Konfigurera importprocessorjobb

Nyckelinställningar för importprocessorjobb

Du kan tillämpa importprocessorns automatiserade import av bilder och andra elektroniska dokument till Content Capture på applikationer som multifunktionella enheter, bilder som har skannats med tredjepartsprogramvara och dokument som har skickats som e-postbilagor.

Viktiga punkter om importbearbetning

• Till skillnad från andra batchprocessorer som bearbetar batchar som har köats avfrågar importprocessorn vid en angiven frekvens (med intervaller från var 30:e sekund till en gång om dagen), då den söker efter den angivna källan till filer som ska importeras och börjar bearbeta dem om de hittas.

• Du kan konfigurera särskilda inställningar för den valda källan (e-post eller mapp) på sidan Inställningar för importkälla: Till exempel,

  • För en e-postkälla kan du ange e-postkonton som du vill ska övervakas och e-postmeddelanden och/eller bilagor som du vill importera.

  • För ett listfilsjobb kan du identifiera mappen och listfilerna som du vill ska läsas.

  • För ett mappimportjobb kan du identifiera mappen och filtyperna som du vill importera.

• Gör inga stora ändringar i ett importprocessorjobbs procedurelement medan det är online. Om du till exempel ändrar eller tar bort metadatafält som används av jobbet så uppstår fel eftersom data i batchen inte längre matchar jobbets inställningar.

• När du redigerar processorjobbinställningar ska du köra klienten för att visa importerade batchar. I klienten måste du förnya batchlistan för att visa nyimporterade batchar.

1. Välj proceduren i procedurrutan till vänster.

   Konfigurationssidorna för den valda proceduren visas till höger.

2. Öppna fliken Fånga för proceduren.

3. Gå till tabellen Importprocessorjobb och klicka på för att skapa ett nytt jobb. Om du vill redigera ett befintligt jobb väljer du det och klickar på .

   Du kan även kopiera ett importprocessorjobb genom att välja det, klicka på och ange ett nytt namn när du uppmanas att göra det. Genom att kopiera ett jobb kan du snabbt duplicera och ändra det.

4. Välj inställningar på sidan Allmänna inställningar.

   1. Ange ett namn i fältet Import – jobbnamn och ett prefix i fältet Batchprefix. Importerade batchar namnges med detta prefix, följt av ett nummer som ökar för varje ny batch.

   2. I fältet Importkälla anger du en källa för importerade filer: E-postkälla, Mappkälla eller Listfilskälla.

      Källan du väljer avgör vilka inställningar som visas på sidan Inställningar för importkälla.

   3. För Mappkälla eller Listfilskälla i fältet Importfrekvens anger du det tidsintervall med vilket importprocessorjobbet ska kontrollera om det finns filer att importera. Du kan välja var 30:e sekund, varje minut, var 5:e, var 15:e eller var 30:e minut, varje timme eller dagligen. Om du anger dagligen ska du ange en tid i fälten Tid Tim och Min som visas.

   4. Slutför övriga inställningar på sidan, t.ex. ange en standardstatus eller standardprioritet som ska tilldelas till batchar när de skapas.

5. På sidan Bildinställningar slutför du inställningarna som rör hur importerade bildfiler ska formateras och valideras.

   1. Välj alternativet Bevara bildfiler om du vill bevara bildfiler och låta importprocessorn importera bilder utan att utföra någon bildbearbetning. Om du väljer det här alternativet avaktiveras alla andra alternativ på den här sidan automatiskt. Du kan inte redigera bevarade bildfilsdokument (t.ex. bifoga sidor, ta bort sidor eller flytta sidor).

   2. I fältet Nedsampla bild anger du hur bilder ska konverteras, så att de behåller sitt bildformat (Ingen), konverteras till gråskala (Nedsampla färg till 8 bitars gråskala) eller konverteras till svartvitt (Nedsampla färg eller gråskala till svartvitt).

   3. I fältet JPEG-bildkvalitet anger du ett värde mellan 0 och 99, där 99 är den högsta kvaliteten och 85 är standardinställningen. Det här fältet är inte tillämpligt på svartvita bilder.

   4. I fältet Om bildvalidering inte godkänns anger du en åtgärd om en bildsida underkänns vid dekomprimeringsvalideringen:

      • Underkänn batchen: Hela batchen försätts i feltillståndet och skickas till Content Capture-klienten.
      • Isolera filen: Skapar en ny batch som innehåller endast det underkända dokumentet. Övriga dokument som inte underkändes bearbetas.
      • Ta bort batchen: Detta alternativ är tillgängligt om du har valt E-postkälla som importkälla på sidan Allmänna inställningar.
      • Hoppa över filen: Detta alternativ är tillgängligt om du har valt E-postkälla som importkälla på sidan Allmänna inställningar.

   5. I fälten Byte-tröskelvärde för tom sida för svartvitt respektive Byte-tröskelvärde för tom sida för färg eller gråskala anger du ett filstorleksvärde (i byte). Alla bilder vars storlek är mindre än eller lika med tröskelvärdet betraktas som tomma sidor och tas därför bort.

      Obs!:

      För svartvitt (bilder på 200 x 200 DPI) är det rekommenderade värdet 1 500. Med den här inställningen går det vanligtvis att skilja mellan en tom sida och en sida med en liten mängd text.

6. På sidan Dokumentprofil konfigurerar du inställningar som rör tilldelning av metadata till importerade dokument. Se Konfigurera tilldelning av metadata under import.

7. Konfigurera källspecifika inställningar på sidan Inställningar för importkälla.

   • För ett e-postkälljobb, se Konfigurera import av e-postmeddelanden och e-postbilagor.

   • För ett mappkälljobb, se Konfigurera filimport från en mapp.

8. På sidan Efterbearbetning anger du vad som ska hända när importbearbetningen har slutförts. Se Konfigurera efterbearbetning av ett importprocessorjobb.

9. Granska inställningarna på sidan Översikt över importjobb och klicka på Skicka.

Du kan nu testa det importprocessorjobb som du har skapat, ange var 30:e sekund som frekvens och övervaka mappen eller e-postkontot för att visa bearbetningsaktiviteten.

När du tar bort ett importjobb bevakar importprocessorn inte längre filer med det specificerade intervallet. Om importjobb är online körs de med det intervall som specificerats i fältet Importfrekvens på sidan Allmänna inställningar för jobbet. Du kan tillfälligt stoppa jobbet från att köras (ta det offline) eller ändra ett avaktiverat jobb så att det körs igen.

Så här avaktiverar du ett importprocessorjobb eller tar bort det:

Ofta importerar användare bilddokument som innehåller tomma sidor. Du kan konfigurera Content Capture så att det automatiskt identifierar och tar bort tomma sidor från dokument. Allt du behöver göra är att ange ett tröskelvärde för filstorlek, så att alla bilder vars storlek är mindre än eller lika med den här tröskelstorleken betraktas som tomma sidor.

Så här konfigurerar du avkänning av tomma sidor:

Du kan kontrollera resultatet av den här konfigurationen i klienten. Tomma bilder efterbearbetas som giltiga bilder.

Se även: Fånga filer från ett övervakat e-postkonto

Så här konfigurerar du inställningar för importprocessorjobb för e-post:

1. Om du vill lägga till, redigera eller kopiera ett importprocessorjobb väljer du E-postkälla i fältet Importkälla på sidan Allmänna inställningar.

2. Konfigurera e-postimport genom att välja sidan Inställningar för importkälla.

3. På fliken E-postkonton konfigurerar du e-postservern som importprocessorjobbet ska ansluta till.

   Anslutningsprotokoll	Tillgängliga alternativ	Värde
   Standard IMAP-e-postserver	Standard IMAP-e-postserver	Ange ett DNS-namn eller IP-adress. Till exempel emailserver.example.com. Den här e-postservern måste ha stöd för TLS 1.2 eller senare och acceptera anslutningar via port 993.
   Webbtjänster i Microsoft Exchange	Typ av webbtjänst: Grundläggande autentisering. Endast inloggningsuppgifter till e-postkonto.	Ange URL:en för webbtjänsten i Microsoft Exchange i följande format: https://<hostname>/ews/exchange.asmx. Till exempel https://outlook.office365.com/ews/exchange.asmx.
   Webbtjänster i Microsoft Exchange	Typ av Exchange-tjänst: OAuth. Inloggningsuppgifter till e-postkonto plus nycklar till Exchange Online	Fältet URL för Microsoft Exchange-tjänst för e-post: Ange URL:en för webbtjänsten i Exchange som du vill använda i följande format: https://<hostname>/ews/exchange.asmx. Till exempel https://outlook.office365.com/ews/exchange.asmx. Applikationens klient-id, Applikationens klienthemlighet och Applikationens klient-id: Om du vill hämta värdena för klient-id, klienthemlighet och klient-id registrerar du en ny applikation med hjälp av Azure-portalen. Mer information finns i Registrera en applikation med Microsofts identitetsplattform. EWS.AccessAsUser.All i Applikationsomfattning: Ange de obligatoriska värdena. Lägg till användarkonton och konfigurera andra jobbinställningar.
   Google Mail (OAuth)	Google Mail (OAuth)	Se Konfigurera Google Mail (OAuth) för import av e-post

4. Konfigurera de e-postkonton i vilka jobbet ska söka efter meddelanden:

   1. I tabellen E-postkonton att bearbeta klickar du på . I dialogrutan Lägg till/redigera e-postkonto anger du en e-postadress och ett lösenord för att ge jobbet åtkomst till e-postkontot.

   2. Klicka på Verifiera om du vill bekräfta att Content Capture kan ansluta till e-postservern med den angivna kontoinformationen. Inkludera ytterligare e-postkonton om det skulle behövas.

5. På fliken Meddelandefilter anger du var och hur e-postmeddelanden och/eller bilagor ska sökas.

   1. I fältet Mappar att bearbeta anger du en eller flera mappar som ska sökas i de angivna e-postkontona. Standardvärdet är serverns inkorg. Om du vill ange flera mappar avgränsar du dem med ett ; (semikolon). Om du vill ange undermappar inkluderar du en sökvägsavgränsare som gäller för e-postservern, till exempel ett / (snedstreck), som i mapp/undermapp.

   2. Som standard bearbetar Content Capture alla e-postmeddelanden i den angivna mappen om inte ett meddelandefilter har tillämpats på jobbet. I tabellen Meddelandefilter kan du även välja fältet Aktiv för varje e-postelement som ska sökas och sedan ange tecken som ska sökas i fältet Fältet innehåller.

      Om du till exempel vill söka efter e-postmeddelanden vars ämne eller meddelandetext innehåller ordet betalning väljer du Aktiv för båda sökfälten, inkluderar payment i varje post Fältet innehåller och väljer sökoperatorn Eller.

   3. I fältet Sökoperator väljer du sökoperatorn som du ska använda för de angivna meddelandefiltren: Och (standard) importerar endast om alla sökkriterier matchar, medan Eller importerar om något sökkriterium matchar.

6. På fliken Bearbetning anger du hur e-postmeddelandena och deras bilagor ska bearbetas. Du kan ange vilken information som ska inkluderas och prioriteten för att tilldela batcharna, baserat på e-postprioriteten.

   1. Under Alternativ för e-postmeddelande anger du om meddelandetextfilen ska importeras. Ange importformatet (text eller EML) och om det ska inkluderas när det inte finns någon bilaga och om hela e-postmeddelandet (inklusive bilagor) ska importeras som en EML-fil.

   2. I fältet Inkludera bilagor som matchar dessa masker anger du bifogade filer baserat på deras filmasker. Du kan ange flera filmasker avgränsade med ett komma eller semikolon. Du kan till exempel inkludera alla PDF-filer (*.pdf).

   3. I fältet Exkludera bilagor som matchar dessa masker anger du bifogade filer som ska exkluderas baserat på deras filmasker. Du kan ange flera filmasker avgränsade med ett komma eller semikolon.

   4. Du kan även välja Efterbearbeta alltid när bilagor inte matchar masker om du alltid vill efterbearbeta e-postmeddelanden när bilagor inte matchar de masker som har angetts i fälten, Inkludera bilagor som matchar dessa masker och Exkludera bilagor som matchar dessa masker. Om det här fältet är aktivt och bilagorna inte matchar de angivna maskerna betraktas e-postimporten som inte utförd och efterbearbetad enligt inställningarna du anger i fältet Vid ej utförd import på fliken Efterbearbetning.

      Obs!:

      Fältet Efterbearbeta alltid när bilagor inte matchar masker är inaktivt när båda fälten Importera meddelandetextfil och Inkludera när inga bilagor finns är aktiva samtidigt.

   5. Under Dokumentsortering anger du ordningen på elementen (till exempel meddelandetext och bilagor) från ett e-postmeddelande som ska sorteras som dokument i importerade batchar.

   6. Under Inkludera i batchanteckning väljer du meddelandeelement (till exempel Mottaget datum/tid, Avsändaradress, Mottagaradress, Ämne och Meddelandetext).

   7. Under Batchprioritet kan du välja att tilldela en prioritet till varje ny batch baserat på dess e-postprioritet (låg, normal eller hög). Ange till exempel 8 i fältet Hög om du vill tilldela e-postmeddelanden med hög prioritet till en batchprioritet på 8 i Content Capture. E-postmeddelanden som inte tilldelas en prioritet får normal prioritet.

7. På fliken Efterbearbetning anger du vad som händer med e-postmeddelanden när en import har eller inte har utförts. Du kan ta bort meddelanden, flytta dem till en angiven mapp inom e-postkontot eller, om importen inte utfördes, hindra meddelanden från att tas bort. Om jobbet till exempel körs regelbundet kan du hindra e-postmeddelanden som har importerats från att importeras igen genom att flytta dem till en angiven mapp.

8. Slutför övriga sidor för importprocessorjobb enligt beskrivningen i Lägga till eller redigera ett importprocessorjobb.

Nu kan du testa e-postimportjobbet. Importprocessorn kontrollerar om det finns meddelanden i de konfigurerade e-postkontona och söker efter matchande e-postmeddelanden i mappar. Om matchande e-postmeddelanden hittas skapar importprocessorn en Content Capture-batch och ett dokument för varje dokument som importeras från e-postmeddelandet. Importprocessorn kan även fylla i metadatafält med e-postmetadata och ta bort importerade meddelanden eller flytta dem till en mapp.

Content Capture hämtar med jämna mellanrum e-postmeddelanden från e-postkontot som du konfigurerade på fliken E-postkonton. Om du däremot vill aktivera en e-postimport vid ett visst tillfälle väljer du ett e-postimportjobb i tabellen Importprocessorjobb och klickar på ikonen . Den här ikonen är inaktiv om ditt e-postimportjobb är offline.

Så här konfigurerar du inställningarna för processorns listfilsimportjobb:

1. Generera en listfil.

   En listfil är en textfil som innehåller poster med avgränsade data som identifierar namnen på filer som ska importeras och deras plats. Varje post kan även innehålla metadatavärden att tilldela till dokumentet eller att matcha mot en databasfil. Listfilen kan också innehålla en eller flera bilageposter att importeras för ett dokument. Se Importera bilagor under listfilimport.

2. Lägg till, redigera eller kopiera ett importprocessorjobb och välj Inställningar för listfilskälla i fältet Importkälla på sidan Allmänna inställningar.

3. På sidan Allmänna inställningar fyller du in fälten Standardspråkkonvention, Kodning och Standarddatumformat.

   De här fälten gör att importprocessorn kan läsa listfiler korrekt basera på din språkkonvention.

4. På sidan Dokumentprofil mappar du Capture-metadatafält till listfilsvärden. Fältpositionerna i listfilen identifieras med metadataattributen Fält 1 - Fält n. Du kan också mappa systemnivåfält, enligt beskrivningen i Konfigurera tilldelning av metadata under import.

   Exempel: För att mappa metadatafältet Kund-id med det första fältet i varje post i listfilen väljer du fältet Kund-id i tabellen Mappningar av metadatafält, klickar på och väljer Fält 1 i fältet Metadataattribut i dialogrutan Mappningar av metadatafält.

5. Slutför inställningarna på sidan Inställningar för importkälla.

   1. I fältet Filmasker specificerar du vilken filtyp som ska importeras genom att ange ett filtillägg. Ange *.* om du vill importera alla filer. Avgränsa flera masker med semikolon (;).

   2. Om du ska övervaka och importera listfiler från undermappar inom den specificerade mappen markerar du fältet Bearbeta undermappar.

   3. Från alternativen Skapa en ny batch anger du om en ny batch ska skapas för varje listfil eller mapp som importeras. Om en batch skapas per mapp skapas en ny batch för varje undermapp som bearbetas.

   4. I fältet Fältavgränsare specificerar du hur fält avgränsas i listfilen. Använd en avgränsare som inte används i listfilens metadata.

      Ange till exempel | (lodstreck), , (komma) eller ~ (tilde).

   5. I fältet Högsta antal fält per dokument specificerar du ett maximalt antal fält i listfilen som ska mappas till metadatafält.

   6. I fältet Fältplacering för dokumentfil anger du fältposition i listfilen för dokumentfilnamn och platser. Ange till exempel 1 om det första fältet i varje post i listfilen identifierar sökväg och namn för dokumentfilen.

      Obs!:

      Om den specificerade fältpositionen i dokumentfilen inte innehåller en sökväg för filen som ska importeras, antas det att filen ligger i samma mapp som den listfil som bearbetas.

   7. I fältet Efterbearbetning av listfil specificerar du hur listfiler ska ändras efter import så att de inte importeras igen om jobbet körs regelbundet. Du måste med andra ord ändra listfilernas namn så att de inte längre matchar de Filmasker som specificerats för jobbet. Du kan ta bort dem, ändra deras filtillägg eller lägga till ett prefix till dem.

   8. I fältet Efterbearbetning av dokumentfiler specificerar du om du vill att dokumentfiler och deras bilagor ska tas bort från den specificerade platsen efter slutförd import.

6. Slutför övriga sidor för importprocessorjobb enligt beskrivningen i Lägga till eller redigera ett importprocessorjobb.

7. Testa listfilsimportjobbet.

   När jobbet aktiveras med angivet intervall kontrollerar importprocessorn den mapp för listfiler som matchar de specificerade filmaskerna, importerar de dokumentfiler som identifieras i listfilen och deras bilagor, fyller i listfilsdata i metadatafält om detta specificerats och tar bort listfilen eller ändrar namn på den.

Doc1.TIF|Corp 1|Invoice
@Attachment|PO|PO1.TIF
Doc2.TIF|Corp 2|Invoice

Doc1.TIF|Corp 1|Invoice
@Attachment|PO|PO1.TIF
@Attachment|Contract|Contract1.PDF
@Attachment|Contract|Amendment1.PDF
Doc2.TIF|Corp 2|Invoice

Om bilagefilen är en TIFF med flera sidor importeras varje sida som ett separat batchobjekt och dessa sätts samman till en bilaga.

Vid ett mappimportjobb övervakar importprocessorn en importmapp och importerar alla filer som den hittar med en angiven filmask.

Kontrollera att Agenten för filimport är igång och körs på datorn.

Så här konfigurerar du inställningarna för importprocessorjobb för mappar:

1. Lägg till, redigera eller kopiera ett importprocessorjobb och välj Mappkälla i fältet Importkälla på sidan Allmänna inställningar.

2. Konfigurera inställningar på sidan Inställningar för importkälla.

   1. I fältet Filmasker specificerar du vilken typ av filer som ska importeras, genom att ange ett tillägg (t.ex. *.tif eller *.pdf). Ange *.* om du vill importera alla filer. Avgränsa flera masker med semikolon (;).

   2. Om du vill att importprocessorn ska övervaka och importera filer från undermappar i den här mappen väljer du fältet Bearbeta undermappar.

   3. I fältet Skapa en ny batch anger du om en ny batch ska skapas för varje fil som importeras eller för varje mapp som importeras. När en batch skapas per mapp skapas även batchar för en mapps undermappar.

      Om du väljer alternativet Per mapp aktiveras Högsta antal filer som importeras per batch. Ange ett antal på högst 500.

   4. I fältet Klar fil kan du valfritt ange ett filnamn som måste finnas i mappen (och varje undermapp, i tillämpliga fall) innan mappen bearbetas. Detta alternativ fördröjer bearbetningen av en mapp tills klarfilen visas. När bearbetningen har slutförts tas klarfilen bort.

   5. I fälten Filbearbetningsordning anger du primära och sekundära sorteringstyper och ordning för bearbetning av filerna i importmappen. Alternativen för sorteringstyper är: Ingen (ingen sorteringstyp), Filnamn, Filtillägg eller Filen ändrad den, och alternativen för sorteringsordning är: Stigande eller Fallande.

   6. I fälten Efterbearbetning av filer anger du hur filer ska ändras efter import, så att de inte importeras igen om jobbet körs regelbundet. För detta måste du ändra filnamnen, så att de inte längre matchar de Filmasker som angetts för jobbet. Du kan ta bort filer, ändra deras tillägg eller lägga till ett prefix i dem. Du kan även utföra rensning av bearbetade undermappar genom att välja fältet Ta bort bearbetad undermapp om den är tom.

3. Slutför övriga sidor för importprocessorjobb.

4. Testa mappimportjobbet för att kontrollera att det aktiveras med den valda frekvensen.

Importprocessorn kontrollerar mappen för att hitta filer som matchar filmaskerna. Om den hittar matchningar importerar den filerna och skapar nya batchar, fyller i metadatafält och tar bort eller ändrar namn på filerna på det sätt som du har angett.

Så här konfigurerar du tilldelning av metadata under import:

1. I ett importprocessorjobb väljer du sidan Dokumentprofil.

2. I fältet Standarddokumentprofil specificerar du en dokumentprofil att tilldela till importerade dokument. Dokumentet klassificeras av den valda profilen. Om användare öppnar batchen i klienten, till exempel, är denna dokumentprofil vald.

3. I tabellen Mappningar av metadatafält mappar du metadatafält i Content Capture till de värden som är specifika för den valda importkällan.

   I kolumnen Metadatafält väljer du ett Capture-fält att fylla i och klickar på Redigera. Oavsett vilken standarddokumentprofil som valts finna alla metadatafält i proceduren tillgängliga för mappning.

4. Ange inställningarna i dialogrutan Mappningar av metadatafält.

   1. Välj ett metadatavärde för importkällan i fältet Metadataattribut. Om det ska fyllas i med ett standardvärde väljer du Standardvärde i det här fältet, och specificerar sedan värdet i fältet Standardvärde.

   2. I ett mappimportjobb väljer du mellan mapp-, fil- eller sökvägsrelaterade attribut, som listas i den här tabellen:

      Systemattribut	Värde för exempelsökväg för fil som importeras (/import/expenses/20200426/Customer1.pdf)
      Filnamn	Customer1.pdf
      Basfilnamn	Customer1
      Filtillägg	pdf
      Mappsökväg	/import/expenses/20200426
      Mappnamn	20200426
      Fullständig filsökväg	/import/expenses/20200426/Customer1.pdf
      Datum/tid när filen ändrades	Datum/tid när filen ändrades – systemvärde
      Importagentens värdnamn	Värdnamn för den dator där Agenten för filimport har installerats.

   3. I ett e-postimportjobb, väljer du mellan attribut relaterade till e-postmeddelanden, som listas i den här tabellen:

      Systemattribut	Beskrivning
      Från-namn	Namnalias för Från-adress
      Från-adress	Avsändarens e-postadress
      Svar till-namn	Svar till-namn för meddelandet
      Svar till-adress	Svar till-adress för meddelandet
      Mottagarnamn	Samling av mottagarnamn för meddelandet
      Mottagaradresser	Samling av mottagaraddresser för meddelandet
      Mapp	Namn på mapp varifrån meddelandet hämtades
      Mottagningsdatum	Datum och tid då meddelandet togs emot
      Skickat-datum	Datum och tid då meddelandet ursprungligen skickades
      Ämne	Meddelandets ämne
      Viktighetsgrad för e-post	Värden för låg, normal och hög prioritet för meddelandet
      Meddelande-id	Unikt id för meddelandet

   4. I alla importjobb väljer du bland vanliga systemattribut som listas i den här tabellen:

      Systemattribut	Beskrivning
      Datum/tid för import	Datum och tid då batchen importerades
      Namn på importjobb	Det namn som tilldelats importprocessorjobbet
      Standardvärde	Standardvärde tilldelat enligt specifikation

5. Mappa andra metadatafält i tabellen Mappningar av metadatafält efter behov.

Så här konfigurerar du efterbearbetning för ett importprocessorjobb: