Cada unidade de aprovação tem um status, dependendo de onde ela está no processo de revisão.
Uma unidade de aprovação tem um dos seguintes status:
Não Iniciado: Estado inicial de todas as unidades de aprovação. Um administrador começa o processo de revisão usando a ação Iniciar, o que altera o estado de uma unidade de aprovação para Primeira Aprovação (no modelo de formato livre); Em Revisão e primeira no caminho promocional (no modelo ascendente); ou Em Revisão e última no caminho promocional (no modelo de distribuição).
Nota:
Primeiro e Última no caminho promocional não são estados, mas locais de onde e quem possui a unidade de aprovação.
1ª Aprovação: O estado inicial das unidades de aprovação selecionadas para o processo de orçamento. As unidades de aprovação não têm proprietários durante a Primeira Aprovação. As pessoas que têm permissão de gravação podem inserir e promover unidades de aprovação durante o estado 1ª Aprovação. Durante esse estado, os administradores podem excluir membros das unidades de aprovação.
Quando uma unidade de aprovação está pronta para revisão, você seleciona uma das diversas ações, alterando o status da unidade de aprovação e transferindo a propriedade. Para ser notificado por e-mail se você se tornar o proprietário de uma unidade de aprovação, consulte Configuração de E-mail para Notificações e Definição de Opções de Aprovações.
Nota:
Ao usar o modelo de formato livre para aprovações, você deve atribuir o próximo proprietário.
Em Revisão: Ocorre após uma ação Promover ou Enviar e significa que alguém está revisando a unidade de aprovação. Apenas o proprietário atual ou os administradores podem modificar os dados em unidades de aprovação cujo estado seja Em Revisão. Enquanto estiverem no estado Em Revisão, as unidades de aprovação podem se submeter a iterações de promoções, submissões, desconexões e rejeições até que sejam aprovadas em definitivo.
Congelado: Todos os dados relacionados em unidades de aprovação descendentes são bloqueados (somente leitura). O proprietário que congelou as unidades de aprovação, ou um proprietário acima dessa pessoa, seleciona Descongelar para reverter essa ação.
Distribuído: Várias pessoas estão revisando o orçamento. Os revisores são filtrados por permissões e revisores especificados para a ação de distribuição selecionada (Distribuir, Distribuir Filhos ou Distribuir Proprietário).
Não Desconectado: Ocorre quando o proprietário ou administrador seleciona Rejeitar. Apenas o proprietário atual ou o administrador pode modificar os dados ou executar uma ação em uma unidade de aprovação cujo estado seja Não Desconectado.
Aprovado: Ocorre quando Aprovado é selecionado. A última pessoa no caminho promocional (o proprietário da unidade de aprovação) torna-se o proprietário, independentemente de se tratar de um proprietário ou de um revisor. Os proprietários podem editar os dados se tiverem permissão de gravação para a combinação de membro que define a unidade de aprovação e podem executar a ação Aprovar. Revisores que são a última pessoa no caminho promocional não podem editar os dados na unidade de aprovação, mas podem executar a ação Aprovar. Depois que todas as unidades de aprovação forem aprovadas, o ciclo de orçamento estará concluído.
Observações:
Em todos os estados, exceto no estado Não Iniciado, as pessoas com permissão de leitura podem exibir dados, o estado de aprovação e o histórico, além de ler e inserir anotações.
Uma unidade de aprovação pode pular estados de aprovação.
O processo de revisão pode ser gerenciado em um nível mais elevado com unidades de aprovação pai.
Os proprietários e revisores da unidade de aprovação podem ser usuários individuais ou um grupo. Consulte Sobre Aprovações com Base no Grupo em Administração do Planning.
Nota:
As ações disponíveis ao alterar o status da unidade de aprovação depende de qual modelo de Aprovações é selecionado. Por exemplo, ao usar o modelo de distribuição, as pessoas podem selecionar Enviar para transferir a propriedade para o próximo usuário no caminho promocional. No entanto, ao usar o modelo ascendente, Enviar não está disponível. Em vez disso, as pessoas selecionam Promover para transferir a propriedade para a próxima pessoa no caminho promocional. As ações Congelar e Descongelar estão apenas disponíveis para os modelos ascendente e de distribuição.