21 Administrere bunker

En bunke omfatter skannede bilder, sider og elektroniske dokumenter du kan organisere logisk og lagre i et register. Når du har skannet eller importert dokumenter, kan du indeksere, redigere og frigi dem.

Når du oppretter bunker, navngis de automatisk med prefikset til klientprofilen (for eksempel SCAN eller IMPORT), etterfulgt av et internt sekvensnummer.

  • Bunker låses automatisk til deg når du oppretter dem gjennom skanning eller import, eller når du åpner (utvider) dem.

    Merknad:

    Når bunker etterlates låst og det ikke finnes noen brukere lenger som kan låse dem opp, kan Content Capture-administratorer låse opp disse bunkene for ytterligere behandling.

  • Hvis det ikke finnes noen definerte frigivelsesprosesser og du låser opp bunker, sendes dokumentene og metadataene til Oracle Content Management-registeret, der de låses opp.

  • Hvis du valgte en tilgjengelig prosess for frigivelse og frigav bunker, er den neste handlingen som utføres på en bunke, avhengig av den valgte prosessen for frigivelse. Under frigivelse av bunker vil du se en fremdriftslinje ved bunkenavnet som går mot høyre, som viser fremdriften til frigivelsen. Du kan velge å arbeide med andre bunker mens frigivelsen av bunken fortsetter i bakgrunnen.

  • Etter frigivelsen er den neste handlingen som blir utført for en bunke, avhengig av innstillingene for klientprofilen. Bunker kan sendes til et etterbehandlingstrinn, for eksempel strekkodegjenkjenning, dokumentkonvertering (PDF/TIFF) eller lagring i Oracle Content Management-registeret. Eller de kan bli låst opp, slik at andre brukere kan låse og redigere dem. Når skanneoperatører har opprettet, vurdert og redigert bunker, kan de for eksempel frigi dem til indekseringsoperatører som velger, indekserer og frigir dem for etterbehandling.

Du kan gjøre dette med bunkene du administrerer:

Endre bunkeopplysninger

Klientprofilen kan ha tilordnet en standardprioritet og -status til en bunke. Du kan tilordne et prioritetsnummer fra 0 til 10, der 10 er det høyeste. Du kan også knytte en status til en bunke fra de tilgjengelige statusvalgene. På lignede måte kan du knytte et notat til en bunke som en påminnelse eller slik at du varsler andre brukere som kan arbeide med bunken. Du kan for eksempel skrive en merknad om at det mangler en side i et bestemt dokument i bunken.

Slik endrer du bunkeopplysningene:
  1. Velg en bunke i bunkeruten.

    Bunkeopplysninger vises i ruten til høyre. Feltene Prioritet, Status og Bunkemerknader kan redigeres hvis bunken er låst til deg.

  2. Gjør følgende etter behov:
    1. Velg et nytt prioritetsnummer mellom 0 og 10 i feltet Prioritet.
    2. Velg en ny status i feltet Status.
    3. Du kan angi, endre og slette tekst i feltet Bunkemerknader.
  3. Klikk på Bruk.
    Endringene blir vist i bunkerutelisten.

Frigi bunker

En klientprofil kan omfatte flere frigivelsesprosesser. Når du vil frigi en bunke, velger du den nødvendige frigivelsesprosessen fra listen.

Slik frigir du bunker:
  1. Velg én eller flere bunker i ruten Bunke.
  2. Hvis klientprofilen omfatter flere prosesser, velger du en frigivelsesprosess fra rullegardinlisten til høyre for Frigi bunke og klikker på Frigi bunke. Du kan også høyreklikke på én eller flere bunker i ruten Bunke, velge Frigi bunke og deretter velge et av frigivelsesprosessvalgene som er konfigurert for deg. Disse valgene er også tilgjengelige hvis du velger ett eller flere dokumenter i en bunke i bunkeruten.

    Det vises en strek på bunkenavnet som flyttes mot høyre i henhold til fremdriften for frigivelsen. Under frigivelsen kan du velge andre bunker og dokumenter som du vil arbeide med.

    Merknad:

    Frigitte bunker blir oppfrisket med jevne mellomrom hvis du aktiverer klientpreferansen Oppfrisk bunker automatisk.

  3. Hvis du vil, kan du klikke på Oppdater bunkeliste, slik at du viser den nye statusen til bunken. Når frigivelsen er fullført, kan ett av følgende skje:

    • Bunken forsvinner fra bunkeruten, for eksempel etter en vellykket lagring.

    • Bunkeikonet viser en behandlingsindikator, noe som betyr at den behandles ytterligere.

    • Bunkeikonet viser en feilindikator, noe som betyr at ett eller flere av dokumentene inneholder feil.

Søke etter bunker eller filtrer listen

Du kan søke etter bunker etter navn, dato, status, prioritet og tilstand. Vær oppmerksom på at den filtrerte listen alltid omfatter bunker som er låst til deg, i tillegg til søkeresultatene.

Slik søker du etter bunker:

  1. I ruten Bunke klikker du på Søk i bunke.

  2. I dialogboksen Søkekriterier for bunke angir du hvordan du vil søke etter bunker, ved hjelp av kriteriene som vises i tabellen.

    Du kan angi flere søkevalg. Husk at alle angitte søkefelt må samsvare hvis en bunke skal bli funnet, selv om bare én verdi i et søkefelt må samsvare. Hvis du for eksempel velger Haster i feltet Status og 8, 9 og 10 i feltet Prioritet, blir bunker med statusen Haster OG prioriteten 8, 9 ELLER 10 funnet. På den annen side blir bunker med statusen Haster, men med prioriteten 0 eller bunker uten status og med prioriteten 8, 9 eller 10 ikke funnet.

    Tabell 21-1 Søkekriterier for bunke

    Søkekriterier Beskrivelse

    Bunkenavn

    Angi et bunkenavn du vil søke etter. Du kan angi et delvis navn etterfulgt av % hvis du vil finne samsvar med ett eller flere tegn. Hvis du for eksempel angir Bunke%, vil det samsvare med bunker med navnet Bunke15 og Bunker214.

    Fra dato / Til dato

    Søk etter bunker som er opprettet innenfor et tidsrom, ved å klikke på kalenderknappen ved siden av datofeltet og velge en fra-dato og en sluttdato.

    Status

    Søk etter bunker etter deres tilordnede status ved å velge én eller flere statuser. Bunker som har fått tilordnet en hvilken som helst valgt status, samsvarer.

    Prioritet

    Søk etter bunker etter deres tilordnede prioritet ved å velge én eller flere prioriteter. Bunker som har fått tilordnet hvilke som helst valgte prioriteter, samsvarer.

    Bunkestatus

    Søk etter bunker etter deres systemtilordnede tilstand ved å velge én eller flere tilstander. Bunker som har fått tilordnet en hvilken som helst valgt tilstand, samsvarer. Tilgjengelige bunketilstander omfatter disse:

    • Klar: Bunker er ikke låst, og det er ikke funnet noen feil

    • Låst: Bunker er låst av en bruker

    • Feil: Det har oppstått en feil i ett eller flere dokumenter i bunken

    • Behandler: Bunker behandles for øyeblikket av en behandler eller behandlerjobb

  3. Klikk på OK.

    De filtrerte søkeresultatene vises i bunkeruten. Husk at bunker som er låst til deg, alltid vises i bunkeruten, uansett innstillinger for bunkefilteret, og at bunkefiltreringen forblir aktiv når du oppdaterer bunkelisten, helt til den blir fjernet.

Slik fjerner du et søkefilter:

  1. I ruten Bunke klikker du på Søk.
  2. I dialogboksen Søkekriterier for bunke klikker du på Nullstill kriterier og deretter på OK.

    Bunkeruten vil ikke lenger filtrere listen etter søkekriterier.

Feil ved bunkebehandling

Det kan av og til oppstå feil når du arbeider med bunker og frigir dem. Du kan kanskje løse noen vanlige feil basert på den angitte feilforklaringen. I andre tilfeller må du kanskje kontakte prosedyrestyreren og angi bunkenavnet og feilen som vises.

Feil under arbeid med bunker

Hvis det oppstår en feil ved forsøk på å åpne dokumentet i den tilknyttede applikasjonen når du prøver å vise et dokument uten bildedata, viser klienten følgende feilmelding: Kan ikke åpne dokumentet i den tilknyttede applikasjonen. Det finnes kanskje ingen applikasjon som er knyttet til denne dokumenttypen.

Feil etter frigivelse av bunker

  • Hvis det oppstår en feil for en bunke når du har frigitt den, for eksempel i løpet av et etterbehandlingstrinn, kan bunken vises som låst for deg i bunkeruten. (Vær oppmerksom på at en etterprosess kan ha gitt bunken nytt navn.) Du kan høyreklikke på dokumentfeilikonet og velge Vis bunkefeil på menyen hvis du vil vise feildetaljene.

  • Hvis du frigir en bunke uten å fylle ut alle de obligatoriske metadatafeltene i hvert dokument, oppstår det en feil hvis Content Capture er satt til å lagre bunken som et etterbehandlingstrinn. Vanligvis blir alle dokumenter lagret og fjernet fra bunken. Dokumenter som inneholder feil, vil imidlertid forbli i bunken. Du kan løse feilen ved å åpne bunken, fylle ut alle obligatoriske metadatafelt i alle dokumenter (en stjerne * vises til venstre for navnet) og frigi bunken på nytt.

Søke etter bunkefeil

Slik ser du gjennom feil forbundet med dokumenter i en bunke:
  1. I ruten Bunke høyreklikker du på en bunke med varseltegnet som angir at det er feil i bunken.
  2. Velg Vis bunkefeil på kontekstmenyen.
    Dialogboksen Feil ved bunkebehandling vises.
  3. I dialogboksen Feil ved bunkebehandling velger du hver rad for å vise feilene forbundet med dokumentet.
    Feilmeldingene vises i boksen Melding.
  4. Klikk på Lukk når du har sett gjennom feilene.