20 Indexovanie dokumentov

Všetky stránky dokumentu zdieľajú rovnaké hodnoty metadát, takže indexovaním jednej stránky dokumentu sa indexujú aj všetky ostatné stránky dokumentu. V podokne Dokument sú dokumenty v dávke vizuálne oddelené pruhom svetlej farby. V podokne Dávka sú dokumenty uvedené v zozname v príslušnej dávke. Ak je vybraný profil klienta nakonfigurovaný na indexovanie, po výbere dokumentu v podokne dávky sa v ľavom dolnom podokne zobrazia polia metadát. Na zlepšenie čitateľnosti môžete upraviť veľkosť písma v poliach metadát v dialógovom okne Preferencie.

Na zabezpečenie štandardného vstupu môžu polia metadát používať masky vstupu alebo formátovanie vstupu, zoznamy volieb alebo vyhľadávacie kódy položiek.

Ak pole metadát používa masku vstupu alebo filter, určuje, čo je možné zadať do poľa metadát. Maska vám napríklad môže povoliť zadávanie čísel, ale nie abecedných znakov do poľa, alebo môže obmedziť zadanú hodnotu na štyri znaky. Ak zadáte znak, ktorý nevyhovuje kritériám masky, systém zapípa a aplikácia znak neakceptuje. Pole metadát s názvom Číslo faktúry napríklad môže používať masku vstupu, ktorá obmedzuje zadávanie na hodnoty pozostávajúce zo 7 číslic.

Pole metadát môže používať formát na zobrazenie záznamov jednotným spôsobom. Keď prejdete do iného poľa metadát, zobrazenie dát sa v prípade potreby zmení tak, aby sa zhodovalo s formátom zobrazenia. Napríklad záznam v poli dátumu sa môže zmeniť tak, aby sa zobrazoval štandardný formát dátumu. Hodnota metadát sa nezmení.

Pole so zoznamom volieb poskytuje zoznam hodnôt, z ktorých môžete vyberať. Ak to umožňujú nastavenia profilu klienta, je možné v zozname volieb namiesto výberu hodnotu zadať. Polia so zoznamom volieb môžu byť prepojené a v takom prípade hodnota vybraná v jednom poli so zoznamom volieb (nadradené pole) určuje, aké hodnoty sa zobrazia v závislom poli so zoznamom hodnôt (podradené pole).

Môžete tu vykonávať tieto úlohy:

Indexovanie dokumentov podľa metadát

Ako indexovať dokumenty podľa metadát:
  1. Vyberte dokument v podokne Dávka alebo ľubovoľnú miniatúrnu stránku v podokne Dokument.
    V ľavom dolnom podokne sa zobrazí podokno Metadáta. Niektoré polia metadát už môžu obsahovať automaticky vyplnené hodnoty.
  2. V poli Profil dokumentu vyberte profil dokumentu, ktorý zodpovedá typu dokumentu určenému na indexovanie.

    Ak napríklad indexujete dokument objednávky zákazníka, môžete vybrať profil dokumentu obsahujúci polia metadát ako číslo zákazníka, meno zákazníka a objednávku.

  3. Vyplňte povinné polia metadát.
  4. Zopakujte kroky 1 až 3 na indexovanie každého dokumentu v dávke.

Indexovanie dokumentov podľa hodnôt vyhľadávacích kódov položiek

  1. V podokne Metadáta umiestnite kurzor do poľa metadát, pre ktoré je nakonfigurovaný vyhľadávací kód položky.

    Tlačidlo Vyhľadávací kód položky je aktívne, ak môžete vo vybranom poli metadát vyhľadať položku.

  2. Zadajte hodnotu, s ktorou sa má vyhľadávanie zhodovať. (Číselné polia často vyžadujú presné hodnoty.)

    V niektorých prípadoch (ak to podporuje profil klienta) budete môcť zadať len prvých pár znakov tejto hodnoty. Napríklad môžete zadať hodnotu Nové do poľa metadát s názvom Spoločnosť, ak chcete vyhľadať záznamy, v ktorých sa hodnota v poli Spoločnosť začína reťazcom Nové. Ak zadáte čiastkové hodnoty s veľkým množstvom záznamov na vrátenie, zobrazenie výsledkov vyhľadávania môže trvať dlho.

  3. Kliknite na položku Vyhľadávací kód položky.

    Ak sa nájde viacero záznamov, zobrazí sa dialógové okno Výsledky vyhľadania položky. V prípade jedného záznamu sa niektoré polia automaticky vyplnia hodnotami bez toho, aby sa zobrazil zoznam výsledkov.

  4. Vo výsledkoch vyhľadávania vyberte zodpovedajúci záznam a kliknutím na položku Vybrať vyplňte polia metadát hodnotami z depozitára. (Záznam môžete vybrať aj tak, že naň dvakrát kliknete.)