Exemplo: Como Trabalhar nas Reconciliações Usando o Resumo de Lista de Trabalho e Reconciliação

Vamos analisar um exemplo usando a Lista de Trabalho para identificar a reconciliação que será trabalhada e como usar a caixa de diálogo de resumo de Reconciliação para trabalhar nas reconciliações.

1. Em Início, clique em Lista de Trabalho.
   
   

   Estas são algumas formas de obter facilmente informações sobre o trabalho de reconciliação em andamento:

   • Você pode ver um resumo do status por Tudo, Com Atraso, Vencida Hoje ou 7 dias.

   • Você pode alternar a exibição para ver as reconciliações para você ou outro usuário.

   • Você pode usar a barra Filtro para realizar a filtragem com base em atributos, como nome ou tipo de conta.

2. Abra uma reconciliação na lista clicando no ícone Ações ao lado da reconciliação e selecionando Abrir Reconciliação. Por exemplo:
   
   

3. A caixa de diálogo Resumo de Reconciliações é exibida. Você pode facilmente fazer todo o seu trabalho a partir desta caixa de diálogo. Vamos fazer um pequeno tour.
   
   
   • Há uma alternância na parte superior esquerda que permite acessar a lista de reconciliações. Há também uma precaução quanto à existência e ao número de diferenças não explicadas.
     
     
   • Observe que, no canto superior direito, é exibida a seção Diferença Não Explicada, atualizada automaticamente à medida que você reconcilia as transações.
     
     
   • Os painéis de números de Resumo de Saldo mostrando duas colunas: uma para Saldo do GL e outra para Saldo do AP Subledger. Se você clicar no número de ajustes ou na guia, verá uma lista detalhada de transações.
     
     

   • O painel de gráfico exibe a tendência das reconciliações anteriores ao longo do tempo Os novos reconciliadores poderão ver se estão na faixa atingida anteriormente. Os usuários existentes podem ver as tendências e descobrir se há novos problemas a serem abordados com base nessas tendências.
     
     

   • O lado direito contém as principais métricas da reconciliação: quem a possui, quando ela vence, quaisquer violações e os comentários e anexos mais recentes. Quando a reconciliação vence em menos de um dia, o Dias Até o Vencimento é exibido em termos de horas e minutos. Por exemplo: 10 horas, 45 minutos. Quando a data de vencimento da reconciliação estiver entre um e dois dias, o Dias Até o Vencimento é exibido em termos de dias e horas. Por exemplo: 1 dia, 17 horas.

     Note:

     Você só poderá carregar um arquivo como anexo ou comentário se a opção Impedir Upload do Arquivo não estiver selecionada no formato associado à reconciliação. Porém, mesmo que essa opção esteja selecionada no formato, você poderá anexar um arquivo como um link.

     A imagem a seguir mostra as estatísticas da reconciliação quando você tiver efetuado login como preparador. As estatísticas são ajustadas dependendo da sua função. Observe que o Dias Até o Vencimento é de 1 dia e 12 horas.

     
     
     

     A imagem a seguir mostra as estatísticas da mesma reconciliação, mas quando você tiver efetuado login como Administrador de Serviço. Observe que o Dias Até o Vencimento é de 7 dias, que é a data de vencimento geral da reconciliação.

     
     
     
   • Há gavetas no lado direito que permitem exibir e especificar informações adicionais. Quando você clica uma vez no ícone, a gaveta é aberta; quando você clica novamente, ela é fechada.
     
     
     • Propriedades
       
       
     • Instruções. Estas são instruções que fornecem ajuda na reconciliação.
       
       
     • Alertas. Exibe alertas e os respectivos status nas reconciliações e transações. Para alertas de Correspondência de Transação, os alertas exibidos são agrupados por sistema de origem e subsistema. Consulte Criação de Alertas
     • Fluxo de Trabalho. Exibe os prazos, os usuários do fluxo de trabalho e seu respectivo status.
       
       

       Note:

       O sistema armazena quem realizou o trabalho inicial na reconciliação como um preparador (Preparador Real) ou revisor (Revisor Real). Isso será útil no caso de a reconciliação ser reatribuída ou um membro ser excluído de uma equipe. Consulte Envio, Aprovação e Rejeição de Reconciliações
     • Avisos
       
       
     • Attributes
       
       

       Se o Administrador de Serviço permitir a edição de atributos, em atributos de grupo, clique no ícone abaixo do atributo para exibir a caixa de diálogo Selecionar Valor. Essa caixa de diálogo contém todos os valores desse atributo de grupo, e você pode selecionar o atributo de grupo necessário. Os valores dos membros usados na reconciliação são atualizados com base em sua seleção.

     • Perguntas. Estas são perguntas que devem ser respondidas pelos preparadores antes de enviar a reconciliação para revisão.
       
       
     • Anexos
       
       
     • Comentários
       
       
     • Reconciliações Anteriores mostra o status dos períodos anteriores.
       
       
     • Histórico
       
       
4. Se você faz parte de uma equipe que recebeu uma reconciliação, clique em Reivindicar para reivindicar a reconciliação de modo que seja possível trabalhar nela. Se outra pessoa da equipe já reivindicou a reconciliação, você receberá uma mensagem de aviso para confirmar que deseja retomar a reivindicação.
5. Agora você trabalha na reconciliação da conta, adicionando transações para zerar a diferença não explicada, que é o objetivo da reconciliação das contas. Consulte o vídeo Preparação de Reconciliações para acompanhar este exemplo até a adição de transações, bem como Como Adicionar Transações

6. Se necessário, você pode adicionar comentários e anexos às transações individuais.

7. Responda todas as perguntas necessárias sobre a reconciliação.

8. Clique na guia Resumo para exibir os totais atualizados. Agora, a diferença não explicada é zero; portanto, você pode clicar em Enviar para enviar a reconciliação para revisão.