Como Adicionar Anexos
Os anexos contêm arquivos anexados à reconciliação geral, aos comentários ou às transações na reconciliação.
A gaveta Anexos é reservada para a função Preparador. Somente o Preparador pode usar a gaveta Anexo, e o Preparador atual que estiver trabalhando na reconciliação com o status Abrir com Preparador terá acesso total para adicionar ou excluir qualquer um dos anexos na gaveta Anexo, não importando se foi ele quem os adicionou ou não.
Os preparadores podem adicionar anexos à reconciliação geral na seção Anexos de Resumo e às transações ou aos comentários da reconciliação. Os Revisores e Comentaristas podem adicionar anexos somente aos respectivos comentários.
Você pode:
- Veja quem adicionou os anexos e a data e hora da adição.
- Transporte um anexo em uma reconciliação para o próximo período em que a reconciliação é criada.
- Edite a descrição de um anexo até que o workflow na reconciliação seja concluído.
- Expanda a lista de Anexos da Transação e defina como exibição padrão expandida.
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Adicione um anexo a várias reconciliações de uma vez.
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Adicione um ou mais anexos usando o recurso de arrastar e soltar da caixa de diálogo Adicionar Anexos. Também é possível arrastar e soltar mais de uma anexo e carregar os vários anexos de uma vez.
Permissões Baseadas em Função e Status
Veja a seguir uma tabela que descreve as tarefas que você pode realizar com base no status da reconciliação e sua função:
Tabela 5-1 Anexos
| Função | Status: Abrir com Preparador | Status: Abrir com Revisor | Status: Fechado |
|---|---|---|---|
| Preparador | Pode adicionar ou excluir anexos, não importando se foi ele que adicionou o anexo | Pode exibir anexos | Pode exibir anexos |
| Revisor | Pode exibir anexos | Pode exibir anexos | Pode exibir anexos |
| Comentarista | Pode exibir anexos | Pode exibir anexos | Pode exibir anexos |
| Administrador | Pode exibir anexos | Pode exibir anexos | Pode exibir anexos |
| Usuário Avançado | Pode exibir anexos | Pode exibir anexos | Pode exibir anexos |
Adição de um Documento Externo ou Link de Página Web
Para adicionar um documento externo ou um link de página web às seções Anexo, execute estas etapas:
- Na Home page, clique em Reconciliações. Em seguida, selecione e abra a reconciliação para trabalhar nela.
- Na caixa de diálogo Resumo da Reconciliação, clique na guia Anexos (ícone de clipe) à direita. A lista Anexos é exibida.
- Clique no ícone Anexo ou Link do Arquivo.
- Para anexos, selecione Escolher Arquivo para selecionar e anexar o arquivo e clique em OK.
- Em seguida, digite um Nome descritivo.
- Marque a caixa de seleção Transportar se quiser que esse anexo seja incluído nessa reconciliação para o próximo período.
- Para links, informe o URL (por exemplo: Oracle, http://www.oracle.com ), em seguida, o nome do URL e clique em OK
- Em seguida, digite um Nome descritivo.
- Marque a caixa de seleção Transportar se quiser que esse anexo seja incluído nessa reconciliação para o próximo período.
Se selecionou Transportar, você verá um ícone Transportar ao lado do anexo de arquivo ou link da Web.
Nota:
A opção de carregar um arquivo como anexo só estará visível se a opção Impedir Upload do Arquivo não estiver selecionada no formato associado a esta reconciliação. - Para anexos, selecione Escolher Arquivo para selecionar e anexar o arquivo e clique em OK.
Nota:
Assim que um preparador tiver adicionado um link, o usuário que clicar no link o abrirá com base nas configurações de navegador do usuário.Edição ou Exclusão de Anexos
Você pode editar ou exclui anexos acessando a ação Editar ou Excluir à direita
Na caixa de diálogo Editar Anexo, é possível editar o nome e também alterar a caixa de seleção Transportar.
Nota:
Você pode editar a descrição do nome até o momento em que o workflow da reconciliação for concluído.Transportar Anexos
Algumas vezes, você desejará que um anexo em uma reconciliação seja transportado para um período futuro dessa reconciliação. É possível usar a caixa de seleção Transportar na caixa de diálogo Adicionar Anexos ou na caixa de diálogo Editar Anexo para indicar que esse mesmo anexo será incluído com a reconciliação quando ela for criada para o próximo período.
Expansão de Todos os Anexos da Transação
Você pode clicar no ícone Expandir Tudo ao lado de Anexos da Transação para ver uma lista completa de anexos da transação. O ícone será Expandir Tudo ou Recolher Tudo. A configuração é padronizada para a última configuração usada em uma sessão.
Este é um exemplo da lista expandida.
Adição de um Arquivo ou URL a Várias Reconciliações ou Transações de uma vez
Para adicionar um arquivo de referência ou um URL a diversas reconciliações ou transações ao mesmo tempo:
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Na página Inicial, clique em Reconciliações ou em Transações.
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Você pode selecionar várias reconciliações ou transações (destacando ou selecionando mais de uma linha com a tecla SHIFT). Em seguida, clique em Ações, Adicionar Referência e em Arquivo ou URL.
Adição de Um ou Mais Anexos Usando Arrastar e Soltar
Também é possível adicionar um ou mais anexos usando o recurso de arrastar e soltar disponível na caixa de diálogo Adicionar Anexos. Você pode renomear o anexo no campo Nome. Quando você arrasta e solta vários anexos, pode carregá-los de uma só vez.
Nota:
Você deve acessar a caixa de diálogo Adicionar Anexos para arrastar e soltar corretamente os anexos. Se você tentar arrastar e soltar no Resumo, podem ocorrer problemas.
Nota:
A opção de carregar um arquivo como anexo só estará visível se a opção Impedir Upload do Arquivo não estiver selecionada no formato associado a esta reconciliação.Considerações de Tamanho para Anexos de Comentário e Reconciliação
Esteja ciente de que grande parte do armazenamento do cliente é ocupado pelos anexos de comentário e reconciliação. Veja a seguir algumas dicas úteis que ajudam a gerenciar o tamanho do anexo.
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Os clientes podem se inscrever no Oracle Cloud Object Storage e, após a criação de um bucket de armazenamento, configurar o Account Reconciliation para armazenar anexos no Object Storage. Isso reduz consideravelmente o tamanho do banco de dados do Account Reconciliation . Consulte Como Usar o Oracle Cloud Object Storage para Manter Documentos em Instalação e Configuração do Account Reconciliation
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Os clientes podem armazenar seus anexos no próprio repositório de documentos e vincular-se a ele a partir da reconciliação. Adicionar um link é mais fácil do que carregar um anexo de arquivo, além de diminuir consideravelmente o espaço de armazenamento.
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Os clientes também arquivam períodos antigos descarregando o armazenamento ou usando um serviço de arquivamento.
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O cliente deve examinar o conteúdo de seus anexos maiores a fim de garantir que os usuários estejam fazendo upload de dados de maneira eficiente. Por exemplo, os documentos do Word que contêm instantâneos de alta qualidade colados consomem muito armazenamento.