Omówienie struktury zarządzania zawartością

Każda organizacja generuje dziennie ogromne ilości zasobów, często powielając je. Skuteczne zarządzanie zasobami oznacza możliwość efektywnego ich przechowywania, wyszukiwania i publikowania oraz pracy zespołowej nad nimi niezależnie od tego, czy są to zasoby tekstowe, obrazy, filmy wideo czy elementy zawartości oparte na tych zasobach. Przyjrzyjmy się niektórym dostępnym funkcjom Oracle Content Management, służącym do publikowania zasobów i zarządzania nimi.

Stosowana w Oracle Content Management struktura zarządzania zawartością zaczyna się od repozytoriów. Repozytorium jest to magazyn, w którym są przechowywane zasoby potrzebne do tworzenia internetowych, mobilnych i innych środowisk użytkownika w danej organizacji. Zasobem może być element zawartości stanowiący indywidualny składnik zawartości (np. wpis na blogu, studium przypadku czy informacje o produkcie) lub zasób cyfrowy (np. obraz, wideo czy inny typ multimedialny), który jest używany w celu zapewnienia właściwych doznań odbiorcy.

Istnieją dwa typy repozytoriów: repozytoria biznesowe i repozytoria zasobów. Repozytoria biznesowe przechowują zasoby. Repozytoria zasobów przechowują zasoby, a także umożliwiają publikowanie i lokalizowanie zasobów. Opłaty za zasoby przechowywane w repozytoriach biznesowych wynoszą 1/100 opłat za zasoby przechowywane w repozytoriach zasobów.

Administrator repozytorium wybiera typy zasobów, określając w ten sposób, jakie typy zasobów mogą być przechowywane w repozytorium. Ponadto przypisuje do repozytorium taksonomie umożliwiające klasyfikację zasobów. W przypadków repozytoriów zasobów kieruje do repozytorium kanały publikowania, definiując reguły publikowania zasobów — na przykład, czy mogą być używane przez serwis wewnętrzny lub aplikację zewnętrzną. Może także skonfigurować inne ustawienia repozytorium, wymagane do obsługi określonych przypadków użycia.

W celu zaspokojenia różnych potrzeb biznesowych można utworzyć więcej niż jedno repozytorium. Na przykład:

• Można skonfigurować jedno repozytorium do obsługi publikowania zawartości w firmowym serwisie internetowym. Z jednym z przypisanych do repozytorium kanałów publikowania można powiązać założenie systemowe dot. lokalizacji, definiując w ten sposób, które języki są wymagane w celu globalnego udostępnienia zawartości serwisu. Aby umożliwić tłumaczenie zawartości przez zewnętrznych dostawców usług tłumaczeniowych, wystarczy przypisać do repozytorium łączniki z tłumaczeniami. Zasoby, zanim zostaną opublikowane w firmowym serwisie internetowym, powinny zostać sprawdzone i zatwierdzone przez właścicieli biznesowych; można to ułatwić, przypisując do repozytorium odpowiednie procesy Workflow.
• Inne repozytorium można skonfigurować do obsługi zarządzania zasobami cyfrowymi, przeznaczonymi dla systemu automatyzacji działań marketingowych. Można przypisać różne typy zasobów z niestandardowymi atrybutami wymaganymi do obsługi spersonalizowanych kampanii. Aby umożliwić klasyfikowanie zasobów dla poszczególnych produktów lub klientów, wystarczy przypisać taksonomie reprezentujące hierarchie produktów lub branże właściwe dla prowadzonej działalności. Chcąc pomóc współtwórcom klasyfikować lub odnajdywać odpowiednie zasoby cyfrowe, można włączyć w repozytorium funkcję inteligentnej zawartości.
• Organizacja może współpracować z zewnętrznymi agencjami projektowymi, tworzącymi zawartość dla kampanii marketingowych. W celu ułatwienia współpracy z tymi agencjami można skonfigurować osobne repozytorium. Można przypisać łączniki z zawartością z usług Google Drive lub OneDrive bądź od innych dostawców, umożliwiając projektantom wysyłanie — do repozytorium — zasobów cyfrowych z tych zewnętrznych lokalizacji.

Jako przykładu prowadzącego przez proces konfigurowania repozytorium zasobów, tak aby było możliwe ich współtworzenie, użyjemy serwisu Oracle Blogs. Poniżej przedstawiono proces, którego można użyć do utworzenia wymaganych zależności i skonfigurowania swojego repozytorium:

• Typy zasobów

  Głównymi elementami zawartości w serwisie Oracle Blogs są artykuły, krótkie notki o autorach blogów, obrazy, filmy wideo oraz pliki PDF, które można pobrać z niektórych artykułów. W Oracle Content Management zawartość ta jest przedstawiana jako zasoby jednego z dwóch następujących typów:

  • Typ zawartości definiujący strukturę danych, które mogą być przechowywane w elemencie zawartości. Aby były przechowywane informacje o autorach blogów, można zdefiniować typ zawartości Autor z polem tekstowym Nazwa na imię i nazwisko autora, polem tekstowym Nazwa stanowiska na nazwę określającą stanowisko, pole multimedialne Zdjęcie na zdjęcie autora oraz pole Notka o autorze z tekstem formatowanym, przeznaczone na krótką notkę biograficzną. Dla zamieszczanych artykułów blogowych można zdefiniować typ zawartości Artykuł z polem tekstowym Tytuł na tytuł artykułu, polem tekstowym Podsumowanie na podsumowanie, które będzie wyświetlane na liście artykułów blogowych lub na stronie wyników wyszukiwania, pole Zawartość z tekstem formatowanym na sam artykuł, pole multimedialne na Obraz na okładkę na obraz, który będzie wyświetlany w nagłówku artykułu oraz pole referencyjne Autor bloga stanowiące odniesienie do elementu zawartości "Autor bloga".
  • Typ zasobu cyfrowego definiujący typy plików multimedialnych, które mogą być przechowywane w zasobie cyfrowym, oraz strukturę atrybutów (metadane) opisujących zasób. Do zarządzania obrazami, filmami wideo i dokumentami PDF można używać gotowych typów "Obraz", "Wideo" i "Plik" oraz można zdefiniować niestandardowe typy zasobów cyfrowych. Na przykład można zdefiniować typ zasobu cyfrowego Zdjęcie autora z atrybutem tekstowym Przypisanie do przechowywania imienia i nazwiska twórcy oraz typ zasobu cyfrowego Dokument dla bloga, w którym typ multimedialny jest ograniczony do plików PDF, wskutek czego współtwórcy będą mogli publikować w serwisie pliki PDF, lecz nie pliki w innym formacie, takim jak Microsoft Word.

  Następnie należy przypisać wszystkie te typy zasobów do serwisu "Blogi", umożliwiając współużytkownikom repozytorium (mającym przypisaną rolę "Menedżer" lub "Współtwórca"):

  • Tworzyć elementy zawartości z typów zawartości Autor i Artykuł.
  • Wysyłać zdjęcia w celu utworzenia zasobów cyfrowych z typu zasobu cyfrowego Zdjęcie autora, do których można się następnie odwoływać w polu Zdjęcie z elementów zawartości utworzonych z typu zawartości Autor.
  • Wysyłać obrazy lub pliki wideo w celu utworzenia zasobów cyfrowych (ze standardowych, gotowych typów zasobów cyfrowych Obraz lub Wideo), których następnie można używać w elementach zawartości utworzonych z typu zawartości Artykuł lub w innych miejscach w serwisie internetowym.
  • Wysyłać pliki w formacie PDF w celu utworzenia zasobów cyfrowych z typu zasobu cyfrowego Dokument dla bloga, które następnie można powiązać łączami z artykułami blogowymi.

  Należy pamiętać, że współtwórcy będą mogli wysyłać tylko pliki typów określonych w typach (typach zasobów cyfrowych) powiązanych z repozytorium.

• Języki (założenia systemowe dot. lokalizacji) (niedostępne w repozytoriach biznesowych)

  Jeśli dana organizacja działa w skali globalnej, publikowana zawartość zazwyczaj powinna być tłumaczona różne języki. Aby można było umożliwić tłumaczenie zawartości, do repozytorium muszą zostać przypisane wymagane języki. Języki można przypisać bezpośrednio do repozytorium. Jednak najlepszą praktyką jest zdefiniowanie wymaganych i opcjonalnych języków dla głównych krajów lub regionów za pomocą założenia systemowego dot. lokalizacji. Założenie systemowe dot. lokalizacji przypisuje się do kanału używanego do publikowania zawartości w serwisie, a następnie kanał ten przypisuje się do repozytorium. W ten sposób języki zdefiniowane w powiązanych założeniu systemowym dot. lokalizacji zostają automatycznie przypisane do repozytorium.

• Kanały publikowania (niedostępne w repozytoriach biznesowych)

  Kanały publikowania umożliwiają udostępnianie zasobów, zarządzanych w repozytorium, do wykorzystania na stronie internetowej (lub w dowolnej aplikacji zewnętrznej obsługującej REST API). Kanał definiuje reguły publikowania, w tym czy zasoby przed ich opublikowaniem muszą zostać zatwierdzone oraz czy publikowana zawartość jest publiczna czy zabezpieczona (jeśli jest zabezpieczona, to dostęp do niej można ograniczyć do podzbioru osób z przypisanymi określonymi rolami poziomu użytkownika).

  Jeśli serwis będzie tworzony za pomocą usługi Oracle Content Management, to kanał publikowania zostanie automatycznie utworzony i przypisany do repozytorium wybranego dla tego serwisu. Jeśli do utworzenia serwisu i zarządzania nim zostanie użyta inna technologia lub jeśli na przykład jest planowane publikowanie niektórych artykułów blogowych do aplikacji mobilnej (lub innego serwisu), można utworzyć dodatkowe kanały publikowania i przypisać je do repozytorium serwisu.

  Gdy kanały publikowania zostaną przypisane do repozytorium, jego współużytkownicy mogą kierować i publikować zasoby do tych kanałów, z ograniczeniami wynikającymi z definicji kanałów.

• Taksonomie

  Artykuły w serwisie internetowym, takim jak serwis "Blogi", są zazwyczaj pogrupowane w kategorie mające na celu ułatwienie osobom odwiedzającym filtrowanie wpisów wg obszaru zainteresowań, nazwy produktu bądź określonych dziedzin wiedzy lub poziomu doświadczenia. Na przykład "Oracle Blogs" jest wyposażony w katalog blogów, za pomocą którego można zawęzić opublikowane artykuły do takich, jak: Analytics Advantage Blogs, Developers Blogs lub Netherlands Blogs.

  Aby ułatwić filtrowanie i wyszukiwanie w opublikowanym serwisie (lub aplikacji), Oracle Content Management pozwala zdefiniować odpowiednie taksonomie, przypisać je do repozytorium, a następnie używać ich do klasyfikacji zasobów. Taksonomię tworzy się, definiując słownik terminów biznesowych uporządkowanych w hierarchicznej strukturze kategorii przedstawiających sposób definiowania i klasyfikowania zawartości w danej organizacji. Na przykład można zdefiniować taksonomie dla produktów, branż i regionów geograficznych, w których organizacja prowadzi swoją działalność, lub dowolną inną strukturę hierarchiczną kategorii tematycznych, właściwą dla danej organizacji.

  Gdy taksonomie zostaną przypisane do repozytorium, jego współużytkownicy mogą klasyfikować zasoby podczas dodawania ich do repozytorium lub później. Interfejs (interfejs użytkownika) wyszukiwania fasetowego umożliwia filtrowanie zasobów wg kategorii w obrębie jednej taksonomii lub większej ich liczby. Taksonomię można opublikować, aby udostępnić informacje klasyfikacyjne o zasobach publikowanych do tego samego kanału; dzięki temu można wykorzystać taksonomię do filtrowania zasobów i ułatwienia wyszukiwania w opublikowanym serwisie (lub aplikacji).

• Repozytoria

  Po zdefiniowaniu typów zasobów, założeń systemowych dot. lokalizacji, kanałów publikowania i taksonomii należy utworzyć repozytorium.

To kończy podstawowe przygotowania. W tym momencie repozytorium jest gotowe do użycia. Opcjonalnie można włączyć dodatkowe funkcje dla repozytorium, udostępniając współtwórcom narzędzia usprawniające proces tworzenia zawartości lub zapewniając sobie — jako menedżerowi repozytorium — zarządzanie zawartością, zanim zostanie ona udostępniona publicznie w serwisie internetowym:

• Łączniki z tłumaczeniami (niedostępne w repozytoriach biznesowych)

  Domyślnie Oracle Content Management zapewnia możliwość ręcznego tłumaczenia zawartości na wybrane języki — można dodawać do kolejno do poszczególnych zasobów nowych język albo wyeksportować zasoby masowo w postaci pliku ZIP zawierające teksty wyekstrahowane do tłumaczenia. Jeśli dana organizacja korzysta z usług tłumaczeniowych świadczonych przez dostawcę zewnętrznego, takiego jak Lingotek, Lionbridge czy SDL, można zarejestrować odpowiedni łącznik (łącznik z tłumaczeniami) do użycia z Oracle Content Management, a następnie przypisać go do repozytorium, dzięki czemu współtwórcy będą mogli z łatwością przesyłać zasoby do tłumaczenia przez dostawcę zewnętrznego.

• Łączniki z zawartością

  Jeśli dana organizacja do udostępniana zasobów cyfrowych zewnętrznym agencjom projektowym używa zewnętrznych magazynów w chmurze, takich jak Dropbox, Google Drive czy Microsoft OneDrive, można zarejestrować odpowiedni łącznik z zawartością z danej usługi do użycia z Oracle Content Management, a następnie przypisać go do repozytorium, dzięki czemu współtwórcy będą mogli z łatwością dodawać pliki do repozytorium bezpośrednio z zewnętrznego magazynu w chmurze.

• Inteligentna zawartość

  Włączając dla repozytorium funkcję inteligentnej zawartości, można pomóc współtwórcom odnajdywać podczas wyszukiwania odpowiednie obrazy, dodawać odpowiednie obrazy do elementów zawartości oraz klasyfikować zasoby za pomocą taksonomii. Jeśli funkcja ta zostanie włączona, wszystkie obrazy dodawane do repozytorium i wszystkie tworzone w nim elementy zawartości będą przetwarzane z użyciem wbudowanej sztucznej inteligencji i usługi przetwarzania oparte na języku naturalnym, automatycznie przypisujące tagi i ekstrahujące słowa kluczowe z tekstów.

• Procesy Workflow (niedostępne w repozytoriach biznesowych)

  Zazwyczaj zawartość wymaga przed opublikowaniem sprawdzenia jej i zatwierdzenia przez inne osoby, np. przez menedżerów. Taką kontrolę można włączyć w repozytorium, wybierając we wszystkich przypisanych do niego kanałach publikowania opcję Można publikować tylko zatwierdzone elementy.

  Domyślnie Oracle Content Management umożliwia współtwórcom przesyłanie zasobów do sprawdzenia przez menedżerów repozytorium.

  Jeśli dana organizacja wymaga sprawdzania zawartości — z użyciem wieloetapowego procesu Workflow — przez redaktorów technicznych, menedżerów lub dział prawny, można zarejestrować swoje procesy Oracle Integration z usługą Oracle Content Management, a następnie przypisać je do repozytorium. Współtwórcy będą wówczas mogli przesyłać zasoby do sprawdzenia, używając odpowiedniego procesu Workflow. Uczestnicy procesu Workflow, gdy zostanie do nich przypisane jakieś zadanie, otrzymują powiadomienie i mogą podejmować czynności w odniesieniu do zasobu, zgodnie z rolą przypisaną im w procesie Workflow.