18 Importer elektroniske dokumenter

Du kan importere bildedokumenter, for eksempel TIFF-filer med flere sider, og dokumenter uten bildedata, for eksempel Microsoft Word-filer, hvis dette er tillatt i klientprofilen.

Når du importerer dokumenter uten bildedata, bruker Content Capture klientprofilinnstillingen med ett av følgende resultater:
  • Konverterer filen til et bildedokument med flere sider, som om du skannet det. Det vises et miniatyrbilde for hvert bilde i dokumentruten. Du kan velge og redigere enkeltsider (for eksempel flytte og rotere sider).
  • Importerer filen og bevarer den i sitt opprinnelige format. I dokumentruten blir det vist et miniatyrbilde for hver side som ikke er et bilde, opptil et maksimalt antall som er angitt i klientprofilen. Du kan indeksere dokumentet, men du kan ikke redigere sidene i det.
  • Forhindrer at filen blir importert, og viser en feilmelding. Hvis du velger flere filer uten bildedata for import og angir at det skal opprettes ett dokument for alle importfilene, får du en feilmelding om at valget er ugyldig.

Hver gang du importerer, angir du hvordan dokumenter skal opprettes i bunken hvis flere filer er valgt. Det vil si om det skal opprettes ett dokument for alle importfiler eller per importfil. Flere andre typer filer enn bildefiler kan ikke importeres til ett dokument.

Merknad:

Du kan også konfigurere automatisk registrering av elektroniske dokumenter fra overvåkede filmapper eller e-postkontoer. Hvis du vil ha flere opplysninger, kan du se Sett opp filimportagenten.

Dette er hovedoppgavene du utfører når du skal importere dokumenter til Content Capture Client:

  1. Definere importkilde og importinnstillinger

  2. Importer dokumenter

Definere importkilde og importinnstillinger

Slik angir du import som registreringskilde:

  1. Klikk på høyre side av Registreringsinnstillinger/-kilde i bunkeruten, velg Importkilde, og klikk deretter på Registrer slik at du kan begynne å importere filer.
  2. I feltet Importkatalog angir du en plassering der du skal velge filene som skal importeres.
  3. Hvis du vil importere filer av en bestemt type, velger du typen i feltet Filtype.
  4. I feltet Rotasjonsinnstillinger velger du en rotasjonsgrad (0, 90, 180 eller 270). Capture roterer bilder under importen som angitt.
  5. Velg feltet Slett kildefiler etter import hvis du vil slette bilder fra importkatalogen etter at de har blitt importert.
  6. Klikk på OK hvis du vil lagre innstillingene.

Importer dokumenter

Du kan importere bildefiler (for eksempel TIFF-filer med flere sider) eller andre typer filer enn bildefiler (for eksempel Microsoft Word- eller PDF-filer) til Content Capture. Når du importerer andre typer filer enn bildefiler, bestemmer den valgte klientprofilen om filene skal konverteres til bildeformat, om de skal importeres i det opprinnelige formatet, eller om de skal hindres i å bli importert.

Kontroller at riktig klientprofil er valgt i Content Capture Client.
Slik importerer du dokumenter:
  1. Gjør ett av følgende etter behov:
    1. I Content Capture Client klikker du om nødvendig på høyre side av Registreringsinnstillinger/Registreringskilde og velger Importkilde hvis du vil angi importering i stedet for skanning. Deretter klikker du på Registrer.
    2. I en forretningsapplikasjon klikker du på Importer på en side for forretningsposter.
  2. I dialogboksen Importer angir du hvordan dokumenter skal opprettes (ett dokument fra flere filer eller ett dokument per fil), og klikker på OK.
  3. I dialogboksen Velg filer som skal importeres velger du én eller flere filer som skal importeres, og klikker deretter på OK.

    En ny bunke som inneholder de importerte filene, velges i bunkeruten.

  4. Vurder, rediger og indekser dokumentene etter behov. Metadatafelt kan allerede inneholde verdier.
  5. Hvis du vil registrere flere bunker, klikker du på Registrer i bunkeruten.
  6. Frigi bunker ved å velge én eller flere bunker i bunkeruten og klikke på Frigi bunke.