18 Import elektronických dokumentov

Môžete importovať dokumenty s obrázkami, napríklad viacstranové súbory TIFF, ale aj neobrazové súbory, napríklad súbory programu Microsoft Word, ak to povoľuje profil klienta.

Pri importe neobrazových dokumentov aplikácia Content Capture použije nastavenie profilu klienta a vyberie jeden z nasledujúcich postupov:
  • Konvertuje súbor na viacstranový dokument s obrázkami, ako keby bol naskenovaný. V podokne dokumentov sa zobrazí miniatúra každého obrázka. Môžete vybrať a upraviť jednotlivé strany (môžete ich napríklad presunúť a otočiť).
  • Importuje súbor a zachováva ho v jeho natívnom formáte. V podokne Dokument sa zobrazí miniatúra pre každú neobrazovú stránku, a to do maximálneho počtu nastaveného v profile klienta. Dokument môžete indexovať, ale nemôžete upravovať jeho stránky.
  • Zabráni importu súboru a zobrazí chybové hlásenie. Ak na import vyberiete viacero neobrazových súborov a zadáte vytvorenie jedného dokumentu pre všetky importované súbory, klient Content Capture zobrazí chybové hlásenie oznamujúce, že tento výber je neplatný.

Pri každom importe zadajte, ako sa majú vytvoriť dokumenty v dávke, ak sú vybrané viaceré súbory. Môžete zvoliť, či sa má vytvoriť jeden dokument pre všetky importované súbory alebo samostatný dokument pre každý importovaný súbor. Viaceré neobrazové súbory nie je možné importovať do jedného dokumentu.

Poznámka:

Môžete tiež nastaviť automatickú digitalizáciu elektronických dokumentov z monitorovaných priečinkov súborov alebo e-mailového konta. Informácie nájdete v časti Nastavenie agenta importu súborov.

Tu sú hlavné úlohy, ktoré spracúvate počas importu dokumentov do klienta Content Capture:

  1. Nastavenie zdroja a nastavení importu

  2. Import dokumentov

Nastavenie zdroja a nastavení importu

Ako určiť import ako zdroj digitalizácie:

  1. V podokne Dávka kliknite na pravú stranu položky Nastavenia/Zdroj digitalizácie, vyberte položku Zdroj importu a potom kliknutím na položku Digitalizovať spustite import súborov.
  2. Do poľa Adresár importu zadajte umiestnenie, z ktorého sa majú vybrať súbory na import.
  3. Ak chcete importovať súbory konkrétneho typu, vyberte typ v poli Typ súboru.
  4. V poli Nastavenia otáčania vyberte stupeň otočenia (0, 90, 180 alebo 270). Aplikácia Capture otočí obrázky počas importu podľa zadanej hodnoty.
  5. Ak chcete po úspešnom importe odstrániť obrázky z adresára importu, začiarknite políčko Odstrániť zdrojové súbory po importe.
  6. Kliknutím na tlačidlo OK uložte nastavenia.

Import dokumentov

Obrazové súbory (napríklad viacstranové súbory TIFF) alebo neobrazové súbory (napríklad súbory programu Microsoft Word alebo súbory PDF) môžete importovať do aplikácie Content Capture. Vybraný profil klienta pri importe neobrazových súborov určuje, či sa súbory majú konvertovať na formát obrázka, či sa majú importovať v natívnom formáte alebo sa má zabrániť ich importu.

Zabezpečte, aby bol v klientovi Content Capture vybraný požadovaný profil klienta.
Ako importovať dokumenty:
  1. Podľa potreby vykonajte jeden z nasledujúcich krokov:
    1. V klientovi Content Capture v prípade potreby kliknite na pravú stranu položky Nastavenia digitalizácie/Zdroj digitalizácie, vyberte položku Zdroj importu, ak chcete zadať import namiesto skenovania, a kliknite na položku Digitalizovať.
    2. V podnikovej aplikácii kliknite na položku Importovať na stránke podnikového záznamu.
  2. V dialógovom okne Importovať zadajte, ako sa majú vytvoriť dokumenty (či jeden dokument z viacerých súborov alebo jeden dokument na súbor), a kliknite na tlačidlo OK.
  3. V dialógovom okne Vybrať súbory na import vyberte jeden alebo viacero súborov na import a kliknite na tlačidlo OK.

    V podokne Dávka sa vyberie nová dávka, ktorá obsahuje importované súbory.

  4. Podľa potreby skontrolujte, upravte a indexujte dokumenty. Polia metadát už môžu obsahovať hodnoty.
  5. Ak chcete digitalizovať ďalšie dávky, kliknite na ikonu Digitalizovať v podokne dávky.
  6. Uvoľnite dávky výberom jednej alebo viacerých dávok v podokne dávok a kliknutím na ikonu Uvoľniť dávku.