Configurarea profilurilor de documente

Un profil de documente include un set de câmpuri de metadate utilizate pt. indexarea unui anumit tip de document. De exemplu, pt. o procedură configurată pt. captarea de documente Corespondenţă, Comandă de achiziţii şi Contract client, probabil veţi crea un profil de documente pt. fiecare dintre aceste tipuri de documente şi fiecare va conţine un set diferit de câmpuri de matadate. Pt. a le permite utilizatorilor să scaneze seturi care conţin mai multe tipuri de documente, selectaţi fiecare profil de documente din profilul de client. În acest mod, utilizatorii pot alege profilul de documente care corespunde documentului şi îl pot indexa în mod adecvat.

Un profil de documente precizează şi setul de tipuri de ataşamente disponibile pt. documentele clasificate la profilul de documente.

Atunci când indicaţi profilurile de documente de folosit de un profil de client, puteţi selecta unul sau mai multe profiluri de documente, toate profilurile sau valoarea Prestabilit. Profilul prestabilit de documente conţine toate câmpurile de metadate şi tipurile de ataşamente definite pt. procedură şi este util pt. rezolvarea problemelor.

Iată care sunt principalele sarcini asociate cu profilurile de documente:

Adăugarea sau editarea unui profil de documente

Pentru a adăuga sau edita un profil de document:

În panoul de proceduri din stânga, selectaţi-vă procedura.
Paginile de configurare pentru procedura selectată sunt afişate în dreapta.
Deschideţi fila Clasificare.
În tabelul Profiluri de documente, faceţi clic pe pentru a crea un profil. Pentru a edita un profil, mai întâi selectaţi-l şi apoi faceţi clic pe .
Pe pagina Profil document, efectuaţi următoarele şi salvaţi modificările:
1. În secţiunea Nume (tip) profil document, introduceţi un nume şi o descriere.
2. În secţiunea Câmpuri care să apară în Capture Client pentru indexare, sub Câmpuri de metadate, în caseta Câmpuri de metadate disponibile, selectaţi câmpurile pe care doriţi să le includeţi în profilul respectiv şi mutaţi-le în caseta Câmpuri de metadate selectate. Ordonaţi câmpurile de metadate în ordinea adecvată pentru indexare.
3. În secţiunea Tipuri de ataşamente asociate cu profilul documentului, sub Tipuri de ataşamente, în caseta Tipuri de ataşamente disponibile, selectaţi tipurile de ataşamente pe care doriţi să le includeţi în profilul respectiv şi mutaţi-le în caseta Tipuri de ataşamente selectate. Puneţi secvenţial tipurile de ataşamente în ordinea în care un utilizator va citi ataşamentele.

Ştergerea unui profil de document

Puteţi să ştergeţi acele profiluri de documente pe care utilizatorii clientului nu le-ar utiliza. Atunci când ştergeți un profil de document, el nu se mai afişează în panoul de metadate al clientului Content Capture.

Pentru a şterge un profil de document:

În panoul de proceduri din stânga, selectaţi-vă procedura.
Paginile de configurare pentru procedura selectată sunt afişate în dreapta.
Deschideţi fila Clasificare.

Tabelul Profiluri de documente listează profilurile definite pentru procedură.
Selectaţi un profil pe care doriţi să-l ştergeţi, apoi faceţi clic pe şi confirmaţi ştergerea.
Profilul de document care a fost şters, nu mai este disponibil în tabelul Profiluri de documente.

Utilizările profilurilor de documente

După crearea unui profil de documente pt. fiecare tip de documente de indexat, le puteţi selecta oriunde sunt asignate câmpuri de metadate.

Tabelul 10-1 Utilizarea profilului de documente în componentele de captare de conţinut

Componenta Captare de conţinut	Funcţie
Profil de client	Selectaţi unul sau mai multe profiluri de documente pe pagina Setări de indexare documente pt. a le permite utilizatorilor să selecteze un profil de documente, să îi completeze câmpurile de metadate şi să modifice un tip de ataşament. Consultaţi Configurarea profilurilor de documente în profilurile de clienţi.
Procesor de import	Selectaţi profilul de documente pt. indexarea documentelor importate. Consultaţi Configurarea asignării de metadate în timpul importului.
Procesor de recunoaştere	Selectaţi profilul de documente pt. indexarea documentelor recunoscute. Puteţi chiar determina dinamic profilul documentului. Consultaţi Indicarea unui profil de documente determinat static sau dinamic.
Profil de confirmare	Restricţionaţi documentele procesate de profilul de confirmare prin selectarea unuia sau mai multor profiluri de documente. Când rulează profilul de confirmare, sunt confirmate documentele cărora le sunt asignate profilurile de documente selectate. Consultaţi Restricţionarea unui profil de confirmare bazat pe profilul documentului.