie van categorieën die vertegenwoordigen hoe inhoud wordt gedefinieerd en geclassificeerd binnen uw organisatie. U kunt bijvoorbeeld taxonomieën definiëren voor uw producten en de bedrijfstakken en geografische regio's waarin uw organisatie werkzaam is, of voor een andere hiërarchie van onderwerpcategorieën die relevant is voor uw organisatie.

  Nadat u taxonomieën hebt toegewezen aan een repository, kunnen repositoryleden activa categoriseren. Dit is mogelijk wanneer ze worden toegevoegd aan de repository of op een later tijdstip. Dankzij de gebruikersinterface met gefacetteerde zoekfunctie kunnen activa worden gefilterd op basis van categorieën in één taxonomie of in meerdere taxonomieën om relevante inhoud te vinden. U kunt de taxonomie publiceren om categorisatiegegevens beschikbaar te maken voor activa die op hetzelfde kanaal worden gepubliceerd. U kunt de taxonomie dus gebruiken om te filteren en zoeken op uw gepubliceerde website of in uw gepubliceerde applicatie.

• Repository's

  Nadat u typen activa, lokalisatiepolicy's, publicatiekanalen en taxonomieën hebt gedefinieerd, maakt u de repository en koppelt u de gemaakte objecten aan de repository.

De basisinstellingen zijn nu voltooid. De repository is klaar voor gebruik. U kunt desgewenst aanvullende functies activeren voor uw repository om bijdragers hulpmiddelen te bieden waarmee ze efficiënter inhoud kunnen schrijven of waarmee u als repositorybeheerder de inhoud kunt controleren voordat deze openbaar beschikbaar wordt gemaakt op een website:

• Vertaalconnectoren (niet beschikbaar in bedrijfsrepository's)

  Oracle Content Management bevat standaard een functie voor het handmatig vertalen van inhoud naar de vereiste talen. U kunt een nieuwe taal toevoegen aan één activum per keer of activa in bulk exporteren als een zipbestand met tekststrings die zijn geëxtraheerd voor vertaling. Als uw organisatie een externe leverancier gebruikt voor het vertalen van inhoud, zoals Lingotek, Lionbridge of SDL, kunt u de relevante vertaalconnector registreren bij Oracle Content Management en de vertaalconnector vervolgens aan de repository toewijzen zodat bijdragers eenvoudig activa kunnen versturen voor vertaling door de externe leverancier.

• Inhoudconnectoren

  Als uw organisatie externe cloudopslagservices zoals Dropbox, Google Drive of Microsoft OneDrive gebruikt voor het delen van digitale activa met externe ontwerpbureaus, kunt u een inhoudconnector voor de relevante opslagservice registreren bij Oracle Content Management. Vervolgens kunt u de inhoudconnector aan de repository toewijzen, zodat bijdragers eenvoudig en rechtstreeks vanuit de externe cloudopslag bestanden kunnen toevoegen aan de repository.

• Slimme inhoud

  U kunt bijdragers helpen relevante afbeeldingen te vinden, relevante afbeeldingen aan inhouditems toe te voegen of activa te categoriseren met taxonomieën door de functie voor slimme inhoud te activeren voor een repository. Hierdoor worden alle afbeeldingen die aan de repository worden toegevoegd en alle inhouditems die in de repository worden gemaakt, verwerkt door ingebouwde services voor kunstmatige intelligentie en natuurlijke taalverwerking. De afbeeldingen en inhouditems worden voorzien van tags en uit de tekst worden sleutelwoorden geëxtraheerd.

• Workflows (niet beschikbaar in bedrijfsrepository's)

  Inhoud moet doorgaans worden gecontroleerd en goedgekeurd door collega's of managers voordat het kan worden gepubliceerd. U kunt deze controle activeren in uw repository door ervoor te zorgen dat alle publicatiekanalen die aan de repository zijn toegewezen, zijn ingesteld op Alleen goedgekeurde items kunnen worden gepubliceerd.

  Bijdragers kunnen in Oracle Content Management standaard activa versturen voor beoordeling door repositorybeheerders.

  Als uw organisatie vereist dat inhoud via een workflow met meerdere stappen moet worden beoordeeld door collega's, technische editors, managers of uw nalevingsteam of de juridische afdeling, kunt u uw Oracle Integration processen registreren bij Oracle Content Management en ze vervolgens aan een repository toewijzen. Bijdragers kunnen vervolgens via een relevante workflow activa versturen voor beoordeling. Workflowdeelnemers ontvangen een melding wanneer er een taak aan hen is toegewezen. Zij kunnen actie ondernemen voor de activa op basis van de rol die ze hebben in de workflow.