Metadane są używane do klasyfikowania plików i folderów za pomocą dodatkowych opisów.
Administrator usługi może tworzyć metadane odpowiednie dla firmy. Na przykład trzeba śledzić datę i godzinę zatwierdzenia elementu przez inne osoby i kto go zatwierdził. Można wówczas utworzyć metadane "Zatwierdzenie dokumentu" wyświetlające odpowiednie pola, takie jak typ pliku, pochodzenie pliku, osoba zatwierdzająca oraz data i godzina zatwierdzenia.
Następnie można przenieść wszystkie pliki, które zostały zatwierdzone, do jednego folderu i zastosować te metadane do tego folderu. Wszystkie pliki znajdujące się w folderze będą identyfikowane jako "zatwierdzone". Można edytować metadane dla różnych plików, tak aby była wyświetlana data zatwierdzenia, osoba zatwierdzająca i inne odpowiednie szczegóły.
Metadane mogą być stosowane do plików i folderów tylko przez osoby mające przypisaną rolę "Właściciel", "Menedżer" lub "Współtwórca" poziomu zasobu. Osoby z rolą "Oglądający" lub "Pobierający" poziomu zasobu mogą zobaczyć wszystkie ustawione metadane.
Metadane są automatycznie tworzone dla elementów, które są przechowywane jako zasoby cyfrowe. Dodatkowe metadane może tworzyć tylko administrator usługi. Potrzebne metadane można opracować, współpracując z administratorem.
Aby rozpocząć korzystanie z metadanych, należy:
Obowiązują następujące ograniczenia dotyczące wartości, które użytkownicy mogą wprowadzać w polach: