17 Scanarea documentelor fizice

În Content Capture Client, scanaţi documente fizice cu ajutorul unui dispozitiv compatibil TWAIN, sau importaţi fişiere electronice. Setaţi cerinţele de scanare şi import în profilul de client.

Content Capture Client acceptă documente imagine şi non-imagine. Când scanaţi documente, creează documente cu imagini cu mai multe pagini. În panoul de documente, puteţi vizualiza şi edita fiecare pagină în parte (de exemplu, puteţi muta şi roti paginile). Puteţi verifica şi unde se termină un document şi începe următorul. Profilul de client selectat stabileşte modul în care sunt create şi separate documentele dintr-un set. Vi se solicită fie să selectaţi o opţiune de creare a documentului, fie să-i permiteţi Content Capture să creeze una în mod automat.

Iată principalele sarcini pe care le faceţi când scanaţi documente pt. procesarea cu Content Capture Client:

Configurarea unui scanner

Asiguraţi-vă că scannerul este pornit. Pentru anumite scannere, trebuie să vă asiguraţi că aparatul este pornit înainte de a porni calculatorul.

Pentru a configura un scanner:
  1. Stabiliţi profilul de client de utilizat. Dacă este necesar, întrebaţi managerul de proceduri ce profil de client să utilizaţi pentru seturile de scanat, în funcţie de structura lor. Este necesar să cunoaşteţi modul în care profilul clientului creează documentele în cadrul seturilor.
  2. Organizaţi documentele în seturi pt. scanare, inserând foi separatoare între documente dacă este necesar. De exemplu, organizaţi documentele cu o singură faţă într-un set pt. a le utiliza cu un profil de client simplex.
  3. Pentru a scana, trebuie să aveţi disponibil în sistem un scanner compatibil cu TWAIN. Faceţi clic pe partea dreaptă în Setări Capture/Sursă din panoul de seturi (Ctrl+Alt+S).

    Când faceţi clic pe triunghi, sunt listate una sau mai multe surse de captare. O bifă se afişează în dreptul sursei de captare selectate, care poate fi un scanner sau Sursă de import.

  4. Dacă aveţi listate mai multe scannere sursă, selectaţi unul de utilizat. Pentru a importa, nu a scana, selectaţi Sursă de import.
  5. Deoarece setările de captare sunt salvate cu profilul clientului, puteţi configura setări diferite pt. scanner, pt. fiecare profil de client. Reţineţi că puteţi seta opţiuni suplimentare pentru scanner în Preferinţe.
    1. Dacă este necesar, selectaţi sursa scannerului la care doriţi să se aplică setările. Apăsaţi Ctrl+Alt+S şi alegeţi un scanner.
    2. Faceţi clic pe partea stângă în Setări Capture/Sursă din panoul seturilor (Ctrl+S).
    3. Selectaţi setările scannerului. Pentru informaţii suplimentare, consultaţi documentaţia furnizată împreună cu scannerul. Reţineţi că setările corelate cu culoarea şi rezoluţia pot fi dezactivate, în funcţie de setările profilului clientului.

Configurarea preferinţelor de scanare

În plus faţă de setările scannerului pe care le configuraţi utilizând Setări captare/Sursă, puteţi seta opţiuni suplimentare de scanare în setările pentru Preferinţe.

Pentru a configura preferinţele la scanare:
  1. Faceţi clic pe săgeata listei derulante din colţul din dreapta sus al ferestrei şi selectaţi Preferinţe.
  2. În dialogul Preferinţe, selectaţi în mod opţional câmpul Se solicită utilizatorului să continue scanarea în setul curent.

    Când acesta este selectat, se afişează după scanarea iniţială un mesaj, pentru a verifica dacă doriţi să continuaţi scanarea în cadrul setului curent. Această opţiune vă permite să faceţi o pauză, pentru a introduce mai multă hârtie în alimentatorul automat de documente. De asemenea, este utilă la scanarea paginilor pe rând într-un set.

  3. Dacă este cazul, selectaţi câmpul Împiedicare transfer în mod pt. fişiere.

    Transferul în modul pt. fişiere comunică driverului compatibil TWAIN să scrie fişierele de imagini pe disc, nu să le transfere prin bufferul de memorie, fiind abordarea preferată, deoarece creşte semnificativ performanţa scanării. Totuşi, modul de transfer al fişierelor poate produce probleme la scanare cu anumite drivere ale scannerului. Dacă este necesar, selectaţi acest câmp pentru a dezactiva modul de transfer al fişierelor.

  4. Opţional, deselectaţi câmpul Verificare automată/Indexare set după scanare pentru a afişa proprietăţile în panoul din dreapta.
  5. În câmpul Nr. minim de bytes scanaţi înainte de a şterge o pagină, specificaţi cum trebuie detectate şi şterse paginile goale.

    În acest câmp, setaţi numărul de bytes sub care valoare o pagină este considerată ca fiind goală şi ca atare va fi ştearsă. Dacă această valoare este 0, pentru detectarea paginilor goale este utilizată valoarea configurată în profilul clientului.

  6. Faceţi clic pe Salvare.

Scanarea documentelor

Înainte de a începe scanarea, asiguraţi-vă că este selectat profilul de client adecvat în aplicaţia Content Capture şi că scanerul este pregătit cu setările şi hârtiile necesare în tava alimentatorului.

Pentru a scana documente:
  1. Variante disponibile:
    1. Pentru a scana documente utilizând un scaner, selectaţi un profil de client şi apoi faceţi clic pe Captare în panoul setului din fereastra clientului Content Capture.
    2. Pentru a scana utilizând o aplicaţie de business, în aplicaţie faceţi clic pe pictograma sau butonul furnizat pentru a capta documente. În funcţie de setările profilului de client, Content Capture poate începe imediat scanarea sau vi se poate solicita să selectaţi fişierele de importat sau să începeţi scanarea.
    3. Pentru a scana seturi cu documente divizate de pagini separatoare, inseraţi foi necompletate între documente şi faceţi clic pe Captare. Profilul trebuie setat fie să vă solicite să selectaţi o opţiune de creare a documentelor, fie să creaţi documente cu un număr variabil de pagini.
  2. În funcţie de setările profilului de client, se poate afişa dialogul Opţiuni de creare document după ce faceţi clic pe Captare, solicitându-vă să specificaţi modul de creare a documentelor.
    1. Specificaţi conţinutul fiecărui document din set. Puteţi alege:

      • O pagină (Simplex): Selectaţi această opţiune dacă toate documentele au o singură faţă.

      • Două pagini (Duplex): Selectaţi această opţiune dacă toate documentele au două feţe.

      • Număr variabil de pagini: Selectaţi această opţiune dacă utilizaţi foi separatoare pentru a defini documente sau dacă documentele nu sunt toate documente cu o singură faţă sau faţă-verso.

    2. Faceţi clic pe OK.

      Un set este scanat şi creat pe baza opţiunii de creare a documentului, pe care aţi ales-o.

      Dacă aţi ales Număr variabil de pagini dar nu aţi inserat foi separatoare, este creat un singur document. Utilizaţi Creaţi un nou document din panoul documentelor, pentru a crea separări de documente în setul respectiv.

  3. Examinaţi, editaţi şi indexaţi documentele cupă necesităţi. Câmpurile de metadate pot să conţină deja valori.
  4. Pentru a capta seturi suplimentare, faceţi clic pe Captare în panoul seturilor.
  5. Eliberaţi seturi, selectând unul sau mai multe seturi din panoul Set şi făcând clic pe Eliberaţi un set. Ca alternativă, puteţi să faceţi clic dreapta pe unul sau mai multe seturi din panoul Set, selectaţi Eliberare set şi apoi selectaţi una dintre acele opţiuni pentru procesul de eliberare configurate pentru dumneavoastră. De asemenea, aceste opţiuni sunt disponibile dacă selectaţi unul sau mai multe documente într-un set din panoul Set.