Journalen maken

Gebruik journalen om correcties in te voeren in rekeningsaldi en om een audittrail bij te houden van de wijzigingen in uw gegevens.

U maakt journalen door een journaallabel en -omschrijving, saldosoort, point-of-view en aanpassingsbedragen in te voeren. U kunt ook een klasse invoeren voor de journalen en een journaalgroep waarmee u journalen filtert en sorteert. Wanneer u een journaal hebt gemaakt, heeft het de status In gebruik.

U kunt de entiteit, ICP en alle gebruikergedefinieerde dimensies verslepen tussen het journaalraster en de POV. Als alle dimensies in de journaaldetailregels hetzelfde zijn, wordt de dimensie verplaatst naar de koptekstgegevens van de POV. Als deze niet hetzelfde zijn, blijven ze in de journaaldetails. De rekeningdimensie blijft in de detailregel en alle overige dimensies blijven in de koptekst. Als u een journaal maakt voor één entiteit, kunt u de entiteitdimensie uit de POV-koptekst gebruiken, zonder dat u deze naar de journaalrijen hoeft te slepen.

Wanneer u journaalgegevens invoert, kunt u het journaal scannen en controleren of de gegevens geldig zijn. Vervolgens kunt u eventuele wijzigingen aanbrengen voordat u het journaal boekt. Zie Journalen scannen.

Zorg ervoor dat u verbinding hebt gemaakt met een Oracle Hyperion Financial Management-gegevensbron, voordat u aan deze procedure in het Smart View-venster begint.

U kunt als volgt een journaal maken:

Voer een van de volgende acties uit:
- Klik in het Smart View-venster met de rechtermuisknop op een Financial Management-applicatie en selecteer vervolgens Journaal maken.
  
  U kunt ook in het Smart View-venster een Financial Management-applicatie selecteren en vervolgens Journaal maken selecteren in het actiepaneel, dat u ziet in Afbeelding 27-1.
  
  Afbeelding 27-1 Opdracht Journaal maken in het Smart View-actiepaneel
  
  Het dialoogvenster Journaal maken wordt weergegeven:
  
  Afbeelding 27-2 Dialoogvenster Journaal maken
- Selecteer in een ad-hocraster of formulier een cel of een bereik cellen waarop het journaal moet worden gebaseerd en klik op het HFM Ad Hoc-lint of HFM-lint op Journaal maken, .
  
  U kunt ook met de rechtermuisknop klikken op een cel of celbereik waarop het journaal moet worden gebaseerd en achtereenvolgens Smart View, Journalen en Journaal maken selecteren.
  
  Opmerking:
  
  Zie Richtlijnen voor het maken van journalen op basis van ad-hocrasters of gegevensformulieren voor aanvullende informatie over het maken van journalen met deze methode.
  
  Het journaal wordt gemaakt en u kunt nu direct doorgaan naar Journaaleigenschappen bewerken.
  
  Opmerking:
  
  Klik niet op Vernieuwen of Opslaan als u verdere wijzigingen wilt aanbrengen in de POV. Zodra u klikt op Vernieuwen of Opslaan, wordt de POV voor dit journaal vergrendeld.
Als u in Journaal maken de point-of-view wilt wijzigen, klikt u op de pijl in het tekstvak naast een dimensienaam en selecteert u een onderdeel.

De dimensies die worden weergegeven in de POV boven aan het dialoogvenster Journaal maken (Afbeelding 27-2) zijn altijd de dimensies Scenario, Year, Period en Value.

Wanneer u een journaal maakt, controleer dan of de waarden in Scenario, Jaar, Periode en Waarde de waarden zijn die u wilt aanpassen.
Selecteer een optie in Sjabloon:
- Als u een nieuw leeg journaal wilt maken, selecteert u Leeg journaal.
  
  Wanneer u Leeg journaal selecteert, zijn de opties in het gebied Filters niet beschikbaar.
  
  Ga door naar stap 5.
- Als u een standaardjournaalsjabloon wilt gebruiken, selecteert u Standaardsjablonen en selecteert u vervolgens een sjabloon in de lijst.
  
  Standaardsjablonen bevatten rekeningen en entiteiten voor aanpassingen die u regelmatig invoert.
  
  Optioneel: als u de lijst met standaardsjablonen wilt filteren, gaat u naar stap 4. Anders gaat u door naar stap 5.
- Als u een sjabloon voor periodieke journalen wilt gebruiken, selecteert u Periodieke sjablonen en selecteert u vervolgens een sjabloon in de lijst.
  
  U kunt een periodieke sjabloon gebruiken om automatisch journalen te maken. Wanneer u een journaal genereert met een periodieke sjabloon, ontvangt u een bevestigingsbericht dat het journaal is gegenereerd. De status van het journaal is Goedgekeurd.
  
  Optioneel: als u de lijst met terugkerende sjablonen wilt filteren, gaat u naar stap 4. Anders gaat u door naar stap 5.
Opmerking:

Het soort journaalsjabloon dat u selecteert, bepaalt de eigenschap Soort voor het journaal dat u maakt. U maakt deze keuze eenmalig. Nadat u een journaal hebt gemaakt, kunt u de eigenschap Soort voor het journaal nog wel bekijken, maar niet meer wijzigen.
Optioneel: als u de lijst met standaardsjablonen of periodieke sjablonen wilt filteren, stelt u filters in voor een of meer van de volgende criteria en klikt u vervolgens op Filters toepassen, :
- Entiteit: klik op de knop Zoeken, en selecteer in het dialoogvenster Onderdeelselectie de onderdelen waarop u wilt filteren.
  
  Of typ de onderdeelnamen, gescheiden door een puntkomma (;), rechtstreeks in het tekstvak. Voorbeeld: voor EastSales typt u EastRegion.EastSales.
- Groep: voer de journaalgroepsnamen in, gescheiden door een puntkomma (;). Het procentteken (%) mag worden gebruikt als jokerteken. De journaalgroep die u toewijst, moet in de applicatie aanwezig zijn.
- Label: voer een journaallabel in. Het label mag maximaal 20 tekens bevatten. Het procentteken (%) mag worden gebruikt als jokerteken. De volgende tekens zijn niet toegestaan: . + - */ # {} ; , @
- Omschrijving: voer een omschrijving in. Het procentteken (%) mag worden gebruikt als jokerteken.
- Saldosoorten: selecteer een soort: Alles, Sluitend, Niet sluitend of Sluitend per entiteit. Wanneer u Alle selecteert, worden automatisch alle saldosoorten geselecteerd.
Als u alle filters wilt wissen en de volledige lijst met sjablonen wilt weergeven, klikt u op Filters opnieuw instellen, .
Klik op Journaal maken.

Het journaal wordt weergegeven, maar de basiseigenschappen van het journaal moeten nog worden gedefinieerd. Ga verder met de procedure in Journaaleigenschappen bewerken.

U ziet een voorbeeldjournaal in Afbeelding 27-3, met een sluitende standaardsjabloon. De POV voor dit journaal is Scenario=Actual, Year=2008, Period=January en Value=<Entity Curr Adjs>.

Afbeelding 27-3 Journaalvoorbeeld, sluitend met behulp van standaardsjabloon

Daarnaast wordt het lint van Oracle-journalen weergegeven, waarmee u toegang kunt krijgen tot de knop Bewerken om eigenschappen te bewerken van het journaal dat u in deze procedure hebt gemaakt.
Ga verder met Journaaleigenschappen bewerken.