Настройка заданий обработчика импорта

Ключевые настройки задания обработчика импорта

Автоматизированный импорт изображений и других электронных документов в Content Capture на основе обработчика импорта возможен в таких применениях, как многофункциональные устройства, изображения, отсканированные с помощью стороннего программного обеспечения, и документы, отправляемые в виде вложений электронной почты.

Важные аспекты обработки импорта

• В отличие от других обработчиков пакетов, обрабатывающих пакеты в очереди, обработчик импорта осуществляет опрос с указанной частотой (от 30 секунд до одного раза в день), в котором он ищет импортируемые файлы в указанном источнике и при обнаружении начинает их обработку.

• Настройки, относящиеся к выбранному источнику (электронная почта или папка), можно задать на странице Настройки источника импорта. Например:

  • в качестве источника электронной почты можно указать учетные записи электронной почты, которые необходимо отслеживать, а также сообщения электронной почты и/или вложения, которые необходимо импортировать;

  • для задания файла списка можно определить папку и файлы списка, которые требуется считать;

  • для задания импорта папки можно определить папки и типы файлов, которые требуется импортировать.

• Не вносите значительные изменения в элементы процедуры задания обработчика импорта, пока оно находится в онлайн-режиме. Например, в случае изменения или удаления полей метаданных, используемых заданием, возникают ошибки, так как данные в пакете больше не соответствуют настройкам задания.

• При изменении настроек задания обработчика запустите клиент для просмотра импортированных пакетов. В клиенте необходимо обновить список пакетов, чтобы просмотреть только что импортированные пакеты.

1. На панели процедур слева выберите процедуру.

   Страницы конфигурации для выбранной процедуры отображаются справа.

2. Откройте вкладку Захват своей процедуры.

3. В таблице Задания обработчика импорта нажмите , чтобы создать новое задание. Чтобы изменить существующее задание, выберите его и нажмите .

   Задание обработчика импорта также можно скопировать, выбрав его, нажав и введя новое имя при запросе. Копирование заданий позволяет быстро дублировать и изменять их.

4. Выберите настройки на странице "Общие настройки".

   1. Введите имя в поле Имя задания импорта и префикс в поле Префикс пакета. Импортируемые пакеты именуются с использованием этого префикса, за которым следует число, которое увеличивается с каждым новым пакетом.

   2. В поле Источник импорта укажите источник импортированных файлов: Источник электронной почты, Источник папки или Источник файла списка.

      Выбор источника определяет настройки, отображаемые на странице "Настройки источника импорта".

   3. Для вариантов Источник папки или Источник файла списка в поле Частота импорта укажите интервал времени, через который задание обработчика импорта проверяет файлы для импорта. Можно выбирать: каждые 30 секунд, каждые 1, 5, 15 или 30 минут, каждый 1 час или каждый день. Если указан каждый день, укажите время в полях Время (ч) и Мин.

   4. Выполните другие настройки на странице, например, укажите статус или приоритет пакета по умолчанию для назначения пакетам при их создании.

5. На странице "Настройки изображения" задайте настройки, относящиеся к способу форматирования и проверки импортированных файлов изображений.

   1. Установите флажок Сохранять файлы изображений, чтобы сохранять файлы изображений и разрешить обработчику импорта импортировать изображения без обработки. Если установить этот флажок, все остальные флажки на этой странице автоматически снимаются. Вы не сможете редактировать сохраненные документы файлов изображений (например, добавлять, удалять или перемещать страницы).

   2. В поле Понижение качества изображений укажите способ преобразования изображений: сохранение формата изображения (Нет), преобразование цвета в серую шкалу (Понижение цветности до 8-разрядной серой шкалы) или преобразование в черно-белое (Понижение цветной или серой шкалы до черно-белого).

   3. В поле Качество изображения JPEG укажите значение от 0 до 99, где 99 — самое высокое качество, а 85 — значение по умолчанию. Это поле не применяется к черно-белым изображениям.

   4. В поле В случае сбоя проверки изображения укажите действие, которое выполняется, если страница-изображение не прошла проверку восстановления сжатых данных:

      • Сбой пакета: весь пакет переходит в состояние ошибки и отправляется клиенту Content Capture Client.
      • Изолировать файл: создается новый пакет, содержащий только документы, которые не прошли проверку. Другие документы, которые прошли проверку, обрабатываются успешно.
      • Удалить пакет: этот вариант доступен, если на странице "Общие настройки" в качестве источника импорта выбран Источник электронной почты.
      • Пропустить файл: этот вариант доступен, если на странице "Общие настройки" в качестве источника импорта выбран Источник электронной почты.

   5. В полях Пороговое значение в байтах для пустой черно-белой страницы и Пороговое значение в байтах для цветной пустой страницы или в оттенках серого введите значение размера файла (в байтах). Любое изображение, размер которого меньше или равен пороговому значению, считается пустой страницей и поэтому удаляется.

      Примечание.:

      Для черно-белых изображений (200x200 точек на дюйм) рекомендуемое значение — 1500. В этом случае пустая страница и страница с небольшим количеством текста обычно различаются.

6. На странице "Профиль документа" задайте настройки, связанные с назначением метаданных импортированным документам. См. Настройка назначения метаданных во время импорта.

7. На странице "Настройки источника импорта" задайте настройки источника.

   • Сведения о задании источника электронной почты см. в разделе Настройка импорта сообщений и вложений электронной почты.

   • Сведения о задании источника папки см. в разделе Настройка импорта файлов из папки.

8. На странице "Постобработка" укажите, что происходит после завершения обработки импорта. См. Настройка постобработки задания обработчика импорта.

9. Проверьте настройки на странице "Сводка по заданиям импорта" и нажмите Отправить.

Теперь вы можете тестировать созданное вами задание обработчика импорта, устанавливать частоту "каждые 30 секунд", а также отслеживать действия с обработкой папки или учетной записи электронной почты.

Если удалить задание импорта, обработчик импорта больше не отслеживает файлы с указанной частотой. В онлайн-режиме задания импорта выполняются с интервалом, указанным на странице "Общие настройки задания" в поле Частота импорта. Можно временно остановить выполнение задания (перевести его в автономный режим) или изменить деактивированное задание для повторного выполнения.

Чтобы деактивировать или удалить задание обработчика импорта, выполните указанные ниже действия.

Часто пользователи импортируют документы-изображения с пустыми страницами. В Content Capture можно настроить автоматическое обнаружение и удаление пустых страниц в документах. Все, что нужно сделать — указать пороговый размер файла, чтобы любое изображение, размер которого меньше или равен этому пороговому размеру, считалось пустой страницей.

Чтобы настроить обнаружение пустых страниц, выполните указанные ниже действия.

Результат этой конфигурации можно проверить в клиенте. На заключительном этапе пустые изображения обрабатываются как действительные изображения.

См. также: Захват файлов из отслеживаемой учетной записи электронной почты

Чтобы задать настройки задания обработчика импорта электронной почты, выполните указанные ниже действия.

1. Чтобы добавить, редактировать или копировать задание обработчика импорта, выберите Источник электронной почты в поле Источник импорта на странице "Общие настройки".

2. Чтобы настроить импорт электронной почты, выберите страницу Настройки источника импорта.

3. На вкладке Учетные записи эл. почты настройте сервер эл. почты, к которому должно подключаться задание обработчика импорта.

   Протокол подключения	Доступные параметры	Значение
   Стандартный сервер электронной почты IMAP	Стандартный сервер электронной почты IMAP	Введите уникальное DNS-имя или IP-адрес. Например, emailserver.example.com. Этот сервер электронной почты должен поддерживать TLS 1.2 или более поздней версии и принимать подключения через порт 993.
   Веб-сервисы Microsoft Exchange	Тип сервиса Exchange: базовая аутентификация. Только учетные данные электронной почты.	Введите URL-адрес веб-сервиса Microsoft Exchange в следующем формате: https://<имя_хоста>/ews/exchange.asmx. Например, https://outlook.office365.com/ews/exchange.asmx.
   Веб-сервисы Microsoft Exchange	Тип сервиса Exchange: OAuth. Учетные данные электронной почты и ключи Exchange Online	Поле URL-адрес сервиса Microsoft Email Exchange: введите URL-адрес веб-сервиса Exchange, который будет использоваться в следующем формате: https://<имя хоста>/ews/exchange.asmx. Например, https://outlook.office365.com/ews/exchange.asmx. Идентификатор клиента приложения, Секретный код клиента приложения и Идентификатор клиента приложения: чтобы получить значения для идентификатора клиента, секрета клиента и идентификатора клиента, зарегистрируйте новое приложение на портале Azure. Подробнее см. в разделе Регистрация приложения с использованием платформы идентификации Microsoft. EWS.AccessAsUser.All в Контекст приложения: введите необходимые значения. Добавьте учетные записи пользователей и задайте другие настройки задания.
   Google Mail (OAuth)	Google Mail (OAuth)	См. раздел Настройка Google Mail (OAuth) для импорта электронной почты

4. Настройте учетные записи электронной почты, в которых задание должно проверять наличие сообщений:

   1. В таблице Учетные записи электронной почты для обработки нажмите . В диалоговом окне Добавление/изменение учетной записи эл. почты введите адрес эл. почты и пароль, чтобы предоставить заданию доступ к учетной записи эл. почты.

   2. Нажмите Проверить, чтобы подтвердить возможность подключения Content Capture к серверу электронной почты с использованием указанной информации об учетной записи. При необходимости добавьте дополнительные учетные записи электронной почты.

5. На вкладке Фильтры сообщений укажите, где и как искать сообщения электронной почты и/или вложения.

   1. В поле Папки для обработки укажите одну или несколько папок для поиска в указанных учетных записях электронной почты. Значение по умолчанию — папка "Входящие" на сервере. Чтобы указать несколько папок, разделяйте их символом ";" (точка с запятой). Чтобы указать подпапки, используйте разделитель пути, применимый для почтового сервера, например "/" (косая черта), как в "папка/подпапка".

   2. По умолчанию Content Capture обрабатывает все сообщения электронной почты в указанной папке, если к заданию не применен фильтр сообщений. При необходимости в таблице Фильтры сообщений установите флажок Включено для каждого элемента электронной почты, который требуется найти, затем введите символы в поле Поле содержит.

      Например, для поиска сообщений электронной почты, тема или тело сообщения которых содержит слово платеж, необходимо установить флажок Включено для обоих полей поиска, включить платеж в каждую запись в Поле содержит и выбрать оператор поиска Or.

   3. В поле Оператор поиска выберите оператор поиска, который будет использоваться для указанных фильтров сообщений: And (по умолчанию) — импорт, только если все критерии поиска совпадают, а Or — импорт, если совпадает любой из критериев поиска.

6. На вкладке Обработка укажите способ обработки сообщений электронной почты и их вложений. Можно указать, какую информацию включить, и приоритет для назначения пакетам на основе приоритета электронной почты.

   1. В разделе Параметры сообщения электронной почтыукажите, следует ли импортировать файл тела сообщения. Выберите формат импорта (текст или EML) и укажите, следует ли включать его при отсутствии вложений, а также следует ли импортировать все сообщения электронной почты (включая вложения) в виде EML-файла.

   2. В поле Включить вложения, соответствующие этим маскам, укажите файлы вложений на основе их масок файлов. Можно ввести несколько масок файлов, разделенных запятой или точкой с запятой. Например, можно включить все PDF-файлы (*.pdf).

   3. В поле Исключить вложения, соответствующие этим маскам, укажите файлы вложений, исключаемые на основе их масок файлов. Можно ввести несколько масок файлов, разделенных запятой или точкой с запятой.

   4. При необходимости можно выбрать Всегда выполнять постобработку, если вложения не соответствуют маскам, чтобы постобработка всегда выполнялась для сообщений электронной почты, если вложения не соответствуют маскам, указанным в полях, Включить вложения, соответствующие этим маскам и Исключить вложения, соответствующие этим маскам. Если это поле включено и вложения не соответствуют указанным маскам, импорт электронной почты считается невыполненным и выполняется постобработка в соответствии с настройками, заданными в поле При неудачном импорте на вкладке Постобработка.

      Примечание.:

      Поле Всегда выполнять постобработку, если вложения не соответствуют маскам отключено, если одновременно включены поля Импортировать файл тела сообщения и Включить, если нет вложений.

   5. В разделе Порядок документов укажите порядок, в котором элементы (например, тело сообщения и вложения) из сообщения электронной почты будут упорядочены в импортированных пакетах в виде документов.

   6. В разделе Включить в примечание пакета выберите элементы сообщения (например, Дата/время получения, Исходящий адрес, Адрес получателя, Тема и Тело сообщения).

   7. В разделе Приоритет пакетаможно дополнительно назначить приоритет каждому новому пакету в зависимости от приоритета его электронной почты (низкий, нормальный или высокий). Например, в поле Высокий введите 8, чтобы в Content Capture назначить сообщениям электронной почты с высоким приоритетом приоритет пакета 8. Считается, что у сообщений электронной почты, которым приоритет не назначен, обычный приоритет.

7. На вкладке Постобработка укажите, что происходит с сообщениями электронной почты после успешного или неудачного импорта. Можно удалять сообщения, перемещать их в указанную папку в учетной записи электронной почты или, в случае сбоя импорта, предотвращать удаление сообщений. Например, если задание выполняется регулярно, можно предотвратить повторный импорт успешно импортированных сообщений электронной почты, переместив их в указанную папку.

8. Заполните остальные страницы задания обработчика импорта, как описано в разделе Добавление или изменение задания обработчика импорта.

Теперь можно протестировать задание импорта электронной почты. Обработчик импорта проверяет настроенные учетные записи электронной почты на наличие сообщений и ищет в папках соответствующие сообщения электронной почты. Если найдены соответствующие сообщения электронной почты, обработчик импорта создает пакет и документ Content Capture для каждого документа, импортируемого из сообщения электронной почты. При необходимости обработчик импорта заполняет поля метаданных метаданными электронной почты и удаляет успешно импортированные сообщения или перемещает их в папку.

Периодически приложение Content Capture извлекает сообщения электронной почты из учетной записи электронной почты, которую вы настроили на вкладке Учетные записи электронной почты. Однако, если требуется выполнить импорт электронной почты в определенное время, выберите задание импорта электронной почты в таблице Задания обработчика импорта и нажмите на значок . Этот значок недоступен, если задание импорта электронной почты находится в автономном режим.

Чтобы задать настройки задания обработчика импорта файла списка, выполните указанные ниже действия.

1. Создайте файл списка.

   Файл списка — это текстовый файл, содержащий записи данных с разделителями, которые определяют имена файлов для импорта и их местоположение. Каждая запись также может содержать значения метаданных для присвоения документу или сопоставления с файлом базы данных. Файл списка также может содержать одну или несколько записей вложений, которые будут импортированы для документа. См. Импорт вложений во время импорта файлов списков.

2. Добавьте, измените или скопируйте задание обработчика импорта, выбрав Источник файла списка в поле Источник импорта на странице "Общие настройки".

3. На странице "Общие настройки" заполните поля Языковые настройки по умолчанию, Кодировка и Формат даты по умолчанию.

   Эти поля позволяют обработчику импорта корректно считывать файлы списков в соответствии с вашим языковым стандартом.

4. На странице "Профиль документа" сопоставьте поля метаданных Content Capture со значениями файла списка, определяя положение полей в файле списка с помощью атрибутов метаданных Поле 1 — Поле n. Также можно сопоставлять поля системного уровня, как описано в разделе Настройка назначения метаданных во время импорта.

   Например, чтобы сопоставить поле метаданных Идентификатор заказчика с первым полем в каждой записи в файле списка, необходимо выбрать поле Идентификатор заказчика в таблице Сопоставления полей метаданных, нажать кнопку , а затем выбрать поле Поле 1 в поле Атрибуты метаданных в диалоговом окне "Сопоставление полей метаданных".

5. Завершите настройку на странице "Настройки источника импорта".

   1. В поле Маски файлов укажите тип файлов для импорта, введя расширение имени. Укажите *.* для импорта всех файлов. Разделяйте несколько масок точкой с запятой (;).

   2. Чтобы отслеживать и импортировать файлы списков из папок, вложенных в указанную папку, выберите поле Обрабатывать подпапки.

   3. В поле Создать новый пакет укажите, следует ли создавать новый пакет для каждого импортированного файла списка или папки. Если пакет создается для каждой папки, новый пакет создается для каждой обработанной подпапки.

   4. В поле Разделитель полей укажите способ разделения полей в файле списка. Используйте разделитель, который не будет использоваться в метаданных файла списка.

      Например, введите "|" (вертикальная черта), "," (запятая) или "~" (тильда).

   5. В поле Максимальное количество полей на документ укажите максимальное количество полей в файле списка для сопоставления с полями метаданных.

   6. В поле Положение полей файла документа укажите положение полей имен и местоположений файлов документов в файле списка. Например, введите 1, если первое поле в каждой записи в файле списка определяет путь к файлу документа или его имя.

      Примечание.:

      Если указанное положение поля файла документа не содержит путь к импортируемому файлу, предполагается, что файл находится в той же папке, что и обрабатываемый файл списка.

   7. В полях Постобработка файлов списков укажите, как должны измениться файлы списков после импорта, чтобы не импортироваться повторно при регулярном выполнении данного задания. Другими словами, необходимо изменить имена файлов списков, чтобы они больше не соответствовали маскам файлов, указанным для задания. Эти файлы можно удалить, можно изменить их расширение имени или добавить к ним префикс.

   8. В полях Постобработка файлов документов укажите, требуется ли удалять файлы документов и их вложения из указанного местоположения после успешного импорта.

6. Заполните остальные страницы задания обработчика импорта, как описано в разделе Добавление или изменение задания обработчика импорта.

7. Протестируйте задание импорта файлов списков.

   Когда задание активируется с указанной частотой, обработчик импорта проверяет наличие в папке файлов списков, соответствующих указанной маске файла, импортирует файлы документов и их вложения, указанные в файле списка, при необходимости заполняет поля метаданных данными файла списка и удаляет или переименовывает файл списка.

Doc1.TIF|Corp 1|Invoice
@Attachment|PO|PO1.TIF
Doc2.TIF|Corp 2|Invoice

Doc1.TIF|Corp 1|Invoice
@Attachment|PO|PO1.TIF
@Attachment|Contract|Contract1.PDF
@Attachment|Contract|Amendment1.PDF
Doc2.TIF|Corp 2|Invoice

Если файл вложения представляет собой многостраничный TIFF-файл, каждая страница импортируется как отдельный элемент пакета и собирается во вложение.

При использовании задания импорта папки обработчик импорта отслеживает папку импорта и импортирует все найденные файлы с указанной маской файла.

Убедитесь, что агент импорта файлов на компьютере установлен и запущен.

Чтобы задать настройки задания импорта папки, выполните указанные ниже действия.

1. Добавьте, измените или скопируйте задание обработчика импорта и выберите Источник папки в поле Источник импорта на странице "Общие настройки".

2. Задайте настройки на странице "Настройки источника импорта".

   1. В поле Маски файлов укажите тип файлов для импорта, введя расширение имени (*.tif или *.pdf). Укажите *.* для импорта всех файлов. Разделяйте несколько масок точкой с запятой (;).

   2. Если требуется, чтобы обработчик импорта отслеживал и импортировал файлы из папок, вложенных в эту папку, установите флажок Обрабатывать подпапки.

   3. В поле Создать новый пакет укажите, следует ли создавать новый пакет с каждым импортированным файлом или каждой импортированной папкой. При создании пакета для каждой папки также создаются пакеты для вложенных папок.

      Если выбрать вариант В каждой папке, становится доступным параметр Максимальное количество импортированных файлов в пакете. Введите число, не превышающее 500.

   4. Перед обработкой папки в поле Готовый файл дополнительно введите имя файла, который должен существовать в папке (и каждой подпапке, если применимо). Этот параметр задерживает обработку папки до появления готового файла. После завершения обработки готовый файл удаляется.

   5. В полях Порядок обработки файлов укажите основной и дополнительный тип сортировки и порядок обработки файлов в папке импорта. Варианты типов сортировки: Нет (без типа сортировки), Имя файла, Расширение файлаили Дата изменения файла, а также варианты порядка сортировки: По возрастанию или По убыванию.

   6. В полях Постобработка файлов укажите, как должны измениться файлы после импорта, чтобы не импортироваться повторно при регулярном выполнении данного задания. Для этого необходимо изменить имена файлов, чтобы они больше не соответствовали маскам файлов, указанным для задания. Можно удалить файлы, изменить их расширение имени или добавить к ним префикс. Также можно выполнить очистку обработанных подпапок, установив флажок Удалять обработанную подпапку, если она пуста.

3. Заполните другие страницы задания обработчика импорта.

4. Протестируйте задание импорта папки, чтобы убедиться, что оно активируется с выбранной частотой.

Обработчик импорта проверяет папку на наличие файлов, соответствующих маскам файлов. При обнаружении соответствия он импортирует файлы и создает новые пакеты, заполняет поля метаданных и удаляет или переименовывает файлы в соответствии с заданными настройками.

Чтобы настроить назначение метаданных во время импорта, выполните указанные ниже действия.

1. В задании обработчика импорта выберите страницу "Профиль документа".

2. В поле Профиль документа по умолчанию укажите профиль документа для назначения импортированным документам. Выбранный профиль классифицирует документ. Например, если пользователи открывают пакет в клиенте, выбирается этот профиль документа.

3. В таблице Сопоставления полей метаданных сопоставьте поля метаданных Content Capture значениям, характерным для выбранного источника импорта.

   В столбце Поле метаданных выберите поле "Захват" для заполнения и нажмите Редактировать. Независимо от выбранного профиля документа по умолчанию все поля метаданных в процедуре доступны для сопоставления.

4. Завершите настройку в диалоговом окне Сопоставление полей метаданных.

   1. Выберите значение метаданных для источника импорта в поле Атрибуты метаданных. Чтобы заполнить значение по умолчанию, выберите в этом поле Значение по умолчанию, а затем укажите значение в поле Значение по умолчанию.

   2. В задании импорта папки выберите атрибуты папки, файла или атрибуты, связанные с путем, перечисленные в этой таблице:

      Системный атрибут	Пример значения пути для импортируемого файла (/import/expenses/20200426/Customer1.pdf)
      Имя файла	Customer1.pdf
      Имя базового файла	Customer1
      Расширение имени файла	pdf
      Путь к папке	/import/expenses/20200426
      Имя папки	20200426
      Полный путь к файлу	/import/expenses/20200426/Customer1.pdf
      Дата/время изменения файла	Дата/время изменения файла — системное значение
      Имя узла агента импорта	Имя хоста компьютера, на котором установлен Агент импорта файлов

   3. В задании импорта электронной почты выберите из атрибутов, связанных с сообщениями электронной почты, перечисленных в этой таблице:

      Системный атрибут	Описание
      Имя (от кого):	Псевдоним исходящего адреса
      Обратный адрес	Адрес электронной почты отправителя
      Имя получателя ответа	Имя получателя ответа для сообщения
      Адрес ответа	Адрес ответа для сообщения
      Имена получателей	Коллекция имен получателей сообщения
      Адреса получателей	Коллекция адресов получателей сообщения
      Папка	Имя папки, из которой было получено сообщение
      Дата получения	Дата и время получения сообщения
      Дата передачи	Дата и время изначальной отправки сообщения
      Тема	Тема сообщения
      Важность электронной почты	Низкий, нормальный и высокий приоритет сообщения.
      MessageId	Уникальный идентификатор сообщения

   4. В любом задании импорта выберите из общих системных атрибутов, перечисленных в этой таблице:

      Системный атрибут	Описание
      Дата/время импорта	Дата и время импорта пакета
      Имя задания импорта	Имя, назначенное заданию обработчика импорта
      Значение по умолчанию	Значение по умолчанию, назначенное так, как было указано

5. При необходимости сопоставьте другие поля метаданных в таблице Сопоставления полей метаданных.

Чтобы настроить постобработку для задания обработчика импорта, выполните указанные ниже действия.