18 Importar Documentos Eletrónicos

É possível importar documentos de imagem como, por exemplo, ficheiros TIFF de várias páginas e documentos sem imagem como, por exemplo, ficheiros do Microsoft Word, se o perfil de cliente o permitir.

Quando o utilizador importa documentos sem imagem, o Capture utiliza a definição do perfil de cliente através de um dos seguintes percursos:
  • Converte o ficheiro num documento de imagem de várias páginas, como se tivesse sido digitalizado. Na secção do documento, é apresentada uma visualização reduzida para cada imagem. Pode selecionar e editar páginas individuais (por exemplo, deslocar e rodar páginas).
  • Importa e mantém o ficheiro no respetivo formato nativo. Na secção do documento, é apresentada a visualização reduzida de cada página sem imagem, até um número máximo definido no perfil de cliente. É possível indexar o documento, mas não é possível editar as respetivas páginas.
  • Impede a importação do ficheiro e apresenta uma mensagem de erro. Se selecionar vários ficheiros sem imagem para importação e especificar que pretende criar um documento para todos os ficheiros de importação, o Cliente do Content Capture apresenta uma mensagem de erro a indicar que a seleção é inválida.

Sempre que importar, especifique como devem ser criados os documentos no batch se forem selecionados vários ficheiros. Ou seja, criar um documento para todos os ficheiros de importação ou por ficheiro de importação. Não é possível importar vários ficheiros sem imagem para um documento.

Nota:

Também pode configurar a captura automática de documentos eletrónicos a partir de pastas de ficheiros monitorizadas ou de uma conta de correio eletrónico. Para obter informações, consulte Configurar o Agente de Importação de Ficheiros.

Eis as principais tarefas que pode concretizar ao importar documentos para o Cliente do Content Capture:

  1. Configurar Definições de Importação e Origem de Importação

  2. Importar Documentos

Configurar Definições de Importação e Origem de Importação

Para especificar a importação como origem da captura:

  1. Na secção Batch, clique no lado direito de Definições/Origem da Captura, selecione Origem de Importação e, em seguida, clique em Capturar para começar a importar ficheiros.
  2. No campo Diretório de Importação, especifique uma localização onde os ficheiros deverão ser selecionados para importação.
  3. Para importar ficheiros de um tipo específico, selecione o tipo no campo Tipo de Ficheiro.
  4. No campo Definições da Rotação, selecione o grau de rotação (0, 90, 180 ou 270). O Capture roda as imagens durante a importação conforme especificado.
  5. Selecione o campo Apagar ficheiros de origem após a importação para apagar as imagens do diretório de importação após a respetiva importação com êxito.
  6. Clique em OK para gravar as definições.

Importar Documentos

Pode importar ficheiros de imagem (como, por exemplo, TIFFs de várias páginas) ou ficheiros sem imagem (como ficheiros do Microsoft Word ou ficheiros PDF) para o Content Capture. Quando importa ficheiros sem imagem, o perfil de cliente selecionado determina se os ficheiros devem ser convertidos para o formato de imagem, se devem ser importados no respetivo formato nativo ou se devem ser impedidos de serem importados.

Certifique-se de que o perfil de cliente pretendido está selecionado no Cliente do Content Capture.
Para importar documentos:
  1. Efetue um dos seguintes passos obrigatoriamente:
    1. No Cliente do Content Capture, se necessário, clique com o botão direito do rato em Definições da Captura/Origem da Captura, selecione Origem da Importação para especificar importação em vez de digitalização e clique em Capturar.
    2. Numa aplicação de negócios, clique em Importar numa página de um registo empresarial.
  2. Na caixa de diálogo Importar, especifique o modo de criação dos documentos (um documento a partir de vários ficheiros ou um documento por ficheiro) e clique em OK.
  3. Na caixa de diálogo Selecionar ficheiros para importar, selecione um ou mais ficheiros para importar e clique em OK.

    É selecionado na secção Batch um novo batch que contém os ficheiros importados.

  4. Reveja, edite e indexe os documentos, conforme for necessário. Os campos de metadados poderão já conter valores.
  5. Para capturar mais batches, clique em Capturar na secção Batch.
  6. Liberte batches através da seleção de um ou vários batches na secção de batches ao clicar em Libertar batch.