Korzystanie z metadanych

Metadane są używane do klasyfikowania plików i folderów za pomocą dodatkowych opisów.

Administrator usługi może tworzyć metadane odpowiednie dla firmy. Na przykład trzeba śledzić datę i godzinę zatwierdzenia elementu przez inne osoby i kto go zatwierdził. Można wówczas utworzyć metadane "Zatwierdzenie dokumentu" wyświetlające odpowiednie pola, takie jak typ pliku, pochodzenie pliku, osoba zatwierdzająca oraz data i godzina zatwierdzenia.

Następnie można przenieść wszystkie pliki, które zostały zatwierdzone, do jednego folderu i zastosować te metadane do tego folderu. Wszystkie pliki znajdujące się w folderze będą identyfikowane jako "zatwierdzone". Można edytować metadane dla różnych plików, tak aby była wyświetlana data zatwierdzenia, osoba zatwierdzająca i inne odpowiednie szczegóły.

Metadane mogą być stosowane do plików i folderów tylko przez osoby mające przypisaną rolę "Właściciel", "Menedżer" lub "Współtwórca" poziomu zasobu. Osoby z rolą "Oglądający" lub "Pobierający" poziomu zasobu mogą zobaczyć wszystkie ustawione metadane.

Metadane są automatycznie tworzone dla elementów, które są przechowywane jako zasoby cyfrowe. Dodatkowe metadane może tworzyć tylko administrator usługi. Potrzebne metadane można opracować, współpracując z administratorem.

Aby rozpocząć korzystanie z metadanych, należy:

  1. Wybrać plik lub folder, do którego mają zostać dodane metadane, po czym kliknąć — aby otworzyć pasek boczny — na ikonie Ikona "Pasek boczny".
  2. Z rozwijanego menu okienka wybrać opcję Tagi i metadane.
  3. Kliknąć na ikonie Ikona "Zarządzanie właściwościami", aby otworzyć listę dostępnych metadanych.
  4. Wybrać nazwę metadanych, która ma zostać użyta, po czym nacisnąć przycisk Zapisz.
  5. W panelu bocznym zostaną wyświetlone pola utworzone dla metadanych. Wprowadzić odpowiednie informacje. Należy pamiętać, że jeśli są to metadane folderu, wszelkie wprowadzone informacje zostaną użyte dla wszystkich plików w folderze.

    Obowiązują następujące ograniczenia dotyczące wartości, które użytkownicy mogą wprowadzać w polach:

    • Tekst: Maksymalnie 1000 znaków. Nie może zawierać następujących znaków: # * & | ? < > ^ ; { } ( ) ' = + \
    • Liczba: Maksymalnie 15 znaków. Musi być liczbą całkowitą, a nie dziesiętną.
  6. Po ukończeniu nacisnąć przycisk Zapisz.