Forstå innholdsstyringsstrukturen

Hver organisasjon genererer daglig store mengder aktiva, og ofte dupliseres innsatsen. Effektiv administrasjon av aktiva betyr å være i stand til å utføre effektiv lagring, samarbeid om, finne og publisere aktiva, uansett om de består av tekst, bilder, videoer eller innholdselementer som er strukturert med alle disse tingene. Nedenfor finner du noen av Oracle Content Management-funksjonene som er tilgjengelige for administrasjon og publisering av aktiva.

Innholdsstyringsstrukturen i Oracle Content Management begynner med registre. Et register er et lagringssted for aktiva som du trenger når du skal bygge Web-, mobil- eller andre brukerfunksjoner i organisasjonen. Et aktiva kan være et innholdselement som representerer en enkelt innholdsdel, for eksempel et blogginnlegg, en eksempelstudie eller produktopplysninger, eller et digitalt aktiva som representerer et bilde, en video eller en annen type media du trenger i funksjonene som tilbys.

Det finnes to typer registre: forretningsregistre og aktivaregistre. Forretningsregistre brukes til lagring av aktiva. Aktivaregistre brukes til lagring av aktiva, men de kan også brukes til å publisere og lokalisere aktiva. Aktiva som lagres i forretningsregistre, faktureres med en prosent av beløpet for aktiva som lagres i aktivaregistre.

Som registeradministrator velger du aktivatyper for et register slik at du kan definere hvilke typer aktiva som kan lagres i registeret. Hvis du vil tillate kategorisering av aktiva, tilordner du taksonomier til et register. Når det gjelder aktivaregistre, målretter du også publiseringskanaler mot registeret for å definere regler for publisering av aktiva, for eksempel om de skal brukes av et internt område eller en ekstern app. Du kommer også til å konfigurere andre registerinnstillinger som støtter brukstilfellene du har.

Du kan opprette flere registre som håndterer de ulike forretningsbehovene dine. For eksempel:

• Du kan konfigurere ett register som støtter innholdspublisering til Web-området for bedriften din. Knytt retningslinjene for lokalisering til én av publiseringskanalene som er tilordnet til registeret, når du skal definere hvilke språk som er nødvendige for global levering av området. Hvis du vil aktivere innholdsoversettelse fra eksterne språktjenesteleverandører, tilordner du oversettelseskoblere til registeret. Før aktiva kan publiseres på bedriftsområdet, må de vurderes og godkjennes av forretningseiere, noe du kan tilrettelegge for ved å tilordne relevante arbeidsflyter til registeret.
• Konfigurer et annet register som støtter administrasjon av digitale aktiva for det automatiserte markedsføringssystemet. Tilordne digitale aktivatyper til egendefinerte attributter som er nødvendige for at personlig tilpassede kampanjer skal kunne støttes. Hvis du vil tillate aktivakategorisering for enkeltprodukter eller -kunder, tilordner du taksonomier som representerer produkthierarkiet eller -bransjene, etter behov for bedriften. Du kan gjøre det enklere for bidragsytere å kategorisere aktiva eller simpelthen å finne relevante digitale aktiva ved å aktivere smartinnholdsfunksjonen i registeret.
• Organisasjonen kan samarbeide med eksterne designbyråer som oppretter innhold for markedsføringskampanjer. Du kan konfigurere et register for samarbeid med disse byråene. Tilordne innholdskoblere for Google Disk, OneDrive eller andre tredjeparts innholdsleverandører, og tillat at designere laster opp digitale aktiva fra disse eksterne registrene.

La oss bruke Oracle-blogger som et eksempel på hvordan du kan konfigurere et aktivaregister til å tillate innholdsbidrag til et lignende område. Dette er prosessen du kan bruke til å opprette de nødvendige avhengighetene og konfigurere registeret:

• Aktivatyper

  De viktigste innholdselementene i Oracle-blogger er bloggartikler, korte tekster om bloggforfattere, bilder, videoer og PDF-filer som enkelte artikler tillater at du laster ned. I Oracle Content Management representeres dette innholdet av én av to aktivatyper:

  • Innholdstype, som definerer strukturen for data som et innholdselement kan lagre. Hvis du vil lagre opplysninger om bloggforfatterne, definerer du innholdstypen Forfatter med tekstfeltet Navn for navnet på forfatteren, tekstfeltet Jobbtittel for jobbtittelen, mediefeltet Bilde for bildet av forfatteren og feltet Forfatterbiografi for en kort biografi med rik tekst. For bloggartiklene definerer du innholdstypen Artikkel med tekstfeltet Tittel for tittelen på artikkelen, tekstfeltet Sammendrag for sammendraget som blir vist i en liste over bloggartikler eller på en søkeresultatside, feltet Innhold for selve artikkelen med rik tekst, mediefeltet Forsidebilde for bildet som vises i artikkeloverskriften, og referansefeltet Bloggforfatter, som skal referere til innholdselementet om bloggforfatteren.
  • Digital aktivatype, som definerer filmedietypene som et digitalt aktiva kan lagre, og strukturen for attributter (metadata) som beskriver aktivaet. Bruk standardtypene Bilde, Video og Fil til styring av bilder, videoer og PDF-dokumenter for bloggområdet, eller definer egendefinerte digitale aktivatyper. Du kan for eksempel definere den digitale aktivatypen Forfatterbilde med tekstattributtet Attribusjon, der navnet på bildeoppretteren skal lagres, og definere den digitale aktivatypen Bloggdokument, der medietypen er begrenset til PDF-filer, slik at bidragsytere tillates å publisere PDF-filer, men ikke andre filer, for eksempel Microsoft Word-dokumenter, på bloggområdet.

  Deretter tilordner du alle disse aktivatypene til registeret for området Blogger, og tillater at registermedlemmer med rollen Leder eller Bidragsyter kan gjøre følgende:

  • Opprette innholdselementer fra innholdstypene Forfatter og Artikkel.
  • Laste opp bilder for opprettelse av digitale aktiva fra den digitale aktivatypen Forfatterbilde, som deretter kan refereres til i feltet Bilde i innholdselementene som opprettes fra innholdstypen Forfatter.
  • Laste opp bilder eller videoer etter behov til opprettelse av digitale aktiva fra de standard digitale aktivatypene Bilde eller Video, som deretter kan brukes i innholdselementer som er opprettet fra innholdstypen Artikkel eller andre steder på området.
  • Laste opp filer i PDF-format for opprettelse av digitale aktiva fra den digitale aktivatypen Bloggdokument, som deretter kan kobles til bloggartikler.

  Husk at bidragsytere bare vil kunne laste opp de filtypene som er angitt i de digitale aktivatypene som er knyttet til registeret.

• Språk (retningslinjer for lokalisering) (ikke tilgjengelig i forretningsregistre)

  Hvis organisasjonen har global virksomhet, må publisert innhold vanligvis oversettes til regionale språk. Hvis du vil aktivere innholdsoversettelse, må de nødvendige språkene være tilordnet til registeret. Du kan tilordne språk direkte til registeret. Det er imidlertid anbefalt praksis å definere nødvendige og valgfrie språk for nøkkelland eller -regioner via retningslinjer for lokalisering. Du tilordner retningslinjene for lokalisering til kanalen som skal brukes til å publisere innhold på området, og deretter tilordner du denne publiseringskanalen til registeret. På denne måten blir språkene som er definert i de tilknyttede retningslinjene for lokalisering, automatisk tilordnet til registeret.

• Publiseringskanaler (ikke tilgjengelig i forretningsregistre)

  Med publiseringskanaler kan du gjøre aktiva som administreres i et register, tilgjengelige for bruk på et Web-område (eller en hvilken som helst ekstern applikasjon som kan bruke REST-API til det). Kanalen definerer publiseringsregler som for eksempel definerer om aktiva må godkjennes før de blir publisert, om det publiserte innholdet er privat eller sikkert, og, hvis det er sikkert, om det kan begrenses til et delsett av personer med bestemte brukerroller.

  Hvis du bruker Oracle Content Management til å opprette bloggområdet, opprettes det automatisk en publiseringskanal som tilordnes til registeret du velger for området. Hvis du bruker en annen teknologi til å opprette og administrere bloggområdet, eller hvis du for eksempel planlegger å publisere noen bloggartikler i en mobilapp eller på et annet område, kan du opprette ekstra publiseringskanaler og deretter tilordne dem til registeret for området.

  Når du har tilordnet publiseringskanalene til registeret, kan registermedlemmer målrette aktiva mot og publisere aktiva på disse kanalene. Det er imidlertid underlagt eventuelle begrensninger for publiseringskanalene.

• Taksonomier

  Artikler på et Web-område, for eksempel et bloggområde, er vanligvis organisert i kategorier som hjelper besøkere med å finne relevante opplysninger ved å filtrere blogginnlegg etter interesseområde, produktnavn eller et bestemt ekspertise- eller kunnskapsområde. Funksjoner i Oracle-blogger har for eksempel en bloggkatalog du kan bruke til å begrense de publiserte artiklene til Analytics Advantage-blogger, utviklerblogger eller Nederland-blogger.

  Hvis du vil at det skal være mulig å filtrere og søke på det publiserte området eller i den publiserte applikasjonen, gjør Oracle Content Management det mulig å definere relevante taksonomier, tilordne dem til registeret og deretter bruke dem til kategorisering av aktiva. Du oppretter en taksonomi ved å definere et vokabular med forretningsbegreper, ordnet i et hierarki av kategorier som representerer klassifisering av innhold på tvers av organisasjonen. Du kan for eksempel definere taksonomier for produkter, bransjer og geografiske regioner der organisasjonen har virksomhet, eller et hvilket som helst annet hierarki av emnekategorier som er relevant for organisasjonen.

  Når du har tilordnet taksonomier til et register, kan registermedlemmer kategorisere aktiva, enten når de legges til i registeret, eller senere. Et fasettert brukergrensesnitt for søk tillater filtrering av aktiva etter kategorier i én taksonomi eller på tvers av flere taksonomier for å finne relevant innhold. Du kan publisere taksonomien slik at kategoriseringsopplysningene blir tilgjengelige i aktiva som er publisert på samme kanal. Dermed kan du utnytte taksonomien slik at den støtter aktivafiltrering og -søk på det publiserte Web-området eller i den publiserte applikasjonen.

• Registre

  Når aktivatypene, retningslinjene for lokalisering, publiseringskanalene og taksonomiene er definert, oppretter du registeret og tilknytter objektene du opprettet med registeret.

Dette var det siste trinnet i den grunnleggende konfigureringen. Nå er registeret klart til bruk. Du kan aktivere flere registerfunksjoner hvis du vil gi bidragsyterne verktøy som gjør innholdsredigering mer effektivt, eller tillate at du, som registerleder, kan bestemme over innholdet før det blir gjort offentlig tilgjengelig på et Web-område:

• Oversettelseskoblere (ikke tilgjengelig i forretningsregistre)

  Som standard tilbyr Oracle Content Management muligheten til å oversette innhold manuelt til andre språk. Du kan legge til nye språk i ett aktiva om gangen eller masseeksportere aktiva som en ZIP-fil med tekststrenger som er trukket ut for oversettelse. Hvis organisasjonen bruker en ekstern leverandør som Lingotek, Lionbridge eller SDL til innholdsoversettelse, kan du registrere den relevante oversettelseskobleren i Oracle Content Management og deretter tilordne oversettelseskobleren til registeret, slik at bidragsytere enkelt kan sende inn aktiva til oversettelse av den eksterne leverandøren.

• Innholdskoblere

  Hvis organisasjonen bruker eksterne skylagringstjenester som Dropbox, Google Disk eller Microsoft OneDrive til deling av digitale aktiva med eksterne designbyråer, kan du registrere en innholdskobler for den relevante lagringstjenesten i Oracle Content Management og deretter tilordne innholdskobleren til registeret, slik at bidragsytere enkelt kan legge til filer i registeret direkte fra det eksterne skylageret.

• Smartinnhold

  Du kan hjelpe bidragsytere med å finne relevante bilder i søk, legge til relevante bilder i innholdselementer eller kategorisere aktiva med taksonomier ved å aktivere funksjonen Smartinnhold i et register. Når du gjør det, blir alle bilder som er lagt til i registeret, og alle innholdselementer som er opprettet i registeret, behandlet av innebygd kunstig intelligens og naturlige språkbehandlingstjenester, som automatisk merker dem i henhold til dette og trekker ut nøkkelord fra teksten.

• Arbeidsflyter (ikke tilgjengelig i forretningsregistre)

  Innhold må vanligvis vurderes og godkjennes av kollegaer eller ledere før det blir publisert. Du kan aktivere slik styring i registeret ved å forsikre deg om at alle publiseringskanaler som er tilordnet til registeret, er satt til Bare godkjente elementer kan publiseres.

  Oracle Content Management tillater som standard at bidragsytere sender inn aktiva til vurdering av registerledere.

  Hvis organisasjonen krever at innhold skal vurderes av kolleger, tekniske redigerere, ledere eller det juridiske teamet i en arbeidsflyt med flere trinn, kan du registrere Oracle Integration-prosessene i Oracle Content Management og deretter tilordne dem til et register. Deretter kan bidragsytere sende inn aktiva til vurdering via en relevant arbeidsflyt. Deltakere i arbeidsflyten mottar et varsel når en oppgave blir tilordnet til dem, og da kan de utføre handlinger i forbindelse med aktivaene i henhold til rollen som er tilordnet til dem i arbeidsflyten.