Visão Geral do Task Manager

O Task Manager ajuda a definir, executar, monitorar e gerar relatórios sobre as atividades interdependentes de um processo de negócios. Este aplicativo oferece monitoramento centralizado de todas as tarefas e fornece um sistema de registro de processos de fechamento em andamento que é visível, automatizado e repetido para executar um processo de negócios. Uma tarefa representa a unidade de ação realizada no aplicativo. Os Administradores ou os Usuários Avançados podem definir fluxos de tarefas integrados com relacionamentos e hierarquias interdependentes em seus processos de negócio. Eles podem acompanhar o progresso, identificar gargalos e corrigir erros ou atrasos que possam surgir ao longo do processo de negócio.

Com uma assinatura do EPM Enterprise, o serviço é pré-carregado com tarefas integradas do usuário final e de automação de processos para uso no processo de negócio. Os administradores podem adicionar tarefas integradas adicionais com outros processos de negócios fazendo conexões com outros serviços do Oracle Fusion Cloud EPM. O serviço pode ser estendido para incluir integrações com aplicativos não relacionados ao Cloud EPM. A assinatura Padrão do EPM não inclui tarefas de integração locais e não pode ser estendida para incluir outras tarefas integradas.

Com o Task Manager, você pode:

  • Definir as tarefas e o agendamento para garantir um fluxo de tarefas eficiente
  • Automatizar o processo de negócio, rastrear seu status e fornecer notificações e alertas
  • Monitorar um processo de negócio e agir rapidamente em caso de erros para evitar atrasos.
  • Enviar notificações por e-mail sobre inadimplências, datas de vencimento e alterações de status.
  • Analisar a eficiência do processo de negócios

Como o Task Manager Funciona

O Task Manager fornece uma estrutura onde os seguintes componentes principais para um processo de negócios podem ser definidos:

  • Unidades organizacionais são usadas para modelar regiões, entidades, unidades de negócio, divisões e outras divisões organizacionais ou geográficas associadas à tarefa. Modele essas unidades organizacionais como hierarquias para criar a estrutura real e facilitar a geração de relatórios.
  • As Regras de Feriado são um conjunto de datas de feriados e são usadas para agendar a tarefa.
  • Os Tipos de Tarefa são configurados pelo administrador para garantir a consistência entre as tarefas e aproveitar as integrações predefinidas do produto. Se os tipos de tarefa predefinidos não atenderem ao requisito, ele poderá criar um tipo de tarefa. Os tipos de tarefa podem ser automatizados ou manuais com um destinatário definido.
  • Modelos de tarefa são criados para usar um conjunto repetível de tarefas em vários períodos. Esses agendamentos representam a sequência cronológica de tarefas criadas ao selecionar um modelo e atribuir datas do calendário.
  • As tarefas podem ser atribuídas a um usuário ou grupo.

O processo de negócio começa quando o status do agendamento é alterado de Pendente para Aberto. Durante o processo de negócio, o usuário recebe por e-mail notificações das tarefas atribuídas e podem clicar em links nos e-mails para acessar diretamente as tarefas atribuídas. Os administradores precisam habilitar as notificações por e-mail para permitir que isso ocorra. Os usuários também podem criar alertas para problemas que podem ocorrer, e eles são enviados aos destinatários e aprovadores para resolução.

Funções do Task Manager

O Task Manager tem três funções principais:

  • Administrador do Serviço ou Usuário Avançado: configura modelos e tarefas para o processo de negócio e monitora o status das atividades do dashboard.
  • Usuários Finais: Revisa e conclui tarefas atribuídas. Eles podem visualizar a lista de tarefas atribuídas no aplicativo ou no e-mail da tarefa atribuída.
  • Aprovador: Revisa tarefas e determina se elas podem ser aprovadas ou não.

Para conferir exemplos de fluxos de tarefa, consulte Amostra de Fluxos de Tarefas.

Tarefas do Administrador do Serviço ou do Usuário Avançado:

  1. Configure os usuários. Consulte Gerenciamento de Usuários e Funções no Guia de Princípios Básicos para Administradores.
  2. Conclui os procedimentos de configuração necessários:
  3. Revise as tarefas necessárias a um processo de negócio e configure os Tipos de Tarefa para garantir a consistência entre as tarefas e aproveitar as integrações predefinidas do produto. Consulte Gerenciamento dos Tipos de Tarefa.
  4. Defina e salve um conjunto de tarefas como um modelo a ser usado para períodos futuros, pois muitos processos de negócio são repetitivos. Consulte Gerenciamento de Modelos de Tarefa.

    Por exemplo, um administrador pode configurar um fechamento mensal ou trimestral uma vez e, depois, usá-lo em todos os meses ou trimestres. Tarefas são definidas com predecessores, Destinatários e Aprovadores.

  5. Gere um agendamento (um conjunto cronológico de tarefas) selecionando um modelo e atribuindo datas do calendário para iniciar um processo de negócio. As tarefas genéricas do modelo são aplicadas a datas do calendário. Consulte Gerenciamento dos Agendamentos.
  6. Altere o status do agendamento de Pendente para Em Aberto a fim de iniciar um processo de negócio.
  7. Modifique e monitore o agendamento conforme necessário.

Tarefas dos Usuários Finais e do Aprovador:

Depois que o administrador muda o status do agendamento (Aberto) para começar um processo de negócio, os usuários podem ler instruções de tarefas, responder a perguntas, enviar, reatribuir, aprovar e rejeitar tarefas, além de acessar as tarefas a partir de notificações por e-mail ou conectando-se ao aplicativo.

Durante o processo de negócio, os usuários podem:

  1. Receber por e-mail notificações das tarefas atribuídas e clicar em links nos e-mails para acessar diretamente as tarefas atribuídas.
  2. Como alterativa, fazer logon para revisar e acessar tarefas atribuídas em diferentes tipos de exibição.
  3. Concluir as tarefas, e elas serão enviadas aos aprovadores e poderão ser exibidas por outros usuários.
  4. Criar alertas para os problemas encontrados, como problemas de hardware ou de software. Os alertas são encaminhados aos Destinatários e Aprovadores para resolução.

Assista a este vídeo de visão geral para obter mais informações.

Ícone VídeoVídeo de Visão Geral

Navegação da Interface do Usuário para o Task Manager

  • O Administrador de Serviço ou Usuários avançados acessam o Task Manager do Applications > Task Manager.
  • Os usuários acessam todos os recursos do Task Manager na Home Page > Tarefas. Isso inclui todas as telas de listagem de tarefas e alertas, dashboards e relatórios.