Especificação de Propriedades de Formato

As propriedades a serem definidas para um formato incluem nome, método, configuração de transações e assim por diante.

Para especificar as propriedades de um formato:

  1. Em Início, clique em Aplicativo, em Configuração e em Formatos.
  2. Em Nome, insira um nome para o formato. O nome deve ser exclusivo no aplicativo.
  3. Em Descrição, insira uma descrição opcional para o formato.
  4. Em Método, selecione um método de acordo com o formato a ser criado: Conformidade da Reconciliação ou Correspondência de Transações. As opções disponíveis são:
    • Formatos de Conformidade da Reconciliação: Análise de Conta, Comparação de Saldo, Análise de Variação. Consulte Sobre Formatos da Conformidade da Reconciliação.
      • Análise de Conta—As opções Saldo Inicial do Sistema de Origem e Atividade Líquida oferecem o recurso de medir a alteração em uma conta a partir da última reconciliação executada para a conta.

        O saldo no razão geral é substanciado por uma listagem de transações que deve compreender o saldo final. Essa lista de transações é chamada de Saldo Explicado e é comparada com o Saldo do General Ledger. Se houver uma Diferença, o preparador usará as guias Saldo Explicado e Ajustes para registrar ajustes a fim de obter diferença não explicada abaixo de zero. Exemplos de contas incluem valores pré-pagos, provisão, reservas e intangíveis. A chave pra uma análise de conta de alta qualidade é garantir que a lista de transações de saldo explicadas inclua detalhes suficientes para justificar todos os seus itens.

      • Comparação de Saldo—O saldo do general ledger pode ser substanciado pela sua comparação com um saldo de outra origem. Essa origem pode ser um sub-razão, um extrato bancário, um relatório do sistema ou uma planilha contendo um cálculo complexo.

        Quando um preparador reconcilia uma conta usando esse formato, ele vê o Saldo do Sistema de Origem, o Saldo do Subsistema e a Diferença entre os dois. Se houver uma diferença, o preparador deverá gravar um ajuste nas guias Ajustes do Sistema ou Ajustes do Subsistema.

        O sistema calcula os Ajustes no Sistema de Origem e o Saldo do Sistema de Origem Ajustado e subtrai esses dois para calcular a Diferença Não explicada.

        Na coluna Rótulo, atribua nomes descritivos.

        Selecione Ocultar para excluir linhas da reconciliação. Por exemplo, se o Saldo do Subsistema nunca puder estar incorreto, na guia Propriedades, oculte Ajustes para o Subsistema e saldo do Subsistema Ajustado para evitar que os usuários adicionem esses tipos de transações.

      • Análise de Variação — Para um determinado período, o Resumo de Saldo é comparado ao saldo de um período anterior e a diferença entre os dois exige uma explicação. A Diferença Não Explicada é calculada

        Para análise de variação, a diferença não explicada = saldo do período atual - saldo do período de variação - explicações sobre variação

        Quando um preparador reconcilia uma conta usando esse formato, o Saldo do Período Atual, o Saldo do Período de Variação e a Diferença entre os dois são exibidos. Se houver uma diferença, o preparador deverá fornecer uma explicação.

        Para uma reconciliação resumida, o Saldo do Período de Variação abrange os saldos da reconciliação resumida no período da variação. Portanto, se a reconciliação resumida não existir no período de variação, nenhum Saldo do Período de Variação será exibido.

    • Formatos da Correspondência de Transações: Análise de Conta com Correspondência de Transações, Comparação de Saldos com Correspondência de Transações, Somente Correspondência de Transações.

      Use o método Somente Correspondência de Transações se não estiver usando reconciliações de final de período.

      Consulte Sobre Formatos da Correspondência de Transações.

  5. Em Exibir ID de Conta como, selecione uma destas opções:
    1. String Concatenada
    2. Segmentos Individuais
  6. Selecione a opção Exige 0 diferença não explicada para indicar que as reconciliações nesse formato não podem ter diferenças não explicadas.

    Dependendo do método de reconciliação escolhido, a reconciliação calcula a Diferença Não Explicada como:

    • Para formatos de Análise de Conta: Saldo do Sistema de Origem menos o Saldo Explicado e menos os Ajustes.
    • Para formatos de Comparação de Saldo: Saldo do Sistema de Origem menos o Saldo do Subsistema, menos os Ajustes no Sistema de Origem e menos os Ajustes no Subsistema.
    • Para formatos de Análise de Variação: Saldo do Período Atual menos o Saldo do Período de Variação e menos os Ajustes.
    • Para Formatos de Análise da Conta com Correspondência de Transações: o Saldo do Sistema de Origem, menos o Saldo Explicado e menos os Ajustes.

    • Para os Formatos de Comparação de Saldo com Correspondência de Transações: o Saldo do Sistema de Origem, menos o Saldo do Subsistema, menos os Ajustes no Sistema de Origem e menos os Ajustes no Subsistema.

    Os administradores podem especificar se o formato requer uma diferença não explicada 0. Se for necessário, o preparador não poderá enviar a reconciliação para revisão até que os ajustes sejam criados para a diferença total entre o saldo do sistema de origem e o saldo explicado/do subsistema.

    Note:

    Exige 0 diferença não explicada não está disponível para os formatos Correspondência de Transações Somente. Além disso, a configuração só é aplicável quando reconciliações são enviadas manualmente pelo Preparador. Ela não se aplica a regras de reconciliação automática ou envio automático e aprovação automática.
  7. Selecione Reconciliação de Grupo para especificar que esse formato deve ser usado com reconciliações de grupo.
  8. Selecione Impedir Upload do Arquivo para evitar que os usuários façam upload de arquivos para as reconciliações associadas a esse formato. Isso inclui o upload de arquivos, como anexos ou comentários, para reconciliações, transações e planos de ação. Observe que é permitido anexar um arquivo como um link. Consulte Sobre Uso de Formatos para Impedir Uploads de Arquivos.
  9. No caso de formatos de Correspondência de Transações: Em Tipo de Correspondência, selecione o tipo de correspondência para o qual esse formato é usado.

    A lista suspensa contém tipos de correspondência com base no método do formato:

    • Os formatos Análise da Conta com Correspondência de Transações listarão Tipos de Correspondência que só têm origens de Sistema de Origem.
    • Os formatos Comparação de Saldos com Correspondência de Transações listarão Tipos de Correspondência que têm origens de Subsistema e Sistema de Origem.
    • Os formatos Correspondência de Transações Somente listarão Tipos de Correspondência.

    Os formatos devem estar vinculados a um tipo de correspondência.

  10. (Opcional) Configure transações de Conformidade da Reconciliação, conforme descrito em Configuração de Transações de Conformidade da Reconciliação.
  11. Clique em Salvar para salvar as configurações especificadas. Especifique outras configurações para o formato nas outras guias da caixa de diálogo Novo Formato.

    Note:

    Para formatos baseados em métodos de Correspondência de Transações, as guias Ajustes do Sistema e Ajustes do Subsistema ficam ocultas por padrão. Se a sua empresa exige que você configure esses atributos, desmarque Ocultar para as colunas Ajustes para o Sistema de Origem (Guia) e Ajustes para o Subsistema (Guia) na guia Resumo de Saldo.