20 Indeksere dokumenter

Alle sidene i et dokument deler de samme metadataverdiene. Indeksering av én side i et dokument vil derfor indeksere alle sidene. I dokumentruten er dokumenter i en bunke synlig skilt av en lys stolpe. I bunkeruten vises dokumentene under sin bunke. Hvis den valgte klientprofilen er konfigurert for indeksering, blir metadatafelt vist i ruten nederst til venstre når du velger et dokument i bunkeruten. Hvis du vil forbedre lesbarheten, kan du justere skriftstørrelsen i metadatafeltene i dialogboksen Preferanser.

Hvis du vil sikre standard inndata, kan metadatafeltene bruke inndatamasker eller inndataformatering, valglister eller aktivaoppslag.

Hvis et metadatafelt bruker en inndatamaske eller et filter, kontrollerer det hva du kan angi i metadatafeltet. En maske kan for eksempel la deg skrive inn tall, men ikke alfabetiske tegn, i feltet, eller den kan begrense antall tegn til fire. Hvis du skriver inn et tegn som ikke er i samsvar med masken, piper systemet og applikasjonen godtar ikke tegnet. Et metadatafelt med navnet Fakturanummer kan for eksempel bruke en inndatamaske som begrenser tegnene til et sjusifret nummer.

Et metadatafelt kan bruke et format til å vise postene på en ensartet måte. Når du flytter til et annet metadatafelt, endres datavisningen om nødvendig slik at den samsvarer med visningsformatet. En post i et datofelt kan for eksempel endres til å vise et standard datoformat. Vær oppmerksom på at metadataverdien ikke blir endret.

Et valglistefelt inneholder en liste over verdier du kan velge fra. Hvis klientprofilinnstillingene tillater det, kan en valgliste tillate at du angir en verdi i stedet for å velge den. Feltene for valglister kan være avhengige, der et valg i ett valglistefelt (overordnet) bestemmer hvilke valg som vises i et avhengig valglistefelt (underordnet).

Dette kan du gjøre her:

Indeksere dokumenter etter metadata

Slik indekserer du dokumenter etter metadata:
  1. Velg et dokument enten i ruten Bunke eller på en av miniatyrbildesidene i ruten Dokument.
    Metadataruten vises nederst til venstre. Enkelte metadatafelt kan allerede inneholde verdier som er fylt ut automatisk.
  2. I feltet Dokumentprofil velger du en dokumentprofil som samsvarer med typen dokument som skal indekseres.

    Hvis du for eksempel indekserer et kundeordredokument, kan du velge en dokumentprofil med metadatafelt for kundenummer, kundenavn og ordre.

  3. Fyll ut de obligatoriske metadatafeltene.
  4. Gjenta trinn 1 til 3, slik at du indekserer hvert dokument i en bunke.

Indeksere dokumenter etter aktivaoppslagsverdier

  1. I metadataruten plasserer du markøren i et metadatafelt som et aktivaoppslag er konfigurert for.

    Knappen Aktivaoppslag er aktiv når du kan utføre et søk etter aktiva i det valgte metadatafeltet.

  2. Angi verdien som skal samsvare. (I numeriske felt må du ofte angi nøyaktige verdier.)

    I visse tilfeller kan det være mulig å angi bare de første tegnene av verdien som skal samsvare, hvis dette støttes av klientprofilen. Du kan for eksempel angi Ny i et metadatafelt med navnet Selskap hvis du vil søke etter poster der navnet på selskapet begynner med Ny. Det kan imidlertid ta lang tid å vise oppslagsresultater når du angir delvise verdier der det blir returnert mange poster.

  3. Klikk på Aktivaoppslag.

    Hvis det blir funnet flere poster, vises dialogboksen Resultater for aktivaoppslag. Hvis det blir funnet bare én post, blir verdiene automatisk fylt ut i ett eller flere felt uten at det vises noen resultatliste.

  4. Velg en samsvarende post i oppslagsresultatene, og klikk på Velg slik at det fylles ut verdier fra registeret i metadatafeltene. (Du kan også dobbeltklikke på en post når du skal velge den.)